طرق إنقاذ الفعاليات من الفشل

طرق إنقاذ الفعاليات من الفشل مرحلة قد تضطر أحيانا إلى اللجوء عليها لتدارك الموقف. التخطيط الناجح قبل الفعالية يجنبك الوقوع في تلك المشكلة. نعمل في رعاية الوفود على توفير جميع المعلومات والوسائل التي ربما يحتاجها مسئولو تنظيم الفعاليات المختلفة.

مقال هام يوضح أهم أسباب فشل الفعاليات

تأكد من تنفيذك الصحيح وفقًا لخطتك الأصلية

من السهل تشتيت انتباهك عن خطة الفعالية الأصلية عندما تُدير مليون مهمة ومهمة. إذا بدا لك أن فعاليتك خرجت عن المسار الصحيح، فمن المفيد مراجعة خارطة الطريق الأصلية والتأكد من اتباعك لها بشكل صحيح – فهذا سيمنحك أفكارًا جيدة حول كيفية إيجاد “مكاسب سريعة” وكيفية العودة إلى المسار الصحيح.

اختبر رسالتك

لا يعد التخمين هو الحل إذا كنت بحاجة إلى تعزيز فعاليتك. بدلًا من ذلك، اختبر تأثير رسالتك لمعرفة ما ينجح وما لا ينجح. استخدم اختبار العناوين A/B في رسائل بريدك الإلكتروني. حدّد أنواع العناوين التي تحظى بأكبر عدد من المشاركات على مدونتك. أنفق بعض المال على إعلانات جوجل لاختبار أي النصوص تُحقّق تحويلات. ثم ركّز مواردك على العناوين الرابحة.

تحدث واستمع إلى فريق المبيعات لديك لفهم المشكلة

فريق المبيعات المندوب هو خطك الأمامي، حيث يتحدث إلى العملاء المحتملين طوال اليوم، كل يوم. غالبًا ما يمكنهم مساعدتك في معرفة ما ينقص فعاليتك وأسباب تردد الناس في الاشتراك وكيفية إنقاذ الفعاليات من الفشل. تحدث إليهم مبكرًا وبشكل متكرر لتحديد مواطن الخلل وتعديل فعاليتك وفقًا لذلك.

تعرف أيضاً على مهام مسئولي الاجتماعات لتدير اجتماعاتك بفعالية

استحوذ على المواضيع الرائجة في أخبار الأعمال

في كثير من الأحيان، مع اقتراب موعد الفعالية ببضعة أسابيع، يكون المحتوى والبحث قد مرّ عليهما عدة أشهر، وتكون هناك قصص جديدة وأكثر إثارة في أذهان الحضور. خصص مساحة في برنامجك لإضافة مواضيع جديدة وذات صلة ومتحدثين رائجين لتعزيز مصداقيتك في اللحظات الأخيرة.

استغل شبكتك الاجتماعية

بالإضافة إلى الظهور في أجندة الأخبار، ينبغي عليك تركيز جهودك على الاستفادة من منصات التواصل الاجتماعي التي يرتادها مندوبوك المحتملون. فهي تُعدّ مصدرًا ثمينًا للمشاركة، والترويج الإيجابي، وتفاعل الجمهور.

لا تنسَ حضور العام الماضي

إذا كان هذا الحدث سيتكرر، فاقضِ بعض الوقت في محاولة جذب حضور العام الماضي، أو على الأقل فهم سبب عدم عودتهم هذا العام. ربما لم يُعجبهم الحضور، ولكن من المرجح أنك لم تُحسن استهدافهم كما ينبغي.

حفّز المتحدثين

يعدّ المتحدثون أحد أهم عوامل الجذب لحدثك، لذا عليك تحفيزهم وتشجيعهم على إخبار الناس عنه. سيكون لترويجهم الشفهي تأثير كبير على مبيعاتك إذا تمكنت من جعلهم يروجون للحدث.

تواصل مع الرعاة/العارضين

يجب أن يكون رعاتك والعارضون ملتزمين بإنجاح الحدث بقدر التزامك أنت. لقد دفعوا أموالهم وربطوا علامتهم التجارية به، فلماذا لا تطلب منهم المساعدة في الترويج لشبكتهم؟ هل لديهم قوائم بأشخاص يرغبون في مقابلتهم يمكنك مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني؟ هل يتحدثون عن الحدث على وسائل التواصل الاجتماعي؟ دعمهم النشط قد يُحدث فرقًا كبيرًا.

ركّز على الشخصيات المهمة لخلق تأثير جذب

إذا كنت تواجه صعوبة في بناء زخم مبكر، فأنت بالتأكيد بحاجة إلى بناء أول كتلة حرجة من الشخصيات المهمة. فكّر في أبرز الأسماء في مجال عملك التي ترغب في وجودها (والتي لا تتحدث) وادعهم مجانًا، ويفضل أن يكون ذلك بدعوة واحدة – أن ينشروا الخبر في شبكتهم. حتى لو لم يروجوا لوجودهم بنشاط، يمكنك ذلك من خلال مشاركة قائمة مندوبيك لبناء دليل اجتماعي.

رتّب مواردك حسب الأولوية

في كثير من الأحيان، تهدر كل طاقتك ووقتك في محاولة إنجاح أمور لا تُضيف قيمة كافية (ربما تكون قناة تسويقية أو رسالة مبيعات). إذا لم يحقق شيء ما عائدًا، انسَه وركز على الـ ٢٠٪ التي تحقق ٨٠٪ من عائدك. ستلاحظ فرقًا في أداء فعاليتك قريبًا. هل أنت غير متأكد من كيفية تحديد ما ينجح وما لا ينجح؟

اخلق حالة من الإلحاح من خلال خصومات وحوافز مستهدفة

هذا لا يعني إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية وبيانات صحفية حول مدّة الحجز المبكر. إنها تبدو مجرد دافع لليأس. بدلًا من ذلك، فكّر في تجارب ذات قيمة مضافة مثل فعالية تواصل حصرية أو عشاء يقتصر على ٢٠ شخصًا، ثم ادعُ أفضل ١٠٠ شخص مُستهدف لديك على أساس أسبقية الحضور. لا تفقد مصداقيتك بالخصومات العشوائية، بل تخلق أيضًا الحافز الذي تحتاجه.

نظّم مسابقة

تعدّ المسابقات طرقًا فعّالة للغاية لجذب الاهتمام بفعاليتك. يكمن السر في جعل الجائزة مجزية. فكّر في إقامة عطلة نهاية أسبوع بعد الفعالية أو تذاكر لحضور فعالية رياضية/ثقافية بارزة. ربما يمكنك تقسيمها بحيث يكون لديك جائزة مناسبة للمشاركة (للحصول على بيانات الاتصال الخاصة بهم) وجائزة كبرى (ولكن فقط لمن حجزوا للفعالية).

لا تظهر التوتر

هذه نصيحة غير ملموسة ولكنها بالغة الأهمية. إذا لم تسر الأمور كما هو مخطط لها، فابذل قصارى جهدك لتجنب التوتر، لأنك ستظهر ذلك لا إراديًا للجميع من حولك. سيؤثر ذلك بشكل غير مباشر على معدل التحويل، والنص الذي تكتبه، ولغة جسدك. حاول أن تحافظ على ثقتك بنفسك، ومن المرجح أن تنقل رسالة رابحة تساعد في إعادة الفعالية إلى مسارها الصحيح.

اطلب المساعدة والأفكار من زملائك

تذكر أنك نادرًا ما تكون وحيدًا عندما تسوء الأمور، فلا تعانِ في صمت. تواصل مع زملائك أو أقرانك أو حتى أصدقائك للحصول على منظور جديد وأفكار جديدة. قد يطرحون عليك سؤالًا يلهمك ويساعدك على إنقاذ الفعاليات من الفشل. على الأقل، ستساعدك المشاركة على تخفيف التوتر وبناء الثقة.

انضم إلى المزيد من المنتديات والمجموعات

هل تتفاعل حقًا مع جمهورك المستهدف؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فكّر في زيادة نشاطك في المنتديات والمجموعات الإلكترونية التي يرتادها العضو المثالي. حاول أن تكون مفيدًا، بدلًا من الترويج المفرط وإلا ستُنفّر الآخرين. أجب عن الأسئلة، وابدأ نقاشات شيقة، وأعجب بمساهمات الآخرين أو علّق عليها، لتبدأ بإظهار نفسك كعضو قيّم. لن يستغرق الأمر سوى بضع دقائق.

احرص على أن يبدأ الناس بالاطلاع على المزيد عنك وعن فعالياتك، وستحصل على جمهور جديد من الحضور المحتملين.

ابحث عن شركاء ترويجيين

من أهم الطرق للوصول بسرعة إلى جمهور جديد من مشتري التذاكر المحتملين هي من خلال إيجاد شركاء يتمتعون بقاعدة جماهيرية واسعة. فكّر في كيفية مساعدتهم (على سبيل المثال، امنحهم فرصة حضور فعاليتك مجانًا)، وانظر إن كانوا سيسمحون لك بإرسال بريد إلكتروني إلى قاعدة بياناتهم أو كتابة منشور ضيف في المقابل.

أظهر المزيد من الأدلة الاجتماعية

يعد هذا الأمر أكثر صعوبة في الفعاليات التي تقام لأول مرة، ولكن إذا سبق لك تنظيم فعالية، فتأكد من إظهار خبرتك للحضور الجدد. أضف شهادات وصورًا ومقاطع فيديو من فعاليتك الأخيرة حتى يتمكن الناس من فهم ما يسجلون فيه. إن بناء الثقة والمصداقية سيساهم بشكل كبير في جذب أي حضور محتمل ولكنه متردد.

أحيانًا، تدرك أن الأمور قد بدأت تتضح، وأنك لا تملك أي وسيلة لتحقيق أهدافك الأصلية. عندها، من المهم مواجهة الموقف مباشرةً لتتمكن من التحكم في مجريات الأمور.

إعادة ضبط التوقعات مبكرًا

إذا تقبلت أخيرًا أنه لا يوجد ما يمكنك فعله لتحقيق أهدافك الأصلية، فمن المهم إبلاغهم بذلك في أسرع وقت ممكن. من خلال البوح لفريقك والرعاة والمتحدثين، ستتمكن من كسب دعمهم لجعل الفعالية ناجحة قدر الإمكان. هذا أفضل بالتأكيد من الصمت وإحداث صدمة قوية لهم في ذلك اليوم.

قدم شرحًا واضحًا

لكسب دعمهم، عليك أن تشرح بوضوح سبب عدم تحقيق التوقعات الأصلية، وما فعلته لمحاولة تصحيح الوضع، ولماذا لن يتكرر ذلك في المستقبل (الدروس المستفادة). إذا استطعتَ نقل هذه الأمور الثلاثة بثقة، فعليك الحفاظ على ثقتهم واحترامهم للمستقبل.

استغلّ الإقبال بتعديل الفعالية

إذا كانت أعداد الحضور أقل من المتوقع، فكّر بإبداع في كيفية استغلالها لصالحك. ربما يمكنك تقديم تجربة تواصل أكثر حميمية وفعالية، أو جلسة تفاعلية أكثر مع المتحدثين، أو خدمة أكثر خصوصية لرعاتك للقاء الشخصيات الرئيسية الحاضرة.

بذل جهد إضافي في موقع الفعالية

إذا كانت النتائج النهائية مخيبة للآمال بعض الشيء نظريًا، يمكنك محاولة تعويض ذلك في موقع الفعالية من خلال خلق تجربة رائعة ومبهجة. ابذل جهدًا كبيرًا لإضفاء الحيوية على القاعة، وأبهر الحضور بخدمات الطعام، واستثمر في العلامة التجارية، وتواصل مع كل من تستطيع. قد تبدو الميزانية محدودة، ولكن إذا كنت ترغب في النمو العام المقبل، فهذا أمرٌ يجب عليك تحمّله.

ابدأ بالتفاوض مع القائمين على مكان الفعالية والموردين

قد تتطلب ظروف العمل عدم تحمل خسائر مالية كبيرة ومضاعفة تجربة الفعالية في الموقع دون تقديم بعض التضحيات. في هذه الحالة، عليك إيجاد حلول لتوفير التكاليف و إنقاذ الفعاليات من الفشل، وربما مع أكبر مركز تكلفة لديك، وهو مكان الفعالية. هل يمكنك تقليل نفقات الطعام؟ كيف يمكنك إخلاء بعض الغرف؟ هل يمكنك تقليص المساحة؟ هل يمكنك تقليل تكاليف نظام الصوت والصورة؟ مرة أخرى، إذا تعاونت معهم مبكرًا في هذا الأمر، فسيتمكنون من مساعدتك في تقليل نفقاتك، بدلًا من إلغاء فعاليتك تمامًا.

فكّر في التأجيل

أحيانًا لا يمكنك تلطيف الجو، وقد لا يكون تنظيم الفعالية في مصلحة أحد. إذا بدت الأمور سيئة لهذه الدرجة، فكّر في إنقاذ الفعاليات من الفشل من خلال تأجيلها، وجمع أكبر قدر ممكن من الأدلة حول أسباب عدم نجاحها، ووضع خطة جديدة. إذا قدمتها بشكل جيد بما فيه الكفاية، يمكنك الحفاظ على دعم جمهورك، وإدارة فعالية ناجحة، ولكن في وقت متأخر قليلًا عن الموعد المخطط له أصلًا.