أهمية حجز قاعة الاجتماعات المناسبة

حجز قاعة الاجتماعات المناسبة يتطلب العديد من الخطوات والإجابة على بعض الأسئلة. كتحديد عدد أعضاء الاجتماع، نوعية الأدوات المطلوبة، مدة الاجتماع. كلها أمور يسعدنا مساعدتك في اتخاذ القرار بها. حيث نعمل على توفير العديد من الخيارات في كافة أنحاء المملكة.

مفهوم الاجتماعات

الاجتماعات عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين.

أما الاجتماعات الفعالة فهي التي تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء.

ومهما اختلفت وجهات النظر في تعريف الاجتماعات، فهي كلمة عادة للدلالة على التئام عدد معين من البشر في مكان ما لمناقشة موضوع معين بهدف التوصل إلى هدف محدد.

وفي ضوء هذا التعريف تتمثل أركان الاجتماع في وجود عدد محدد من الناس يتفاعلون معًا لتحقيق هدفاً ما، بتوافر الإمكانات المادية المناسبة.

من هنا فإن الاجتماعات وسيلة فعالة ومهمة للمشاركة الجماعية، وعن طريقها يتم تبادل وجهات النظر والإفادة من خبرات الآخرين، كما أنها وسيلة مقبولة للتنسيق بين وجهات النظر وتوصيل المعلومات بين الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات المطروحة للنقاش.

أهم أنواع الاجتماعات وتصنيفاتها

من حيث المدة أو الزمن

‌اجتماعات دورية

وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية أو خلافه، ويغلب عليها الطابع الرسمي ومن أمثلتها اللجان الدائمة والمجالس في الإدارات الحكومية والشركات.

‌اجتماعات غير دورية

وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها (ليس هناك وقت محدد لعقدها) لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة.

من حيث الشكل

اجتماعات رسمية

وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين وأنظمة محددة ( أسلوب التصويت في الاجتماع، حق الأغلبية في إصدار القرار، عدد المرات التي يحق للعضو فيها الكلام، الفترة المحددة للعضو للكلام).

‌اجتماعات غير رسمية

وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة وتتسم بالمرونة والسهولة، ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية اتخاذ القرار.

من حيث المستوى

اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي

مثل اجتماعات الجامعة العربية وهيئة الأمم المتحدة، والاتحاد الإفريقي.

‌اجتماعات على مستوى الدولة

مثل اجتماع مجلس الوزراء ومجلس الشورى، مؤتمر الشعب العام في الأنظمة الجماهيرية.

‌اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص

مثل اجتماع مجالس إدارات الشركات والمؤسسات وكذلك اللجان المشكلة في الشركات.

أهمية الاجتماعات

تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية، وتأتي أهميتها في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية:-

• التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي.
• التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية.
• التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى.
• إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة (التدريب).
• إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين.
• رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات.

المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات

لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة، فلا بد من العمل على إدارتها بطريقة فعالة، عملية إدارة الاجتماعات تنقسم إلى ثلاث مراحل أساسية هي:

المرحلة الأولى: مرحلة ما قبل حجز قاعة الاجتماعات

تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور أو خطوات هي:

1- تحديد الهدف من الاجتماع:

إن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا، ولكن مع ذلك يدعو البعض إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي النتائج ذاتها أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة نفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية.

ومع تحديد الأهداف يجب إن يتم صياغة الأهداف قبل عقد الاجتماع وأن تكون معروفة للجميع وإن تخاطب هـذه الأهداف المشاركين بكلـمات محددة، وإن يحـتاج لكل عـضو للإسهام فيها.

توجد عدة أهداف للاجتماعات مثل: طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد، أو الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات … الخ.

2- تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع:

يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه، وفي كلا الحالتين يجب عليه أن يتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل، وان يتأكد من توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمها ما يلي:-

• ‌يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع.
• ‌أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع.
• ‌تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع.
• ‌أن يكون قادرا على العمل الجماعي التشاركي.
• ‌أن يكون من النوع الديمقراطي الذي لا يفرض رأيه على الآخرين.
• ‌يكون قوي الشخصية لا من النوع الذي الخجول الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين.

ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من يكلفه برئاسة الاجتماع، أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات وأن يكون فعالاً، والرئيس الفعال هو الذي يبني علاقته مع بقية الأعضاء على التعاون والثقة والمساواة في إعطاء الفرص لجميع الأعضاء بحيث يتيح لكل عضو أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية.

وتفيد هذه الخطوة السابقة في عدة أمور أهمها : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد، واختيار وترتيب مكان الاجتماع.

3- إعداد جدول أعمال الاجتماع:

لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع، ونظرا لذلك فإن يؤكد على ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه، وأسماء المشاركين فيه، ومواضيع المناقشة الروتينية، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل، وأي أعمال أخرى تستجد.

أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع (إن أمكن ذلك)، وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع.

• ‌الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع.
• ‌مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش.
• ‌العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان حيث تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.
• ‌اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع (9-12) ظهراً حسبما تشير الدراسات، أو 2-5 بعد الظهر شريطة تناول غذاء خفيف.

4- اختيار وحجز قاعة الاجتماعات بشكل مناسب وتحت إشراف مباشر من رئيس الاجتماع.

فنجاح الاجتماعات يتطلب توافر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع، ومن تلك العوامل هي: مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين، ومناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات، وتوافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة، خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين حسب الاهمية.

وبخصوص شكل الاجتماع يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع، وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين.

5- إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع:

ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف، وان يرفق بها جدول أعمال الاجتماع.

المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع:-

وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع (الفترة المحددة لبداية ونهاية الجلسة)، ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة، كما يعتمد على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب.

أولاً: الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع:-

1. معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه.
2. قراءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في الاجتماع بفعالية.
3. الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب، أو الاعتذار وإنابة عضو آخر ملم بالموضوع في الحضور عنه.
4. عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس الاجتماع.
5. الاستئذان للمشاركة في إبداء الرأي والمناقشة، وأن تكون بشكل موضوعي وخالي من التحيز أو التعصب.
6. الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة أثناء الاجتماع.
7. الاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم.
8. الابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيه للنقاش.
9. الالتزام بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار.

ثانيا : أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع:-

1. مراجعة كافة التعليمات والمعلومات والتجهيزات اللازمة قبل حضور الأعضاء.
2. أن يستحضر في ذهنه المراحل الأربع التي يمر بها الاجتماع، وتلك المراحل الأربع هي:-
   • تشكيل الاجتماع: مرحلة البدء بالاجتماع، وفي هذه المرحلة يدرس المشاركون بعضهم بعضا ويسعون لمعرفة مواقف الآخرين وخلفياتهم.
   • المرحلة العاصفة: مرحلة النقاش والرد، وفي هذه المرحلة يبدأ المشاركون بالانفتاح والانهماك في مناقشات وتحديات كلامية، قد تؤدي إلى سوء تنظيم الاجتماع.
   • مرحلة التطبيع: مرحلة العمل بإنتاجية، وفيها تتطور الأفكار ويتم الوصول إلى تسويات، وترسيخ إطار عام واضح.
   • مرحلة الأداء: مرحلة النتائج، وفيها يولد المجتمعون إجماعا ويحصلون على النتائج.
3. افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع مراعاة النواحي التالية: الترحيب بالمشاركين، وإتاحة الفرصة لهم للتعريف بأنفسهم، وحصر الغائبين، والتذكير بهدف الاجتماع، والتعريف بالمواضيع المحددة للمناقشة، والتأكيد على الالتزام بالوقت.
4. طرح موضوعات الأعمال في الوقت المحدد، وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات نظرهم واستثارة حماسهم ودافعيتهم للمشاركة في النقاش.
5. إعطاء العناية الكافية لنوع الأسئلة التي تثار في الاجتماع.
6. توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن هدفه إيقاف النقاشات الجانبية، استئثار بعض المشاركين بالكلام لفترة طويلة …. الخ.
7. حفظ النظام داخل الاجتماع، والحسم في مواجهة أي محاولات للخروج بالاجتماع عن هدفه.
8. فرض آداب الحديث وقواعد المناقشة على المشاركين وعدم السماح لأي فرد بالانحراف عنها.
9. اختيار الأسلوب الملائم للتعامل مع المشاركين وفقاً لنمط شخصية كل فرد منهم.
10. بلورة النقاشات للحصول على إجماع على النتائج، وذلك من خلال الإعلان عن نقاط الاتفاق وتدوينها أولا بأول، وإعادة مناقشة نقاط الاختلاف والإعلان عن اقرب النتائج المحتملة للاتفاق.
11. اختتام الاجتماع في الوقت المحدد بشكل مثير لحماس الأعضاء، ويراعى في ذلك إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها، تلخيص أهم ما توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات، توجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه، تكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليه من مهام، إبلاغ الأعضاء بموعد الاجتماع القادم إن لزم الأمر.

المرحلة الثالثة: مرحلة ما بعد الانعقاد:-

وهي المرحلة التي تلي انتهاء جلسة الاجتماع، ويتم فيها القيام بعدة خطوات أهمها ما يلي:-

أولاً: توثيق الاجتماع:

يجب فور انتهاء الاجتماع إعداد محضر مطبوع بذلك، ويجب أن يتضمن المحضر النقاط التالية:-

1. عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده.
2. قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين.
3. اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا.
4. اسم رئيس الاجتماع.
5. جدول الأعمال.
6. ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول الأعمال.
7. خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية.
8. تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي.

ويجب مراعاة النواحي التالية عند كتابة محضر الاجتماع : استعمال صيغة الماضي، وصف الحقائق والوقائع فقط بدون إعطاء آراء شخصية، الإشارة إلى أي إجراء تنفيذي بالأحرف العريضة وبجانبه الأحرف الأولى من اسم أو مركز الشخص المسئول عنه.

وبعد الانتهاء من إعداد المحضر وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع.

ثانياً: تقييم الاجتماع:-

من الهام قيام رئيس كل اجتماع وكافة الأعضاء المشاركين بتقييمه كل اجتماع بعد الانتهاء منه، وذلك بهدف التعرف على المشكلات التي تعرض لها الاجتماع والعمل على تفاديها في الاجتماعات المقبلة.

أسباب انعقاد الاجتماعات:

• اتخاذ القرار: اجتماع الأطراف المعنية كافة هو عادة أفضل طريقة لتبادل المعارف. والخبرات والتوصل إلى أفضل القرارات.
• الاتصال: الاجتماع المثمر تتيح الاتصال لجميع الأطراف المشتركة بسرعة ودقة.
• القدرة على الابتكار: الاجتماع الجيد المثمر يتيح تدفق الأفكار.
• تشكيل الفرق: إن تشكيل فرق عمل لا يمكن أن يتم من غير عقد اجتماعات حيث تتكون العلاقات.
• التشاور: الاجتماع وسيلة فعالة للتشاور ومشاهدة عدد من الأشخاص.
• استقبال معلمين جدد: كلما ظهرت أطراف جديدة في ساحة تتطلب منهج إقامة علاقة عمل مع أخرين يكون هناك سبب وجيه للاجتماع.

ضمان فعالية اجتماعك قبل حجز قاعة الاجتماعات

إعلان أهداف الاجتماع قبل عقده

واحد من أهم ملامح الاجتماعات الفعّالة هو الإعلان عن أجندة الاجتمـاع وأهدافه وغاياته والموضوعات التي ستُناقش قبل بدء الاجتماع نفسه، بحيث يكون لدى كافة العاملين والموظفين المستهدفين بحضور الاجتماع رؤية عامة عن غرض الاجتماع والموضوعات التي سيُشار إليها.

بحسب تقرير شهير أصدرته صحيفة النيويورك تايمز بخصوص التنظيم عالي الكفاءة للاجتماعات، جاء في القاعدة الأولى أنه من اللازم أن يعرف كل موظف الهدف الذي يُجمعون من أجله، والأشياء التي من المفترض أن يولوها اهتماما خاصا ومراجعة قبل الذهاب إلى الاجتماع. تتحقق هذه القاعدة عبر إعلان أو وثيقة أو رسالة إلكترونية رسمية تُرسل إلى كافة أعضاء الفريق المستهدفين للاجتماع بوقت كافٍ قبل موعد الاجتماع.

قبل بدء الاجتماع، من الواجب على مديره أن يركّز على عدد من النقاط التنظيمية:

عدم المقاطعة أثناء حديث أي شخص في الاجتمـاع، مهمـا كانت الحاجة مُلحّة لمقاطعته. أما إذا كان الأمر شديد الإلحاح، فمن الممكن أن يستأذن الفرد الذي يطلب المداخلة من المتحدث ومن مدير الجلسة في الوقت نفسه.
من الضروري أن يشدد مدير الاجتماع على إغلاق جميع الوسائل التي تستدعي التشتيت مثل الهواتف النقالة أو أي مصادر إزعاج أخرى.
من المهم أن تتوفر أدوات تسهّل عملية النقاش لأعضاء الفريق، مثل توفير أوراق وأقلام أمام كل فرد لأخذ الملاحظات، سواء الملاحظات النهائية للاجتماع، أو لتدوين أفكاره التي يرغب في نقاشها مع الآخرين عندما يأتي دوره. دور مدير الاجتماع أن يطالب الأعضاء بتجهيز الأوراق أو تجهيز ملف “Word” أو “Notepad” لأخذ الملاحظات إذا كان الاجتمـاع إلكترونيا.

يجب على الجميع المشاركة لا أشخاص صامتون

شرط من شروط الاجتماع الناجح هو أن يشارك الجميع بالحديث، وليس فقط الاستماع للتوجيهـات أو ما يقوله المدير أو مسؤول الجلسة، ثم يتحدث أحد الأعضاء أو اثنان منهم قبل أن ينفض الاجتماع دون أن يساهم الآخرون في الحديث وطرح الأفكـار. قد تكون هذه الفكــرة -فكـرة مشاركة الجميع في الحديث أثناء الاجتماعات- مخيفة للبعض قليلا، لأنه قد يشعر بالارتباك من الحديث أو يشعر أنه ليس لديه ما يضيفه. ومع ذلك، هذا الشعور بالضغط على كل شخص يجلس لحضور الاجتمـاع في حد ذاته شعـور إيجابي، لأنه سيجعله أكثر تركيزا ووعيا لما يُقال، وسيجعله أكثر استيعابا ورغبة في المشاركة. الشعور بأن الحاضـرين لديهم الرغبة في الاستماع لرأيك ومساهمتك، حتى وإن كانت محدودة، سيجعل عقلك متّقدا طوال فترة الاجتمـاع.

اختصار أهم النقاط التي جاءت في الاجتماع

الاجتماعات عادة ما تستمر نحو 60 دقيقة بالمتوسط، وهو ما يجعل مستوى الأفكار والموضوعات التي أُثيرت سواء من مدير الاجتماع أو النقاشات التي خاضها الموظفون الحاضرون متشعبة ومتنوّعة وشاملة العديد من الأفكار. من الضـروري أن تُلخّص هذه الأفكـار على شكل نقاط سريعة شاملة بحيث تكون مرجعا للمشاركين في وقت لاحق عند محاولة تذكـر أهم النقاط التي أُثيرت أثناء الاجتمـاع.

من الممكن عرض أهم النقاط التي أُثيرت في الاجتماع على منصة عامة يتابعها الجميع. أو تُرسل رسالة عبر البريد الإلكتروني إلى جميع المشاركين في الاجتماع تضم أهم النقاط التي تطرّق لها الاجتماع. هذه الخطوة تجعل الأمور أكثر سهولة من ناحية، ومن ناحية أخرى تعتبر مرجعا مهما للموظفين في حالة حدوث جدل ما يستدعي العودة إلى نقاط الاجتماع للاحتكام إليها.

من سيفعل ماذا ومتى؟

إذا انفضّ الاجتمـاع دون تحديد أدوار ومهام ومسؤوليات، فالمفترض ألا يُطلق عليه اجتماعا بقدر ما هو جلسة دردشة. عادة كل اجتماع يخرج منه المدير والموظفـون ولديهم مهام جديدة. أو على الأقل اتجاهات جديدة للفترة المقبلة والتي يُبنى عليها منهجية متابعة ومساءلة. لذلك، قبل الانتهاء من الاجتماع من الضـروري تحديد عناصـر التنفيذ أو الـ “action items” التي من المفترض تنفيذها، وأيضا تحديد المهام لكل شخص من الذين حضروا الاجتماع.

عناصر التنفيذ هي أقرب إلى خطة اللعب أو خطة المعـركة التي يُتفق عليها من قِبل المشاركين للفتـرة المقبلة، وإلا فإن الاجتماع ككل ليس ذا جدوى حقيقية. لذلك، يجب أن يُجاب بوضوح عن ثلاثة أسئلة: من يفعل ماذا ومتى؟ ما المطلوب عمله بالضبط؟، من سيقوم بتنفيذ هذا العمل؟، ومتى سيقوم بالعمل عليه ومتى سيتم تسليمه؟ إجابة هذه الأسئلة الثلاثة هي محور الاجتماع كله أصلا، والخروج من الاجتماع بدون الإجابة عنها لا يعني شيئا سوى إضاعة ستين دقيقـة من عُمـْر الموظفين والمديرين بدون أي جدوى حقيقية.