أهمية تقييم الفعاليات بدقة واحترافية عالية

من الخاطيء الاعتقاد أن الحدث ينتهي عندما يغادر آخر ضيف الفعالية، والبعض يعتقد أنه قد نفذ الخطة بنجاح وأنه لا داعي لأي خطوات إضافية. ولكن الحقيقة هي أن الأمور تسير في الاتجاه المعاكس. فإدارة الفعاليات هي عملية معقدة ومتكاملة تتضمن عدة عوامل ومراحل، ومن بين هذه المراحل الهامة هي تقييم الفعاليات.

هذه الخطوة تعتبر نقطة حاسمة حيث تمنح للمنظمين الفرصة لتقديم تقارير وأدلة دقيقة للجهات المانحة، الشركاء والجمهور بشأن الأداء الشامل. بالإضافة إلى ذلك، فإن التقييم يساهم في معرفة عوامل نجاح الفعاليات وتعزيز الثقة والشفافية، وبناء علاقات قوية مع مختلف الجهات الفاعلة.

معنى تقييم الفعاليات

تقييم الفعالية هو عملية قياس وتقييم أداء الفعالية بعد انتهائها. يهدف التقييم إلى تحديد مدى تحقيق الأهداف المرجوة وتقييم جودة التخطيط والتنفيذ والإدارة. كما يتضمن التقييم جمع وتحليل المعلومات والبيانات ذات الصلة للوصول إلى استنتاجات وتوصيات قابلة للتطبيق في المستقبل.

آليات تقييم الفعالية الناجحة

لا يوجد مجموعة محددة من الآليات لتقييم نجاح الفعاليات، فذلك يعتمد على طبيعة وغرض كل فعالية سواء كانت مؤتمر أو معرض أو مهرجان. ومع ذلك، يمكن تصنيف الآليات إلى ثلاث فئات رئيسية بشكل عام:

آليات كمية:

تعتمد على البيانات والأرقام التي يمكن قياسها ومقارنتها بسهولة، مثل عدد المشاركين ونسبة الحضور والغياب والانسحاب، وعدد الزوار والاعجابات والتعليقات على وسائل التواصل الاجتماعي، وكذلك عدد الشركاء والرعاة والإيرادات والنفقات وغيرها من المؤشرات الكمية.

آليات نوعية:

تعتمد على الآراء والانطباعات والتجارب التي يمكن تفسيرها بصورة موضوعية أو شخصية، مثل مستوى الرضا عن جودة وفعالية المؤتمر ومدى تأثيره في تغيير السلوك أو الاتجاه أو الأداء أو النتائج، ومدى الفائدة في التعلم والتواصل والإبداع، وغيرها من المؤشرات النوعية.

آليات مختلطة:

تعتمد على مزيج من البيانات الكمية والنوعية، مثل نسبة تحقيق الأهداف المحددة للمؤتمر، أو درجة التوافق بين توقعات وواقع المشاركين في المؤتمر، أو مدى التزام المشاركين بالإجراءات أو التوصيات الناتجة عن المؤتمر، وغيرها من المؤشرات المتنوعة.

من الهام التأكد من أن تقييمك للفعالية يشمل الثلاث آليات معاً. حيث لا يمكن الاكتفاء بآلية واحدة وإهمال الآخرين.

معايير تقييم الفعاليات

لتقييم الفعالية بشكل صحيح، يجب استخدام مجموعة من المعايير التي تغطي مختلف جوانب الفعالية. وفقًا لمنظمة اليونسكو، توجد ست معايير رئيسية للتقييم، سنقوم بشرحها باستفاضة وبشكل مفصل، وهي:

1. الإنجاز: هذا المعيار يركز على مدى تحقيق الفعالية للأهداف والنتائج المحددة مسبقًا. يتعلق الأمر بتقييم مدى قدرة الفعالية على تحقيق الغايات المرجوة وتفوق في تحقيق النتائج المحددة.
2. الكفاءة: يتعلق بمدى استخدام الفعالية للموارد المتاحة بشكل أمثل ومقبول. يتم تقييم كيفية استغلال الموارد المادية والبشرية والمالية بشكل فعال وفي إطار الميزانية المحددة للفعالية.
3. التأثير: يتعلق هذا المعيار بتأثير الفعالية على المشاركين والمستفيدين والمجتمعات المستهدفة. يتم تقييم مدى تحقيق الفعالية للتأثير المطلوب وقدرتها على تلبية احتياجات المشاركين وإيجاد تغيير إيجابي في حياتهم.
4. الاستدامة: هذا المعيار يركز على استمرارية الفعالية ونتائجها بعد انتهائها. حيث يتم تقييم إمكانية استمرارية تأثير الفعالية وإدامة النتائج المحققة على المدى الطويل.
5. الملاءمة: الملاءمة هنا بمعنى نسبة تناسب الفعالية مع احتياجات وتوقعات وقيم المشاركين والمستفيدين. فنحن هنا نقوم بتقييم مدى ملائمة تصميم وتنفيذ الفعالية لتلبية احتياجات الفرق المستهدفة واحترام قيمهم وتوقعاتهم.
6. الابتكار: هذا المعيار يتعلق بقدرة الفعالية على إضافة قيمة جديدة أو مميزة أو فريدة في مجالها. يتم تقييم قدرة الفعالية على الابتكار والتميز وتقديم جوانب فريدة تميزها عن غيرها من الفعاليات في نفس المجال.

اقرء أيضاً كيفية اختيار شركة تنظيم المعارض المناسبة لفعاليتك.