نقاط يجب مراعاتها عند اختيار المكان المناسب لإقامة فعالية

يتطلّب التخطيط لأي فعالية الكثير من الوقت والجهد، إلى جانب امتلاك مهارات تنظيم ممتازة. وتتضمّن عملية التخطيط اتخاذ العديد من القرارات، لعل أهمها اختيار المكان المناسب والأمثل لإقامة الفعالية.

وللعثور على المكان المثالي لفعاليتكم، يجب أولاً التركيز على تحديد الأساسيات، بما في ذلك نوع الفعالية التي تستضيفونها والميزانية المخصّصة وعدد الحضور.

وعند الانتهاء من هذه النقاط الأساسية، يمكنكم البدء بالتركيز على باقي النقاط الأخرى التي ذكرناها في مقال سابق عن جميع الخطوات الهامة لتنظيم مؤتمر ناجح.

النقاط الواجب مراعاتها عند البحث عن المكان المثالي لإقامة فعالية معينة

تصميم الموقع

يجب أولاً وضع قائمة بأنواع الأنشطة التي تتضمنها فعاليتكم ووسائل الراحة اللازمة، مثل المشروبات المنعشة أو الحمامات وغيرها، بالإضافة إلى المتطلبات الضرورية للفريق المضيف والحضور على السواء.

فالفعاليات التي تضم متحدثين، على سبيل المثال، أو عروضاً مباشرة. تتطلب موقعاً مزوداً بمسرح أو مساحة كبيرة تتيح للضيوف الجلوس أو الوقوف للمشاهدة. أما فعاليات العشاء فتتطلب وجود مساحة كافية تتسع للطاولات ومنصات المتحدثين والحضور. ومن المفيد جداً التخطيط مسبقاً لاختيار المساحة الأمثل وتخصيصها للأنشطة المتوقع أن تشهد ازدحاماً أكبر مثل مكتب التسجيل.

ويُنصح عند استعراض خياراتكم من الأماكن، الطلب من كل المسؤولين عن المكان إرسال مخطط للموقع للاطلاع عليه أو الذهاب لزيارته والقيام بجولة في المكان.

المرافق المتاحة

بالنسبة لخبراء الطعام في العالم (ولمعظم الناس) فإن جودة خدمات تقديم الطعام خلال الفعاليات تؤثر إلى حدٍ كبير على مدى نجاح الفعالية.

وتوفر بعض الأماكن مطابخ خاصّة تتيح للمضيفين إمكانية تحضير المشروبات والوجبات السريعة بأنفسهم. بينما يتعاون الآخرين مع مزوّدي خدمات طعام محدّدين، كما تسمح بعض الأماكن بالتعاقد مع مزودين خارجيين لخدمات تقديم الطعام والمشروبات.

وقد تحتاجون للتحقق من توفير الوجهة لخدمة تأجير الكراسي والطاولات. في حال كانت الفعالية تتطلب وجودها، أو إذا كانت توفر خدمة تأجير الصالة مع إمكانية تصميمها بطريقة معينة إلى جانب توفير طاقم كامل أو إذا كانت مجهزة بالمعدات الصوتية والبصرية اللازمة.

الموقع الجغرافي

إذا كان معظم حضور الفعالية من الخارج، يمكنكم استضافة الفعالية في مكانٍ قريب من المطار أو محطات النقل. أما إذا كانوا قادمين من منطقة واحدة، فيمكنكم اختيار وجهة قريبة من مكان إقامتهم.

وتذكروا أن اختيار موقع غير مناسب قد يتسبب في دفع المدعوين إلى عدم حضور الفعالية. بينما يساهم اختيار موقع مريح على حصول الفعالية على عدد كافٍ من الحضور.

تصميم وتنفيذ أجنحة المعارض المناسبة

تتزامن فترة المعارض التجارية مع الحاجة لتحسين تصميم جناحك لضمان نجاحه. مما يسهل تحقيق أفضل عائد على الاستثمار بغض النظر عن حجم جناح المعرض الذي تختاره. يلعب تخطيط الجناح دورًا حاسمًا في كيفية تفاعل الحاضرين مع مساحتك. يؤثر حجم جناحك أيضًا على تجربة الزوار ويمكن أن يكون عاملاً في ما إذا كانوا يختارون الدخول أو الاستمرار في السير. يعتمد الحجم المثالي للجناح على مجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك نوع المنتجات أو الخدمات التي تريد إبرازها، واستراتيجية التسويق الخاصة بك، وكيفية تخطيطك لتوظيف جناحك.

فعالية افتراضية أو فعليّة

لا توجد أي قاعدة تحتم استضافة الفعاليات في وجهة فعلية. خاصةً وأن قطاع السفر والعالم ككل لا يزالان في مرحلة التعافي من آثار الجائحة. كما يشعر الكثيرون حتى الآن بالتوتر خلال وجودهم في أماكن مزدحمة.

وتوفر الفعاليات الافتراضية بديلاً آمناً يضمن شعور الجميع بالراحة ويتيح خيار حضور الفعالية من أي مكان في العالم.

وعملت شركات تنظيم الفعاليات الافتراضية، في ظل التأقلم مع الوضع الطبيعي الجديد والاعتماد الأكبر على العالم الافتراضي. بجهدٍ كبير لتطوير مجموعة من التقنيات والطرق البسيطة التي تضفي طابعاً تفاعلياً وترفيهياً ممتعاً على الفعاليات الافتراضية.

وكما لاحظتم، هناك العديد من الأمور التي يجب التفكير بها عند اختيار الموقع المثالي لإقامة الفعاليات. ونتميز في رعاية الوفود بتوفير خياراتٍ واسعة من الوجهات المميزة والمناسبة لإقامة الفعاليات بجميع التصاميم والأحجام. بما يضمن عثوركم على الوجهة المثالية لفعاليتكم في المملكة العربية السعودية.