طريقة الاستعداد لاجتماع عمل ناجح
Table of Contents
طريقة الاستعداد لاجتماع عمل ناجح
إذا كانت من مهامك الحالية الاستعداد لاجتماعات العمل والتحضير له، فهذا المقال لك. التحضير والاستعداد لاجتماع عمل ناجح هي مهمة ليست سهلة. ولكن عند الالتزام بالخطوات التالية ستجد نتيجة مبهرة ونجاح مميز. باستثناء حجز المكاتب والقاعات المناسبة لاجتماعك وهي مهمة يمكنك ايكالها إلى خبراء رعاية الوفود. يقع على عاتقك عدد من المهام الرئيسية والتي يجب الانتباه لاتمامها.
حدد الغرض والأجندة
قبل تحديد موعد للاجتماع، عليك توضيح الغرض منه والنتائج المتوقعة. ما هو الموضوع الرئيسي أو المشكلة التي سيتم مناقشتها؟ من هم أصحاب المصلحة والمشاركون المعنيون؟ كم من الوقت يجب أن يستمر الاجتماع؟ ما هي بنود العمل والمواعيد النهائية؟ ستساعدك هذه الأسئلة في إنشاء جدول أعمال واضح وموجز يحدد نطاق الاجتماع وأهدافه وبنيته. يجب عليك مشاركة جدول الأعمال مع الحاضرين قبل يوم واحد على الأقل وطلب ملاحظاتهم ومدخلاتهم.
تأكد من أنك واضح بشأن نوع الاجتماع الذي يريده رئيسك. اسأل عما إذا كان عليك الحضور لتدوين المحضر. اسأل عما إذا كان هناك أي عروض تقديمية من أفراد آخرين يجب عليهم إعداد شرائح لك وتحديد مواعيد نهائية للتسليم. يجب إعداد مسودة جدول أعمال الاجتماع وتوزيعها للتعليق عليها مبكرًا. قبل أسبوع، إذا أمكن. سيسمح لك الاستعداد بمعالجة القضايا الطارئة في اللحظة الأخيرة بسهولة. ينسحب شخص ما، ثم يظهر في اللحظة الأخيرة. أنت تعرف بالضبط أين تضعها دون أي ضغوط عليك.
اختيار الوقت والأدوات المناسبة
هناك جانب مهم آخر للتحضير للاجتماع وهو العثور على أفضل وقت وأدوات له. يجب أن تأخذ بعين الاعتبار مدى توفر الحاضرين وتفضيلاتهم والمناطق الزمنية التي يعيشون فيها، فضلاً عن مدى إلحاح الموضوع وتعقيده. يمكنك استخدام أدوات الجدولة عبر الإنترنت، مثل تقويم Google أو Doodle، لاقتراح وتأكيد مواعيد الاجتماع وإرسال التذكيرات. يجب عليك أيضًا اختيار المنصة والتنسيق المناسبين للاجتماع، اعتمادًا على ما إذا كان وجهاً لوجه أو افتراضيًا أو مختلطًا. يجب عليك اختبار المعدات والبرامج واتصال الإنترنت مسبقًا والتأكد من أن الجميع لديه إمكانية الوصول إلى المواد والموارد اللازمة.
إذا كان الحاضرون على الجانب الآخر من العالم، فتذكر أنه يجب جدولة الاجتماع قبل أسبوع على الأقل حتى يتمكن موظفوك أو الآخرون من البقاء متأخرين أو الحضور مبكرًا. إذا كانت شركتك لديها خدمة تقديم الطعام في الموقع، فمن الجيد أن يكون لديك قهوة ومعجنات في كلا الموقعين. بالنسبة للاجتماعات المحلية، احتفظ بجهة الاتصال الخاصة بتكنولوجيا المعلومات، والوسائط السمعية والبصرية، والصيانة أيضًا، في حالة الحاجة إلى نقل الطاولات أو العناصر لاستيعاب أحد الحاضرين أو جدول أعمال الاجتماع. يجب إرفاق المواد والموارد وأجندة الاجتماع النهائية بالدعوة في اليوم السابق، في موعد لا يتجاوز الصباح الباكر في حالة نسيانك أو نسيان مقدم العرض لشيء ما.
اختبر التكنولوجيا مسبقًا باستخدام الكمبيوتر المحمول/الكمبيوتر الذي ستستخدمه
- هل تحتاج إلى بث الشاشة؟ هل يعمل؟ أم أنك متصل مباشرة بالتيار الكهربائي؟ تأكد من أن لديك جميع الأسلاك واختبرها
- هل تعمل الكاميرا والميكروفون لديك وهل يمكن توصيلهما؟
- هل تستخدم جهاز تحكم عن بعد؟ هل هو مشحون أم لديك بطاريات في حالة احتياجك إلى تغيير؟
- هل تعمل الروابط التشعبية في العرض التقديمي/الاجتماع؟
- كيف هو وضع الصوت؟ هل يعمل؟
أي شيء يمكنك اختباره مسبقًا، اختبره! من الجيد أن تجري تجربة مباشرة حتى لا تكون هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك في الاجتماع.
تسهيل المناقشة والمشاركة
أثناء الاجتماع، يجب أن تعمل كميسر وداعم. يجب أن تساعد قائد الاجتماع أو رئيسه على إبقاء المناقشة على المسار الصحيح، واتباع جدول الأعمال، وإدارة الوقت. احرص على تشجيع مشاركة وانخراط الحاضرين، من خلال طرح الأسئلة، وطلب الملاحظات، وحل النزاعات. يجب عليك تدوين الملاحظات حول النقاط الرئيسية والقرارات وعناصر العمل، وتسجيل أو نسخ الاجتماع إذا لزم الأمر. يجب عليك أيضًا مراقبة مزاج وطاقة المجموعة واقتراح فترات راحة أو تغييرات في الوتيرة إذا لزم الأمر.
مرة أخرى، تعرف على مسار الاجتماع. ربما تكون قد شاهدت ما يكفي من شرائح العرض التقديمي لمعرفة متى تكون هناك فرصة جيدة لأخذ استراحة. سواء كان الأمر يتعلق بخمس دقائق أو عشرين إلى ثلاثين دقيقة لتناول الغداء، فإن النصف الثاني من الاجتماع سوف يمر بشكل أسرع كثيرًا مع تنشيط الحضور.
تسجيل الاجتماع أو البث المباشر
يجب أن يتم تسجيل الاجتماع في المراحل المبكرة من التخطيط حتى تتمكن من إخطار تكنولوجيا المعلومات والصيانة وما إلى ذلك، بأنك قد تحتاج إليها. وسوف يقدرون الإخطار المبكر وليس في اللحظة الأخيرة.
تلخيص وتوزيع المحاضر
بعد الاجتماع، يجب عليك مراجعة وتلخيص ملاحظاتك وإنشاء مستند يلتقط النتائج الرئيسية والخطوات التالية للاجتماع. تسمى هذه الوثيقة المحاضر ويجب أن تتضمن المعلومات التالية: التاريخ والوقت ومكان الاجتماع؛ أسماء الحاضرين والغائبين؛ بنود جدول الأعمال والموضوعات التي تمت تغطيتها؛ القرارات المتخذة والإجراءات المتفق عليها؛ المسؤوليات والمواعيد النهائية المحددة؛ وأي قضايا أو أسئلة أثيرت. يجب عليك توزيع المحاضر على جميع الحاضرين وأصحاب المصلحة المعنيين في أقرب وقت ممكن وطلب تأكيدهم أو تصحيحاتهم.
بالإضافة إلى المحاضر الرسمية، أود الاحتفاظ بقائمة جارية للإجراءات فقط حسب تاريخ الاجتماع والتي يمكن طرحها كبند جدول أعمال خاص بها في الاجتماع التالي. بهذه الطريقة، يكون هناك دائمًا تقرير مساءلة يتتبع تقدم العمل حتى الانتهاء.
يمكن إكمال 99% من محاضر الاجتماع مع جدول أعمال شامل تم إنشاؤه بالفعل. يجب أيضًا تضمين ما قيل، والمخرجات الموعودة مع المواعيد النهائية وأي وعد آخر تم تقديمه حتى يتمكن أعضاء الاجتماع من إجراء أي تعديلات أو تقديم المشورة لك بشأن استدعاء مختلف لنتيجة موضوع الاجتماع. لا تنس تحديد العناصر أو مقدمي العروض على الطاولة. اسأل رئيسك عما إذا كنت تريد مقدم العرض في الاجتماع التالي، أو أن يظل على الطاولة لاجتماع أو اجتماعين. العناصر الأخرى على الطاولة هي العمل القديم للاجتماع التالي، وقد بدأت أجندة جديدة.
أثناء الاجتماع عند تحديد عناصر العمل، أشر إلى من يملك المهمة وتاريخ الاستحقاق.
عند إرسال محاضر الاجتماع، أود إرسال المحاضر كرابط مشترك (مستند Google)، ولكن في نص البريد الإلكتروني أدرج عناصر العمل، ومن يملك، وتاريخ الاستحقاق.
حدد المهام التي تتطلب وقتًا أو أهمية كبيرة؛ بناءً على دورك، اسأل مالك المهمة عن الدعم المطلوب لإنجازها أو اطلب من مشرفه المباشر أن يقدم له الدعم.
متابعة وتتبع التقدم
الخطوة الأخيرة في متابعة الاجتماع هي التأكد من اكتمال عناصر العمل وتحقيق الأهداف. يجب عليك التواصل مع الحاضرين وأصحاب المصلحة بشكل منتظم وإطلاعهم على حالة وتقدم المهام. وتذكيرهم بمسؤولياتهم والمواعيد النهائية وتقديم المساعدة إذا لزم الأمر. يجب عليك أيضًا جمع الملاحظات والاقتراحات حول كيفية تحسين عملية الاجتماع ونتائجه. يجب عليك توثيق وإبلاغ أي تحديات أو إنجازات أو تغييرات تحدث على طول الطريق.
تحسين مهاراتك ومعرفتك قبل الاستعداد لاجتماع عمل ناجح
أثبت مهاراتك ومعرفتك حول كيفية الاستعداد للاجتماعات ومتابعتها. يمكنك طلب ملاحظات من زملائك ومديريك وعملائك حول أدائك ومجالات التحسين. كما تستطيع أيضًا أخذ دورات عبر الإنترنت وقراءة الكتب والمدونات والانضمام إلى الشبكات والمجتمعات المهنية التي تقدم النصائح والمشورة وأفضل الممارسات في إدارة الاجتماعات. يمكنك أيضًا تجربة أدوات وتقنيات وتنسيقات جديدة يمكن أن تعزز كفاءتك وفعاليتك في تنظيم الاجتماعات وتسهيلها.
التصنيفات
-
1
كيفية اختيار شركة تنظيم المعارض المناسبة
11 أكتوبر, 20222
أنواع الغرف والأجنحة في مختلف أنواع الفنادق
14 يوليو, 20233
ما هي أنواع الفنادق المختلفة؟
18 يونيو, 20234
أنواع شركات الخطوط الجوية في السعودية
1 أغسطس, 20215
كيف احجز قطار الحرمين السريع
19 مارس, 20236
ما هي أهمية الندوات المختلفة
8 أغسطس, 2022 -
كيفية اختيار شركة تنظيم المعارض المناسبة
11 أكتوبر, 2022ما هي الخدمات المتكاملة لتنظيم الفعاليات؟
6 فبراير, 2025دور مؤسسات تقديم الطعام في صناعة السفر والسياحة
3 فبراير, 2025تأجير السيارات المناسبة عند تنظيم الفعاليات المختلفة
30 يناير, 2025أفضل شركات تأجير السيارات في جدة
29 يناير, 2025كيفية استئجار سيارة فاخرة في جدة
28 يناير, 2025 -
خطوات تخطيط الفعاليات المختلفة
6 فبراير, 20255 أسباب لاستئجار خدمات تقديم الطعام للأحداث التي تستضيفها
3 فبراير, 2025تعرف على حقوقك في الفنادق المختلفة
31 يناير, 2025عوامل نجاح المؤتمرات العلمية ومهارات تنظيمها
30 يناير, 2025أهمية دور استئجار السيارات في نجاح تنظيم المعارض
30 يناير, 2025
التعليقات