عوامل نجاح المؤتمرات العلمية ومهارات تنظيمها

من أهم سبل تبادل الثقافات ومناقشة العديد من المواضيع المؤتمرات العلمية والندوات. لكن يوجد العديد من الصعوبات لتنظيم مثل هذه اللقاءات. ولتجنب مواجهة كم هائل من المعوقات التي يمكن مواجهتها نقدم في رعاية الوفود خدمة تأمين قاعة الاجتماعات بمختلف أنواعها، احجز قاعتك من هنا.

أهمية حضور المؤتمرات العلمية

• تعتبر المؤتمرات العلمية من أهم وسائل نشر الدراسات والأبحاث المكتوبة والمقدمة باسم الباحث تحت إشراف وتحكيم لجنة إعداد وتنظيم المؤتمرات العلمية.
• توفير إمكانية المراجعة والتحكيم وإتاحة سرعة الرد على الأبحاث المقدمة للنشر فيها. مما يعد ميزة هامة بالنسبة للباحثين عن طريقة سريعة لنشر نتائج أبحاثهم.
• اللقاء مع المتخصصين في نفس المجال وتشارك الخبرات وفتح أفق جديدة.

العوامل المهمة التي ينبغي توافرها لنجاح المؤتمرات العلمية

الإدارة المنظمة والخبيرة أهم عنصر لتخطي العقبات. حيث أن المدير المسؤول عن لجنة تنظيم المؤتمرات العلمية يجب أن يتمتع بالخبرات العلمية والتقنية. وأن يكون حازماً من جهة ومقبولاً من جهة ثانية من قبل فرق العمل. وذو مهارات تواصل عالية للسيطرة على المعوقات وقيادة الفعالية وخلق الإحساس لدى المشاركين بالثقة بتأثير الإدارة على الأحداث الجارية.

ومن بعض مهام الإدارة:

• تامين المناخ المناسب لنوع اللقاء ودعم ذلك بالتجهيزات الضوئية والتأثيرات الصوتية وأحدث أجهزة العرض التكنولوجية.
• تحديد المواضيع التي سيتناولها المؤتمر العلمي ودعم الفعاليات التي تتيح عرض البحث بصورة أوضح مثل إقامة ورش عمل من ضمن برنامج المؤتمر العلمي.
• تحديد المكان الذي سينعقد فيه المؤتمر العلمي بما يتلاءم مع مكان إقامة الحضور ووسائل النقل المؤمنة وتوفر البيئة المناسبة حسب طبيعة.
• دراسة القدرات والإمكانيات لإرفاق المؤتمر العلمي بالنشاطات الداعمة لموضوع اللقاء مثل الجولات السياحية وزيارة الأماكن ذات الصلة.
• إدارة الوقت وملائمته مع عدد الحضور والمدة المحددة لإلقاء الملخص وتلقي النقاشات والنقد البناء وتوجيه المشاركين لشرح المعاني الغامضة في البحث وإدارة الحوارات.
• دعوة الصحافة ووسائل الإعلام لنقل وقائع المؤتمر والنتائج التي توصل إليها وتأمين تغطية مباشرة حسب طبيعة المؤتمر.
• الإعلان عن المؤتمر العلمي وارسال الدعوات وتحديد موعد لتلقي الأبحاث لتحكيمها والرد عليها.
• تدوين الملاحظات ووقائع المؤتمر والمناقشات الجارية وفصل النقاشات الحادة والاستعانة بالخبراء لتحكيمها.

المؤتمرات الإلكترونية

شهد المجتمع العلمي تطورات كبيرة في نظم المعلومات في الفترة الأخيرة والتي عكست أثرها على مجالات البحث العلمي وسبل النشر. وسهلت عملية التواصل بين العقول البشرية دون الحاجة إلى التنقل وحمل المستندات. فعمدت الكثير من المؤسسات إلى إقامة المؤتمرات العلمية الإلكترونية والتي شغلت اهتمام الكثير من رواد العلم والباحثين الذين يهتمون بكثرة بإجراء النقاشات وطرح أفكارهم وفرض شخصيتهم العلمية. وذلك على الرغم من ابتعادها قليلا عن بعض ميزات المؤتمرات المعروفة والتي جذبت اهتمام الكثيرين بسببها.

فمن الصحيح أن المؤتمرات العلمية الإلكترونية سهلت عملية اللقاء على الباحثين من خلال إقامة عروض تقديمية واجتماعات علمية ومحاضرات من خلال تقنيات التواصل والاتصال الحديثة. وإقامة الفعاليات العلمية المحدودة خلال جلسات من المنزل أو مكان العمل لمدة ساعات خلف شاشة الحاسب أو الوسائل الإلكترونية الأخرى.