كيفية إنشاء تقرير ما بعد الحدث الذي يثبت عائد الاستثمار

من الاجتماعات الداخلية الصغيرة إلى المعارض التجارية الضخمة، يتم التخطيط للفعاليات بشكل متزايد بمساعدة تقنيات تنظيم الفعاليات. في الواقع، كشف تقرير حديث صادر حول صناعة الفعاليات أن 42% من منظمي الفعاليات خصصوا ميزانيات أكبر لتقنيات تنظيم الفعاليات مقارنةً بعام 2023.

لا تسهّل تقنيات تنظيم الفعاليات إدارة الفعاليات فحسب، بل تمكّن المؤسسات أيضًا من جمع وتتبع البيانات التي تثبت نجاح فعالياتها بشكل عام.

يجب على مديري الفعاليات تتبع مجموعة واسعة من البيانات لإثبات عائد الاستثمار، ويضمن جمع هذه البيانات وتجميعها في تقرير واحد سهل الفهم بعد انتهاء الفعالية، مما يسرّع ويسهّل تحديد عائد الاستثمار، وكيفية التعامل مع الفعاليات المستقبلية.

ما هو تقرير ما بعد الفعالية؟

تقرير ما بعد الفعالية هو عبارة عن تجميع وتلخيص لجميع البيانات التي يحتاجها أصحاب المصلحة لتحديد عائد الاستثمار للفعالية، وما إذا كانت الفعالية قد حققت أهدافها/مؤشرات الأداء الرئيسية المتوقعة، وأين قد تكون هناك حاجة إلى تحسينات في المرة القادمة.

اقرأ أيضاً: طريقة كتابة تقارير تقييم أداء الفعاليات

يكون منظم الفعاليات مسؤولاً عن تقرير ما بعد الفعالية، يقع على عاتقه استخدام هذا التقرير لعرض بيانات فعاليتك بأوضح صورة ممكنة.

لماذا تعدّ تقارير ما بعد الفعالية بالغة الأهمية لمنظمي الفعاليات؟

إنّ امتلاك جميع البيانات أمرٌ مهم، لكنّ الأهم هو ضمان تنظيمها بطريقة منطقية وسلسة لعرض نجاح الفعالية على صنّاع القرار في مؤسستك. كما يعدّ التقرير المصمّم والمنظم جيداً أداة فعّالة لجذب الرعاة والعارضين للمشاركة في فعاليات مستقبلية. لذا، يجب أن يكون إعداد تقرير جيد لما بعد الفعالية جزءاً أساسياً من تنظيم الفعالية.

ستجد بعض أصحاب المصلحة الذين يهتمون بالأرقام فقط؛ فهم يحبّون الخوض في التفاصيل الدقيقة واستخلاص استنتاجاتهم الخاصة من الأرقام المجردة. يمثّل تقرير ما بعد الفعالية فرصتك لعرض أهم البيانات على هؤلاء أصحاب المصلحة.

في أغلب الأحيان، يقدّر أصحاب المصلحة عرضًا واضحًا وجذابًا وموجزًا ​​للأحداث دون الحاجة إلى البحث في البيانات الخام. وهنا يبرز دور تقرير ما بعد الفعالية، إذ يضفي على عرضك مستوىً مميزًا من خلال الرسوم البيانية والجداول والعناصر البصرية الأخرى.

بوجود تقرير ما بعد الفعالية، يمكن لأصحاب المصلحة رؤية ما نجح وما لم ينجح بوضوح، مما يتيح وضع استراتيجية تخطيط فعاليات مستقبلية قائمة على البيانات.

كيفية إنشاء تقرير ما بعد الفعالية

للبدء في إنشاء تقرير ما بعد الفعالية، ستحتاج إلى جمع جميع بياناتك. من الأفضل أن تكون هذه البيانات قد جمعت طوال فترة الفعالية باستخدام برنامج إدارة الفعاليات، مما يتيح لك دمجها بسلاسة.

ستحتاج إلى معرفة المعلومات التي يحتاجها أصحاب المصلحة في شركتك لاتخاذ القرارات، وما يحتاج الرعاة والعارضون إلى معرفته قبل وبعد المشاركة في فعاليتك.

بعد انتهاء فعاليتك، يمكنك استخدام نفس التقنيات المستخدمة في إعداد تقرير شامل ودقيق وسهل التصفح. والأفضل من ذلك، أنه بمجرد تحديد نموذج مناسب، يمكنك استخدامه كقالب جاهز لتوثيق الفعاليات المستقبلية.

من الجدير بالذكر أن التقرير الفعال لما بعد الفعالية يتميز بجاذبيته البصرية. لذا، حاول قدر الإمكان عرض البيانات التي جمعتها باستخدام الرسوم البيانية والجداول والصور وغيرها من العناصر البصرية، بدلاً من النصوص الطويلة أو البيانات الخام.

محتويات تقرير ما بعد الفعالية

يعرّف التقرير الفعال أصحاب المصلحة بأهم نقاط بيانات الفعالية، ويقدم تحليلاً واضحاً لنجاحها أو المجالات التي يمكن تحسينها. ابدأ بتقسيم المعلومات إلى أقسام سهلة الفهم.

ملخص الفعالية

يلخص هذا القسم ما يمكن أن يتوقعه أصحاب المصلحة من خلال الرسوم البيانية في بقية التقرير. هنا، يجب تقديم لمحة موجزة عن الفعالية نفسها وأهدافها الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية. ثمّ قدّم تحليلاً لمدى تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية، وأبرز النجاحات، وأيّ توصيات لتحسين استراتيجية فعاليتك المستقبلية وتعديلها. في هذه المرحلة، أنت تقدّم لمحةً عامةً قبل الخوض في البيانات. ومن هنا، سيتناول تقرير ما بعد الفعالية بالتفصيل استنتاجاتك.

الجهود التسويقية

ما الذي قمت به أنت وفريق التسويق لتشجيع الحضور وجذب الرعاة والعارضين؟ ما نوع التغطية الإعلامية التي حصلت عليها؟ هنا، يرجى الإشارة إلى جهود التفاعل التي بذلتها وتسليط الضوء على الجهود الأكثر نجاحًا، مثل:

• وسائل التواصل الاجتماعي (القنوات المستخدمة، وتواتر النشر، والمحتوى الأكثر مشاهدة/تفاعلًا، والتفاعل مع الهاشتاجات)
• قوائم البريد الإلكتروني
• الإعلانات المدفوعة
• جهود تحسين محركات البحث لزيادة الزيارات العضوية
• البيانات الصحفية
• نشر المحتوى عبر قنوات التسويق الخاصة بالرعاة والعارضين
• نشر المحتوى عبر صفحات التواصل الاجتماعي الشخصية
• هدايا مجانية أو حوافز أخرى للحضور
• أسعار التسجيل المبكر أو خصومات أخرى على التسجيل

الخدمات اللوجستية

ناقش من، وماذا، ومتى كيف ولماذا خططت لهذا الحدث؟ حلّل المكان الذي اخترته، وتأكد من أنه الخيار الأمثل لنوع الحدث وحجمه. هل واجهت أي مشاكل في المواصلات؟ الإقامة؟ الموظفين؟ خدمة الواي فاي الكافية؟

اقرأ أيضاً: استراتيجيات شاملة لتعزيز تجربة النزلاء وبناء الولاء

الحضور والتسجيل

هنا، عليك توضيح ليس فقط عدد الحضور الفعلي مقارنةً بأعداد المسجلين، بل أيضًا التركيبة السكانية للحضور. سيساعدك هذا على تحديد الفئة المستهدفة لفعاليتك بدقة، وما إذا كانت البيانات النهائية تتوافق مع توقعاتك.

• عدد الحضور: سجّل إجمالي الحضور، بالإضافة إلى معدلات الحضور المرتفع والمنخفض في مختلف التواريخ أو الجلسات.
• عدد المسجلين: قارن إجمالي عدد الحضور ببيانات التسجيل لتحديد معدل التخلف عن الحضور (عدد المسجلين الذين لم يحضروا). علاوة على ذلك، حلّل عملية التسجيل قدر الإمكان لفهم متى تلقيت أكبر عدد من التسجيلات. هل كان ذلك خلال فترة تخفيضات على التسجيل؟ أم بعد إطلاق حملة ترويجية واسعة؟ في كثير من الفعاليات، غالبًا ما تكون الأيام الأخيرة التي تسبق الحدث هي الأكثر إقبالًا على التسجيل.
• البيانات الديموغرافية: وثّق مكان إقامة الحضور، وأعمارهم، وعرقهم، وجنسهم، وقطاع عملهم، وشركاتهم، وما إلى ذلك.
• آراء الحضور: بعيدًا عن الأرقام، ما رأي الحضور في الفعالية؟ تعدّ آراء المشاركين بعد الفعالية بالغة الأهمية لتحسين فعالياتك المستقبلية.

بيانات الرعاة/العارضين

وضّح الجلسات، والعروض التوضيحية، وأجنحة العرض الأكثر والأقل شعبية، وقدّم تحليلًا لأسباب ذلك. يمكنك أيضًا تضمين آراء الرعاة والعارضين في هذا القسم:

• كيف كان الإقبال؟
• هل كان عدد العملاء المحتملين ذوي الجودة مرضيًا؟
• سهولة تجهيز/تفكيك الأجنحة؟
• بالنسبة للمتحدثين، هل كان الحضور كافيًا ومتفاعلًا؟
• معرض تجاري كبير، حيث كان الناس يقفون ويجلسون في أجنحة بيضاء وسجادة زرقاء.

تفاصيل الميزانية

يبيّن هذا القسم إيرادات الفعالية بعد احتساب التكاليف. أولًا، قدّم قائمة مفصّلة بجميع التكاليف المرتبطة بالفعالية. ثم قارن ذلك بالإيرادات المحققة من مبيعات التذاكر، ورسوم العارضين والرعاة، وحجوزات الأعمال الجديدة، وما إلى ذلك. اختتم هذا القسم بتوضيح ما إذا كانت النتائج المالية للفعالية قد سجلت خسائر أم أرباحًا، إن أمكن.

ملخص عائد الاستثمار

غالبًا ما يميل عائد الاستثمار للفعاليات نحو الجانب المالي، ولكن قد تكون هناك عوامل أخرى غير ملموسة قد يرى أصحاب المصلحة أنها تعادل الخسائر المالية، خاصةً اعتمادًا على أهداف الفعالية. قد تشمل هذه الاعتبارات عدد العملاء المحتملين الذين تم توليدهم، وما إذا كانت هناك علاقات مثمرة بين الشركات أو الحضور، وكمية المحتوى الذي تم إنشاؤه لمواد التسويق المستقبلية، وعدد الرعاة أو العارضين الذين حققوا أهدافهم، وما إلى ذلك.

إذا كانت لديك البيانات اللازمة، فحدد ما إذا كانت علامة شركتك التجارية قد تحسنت في نظر الجمهور و/أو نظرائك في المجال. بعد ذلك، مع وضع كل ذلك في الاعتبار، حان الوقت للإجابة على الأسئلة الرئيسية:

• بشكل عام، هل كانت هذه الفعالية ناجحة؟
• هل ينبغي تكرار هذه الفعالية أو فعاليات مماثلة في المستقبل؟