أنواع المعارض المختلفة والإجراءات الإلزامية لكل نوع
Table of Contents
أنواع المعارض المختلفة والإجراءات الإلزامية لكل نوع
تقام المعارض للعديد من الأسباب والدوافع، وقد حددت الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات الضوابط والإجراءات التي يجب الالتزام بها إذا أردت إقامة معرض. التي سنوضحها في هذا المقال أو اتصل بنا رعاية الوفود عن خدمة إقامة المعارض في جميع مدن المملكة.
أنواع المعارض
- المعارض التجارية
- المعارض التعريفية
- معارض السلع الاستهلاكية
- المعارض الخيرية
قواعد وإجراءات إقامة المعارض التجارية
المستندات المطلوبة
- صورة من حجز القاعة التي سيقام بها المعرض.
- خطة عمل للمعرض.
- مخطط تفصيلي للمعرض موضح به توزيع العارضين.
- المدة النظامية لإصدار الترخيص خمس أيام، على أن يتم التقديم على طلب ترخيص الفعالية قبل موعدها (سبعة أيام) على الأقل.
الشروط العامة
- يُمنع إقامة المعارض التجارية في المملكة والتي تقع ضمن اختصاص الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات دون الحصول على ترخيص من الهيئة.
- يجب المحافظة على الأنظمة العامة والتعليمات المعمول بها في المملكة أثناء تنفيذ المعرض التجاري.
- يمنع الإساءة إلى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام أثناء انعقاد المعرض التجاري.
- يحدد مجلس إدارة الهيئة قيمة المقابل المالي لخدمات الهيئة ذات العلاقة بالمعارض التجارية، وتتم مراجعتها بصفة دورية.
- يجب تسمية المعرض التجاري بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، وأن يعبر اسمه عما هو معروض فيه، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمعرض التجاري باللغة العربية والإنجليزية.
- يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمعرض التجاري بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على شهادة الترخيص للمعرض التجاري من الهيئة.
- لا يجوز إحالة ترخيص المعرض التجاري من الباطن أو بيعه للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمعرض التجاري.
- لا تتحمل الهيئة أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمعارض التجارية.
شروط اصدار ترخيص المعارض التجارية
- يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للهيئة. وبعد ذلك يتم الاختيار من قائمة الخدمات الإلكترونية في بوابة الإلكترونية للهيئة، وتعبئة نموذج طلب ترخيص.
- يجب التقديم بطلب ترخيص للمعرض التجاري من خلال البوابة الإلكترونية للهيئة قبل 7 أيام من تاريخ أقامته.
- يرفق مع طلب الترخيص ما يلي:
- قائمة بالجهات المشاركة في المعرض التجاري (اسم الجهة، نشاطها، مقرها، نوع المعروضات)
- كروكي توزيع المشاركات على مساحة المعرض مع توضيح المساحة الإجمالية للمعرض.
- صورة من خطاب تأكيد حجز مكان إقامة المؤتمر.
- خطة عمل وتصور تفصيلي للمعرض التجاري تشمل التالي:
- الأهداف والمحاور العامة للمعرض التجاري.
- فئة الحضور المستهدفة للمعرض التجاري.
- عدد الحضور المستهدف للمعرض التجاري من داخل المملكة ومن خارجها.
- الهيكل التنظيمي للإدارة التنفيذية للمعرض التجاري مع ذكر أسماء المسؤولين الأساسيين في إدارة المعرض.
- ميزانية تقديرية للمعرض التجاري.
- شعار المعرض التجاري.
- يجب استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمعرض التجاري المقر من مجلس إدارة الهيئة.
- تقوم الهيئة بالتواصل مع الجهة الحكومية ذات العلاقة بتخصص المعرض التجاري (إن لزم الأمر) قبل الحصول على الترخيص، ويتم أخذ مرئياتهم ومدى تأييدهم لإقامة المعرض التجاري (إن لزم الأمر)، وفي حال عدم تأييد الجهة الحكومية، فسيتم إشعار المنظم بذلك وتتاح له الفرصة بالاتصال المباشر مع الجهة الحكومية لإقناعهم بمدى جدوى المؤتمر.
- تجوز للهيئة رفض طلب تنظيم المؤتمر بناءً على معطيات تتعلق بموضوعات المؤتمر أو خطة تنفيذه أو بجدولة المؤتمرات أو تعارضها مع مؤتمرات أو مناسبات أخرى، أو تعليمات تصدر من الجهات المختصة.
- يجوز للمنظم وضع رسوم لحضور المؤتمر بعد التنسيق مع الهيئة قبل إقامة المؤتمر.
- تدرس الهيئة الطلب، ويرد على المنظم خلال (5) أيام بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
- في حال وافقت الهيئة على الطلب، يدفع المنظم المقابل المالي للخدمة.
- تصدر الهيئة شهادة ترخيص المؤتمر، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص عبر البريد الإلكتروني.
- تزود الهيئة الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المؤتمر كلٌ حسب اختصاصه.
قواعد واجراءات إقامة المعارض التعريفية
المستندات المطلوبة
- صورة من حجز القاعة التي ستقام بها الفعالية.
- إثبات وكالة المنتج أو ملكية المنتج.
- المدة النظامية لإصدار الترخيص (5) أيام، على أن يتم التقديم على طلب ترخيص الفعالية قبل موعدها (7) أيام على الأقل.
الشروط العامة
- يُمنع إقامة المعارض التعريفية في المملكة والتي تقع ضمن اختصاص الهيئة دون الحصول على ترخيص من الهيئة.
- يجب المحافظة على الأنظمة العامة والتعليمات المعمول بها في المملكة أثناء تنفيذ المعارض التعريفية.
- يمنع الإساءة إلى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام أثناء انعقاد المعرض التعريفي.
- يحدد مجلس إدارة الهيئة قيمة المقابل المالي لخدمات الهيئة ذات العلاقة بالمعارض التعريفية، وتتم مراجعتها بصفة دورية.
- يجب تسمية المعرض التعريفي بمسمى المنتج أو الخدمة أو المؤسسة المنظمة للمعرض التعريفي ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة.
- يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمعرض التعريفي بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على ترخيص إقامة المعرض من الهيئة.
- لا يجوز التنازل عن ترخيص المعرض التعريفي من الباطن أو بيعه للغير، ويمكن للمنظم التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمعرض التعريفي.
- لا تتحمل الهيئة أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمعارض التعريفية.
شروط اصدار ترخيص المعارض التعريفية
- يتم تنفيذ جميع إجراءات ترخيص المعارض التعريفية عبر البوابة الإلكترونية للهيئة (www.scega.gov.sa) في قسم الخدمات الإلكترونية.
- ألا يكون على المنظم أية ملاحظات من الهيئة أو الجهات المختصة تعيق مزاولة النشاط عند تقديم الطلب أو عند تنفيذ المعرض التعريفي.
- يشترط وجود وكالة للمنتج أو إثبات ملكية أو اتفاقية عند تقديم الطلب.
- ألا يكون على المنظم أية التزامات مالية بموجب أنظمة الهيئة.
- يجب استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمعرض التعريفي المقر من مجلس إدارة الهيئة عند إصدار الترخيص للمعرض.
- لا يجوز تغيير اسم المعرض التعريفي أو محتواه بعد الحصول على الترخيص، ويتطلب في هذه الحالة التقديم لطلب جديد.
- ترخيص المعرض التعريفي لا يعفي المنظم من أي مسئولية أو ملاحقة قانونية أو قضائية متعلقة بحقوق الأخرين إذا تقدم بها طرف أو أطراف أخرى داخل أو خارج المملكة قبل أو أثناء أو بعد إقامة المعرض.
اقامة معارض السلع الاستهلاكية
الشروط العامة
- أن يكون المتقدم لتنفيذ المعرض إحدى الشركات أو المؤسسات المرخص لها بتنظيم المعارض.
- ألا يتجاوز عدد المعارض التي ترخص ويقيمها المنظم عن سته معارض في السنة كحد أعلى.
- أن يتم تقديم طلب الترخيص على إقامة المعرض قبل (7) أيام على الأقل من موعد إقامته.
- أن يتم استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمعرض.
- في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المعرض أو إلغاؤه يتم تحصيل مقابل خدمات مالي، ويجب إبلاغ الهيئة كتابيًا قبل (5) أيام على الأقل من الموعد الاساسي المرخص له، وأن يتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من الهيئة بذلك.
- أن يكون منظم المعرض مسؤول بشكل كامل عن المعرض أمام الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات، ولا يجوز إحالة الرخصة من الباطن أو بيعها للغير.
- ألا تزيد مدة المعرض عن (30) يومًا.
- أن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المعرض.
- أن يتم تسمية المعرض بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية الفصحى، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة.
- يُسمح بفرض رسوم دخول على الزوار الراغبين في حضور المعرض، بعد التنسيق مع الهيئة قبل إقامة المعرض، وأخذ موافقة الهيئة كتابيا.
- يمنع الإعلان أو القيام بأي أنشطة ترويجية للمعرض قبل الحصول على الترخيص من الهيئة.
- المحافظة على الأنظمة العامة والتعليمات المعمول بها في المملكة أثناء تنفيذ المعرض.
- يجوز للهيئة رفض طلب تنظيم المعرض بناءً على معطيات تتعلق بجدولة المعارض أو تعارضها مع معارض أو مناسبات أخرى، أو تعليمات تصدر من الجهات المختصة.
- لا تتحمل الهيئة اي مسؤولية سواء كانت أدبية ام مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق السياسات والاجراءات المنظمة لمعارض السلع الاستهلاكية.
اجراءات الحصول على رخصة إقامة معارض السلع الاستهلاكية
- يجب التقديم بطلب الترخيص لمعرض السلع الاستهلاكية من خلال البوابة الإلكترونية للهيئة قبل (7) أيام من موعد إقامته.
- يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للهيئة، وبعد ذلك يتم الاختيار من قائمة الخدمات الإلكترونية ” ترخيص معرض سلع استهلاكية”، وتعبئة النموذج الإلكتروني.
- يرفق مع الطلب ما يلي:
- سجل تجاري لممارسة نشاط تنظيم المعارض ساري المفعول.
- شهادة اشتراك في الغرفة التجارية الصناعية، وشهادة الزكاة، وشهادة التأمينات الاجتماعية.
- عقد استئجار المكتب أو إثبات الملكية للشركة أو المؤسسة المنظمة للمعرض.
- صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المعرض.
- صورة من ترخيص الدفاع المدني ساري المفعول للمنشأة التي سيقام عليها المعرض.
- خطة عمل وتصور تفصيلي للمعرض، ومخطط لموقع المعرض موضح فيه توزيع العارضين.
- في حال كان المعرض في منشأة مؤقتة، فيجب تقديم مخطط متكامل لموقع المعرض موضح فيه المداخل والمخارج والمواقف معتمد من (أمانة / بلدية المنطقة) و (إدارة الدفاع المدني بالمنطقة) مع مراعاة السياسات المحددة من الهيئة فيما يخص المنشاة المؤقتة، وتقديم ما يثبت موافقة صاحب الأرض المقام عليها المعرض.
- في حال كان المعرض في منشأة مؤقتة، فيجب فحص المنشأة من خلال الدفاع المدني بعد اكتمال إنشاؤها فورًا، وتقديم ما يثبت مطابقة المنشأة المؤقتة لاشتراطات الدفاع المدني.
- في حال اكتمال الطلب وتسليمه إلكترونيًا للهيئة، ترسل الهيئة بعد ذلك رسالة تأكيد استلام الطلب.
- تدرس الهيئة الطلب والوثائق، ويرد على المنظم خلال (5) أيام بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
- في حال وافقت الهيئة على الطلب، يدفع المنظم مقابل مالي لخدمة الترخيص للمعرض، ويقدم ما يثبت ذلك.
- تصدر الهيئة شهادة ترخيص المعرض، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص.
- تزود الهيئة الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المعرض كل حسب اختصاصه.
ضوابط إقامة المعارض الخيرية
- يمنح الترخيص بإقامة المعارض الخيرية للجمعيات الخيرية المرخص لها من وزارة الشئون الاجتماعية.
- يجب على الجمعية الخيرية أن تتعاقد مع شركة أو مؤسسة مرخصة لنشاط تنظيم المعارض لتنظيم المعرض الخيري.
- تكون الجمعية الخيرية مسؤولة أمام إمارة المنطقة والهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات وغيرها من الجهات ذات العلاقة عن المعرض الخيري.
- أن يقام المعرض الخيري في المدن والمحافظات التي تتوافر فيها مراكز أو صالات معارض فقط أو في مقر الجمعية، وفي المدن التي لا يوجد بها مراكز معارض أو قاعات
- فنادق مرخص لها يمكن أن يقام في صالات أفراح لا تقل مساحتها عن (4000 متر مربع) ومعتمدة من الدفاع المدني.
- أن تتعاقد الجمعية الخيرية مع إدارة مركز المعارض أو صالات الفنادق المرخصة الموجود في المنطقة أو المحافظة، بعد الحصول على الترخيص من الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات، ويوضح في العقد اسم المعرض الخيري وتاريخه ومدته وأنواع معروضاته.
- أن يقتصر ما يعرض للبيع على منتجات الجمعية، أو ما تحصل عليه من تبرعات من الآخرين، أو منتجات وطنية وحرف يدوية وصناعات تقليدية.
- تتعهد الجمعية بتقديم تقرير متكامل عن المعرض الخيري بعد انتهاء فعالياته (بشهر على الأكثر) للهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات.
- أن لا تزيد مدة المعرض الخيري عن سبعة أيام.
- أن يلتزم المنظم للمعرض الخيري بتخصيص مساحة لا تقل عن (50 م2) بدون مقابل للأسر المنتجة.
- لا يسمح للجمعية التي تخالف الشروط المشار إليها أعلاه بإقامة معارض خيرية لمدة سنتين.
إجراءات التقديم للحصول على تصريح إقامة معرض خيري
- تقوم الجمعية الخيرية بتعبئة النماذج التي تحددها الهيئة وإرسالها عبر البريد الإلكتروني قبل موعد إقامة المعرض الخيري بـسبعة أيام على الأقل.
- تقدم الجمعية الخيرية صورة من ترخيص الجمعية، وشهادة بنكية حديثة ومختومة من البنك بأن لديها وباسمها فرعا لحسابها البنكي جارياً و ُمفعلاً تودع فيه إيرادات المعرض الخيري، بحيث لا يتداخل مع الحسابات البنكية الأساسية للجمعية، ويفتح هذا الحساب البنكي قبل التقدم بطلب الترخيص للمعرض الخيري إلى الهيئة.
التعليقات