العثور على أفضل صفقات حجز الفنادق الجماعية

العثور على أفضل صفقات حجز الفنادق الجماعية خطوة هامة للعديد من الشركات والمؤسسات والجامعات. من السهل التفاوض على الأسعار للمجموعات الكبيرة مع الفنادق مقارنة بشركات الطيران. قد يواجهون قدرًا أقل من القدرة على التنبؤ بالحجوزات وقد يكونون أكثر ميلًا إلى تقديم خصم يعتمد على الحجم.

نظرًا لأن أسعار الفنادق لا تتقلب كثيرًا، فإن الفنادق تنظر إلى توفر مخزونها للوقت المحدد من العام الذي تبحث فيه عن حجز لمجموعتك، وبناءً على ذلك، ستتوصل إلى سعر ثابت لجميع المسافرين طوال مدة الإقامة المطلوبة.

هذا لا يعني أن سعر المجموعة الذي ستحصل عليه أرخص من سعر فردي، لكنه سيمثل توفيرًا في التكلفة الإجمالية حيث ستحصل على نفس السعر المضمون لمجموعتك بالكامل وفترة الإقامة – على عكس التسعير الديناميكي الفردي لكل غرفة في الليلة.

سيوفر لك هذا السعر أيضًا المرونة التي تحتاجها للسماح بأي تغييرات في قائمة الغرف حتى 30-14 يومًا قبل وصول المجموعة، عادةً بدون تكلفة إضافية.

للحصول على أفضل عروض المجموعات في الفنادق، تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى العقارات المرغوبة وتقديم تفاصيل محددة مثل التواريخ وعدد الغرف ومتطلبات الوجبات ونوع الغرفة وما إلى ذلك. ستحتاج إلى التحقق من متطلبات الإقامة الدنيا لديهم وإلقاء نظرة على الأسعار التنافسية التي يقدمونها لهذه الأطر الزمنية.

ضع في اعتبارك أنه بالنسبة لرحلات العمل، يُنصح بعدم إجبار الموظفين على مشاركة الغرفة كلما أمكن ذلك!

لكي تتمكن من الحصول على الخيارات المتاحة التي تحتاجها، اتصل بخمسة إلى 15 فندقًا مختلفًا على الأقل، وبعد الحصول على هذه الأسعار، ابدأ عملية التفاوض لتحسين الأسعار والشروط لكل منها. تتمثل أكبر ميزة لوجود خبير خلف حجز مجموعة الفنادق الخاص بك هي شراكات الفنادق والمعرفة المضمنة التي تأتي معها.

نحن نعرف بالضبط أي فندق يجب الاتصال به بناءً على وجهتك المرغوبة وميزانيتك ومتطلباتك الخاصة الأخرى.

ما الذي يمكنك التفاوض عليه أيضًا؟

في حين أنه من الصعب جدًا التفاوض على أسعار خاصة، فإن الفنادق منفتحة على تقديم مزايا إضافية لإقامتك الجماعية مثل الوجبات المجانية أو ترقيات الغرف أو تسجيل الوصول المبكر (حسب التوافر).

يمكن أن تساعدك مؤسسة رعاية الوفود في تنظيم السفر الجماعي للأحداث بسهولة – والاستفادة من خصومات السفر الجماعي الرائعة!

متى لا تستحق المفاوضات الجهد المبذول؟

إذا كنت في أزمة وقت، فليس من المفيد التفاوض ذهابًا وإيابًا للحصول على سعر أفضل. مع مرور الوقت، سترتفع التكلفة، مما يعني أنهم سيرغبون فقط في تحصيل المزيد منك. ضع في اعتبارك أن شركات الطيران ورحلات القطار المستأجرة والفنادق قد تستغرق أحيانًا من 24 إلى 48 ساعة للرد عليك، لذا فأنت لست في وضع جيد للتفاوض على الرحلات القادمة قريبًا. في حالة الفنادق، يحدث نفس الشيء هنا، فكلما طال انتظارنا، ستقل التوافر وستزداد المخاطر وقد لا يتمكن الفندق من تقديم عدد الغرف التي نحتاجها بعد الآن. بالتأكيد معرفة ما يجب التفاوض عليه يعتمد على الشركة. أتبع نهجًا مختلفًا لكل شركة طيران وفندق حسب الموقف. هذا هو السبب الرئيسي وراء تقدير العملاء لفريقنا كثيرًا. لا داعي للقلق بشأن محاولة الحصول على صفقة أفضل، فنحن نتولى جميع المفاوضات.

أهمية التخطيط المسبق عند حجز الفنادق الجماعية

عند التخطيط لحجز مجموعة كبيرة، سواء كانت لرحلات عمل أو فعاليات خاصة أو رحلات عائلية، فإن التخطيط المسبق يلعب دورًا محوريًا في ضمان نجاح الرحلة وتوفير التكاليف. كلما بدأت عملية الحجز مبكرًا، زادت فرصك في الحصول على أفضل الصفقات والمرونة في التفاوض.

على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لرحلة عمل لمجموعة من الموظفين، فإن البدء بالحجز قبل ثلاثة إلى ستة أشهر من الموعد المحدد يمنحك الوقت الكافي للبحث عن الفنادق المناسبة، ومقارنة الأسعار، والتفاوض على الشروط التي تناسب احتياجاتك. بالإضافة إلى ذلك، فإن التخطيط المبكر يسمح لك بتجنب الارتفاع المفاجئ في الأسعار الذي قد يحدث مع اقتراب موعد الرحلة.

كيفية اختيار الفندق المناسب للمجموعات

عند اختيار الفندق لمجموعة كبيرة، لا يعتمد الأمر فقط على السعر، بل أيضًا على المرافق والخدمات التي يقدمها الفندق. إليك بعض العوامل التي يجب مراعاتها:

• الموقع: تأكد من أن الفندق قريب من الأماكن التي ستزورها خلال الرحلة، سواء كانت اجتماعات عمل أو معالم سياحية. هذا يقلل من وقت التنقل والتكاليف الإضافية.
• المرافق: إذا كانت رحلتك تتضمن اجتماعات عمل، فابحث عن فنادق توفر قاعات اجتماعات مجهزة بكل ما تحتاجه. بالنسبة للرحلات العائلية، قد ترغب في اختيار فنادق بها مسابح أو أنشطة ترفيهية للأطفال.
• الخدمات الإضافية: بعض الفنادق تقدم خدمات مثل نقل المطار المجاني، أو وجبات الإفطار المشمولة في السعر. هذه الخدمات يمكن أن توفر عليك الكثير من الجهد والمال.
• التقييمات والمراجعات: قبل اتخاذ القرار النهائي، اقرأ تقييمات الضيوف السابقين. هذا سيعطيك فكرة عن جودة الخدمات ونظافة الغرف والتعامل مع الضيوف.

مقال هام عن: خطوات حجز الفنادق لضيوف مؤتمر

التفاوض على شروط الإلغاء والتعديلات

إحدى المزايا الكبيرة لحجز المجموعات هي المرونة في شروط الإلغاء أو التعديلات. عند التفاوض مع الفنادق، تأكد من مناقشة شروط الإلغاء والتعديلات. معظم الفنادق تسمح بإجراء تغييرات على الحجز حتى 14 إلى 30 يومًا قبل الوصول دون أي تكاليف إضافية.

هذه المرحلة مهمة جدًا، خاصة إذا كانت رحلتك تتضمن عددًا كبيرًا من الأشخاص، حيث قد تحدث تغييرات في القائمة النهائية للمسافرين. تأكد من أن الفندق يوفر مرونة كافية للتعامل مع هذه التغييرات دون فرض رسوم إضافية.

الاستفادة من برامج الولاء والشراكات

إذا كنت تسافر بشكل متكرر مع مجموعات كبيرة، فقد يكون من المفيد الانضمام إلى برامج ولاء الفنادق. هذه البرامج تمنحك نقاطًا يمكن استبدالها بخصومات أو ترقيات مجانية في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تعمل مع وكالة سفر، فقد يكون لديها شراكات مع شبكات فنادق معينة، مما يمنحك إمكانية الوصول إلى صفقات حصرية.

اقرأ أيضاً: أفضل الفنادق لتنظيم فعاليات بناء الفريق في الرياض

نصائح إضافية عند حجز الفنادق الجماعية

• استخدم منصات الحجز الجماعي: هناك العديد من المنصات المتخصصة في حجز المجموعات، والتي توفر عروضًا خاصة وتسهل عملية الحجز. هذه المنصات غالبًا ما تكون متصلة مباشرة بشبكات الفنادق، مما يمنحك وصولاً أسرع إلى أفضل الصفقات.
• قسّم المجموعة إذا لزم الأمر: إذا كانت مجموعتك كبيرة جدًا، فقد يكون من الصعب على فندق واحد استيعاب الجميع. في هذه الحالة، يمكنك تقسيم المجموعة على عدة فنادق قريبة من بعضها. هذا قد يمنحك أيضًا فرصة للتفاوض على أسعار أفضل.
• تفقد العروض الموسمية: بعض الفنادق تقدم عروضًا موسمية أو عروضًا خاصة خلال فترات معينة من العام. إذا كانت رحلتك مرنة من حيث التواريخ، فقد تتمكن من الاستفادة من هذه العروض لتوفير المزيد من التكاليف.
• تواصل مع مديري المبيعات في الفنادق: غالبًا ما يكون مديرو المبيعات في الفنادق أكثر مرونة في التفاوض على الأسعار والشروط مقارنة بموظفي الحجز العاديين. لا تتردد في التواصل معهم مباشرة لطلب صفقة أفضل.

الخلاصة

حجز الفنادق للمجموعات الكبيرة قد يبدو مهمة شاقة، ولكن مع التخطيط الجيد والتفاوض الذكي، يمكنك تحقيق توفير كبير في التكاليف والحصول على تجربة إقامة مريحة لجميع أفراد المجموعة. سواء كنت تخطط لرحلة عمل أو رحلة عائلية، فإن البدء مبكرًا والاستفادة من الخبرات والشراكات المتاحة يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

في النهاية، لا تنسَ أن الهدف الرئيسي هو ضمان راحة وسعادة جميع أفراد المجموعة. لذلك، خذ وقتك في البحث والتفاوض، ولا تتردد في طلب المساعدة من خبراء مؤسسة رعاية الوفود إذا لزم الأمر. بهذه الطريقة، ستضمن أن رحلتك ستكون ناجحة وممتعة للجميع.

ستجد هنا عدد من الأفكار المختلفة لتحسين تجربة حجز الفنادق للوفود في المملكة العربية السعودية