ما هو الاجتماع خارج الموقع ولماذا يجب عليك التخطيط له؟

كيف يمكن للمؤسسات عقد اجتماعات داخلية تعاونية وفعالة في ثقافة العمل الحديثة؟ وجدت العديد من الشركات أن الاجتماع خارج الموقع هي الحل المثالي الذي يسمح لها بجمع فرقها شخصيًا، وإن كان بشكل أقل تكرارًا، لإثراء الإنتاجية، وبناء ديناميكية فريق قوية، وتعزيز الإبداع.

إن عقد اجتماع جذاب ومؤثر أمر بالغ الأهمية لقوة العمل اليوم. في حين تقدم العديد من الشركات الآن خيار العمل الهجين أو عن بُعد بالكامل، فإن الاجتماعات الافتراضية ليست مفيدة مثل نظيراتها الشخصية. لقد وجد الباحثون أن الاجتماع افتراضيًا يمكن أن يعيق الإبداع. بالإضافة إلى ذلك، أبلغ العمال عن مستوى متزايد من التعب في السنوات الأخيرة بسبب الاجتماعات التي تبدو لا نهاية لها، والتي يتم عقد العديد منها افتراضيًا.

إذا لم تقم بجمع فريقك معًا في اجتماع خارج المكتب بعد ولكنك مهتم بالقيام بذلك، فستحدد هذه التدوينة ماهيتها، وتشرح فوائد استضافة اجتماع خارج المكتب، وتقدم نصائح التخطيط.

ما هو الاجتماع خارج المكتب؟

الاجتماع خارج المكتب هو أي اجتماع عمل يُعقد في مكان خارجي، بعيدًا عن المكتب أو مساحة العمل التقليدية. يمكن أن يتراوح حجم الاجتماعات خارج المكتب من اجتماعات صغيرة لفرق أو أقسام محددة إلى جلسات تدريبية شاملة أو قاعات المدينة التي تجمع المنظمات بأكملها معًا.

بالإضافة إلى كونها أكثر قيمة وفعالية، يمكن أن تساعد الاجتماعات خارج المكتب أيضًا في التغلب على أي قيود على المساحة قد تعيق جهود اجتماعاتك الشخصية. مع قيام المزيد من الشركات بتقليص مساحة مكاتبها في السنوات الأخيرة، فإن العثور على مكان للاجتماع خارجيًا يضمن حصول فريقك على مساحة كافية للتواصل والتعاون بشكل مريح.

مقال هام عن عدد من الأمور التي يجب تجنبها عند تنظيم الاجتماعات السنوية

لماذا تعتبر الاجتماعات خارج المكتب مهمة؟

للاجتماعات خارج المكتب العديد من الفوائد – حيث يمكن أن يؤدي إخراج فريقك من المكتب وإدخال تغيير في المشهد إلى إلهام منظور جديد وإشعال التعاون وتعزيز الروابط ذات المغزى.

تعزيز التركيز

أظهرت الدراسات أن الموظفين عن بعد ليسوا منخرطين في العمل، وأن الاجتماعات الافتراضية لا تسفر عن الكثير من الأفكار. يمكن أن يساعد الاجتماع وجهاً لوجه في مكان جديد الموظفين على التركيز بشكل أفضل والمساهمة بشكل أكبر أثناء الاجتماعات. سيؤدي إزالة عوامل التشتيت المعتادة في المكتب والتجمع في مساحة مصممة خصيصًا للاجتماعات إلى اجتماع أكثر إنتاجية بشكل عام.

تحفيز الإبداع

يمكن أن تساعد البيئات الجديدة في إثارة الإبداع لدى موظفيك، مما يمنح فريقك فرصة للنظر إلى الأشياء من منظور مختلف والتفكير خارج الصندوق. يمكن أن يكون استضافة اجتماع خارج الموقع في مساحة تشجع التعاون حاضنة لأفكار جديدة.

تعزيز الروح المعنوية

بالإضافة إلى تحسين الأداء والإبداع، فإن أخذ استراحة من بيئة المكتب المعتادة يمكن أن يكون بمثابة دفعة معنوية للموظفين. فهو لا يسمح لهم بالابتعاد عن الحياة اليومية فحسب، بل إنه يمنحك الفرصة لإعادة تنظيم فريقك. يمكنك إعادة صياغة مهمتك وأهدافك أثناء وجودك خارج المكتب لضمان توافق فريقك وتحفيزه.

تعزيز الروابط

مع كل ما يحدث طوال أسبوع العمل، قد يكون من الصعب أحيانًا على الموظفين المشاركة والتواصل. يتيح جمع الجميع معًا في اجتماع خارج الموقع الفرصة للتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل – سواء من حيث أسلوب العمل المفضل أو على المستوى الشخصي. الوقت الذي يتم إنفاقه لا يقدر بثمن، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الثقة، والعمل الجماعي الأقوى، والفعالية الأكبر.

اقرأ أيضا: كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة

كيفية التخطيط لاجتماع خارج الموقع الناجح

يمكن أن تكون الاجتماعات خارج الموقع مفيدة للغاية، ولكن من المهم التخطيط مسبقًا لضمان نجاحها. فيما يلي بعض النصائح وأفضل الممارسات للتخطيط لاجتماع خارج الموقع.

حدد أهدافك

مثل معظم الاجتماعات والأحداث، يجب أن تكون الخطوة الأولى في التخطيط هي تحديد أهدافك وغاياتك للاجتماع خارج الموقع. سيساعدك تحديد ما تأمل في تحقيقه في التنقل في بقية عملية التخطيط.

حدد جدول أعمال يعكس هذه الأهداف والغايات، ثم شاركه مع فريقك حتى يعرفوا ما يمكن توقعه من خارج الموقع وما يجب التركيز عليه.

اختر موقعك بحكمة

إن العثور على موقع يستوعب فريقك وأجندتك بشكل مريح هو المفتاح. ابحث عن مكان مرن بتصميم يعزز الاتصال والتعاون والإنتاجية. ستسمح لك المساحة المرنة بترتيب الغرفة بطريقة تكمل جدول أعمال اجتماعك – سواء كان ترتيبًا من الكبسولات للجلسات الجانبية، أو طاولة على شكل حرف U لجلسة العصف الذهني التعاوني، أو إعداد فصل دراسي للتدريبات والعروض التقديمية.

ضع في اعتبارك أجواء المكان وما إذا كان هناك ضوء طبيعي، والذي يمكن أن يبقي فريقك متيقظًا ومركزًا. تعتبر المناظر الخارجية عاملًا بيئيًا آخر يمكن أن يؤثر على الأداء. هل توفر المساحة إطلالات على مستوى الشارع قد تشتت الانتباه؟ أم أن الغرفة تقع في طابق أعلى مع مدينة أكثر إلهامًا

يجب عليك أيضًا التأكد من اختيار مكان في موقع يسهل على فريقك الوصول إليه. إذا اخترت مكانًا يصعب الوصول إليه، فقد يشعر موظفوك بالإحباط، مما قد يقلل من الروح المعنوية.

إذا كان اجتماعك خارج الموقع يُعقد على مدار بضعة أيام، فيجب أن تأخذ في الاعتبار ما هو قريب من مكانك. قد يحتاج الموظفون إلى الوصول إلى الفنادق أو الاستمتاع بالتواجد بالقرب من أماكن تناول الطعام أو الترفيه المختلفة التي يمكنهم استكشافها خارج ساعات العمل.

شجع التعاون والمشاركة

أعلم الموظفين الذين يحضرون اجتماعك مسبقًا أنه يتم تشجيعهم على المشاركة بنشاط ومشاركة أفكارهم. إذا كان موظفوك يعرفون أن مدخلاتهم موضع ترحيب وأنك تقدر رؤاهم، فسيكونون أكثر ميلًا للتعاون أثناء الاجتماع.

يمكن أن يساعد إرسال استبيان قبل الحدث في ضمان سماع كل صوت في فريقك، ويمنح الحاضرين الفرصة لتقديم ملاحظات ومدخلات بناءة حول بنود جدول الأعمال.

يمكنك أيضًا دمج الجلسات التفاعلية والمناقشات المفتوحة في جدول أعمالك لضمان حصول الجميع على فرصة للتعبير عن أفكارهم ومشاركة أفكارهم.

تزويد الحاضرين بالوقود بشكل صحيح

يعد توفير الأطعمة والمشروبات المناسبة في مكان عملك خارج الموقع أمرًا بالغ الأهمية. ستحتاج إلى العمل مع المكان الذي تختاره لضمان حصول فريقك على الوجبات الخفيفة والمشروبات والوجبات التي ستبقيهم نشيطين ومركزين. يمكن أن يساعد اختيار مكان يوفر خدمات تقديم الطعام داخل الموقع في تبسيط عملية التخطيط وسيمنحك المزيد من الوقت للتركيز على جدول أعمال الاجتماع.

ضع في اعتبارك وسائل الراحة الأخرى

ضع في اعتبارك أي وسائل راحة أو خدمات إضافية قد تحتاجها لجعل اجتماعك خارج الموقع ناجحًا. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بدمج العروض التقديمية المرئية، فتأكد من أن لديك إمكانية الوصول إلى التكنولوجيا اللازمة؛ تحقق مع مكان عملك لمعرفة ما إذا كان يتم تقديمه داخل الموقع أو ما إذا كان لديهم بائع خارجي مفضل متاح.

أمثلة على أنشطة الاجتماعات الخارجية

• ورش العمل وجلسات العصف الذهني: شجع التفكير الإبداعي وحل المشكلات.
• تمارين بناء الفريق: قوي العلاقات من خلال أنشطة مثل غرف الهروب أو البحث عن الكنز أو التحديات الخارجية.
• المتحدثون الضيوف: ادعُ خبراء في المجال لمشاركة رؤاهم وإلهام فريقك.
• أنشطة الرفاهية: أضف جلسات يوجا أو تأمل أو لياقة بدنية لتعزيز رفاهية الموظفين.
• فرص التواصل: اسمح لأعضاء الفريق بالتواصل مع زملاء لا يتفاعلون معهم كثيرًا.

مقال هام عن الإجراءات الهامة بعد انتهاء الفعاليات المختلفة

الخاتمة

الاجتماعات الخارجية هي أكثر من مجرد استراحة من المكتب—إنها استثمار استراتيجي في نجاح فريقك. من خلال توفير بيئة جديدة، وتعزيز الإبداع، وتقوية العلاقات، يمكن أن تحقق هذه التجمعات نتائج ذات مغزى لمنظمتك. سواء كنت تخطط لاجتماع صغير لفريقك أو حدث خارجي كبير، فإن المفتاح هو محاذاة هيكل الاجتماع وأنشطته مع أهدافك. مع التخطيط الدقيق والتنفيذ الجيد، يمكن أن يكون الاجتماع الخارجي تجربة تحويلية لفريقك.