تحديات إدارة اجتماعات أو ورش عمل هجينة

قد تكون الاجتماعات أو ورش عمل هجينة صعبة بشكل خاص. لذلك تتطلب تخطيطًا دقيقًا، وإعدادًا قويًا، ومهارات تيسير من الدرجة الأولى.

كيف تسد الفجوة بين الحضور عن بعد والحضور الشخصي

سنوضح لك كيف. يمكنك اعتبار هذا دليلك الكامل والنهائي لنجاح ورشة العمل الهجينة. والذي يغطي جميع الخطوات والأدوات والنصائح التي تحتاجها.

ما هو الاجتماع أو ورشة العمل الهجينة؟

الاجتماع أو ورشة العمل الهجينة هي تلك التي تتضمن حضورًا شخصيًا وحضورًا عن بُعد. سيكون لديك بعض الأشخاص في الغرفة معك، والبعض الآخر يتصل افتراضيًا.

اقرء المزيد عن: كيف أثبتت الفعاليات الهجينة نجاح مستمر.

التحديات المرتبطة بالنموذج الهجين

ربما يكون أحد أكبر علامات الاستفهام حول مشاركة الموظفين وثقافة الفريق.

كيف تتأكد من أن جميع الموظفين يشعرون بالمشاركة والشمول، بغض النظر عما إذا كانوا يختارون العمل من المكتب أو من المنزل؟

هذا وثيق الصلة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات وورش العمل الهجينة. دعنا نستكشف بعض التحديات المحددة المرتبطة بورش العمل الهجينة الآن.

هناك ثلاثة تحديات رئيسية يجب أن تكون على دراية بها عند إدارة اجتماع أو ورشة عمل هجينة:

التحدي رقم 1: خلق بيئة عمل متساوية

في اجتماع هجين، قد يكون من الصعب ضمان أن يشعر الحاضرون عن بُعد والحاضرون شخصيًا بالتقدير على قدم المساواة.

بدون الإعداد الصحيح، قد ينتهي الأمر بالمشاركين عن بُعد إلى الشعور بأنهم غرباء أو مجرد مراقبين – أو أن مساهمتهم أقل أهمية. هذا شيء يجب أن تكون على دراية به عند التخطيط لورشة العمل الخاصة بك.

التحدي رقم 2: مشكلات التكنولوجيا

لا تقتصر مشكلات التكنولوجيا على الاجتماعات الهجينة، ولكنها قد تكون ضارة بشكل خاص عندما يكون لديك مزيج من الحاضرين شخصيًا والحاضرين عن بُعد. يرتبط هذا بتحدي خلق بيئة عمل متساوية؛ إذا كان إعدادك التكنولوجي غير مثالي، فقد يواجه المشاركون عن بُعد صعوبة في مواكبة ما يحدث.

على نحو مماثل، إذا كان الحضور عن بُعد يتصلون بالإنترنت ضعيفًا أو جودة فيديو غير مستقرة، فقد يكون من الصعب على المشاركين الشخصيين الاستمتاع بحضورهم وتقديره.

التحدي رقم 3: الحفاظ على مشاركة جميع الحضور

إن الاجتماعات وورش العمل الأكثر جاذبية هي تلك التي تتسم بالتفاعلية، والتي تزيد من مشاركة الحضور مع الحفاظ على وقت “الاستماع” إلى الحد الأدنى. يصبح هذا معقدًا بشكل خاص عندما يكون لديك بعض الأشخاص في الغرفة، قادرين على المشاركة جسديًا في الأنشطة، والبعض الآخر يعتمد على التكنولوجيا فقط.

من الضروري التخطيط للأنشطة والمناقشات التي يمكن لجميع الأعضاء المشاركة فيها، وإلا سترى مشاركة المشاركين تنخفض بشكل كبير.

كيفية إدارة اجتماع أو ورش عمل هجينة ناجحة

مع الإعداد الصحيح، والأجندة المدروسة جيدًا، والتيسير من الدرجة الأولى، يمكنك إدارة ورش عمل هجينة جذابة ومنتجة وممتعة للجميع.

ضع في اعتبارك إعدادك الرقمي: ما هي البرامج والأدوات التي ستستخدمها؟

إن إدارة ورشة عمل هجينة تتلخص في سد الفجوة بين الأشخاص في الغرفة وأولئك الذين يتصلون عن بعد. تتمثل الخطوة الأولى في التخطيط لإعدادك الرقمي – أي المنصات أو الأدوات أو البرامج التي ستستخدمها لتوصيل الجميع في الاجتماع.

إذا كانت ورشة العمل الخاصة بك تتطلب مواد إضافية، فكيف سيتم توفيرها للمشاركين عن بعد وشخصيًا؟ على سبيل المثال، يمكنك إنشاء ملف PDF يمكن طباعته أو الوصول إليه عبر الكمبيوتر

ابدأ بعمل قائمة بكل أداة أو قدرة رقمية ممكنة قد تحتاجها. من هناك، قم بإجراء بحثك وتضييق نطاق البحث

الإعداد المادي الخاص بك: كيف ستحسن مساحة اجتماعك للمشاركين الشخصيين والبعيدين؟

الآن ستخطط للترتيبات اللوجستية المادية لاجتماعك الهجين.

تريد تصميم المساحة بطريقة تسمح للمشاركين عن بُعد برؤية أكبر قدر ممكن. كيف يمكنك التأكد من شعورهم بأنهم في الغرفة؟

من الناحية المثالية، سيكون لدى أولئك الذين يتصلون من مكان آخر رؤية واضحة لمساحة الاجتماع، وسيكونون قادرين على رؤية جميع الحاضرين شخصيًا. وبالمثل، يجب أن يكون المشاركون عن بعد مرئيين وحاضرين قدر الإمكان.

يمكن لهذه الأفكار المساعدة:

• وضع العرض التقديمي الرئيسي على شاشة كبيرة في المنتصف يمكن للجميع رؤيتها (إما عبر الكاميرا أو بشكل مباشر)
• وضع كاميرات الويب على حوامل ثلاثية القوائم بشكل استراتيجي حول الغرفة لمنح المشاركين عن بعد رؤية بزاوية 360 درجة
• إعطاء المشاركين عن بعد مقعدًا على الطاولة، مع شاشة مخصصة لكل شخص يتصل

قد يستغرق الحصول على التكوين المادي الصحيح بعض التجارب والأخطاء، لذا فإن الأمر يستحق تجربة بعض الإعدادات المختلفة مسبقًا للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة في اليوم.

اجعل المشاركين عن بعد حاضرين جسديًا قدر الإمكان

قد تميل إلى إحضار كمبيوتر محمول إضافي وجعل جميع المشاركين عن بعد مرئيين على شاشة واحدة. ولكن من خلال جعل المشاركين عن بعد أصغر حجمًا وأقل وضوحًا، فإنك تخفف من حضورهم في ورشة العمل.

إذا سمحت المساحة، امنح كل مشارك عن بعد شاشته الخاصة و”مقعده” المخصص. لذا، إذا كان لديك خمسة أشخاص يتصلون من المنزل، فستحتاج إلى خمس شاشات إضافية “تجلس” حول الطاولة. إذا لم يكن ذلك ممكنًا، ففكر في شاشتين أو ثلاث شاشات أكبر.

كلما زادت الرؤية والحضور الجسدي الذي توفره للمشاركين عن بعد، كلما كان اجتماعك الهجين أكثر تماسكًا.

تحسين التكنولوجيا والأجهزة الخاصة بك للتواصل السلس

بغض النظر عن مدى بساطة أو تقدم إعداداتك التكنولوجية، فيجب تحسينها للبيئة الهجينة.

والأهم من ذلك، أنك تريد ضمان اتصال إنترنت مستقر وفيديو عالي الجودة وصوت واضح. إذا كان لديك مشاركون شخصيون يتشاركون فيديو وميكروفونًا واحدًا (أي من خلال كمبيوتر محمول واحد)، فتأكد من أنه لا يزال من الممكن سماع الجميع ورؤيتهم.

اعتمادًا على حجم المجموعة والمساحة، قد يكون من المفيد إحضار مكبر صوت محمول لمؤتمرات الهاتف.

وإذا كان لديك الميزانية والموارد، ففكر في ترقية إعداداتك على النحو التالي:

• أحضر شاشات إضافية (شاشات كبيرة)
• احتفظ بمعزز WiFi في متناول اليد إذا كان من المحتمل أن يتسبب اتصال الإنترنت في حدوث مشكلات
• جهز مساحة الاجتماع بمكبرات صوت وميكروفونات عالية الجودة
• استثمر في كاميرات ويب عالية الدقة (قد تفكر حتى في كاميرات ويب الذكاء الاصطناعي التي يمكنها تتبع وتكبير من يتحدث)
• ينتمي الصوت الضعيف والفيديو المهتز إلى عصر العمل عن بعد في أوائل عام 2020. اقضِ الوقت والمال الإضافيين في ترقية إعداداتك التقنية – سيكون المشاركون في ورشة العمل ممتنين إلى الأبد!

كن واضحًا بشأن هيكل ورشة العمل (وتواصل بشأنه مسبقًا)

لا يزال نموذج ورشة العمل الهجينة جديدًا نسبيًا، وقد لا يكون المشاركون متأكدين مما يتوقعونه. بمجرد أن تتضح لك جميع اللوجستيات المادية والرقمية، من المهم مشاركتها مع المجموعة مسبقًا.

لا تحتاج إلى الكشف عن جدول الأعمال بالكامل، ولكن رسالة بريد إلكتروني موجزة قبل ورشة العمل ستكون مفيدة للغاية.

قم بجولة تدريبية

إذا كانت هذه هي أول ورشة عمل هجينة تقوم بها أو المرة الأولى التي تجرب فيها إعدادًا هجينًا معينًا فقم بجولة تدريبية.

يعتمد الكثير من نجاحك على قدرة جميع المشاركين على رؤية بعضهم البعض وسماع بعضهم البعض بوضوح. بمجرد تجهيز الغرفة بكل المعدات اللازمة، قم بجولة تدريبية وهمية مع شخص آخر في الغرفة وشخص آخر يتصل.

إنه أمر بسيط للغاية، ولكنه مهم للغاية. يمكن أن يؤدي أي خلل فني بسيط إلى تعطيل ورشة العمل بأكملها. أو استبعاد المشاركين عن بعد عن طريق الخطأ. قم بالاستقصاء الواجب قبل الوقت المحدد وتأكد من أن إعدادك خالٍ من العيوب.