خطوات تخطيط الفعاليات المختلفة

تتضمن الفعاليات المختلفة الناجحة العديد من الأجزاء الفردية التي يعتمد كل منها على المنظمين لاختيارها وإدارتها. تستفيد كل من المنظمات والعملاء الأفراد من تأثيرات الأحداث المنظمة جيدًا. قد يستفيد الأشخاص المهتمون بالتخطيط لمناسبة خاصة أو تطوير مهنة تخطيط الأحداث من التعرف على هذه العملية. في هذه المقالة، نناقش أهمية تخطيط الفعاليات المختلفة.

لماذا من المهم تخطيط الفعاليات المختلفة؟

من المهم تخطيط الفعاليات المختلفة لأنها تتطلب عادةً عناصر وموظفين وخدمات متعددة تتطلب الحجز المسبق والتواصل والدفع. غالبًا ما يضمن تخطيط الحدث إتمام الفعالية وفقًا لرؤية المنظم والعميل وأن الضيوف يستمتعون بوقتهم. فيما يلي قائمة بالفوائد الإضافية للتخطيط لحدث ما:

• التنسيق: وهذا يعني أن جميع الخدمات، مثل تقديم الطعام والموسيقى، تعمل في وقت واحد وتؤدي ما هو مطلوب منها.
• السلامة: وهذا يعني أن الضيوف يصلون بأمان ويقضون وقتًا ممتعًا ويغادرون. غالبًا ما يحافظ ضباط الأمن على نظام الحدث والسلوك الجيد للضيوف.
• الأهداف: وهذا يعني أن الحدث يطابق أهداف العميل فيما يتعلق بالغرض والديكور والمتعة وتنظيم الحدث.

كيفية تخطيط الفعاليات المختلفة

فيما يلي قائمة بـ 10 خطوات قد تساعدك في التخطيط لحدث ما:

تنظيم أهدافك

الخطوة الأولى في التخطيط لأي حدث هي تنظيم أهدافك وأغراضك لهذه المناسبة. وهذا يشمل عادةً تحديد الغرض من الفعالية والأهداف التي قد تساعدك في تحقيق هذا الهدف. على سبيل المثال، يمكن أن يكون حدثك عبارة عن جمع تبرعات لمنظمة معينة أو إطلاق منتج أو حدث للتعريف بالعلامة التجارية أو فعالية احتفال لافتتاح فرع جديد. وعادةً ما تنطبق أهداف الحدث على ردود أفعال الحضور ومشاركتهم في الحدث. قد يشمل ذلك زيادة عدد متابعي العلامة التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي، أو زيادة مبيعات منتج ما.

جزء آخر من تنظيم الأهداف والغايات هو تحديد النقاط الرئيسية حول الحدث. قد يساعدك هذا أيضًا في تحقيق أهداف الحدث. على سبيل المثال، فكر في عدد الحاضرين الذين تتوقع حضورهم في هذا الحدث. فيما يلي قائمة بالاعتبارات الأخرى:

• تاريخ الحدث وكمية وقت التحضير الذي تمتلكه
• الموقع والتركيبة السكانية للحاضرين، مثل أعمارهم
• موقع الحدث أو قائمة بالمواقع المحتملة
• نوع الحدث ومدة استمراره، مثل يوم إلى ثلاثة أيام

وضع الميزانية

عادةً ما تساعد الميزانيات في تحديد مقدار التمويل الذي يتلقاه كل عنصر من عناصر الفعاليات. كما قد تساعد الفريق في تحديد المعايير الواقعية لنفقات الفعاليات والحد من المفاجآت التي يتلقاها فريق التخطيط، مثل النفقات غير المتوقعة. عند إنشاء ميزانيتك، ضع في اعتبارك ترك مجال للتغيير أو التعديلات مع تقدم الوقت. تأكد من الالتزام بالميزانية قدر الإمكان حتى تتمكن من البقاء ضمنها. فيما يلي قائمة بالأشياء التي يمكنك تخصيص ميزانية لها أثناء عملية التخطيط:

• مكان الحدث
• الطعام والشراب
• الترفيه
• الديكورات
• الموظفون
• التسويق
• برامج إدارة الحدث
• التأمين
• السفر
• المستلزمات الإضافية
• الرعاة
• النفقات المتنوعة

قد تستفيد أيضًا من إنشاء جدول بيانات لمساعدتك في تنظيم النفقات. يجد بعض الأشخاص أن إضافة حقول إلى جدول البيانات، مثل التكاليف المقدرة والتكاليف الفعلية والبائعين وأوصاف العناصر، قد تساعد في جهود التنظيم. قد تستفيد أيضًا من مشاركة جدول البيانات هذا مع أعضاء آخرين في الفريق لأغراض المساءلة والتعليم.

اقرء أيضاً أفكار فريدة لجلسات الاستراحة أثناء الحدث

بناء فريق الحدث

تتطلب الأحداث الكبيرة عادةً أكثر من شخص واحد لإدارة مهام التخطيط والتنفيذ، ولكن الأحداث الأصغر قد تستفيد من وجود منظم واحد أو اثنين فقط. غالبًا ما يساعد تعيين المهام لمنظمين معينين متعددين في المضي قدمًا في عملية التخطيط بسرعة ويساعد أيضًا في الحفاظ على المساءلة بين الأعضاء. قد تفكر في تعيين مدير مشروع أو رئيس لجنة كقائد لفريق الحدث حتى يتمكنوا من المساعدة في القيادة والإجابة على الأسئلة أو المخاوف. فيما يلي قائمة بالمناطق أو الأقسام التي قد تتطلب تعيين عضو في الفريق:

• إدارة المكان
• الترفيه
• التموين
• المتحدثون والأنظمة السمعية والبصرية
• الدعاية
• إدارة المتطوعين
• الرعاة
• الجدولة
• التصميم الإبداعي
• التسجيل

حدد مكانًا وتاريخًا

يعد اختيار المكان والتاريخ من أهم أجزاء في تخطيط الفعاليات المختلفة. لأن هذه الجوانب غالبًا ما تحدد أجزاء أخرى من الحدث، مثل الديكورات والسعة. فكر في البحث عن أماكن الحدث في وقت مبكر من العملية لأن العديد من الأماكن قد تكون متاحة فقط خلال مواسم أو مناسبات معينة.

اختر برنامج إدارة الفعاليات

عادةً ما يساعد برنامج إدارة الفعاليات المنظمين في الترويج والتسجيل والتنظيم واللافتات الرقمية قبل وأثناء الحدث. قد تساعد بعض التقنيات المنظمين قبل الحدث، مثل برامج التسجيل والتذاكر. فكر في البحث عن منصات وتطبيقات مختلفة قد تساعدك في هذه العناصر. فيما يلي قائمة بالجوانب المحتملة التي قد تتطلب برنامج إدارة الأحداث:

• تكنولوجيا إدارة المشاريع
• البث المباشر والتسجيل
• المشاركة، مثل وسائل التواصل الاجتماعي
• إدارة الحضور
• التسويق والترويج
• موقع الحدث
• حلول الأحداث الافتراضية والهجينة

تحديد والرعاة والشركاء

يوفر البائعون عادةً بعض العناصر الرئيسية التي تساعد الضيوف على الاستمتاع بوقتهم، مثل الطعام والترفيه والنقل والطاولات والكراسي والأمن. قد تقدم بعض الأماكن بعض البائعين، مثل شركات تقديم الطعام، لذا تأكد من سؤال ممثل مكان إقامتك قبل تنظيم بعض البائعين والشركاء الآخرين. فكر في استشارة وكالة مؤقتة للعثور على موظفين للحدث، أو قد تجد متطوعين. يمكنك أيضًا البحث عن الأمن للحفاظ على النظام العام للحدث.

قد يساعدك الرعاة والشركاء في الترويج للحدث أو تمويله أو تنظيمه أو توظيف الموظفين له. من المهم البحث عن المنظمات قبل اختيارها كرعاة أو شركاء حتى تتمكن من ضمان شرعيتها وقدرتها على مساعدة الحدث. قد يمول الرعاة من الشركات أجزاء من الحدث، مثل الطعام، بينما قد تتبرع المنظمات المحلية، مثل الشركات المحلية، بالإمدادات في مقابل التسويق المجاني.

التخطيط للبرنامج والترفيه

غالبًا ما يؤثر برنامج الحدث والترفيه على الحضور العام للمناسبة. الخطوة الأولى في تنظيم البرنامج هي تحديد عامل الجذب الرئيسي للحدث. قبل اختيار هذا، ضع في اعتبارك توقعات جمهورك وما قد يستمتعون به. فكر في نوع الحدث ونوع البرنامج الذي قد يفيد الجمهور والمساحة التي تمتلكها داخل المكان. على سبيل المثال، قد يكون المكان واسعًا بما يكفي لورش عمل أو متحدثين متعددين.

إذا كنت تريد دعوة متحدثين بارزين وضيوف مميزين، ففكر في البحث عنهم من خلال وسائل التواصل الاجتماعي والمواقع الإلكترونية المهنية ومنشورات الصناعة. يمكنك أيضًا البدء في التواصل، أو مسح المجتمع المحلي أو مراجعة الأحداث السابقة التي حضرتها. ضع في اعتبارك التخطيط للبرنامج والترفيه مبكرًا حتى تتمكن من إعادة التنظيم في حالة حدوث تحولات في الجدول الزمني قبل الحدث الفعلي.

وضع علامة تجارية للحدث وتسويقه

قد يجذب موضوع أو علامة تجارية معينة الانتباه إلى الحدث. على سبيل المثال، حاول إنشاء شعار ولوحة ألوان وأسلوب عام لعناصر الحدث، مثل الاسم والشعار والهوية البصرية. ويشمل ذلك الرسومات والنبرة والرسائل والمواد الترويجية. قد تستفيد أيضًا من ربط الموضوع بالأهداف العامة التي أنشأتها في بداية مرحلة التخطيط.

بعد ذلك، قم بإنشاء خطة تسويق للحدث. استخدم قنوات متعددة، مثل وسائل التواصل الاجتماعي والتلفزيون والراديو والبريد الإلكتروني والإعلانات والملصقات والتسويق بالمحتوى. فكر في إنشاء جدول زمني لإشراك قنوات مختلفة أو التردد الذي تستخدمها به. يمكنك أيضًا التفكير في استخدام القنوات التي يستخدمها جمهورك المستهدف بشكل أساسي.

حدد جدول يوم الحدث

يمكنك تحديد جدول ليوم الحدث حتى يتمكن البائعون والموظفون والمتطوعون والضيوف من الوصول في وقت محدد. قم بإنشاء جدول أعمال يغطي اليوم بالكامل، بما في ذلك الإعداد الأولي وجداول تناول الطعام وفترات الترفيه والتفكيك للحدث بعد مغادرة الضيوف. يمكنك أيضًا التفكير في تعيين أعضاء فريق تخطيط الحدث في فترات زمنية محددة وتقديم تفاصيل حول واجباتهم ومتطلباتهم. قد يساعد هذا في الحفاظ على المساءلة طوال الحدث بالكامل.

قد تتضمن بعض الخطوات الإضافية التي يمكنك اتباعها في يوم الحدث ما يلي:

• تذكير الضيوف بالحدث
• التحقق من تخطيط وإعداد المكان قبل وصول الضيوف
• الاتصال بالبائعين والرعاة والشركاء والحضور الإعلامي
• إنشاء منطقة محددة لموظفي الحدث
• التحقق مع فريق تخطيط الحدث طوال الحدث
• التحقق من جميع المعدات الإلكترونية
• إعداد الإمدادات الطارئة، مثل أدوات الإسعافات الأولية

إنشاء مقاييس النجاح

عادةً ما يقيس منظمو الأحداث نجاح أحداثهم من خلال إنشاء واستخدام مقاييس محددة. فكر في طرق يمكنك من خلالها بسهولة قياس أداء أو استقبال عناصر مختلفة من الحدث. على سبيل المثال، يمكنك تحليل البيانات مثل مبيعات التذاكر ومبيعات المنتجات والطلبات المسبقة ومتابعات وسائل التواصل الاجتماعي بعد الحدث.

يمكنك أيضًا عرض مشاركات وسائل التواصل الاجتماعي والمشاركة، وإرسال الاستبيانات إلى الحاضرين واستشارة المتحدثين أو الشركاء في الحدث. تحدث إلى فريق تخطيط الحدث وحدد الطرق التي نجح بها الحدث والطرق التي يمكنك من خلالها تحسين الأحداث المستقبلية. فكر في مقارنة بياناتك بالأهداف التي أنشأتها في بداية عملية التخطيط.

اقرء أيضاً ما هو مؤشر الأداء الرئيسي لقياس الأحداث