تجنب ذلك عند تنظيم الاجتماعات السنوية

يعتمد تنظيم الاجتماعات السنوية على التخطيط وإدارة متطورة لضمان نجاحها. يتم تنظيم الأحداث من قبل أشخاص بدرجات متفاوتة من المعرفة والخبرة، ويجد العديد منهم أنفسهم مسؤولين عن تنظيم اجتماع شركة أو حدث مؤتمر دون الكثير من التدريب الرسمي، إن وجد. لقد حددنا عشرة أخطاء شائعة يرتكبها المنظمون وكيف يمكنك تجنبها:

اقرأ أيضاً: متطلبات الاجتماع العام السنوي

القيام بالكثير

إن التخطيط لاجتماعك السنوي من البداية إلى النهاية هو مهمة ضخمة. بغض النظر عن مدى قدرتك، أو مدى صغر الحدث، فإن حدثك سيعاني إذا حاولت القيام بكل شيء بنفسك.

استخدم فريقك وفوض المسؤوليات. هذا يقسم مسؤوليتك إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة ويقلل من خطر تفويت عناصر صغيرة ولكنها حيوية.

ستقدم معظم أماكن المؤتمرات الجيدة أيضًا خدمة إدارة الأحداث. على الرغم من أن هذا يشكل تكلفة إضافية، إلا أنه سيعود عليك بفوائد كبيرة فيما يتعلق بنجاح الحدث بشكل عام وسيقلل بشكل كبير من الضغط الواقع على عاتقك.

الافتقار إلى التخطيط التفصيلي

أحد أكبر الأخطاء هو الفشل في إنشاء خطة مفصلة. فبدون خريطة طريق واضحة، من السهل تجاهل الجوانب المهمة للحدث، مما يؤدي إلى فوضى في اللحظة الأخيرة.

ابدأ بتحديد أهداف واضحة لحدثك. قم بتطوير جدول زمني شامل يحدد جميع المهام والمواعيد النهائية التي تسبق يوم الحدث. قم بإنشاء قائمة مراجعة لتتبع تقدمك والتأكد من عدم تجاهل أي تفاصيل أو تنفيذ برنامج إدارة المهام للمساعدة في التعامل مع مرحلة التخطيط والتنسيق هذه. من خلال وجود خطة منظمة جيدًا، يمكنك البقاء منظمًا وإدارة جميع جوانب حدثك بفعالية.

ستجد هنا المزيد عن: نصائح التخطيط لاجتماع عام سنوي

الترويج في وقت متأخر جدًا

كلما بدأت مبكرًا في الترويج لاجتماعك، كلما طالت مدة تحديد الأشخاص للوقت لحضور الحدث، وكلما زاد تطلعهم إلى محتواك. إن ترك بضعة أشهر قبل تاريخ بدء الاجتماع سيسمح لك بوقت كافٍ لنشر المزيد من الترويج حول اجتماعك بشكل فعال، خاصة إذا كنت تعتمد على قنوات الوسائط غير المتصلة بالإنترنت للوصول إلى جمهورك المستهدف. سيساعد هذا أيضًا في المفاوضات مع المكان حول أعداد الحضور المتوقعة حيث سيتعاقد معظمهم معك على أعداد دنيا. إذا كان الحدث سنويًا، فيجب عليك التسويق على مدار العام! ابق على اتصال مع مندوبيك مباشرة بعد الحدث. بهذه الطريقة، ستستفيد من “ضجة” الحدث وستحصل على مشاركة أكبر للحدث التالي، بدلاً من السماح للمشاركة بالفشل والاضطرار إلى إعادة البناء من الصفر في العام المقبل.

التقليل من حجم الحدث

في ظاهر الأمر، لا تريد أن يتجول الحضور في مساحة كبيرة ويجعلوا الحدث يبدو وكأنه حدث لا يحظى بالحضور الكافي. ومع ذلك، فإن المساحة الصغيرة التي تضم عددًا كبيرًا من الأشخاص غير مريحة وستؤدي إلى إفساد التفاعل مع المحتوى الخاص بك. من الأسهل بكثير ملء مساحة أكبر بشكل إبداعي بدلاً من البدء في إضافة مساحة إلى حدثك.

ناقش الخيارات مع مكان الحدث واسألهم عن المساحات الزائدة التي قد تكون لديهم، أو كيف يمكن تعديل الغرفة إذا كانت أعدادك مختلفة عما كنت تتوقعه. سيكونون قد شاهدوا كل تجسيد للحدث في مساحاتهم ويمكنهم المساعدة في إيجاد التوازن الصحيح معك. إذا كانت الأعداد المتوقعة على وشك الحد من سعة الغرفة، فاختر الغرفة الأكبر!

اختيار التاريخ الخاطئ

تفشل العديد من الأحداث لأنها غير ملائمة للجمهور المستهدف. من المهم اختيار تاريخ لا يناسبك فقط بل يناسب المتحدثين والمندوبين أيضًا.

تأكد من عدم التزام الضيوف باجتماعات أخرى مماثلة في نفس الوقت لضمان الحد الأدنى من المنافسة وجذب أكبر عدد من الحضور. تجنب العطلات الرسمية والعطلات المدرسية/نصف الفصل الدراسي – سيكون لدى الحضور خطط والتزامات أخرى خلال هذا الوقت وقد لا يكون حدثك على رأس قائمة أولوياتهم. ضع أيضًا في اعتبارك أن السفر الدولي من المرجح أن يكون أكثر تكلفة خلال هذه الأوقات، لذا ضع ذلك في الاعتبار إذا كنت تتوقع مندوبين من الخارج.

عدم المتابعة مع الحضور

إذا كنت تنوي عقد أحداث مماثلة في المستقبل، فمن الأهمية بمكان الحفاظ على علاقات إيجابية مع أولئك الذين حضروا حدثك الأخير. على أقل تقدير، يجب عليك المتابعة برسالة بريد إلكتروني بسيطة للشكر لإظهار اهتمامك بالحضور وعدم نسيانهم بمجرد انتهاء الحدث.

ومع ذلك، يمكنك خلق قيمة مضافة حقيقية للحضور من خلال توفير مواد العرض والمحتوى بعد الحدث حتى يكون لديهم مورد مفيد للرجوع إليه. يمكن أن يكون هذا مفيدًا أيضًا لبدء بناء المشاركة للحدث التالي من خلال توزيع مقتطفات من المحتوى السابق أو إعادة استخدامه لأدوات ترويجية مفيدة عبر منصاتك.

اختيار المكان الخطأ

سينعكس المكان الذي تختاره على صورة علامتك التجارية. تأكد من اختيار مكان يعكس بشكل إيجابي علامتك التجارية ويصور الصورة الصحيحة لجمهورك ورعاتك وشركائك. سيمنح اختيار مكان يشترك في رؤيتك وأهداف الحدث أيضًا للحضور تجربة خدمة عملاء أكبر بكثير، حيث يصبح موظفو المكان امتدادًا لفريق المنظمين لديك.

إنه أيضًا من المهم أن تفكر في توفير أماكن إقامة قريبة مناسبة. فقد يكون العديد من الضيوف قد سافروا مسافات طويلة وسيرغبون في البقاء طوال مدة الحدث. ويمكن أن توفر “ليالي الاستراحة” هذه أيضًا فرصة رائعة للتواصل مع مندوبيك والمتحدثين، لذا فمن الضروري أن يكون مكان إقامتك إما في مكان الحدث أو قريبًا منه للغاية.

لا يوجد جدول زمني لإتمام المهمة

إن تحديد جدول زمني واقعي لإتمام المهمة أمر ضروري للغاية للحفاظ على كل شيء وكل شخص على المسار الصحيح. ومن المهم أن يفهم كل فرد في الفريق ما يجب القيام به ومتى يجب القيام به.

فكر في استخدام برنامج إدارة المشاريع المجاني مثل Trello أو الاستفادة من مشاركة الملفات المستندة إلى السحابة مثل Teams وOnedrive وGoogle Drive وما إلى ذلك. سيتيح لك هذا توحيد المستندات الرئيسية التي يمكن لجميع المتعاونين الوصول إليها وتحريرها في الوقت الفعلي وسيمنحك رؤية أفضل بكثير لحالة المهام الرئيسية، بدلاً من عمل الأشخاص في صوامع وعدم وضوح كيفية تقدم مهام معينة.

لا توجد خطة طوارئ

هناك احتمال بنسبة 100% تقريبًا لحدوث خطأ أو عدم حدوثه كما هو مخطط له. على الرغم من كل جهودك المبذولة والتخطيط لكل نتيجة ممكنة، فمن المحتم أن يحدث شيء لم يتوقعه أحد.

اعمل مع المكان عن كثب وأبلغهم بنواياك أثناء مراحل التخطيط. لديهم الخبرة والتجربة للتعرف على العقبات المحتملة ويمكنهم غالبًا استباق المشكلات والعمل معك على الحلول قبل حدوثها. يعود هذا إلى اختيار مكان يفهم أهدافك ويساعدك في تقديم أفضل حدث ممكن.

ومع ذلك، قد تحدث بعض الأمور التي لا يمكن التنبؤ بها تمامًا، لذا فمن الحكمة دائمًا أن تضع خطة طوارئ في ميزانية الحدث. إذا كنت تفرض رسومًا على الحضور/المندوب، ففكر في تخصيص 5% من إجمالي الإيرادات المتوقعة كخطة طوارئ.

انهيار التواصل

كلما زاد حجم الحدث، أصبح من الصعب إبقاء الجميع على نفس الصفحة، ولكن من المهم أن تفعل ذلك! عند تعيين المهام لأعضاء الفريق، تأكد تمامًا من أنهم يفهمون المهمة والنتيجة المتوقعة. سيؤدي هذا إلى تجنب التكرار غير الضروري للعمل أو، الأسوأ من ذلك، إهمال المهام المهمة لأن الفريق اعتقد أنها “وظيفة شخص آخر”.

قم بإنشاء جدول زمني واضح للأنشطة وعقد اجتماعات منتظمة حيث يمكن للفريق الإبلاغ عن تقدمهم وتحديد أي فجوات أو مجالات تحتاج إلى مزيد من التركيز أو المساعدة من الفريق الأوسع.

الاستماع إلى نفسك فقط

من أكثر الأخطاء شيوعاً هو الاعتقاد أنك دوماً على حق. يجب أخذ رأي الآخرين ومتابعة أحدث الاتجاهات. حيث أن التمسك برأيك قد يعرضك لخسارة الكثير من المجهود المبذول. مما يؤدي إلى ضياع الوقت والأموال وربما فشل الاجتماع كله.

ستجد في هذا المقال المزيد من الأفكار عن كيفية تنظيم الاجتماع السنوي للموظفين