عشرة أخطاء يقع فيها منظمو المؤتمرات وكيفية تجنبها

يعتمد منظمو المؤتمرات على الأحداث من جميع الأنواع والأشكال والأحجام في جميع أنواع الأماكن. وكلها تتطلب تخطيطًا وإدارة متطورة لضمان نجاحها. يتم تنظيم الأحداث من قبل أشخاص يتمتعون بدرجات متفاوتة من المعرفة والخبرة. ويجد الكثير منهم أنفسهم مسؤولين عن تنظيم اجتماع الشركة أو حدث المؤتمر دون الكثير من التدريب الرسمي، إن وجد.

باعتبارنا شركة متخصصة في تنظيم المؤتمرات والاجتماعات رائدة في البلاد، فإننا نوفر جميع أنواع الخدمات من قطاعات متعددة ولدينا خبرة في كل أنواع الأحداث. لقد حددنا عشرة أخطاء شائعة يرتكبها المنظمون وكيف يمكنك تجنبها:

القيام بالكثير بنفسك

يعد التخطيط لحدث ما من البداية إلى النهاية مهمة ضخمة. بغض النظر عن مدى قدرتك على تنظيم الأحداث، أو مدى صغر حجم الحدث، فسوف يعاني الحدث الخاص بك إذا حاولت القيام بكل شيء بنفسك.

ثق في فريقك وقم بتفويض المسؤوليات. وهذا يقسم مسؤوليتك إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة ويقلل من خطر فقدان العناصر الصغيرة ولكن الحيوية.

ستوفر معظم أماكن المؤتمرات الجيدة أيضًا خدمة إدارة الأحداث. على الرغم من التكلفة الإضافية، إلا أنها ستؤتي ثمارها نحو النجاح الشامل لحدثك وتقلل بشكل كبير من الضغط على كتفيك.

التسويق المتأخر

كلما بدأت في تسويق الحدث الخاص بك والترويج له مبكرًا، كلما زاد الوقت الذي سيضطر فيه الأشخاص إلى جدولة وقت الحضور. وزاد تطلعهم إلى المحتوى الخاص بك. إن ترك نفسك لبضعة أشهر قبل تاريخ بدء الحدث. سيتيح لك وقتًا كافيًا للترويج لحدثك بشكل فعال، خاصة إذا كنت تعتمد على قنوات الوسائط غير المتصلة بالإنترنت للوصول إلى جمهورك المستهدف. سيساعد هذا أيضًا في المفاوضات مع المكان حول أرقام الحضور المتوقعة حيث أن معظمهم سيتعاقدون مع الحد الأدنى من الأرقام. إذا كان الحدث الخاص بك سنويًا، فيجب عليك التسويق على مدار السنة! ابق على اتصال مع مندوبيك مباشرة بعد انتهاء الحدث. بهذه الطريقة، أنت تستفيد من “ضجيج” الحدث وستحصل على تفاعل أكبر في الحدث التالي، بدلاً من السماح للتفاعل بالتلاشي والاضطرار إلى إعادة البناء من الصفر في العام المقبل.

اختيار حجم غير مناسب

في ظاهر الأمر، لا تريد أن يتجول الحاضرون في مساحة كبيرة ويجعلون الحدث يبدو وكأنه حدث قليل الحضور. ومع ذلك، فإن وجود مساحة صغيرة بها عدد كبير جدًا من الأشخاص أمر غير مريح وسيؤدي إلى تدمير التفاعل مع المحتوى الخاص بك. إن ملء مساحة أكبر بطريقة إبداعية أسهل بكثير من البدء في إضافة مساحة إلى الحدث الخاص بك.

ناقش الخيارات مع المكان واسأل عن المناطق الفائضة التي قد تكون بها، أو كيف يمكن تعديل الغرفة إذا كانت أرقامك مختلفة عما توقعته. سيكونون قد رأوا كل تجسيد للحدث في مساحاتهم ويمكنهم المساعدة في تحقيق التوازن الصحيح معك. إذا كانت أرقامك المتوقعة على أعتاب سعة الغرفة، فاختر الغرفة الأكبر!

اختيار التاريخ الخاطئ

تفشل العديد من الأحداث لأنها غير ملائمة للجمهور المستهدف. من المهم اختيار تاريخ لا يناسبك فحسب، بل يناسب المتحدثين والمندوبين أيضًا.

تأكد من عدم عقد مؤتمرات مماثلة في نفس الوقت لضمان الحد الأدنى من المنافسة وجذب أكبر عدد من الحضور. تجنب العطلات الرسمية والعطلات المدرسية/نصف الفصل الدراسي – سيكون لدى الحضور خطط والتزامات أخرى خلال هذا الوقت وقد لا يكون الحدث الخاص بك على رأس قائمة أولوياتهم. ضع في اعتبارك أيضًا أن السفر الدولي من المرجح أن يكون أكثر تكلفة خلال هذه الأوقات، لذا ضع ذلك في الاعتبار إذا كنت تتوقع مندوبين من الخارج.

عدم متابعة الحضور

إذا كنت تنوي إقامة أحداث مماثلة في المستقبل، فمن الضروري الحفاظ على علاقات إيجابية مع أولئك الذين حضروا الحدث الأخير. على أقل تقدير، يجب عليك المتابعة برسالة شكر بسيطة عبر البريد الإلكتروني لإظهار اهتمامك بالحاضرين ولا تنساهم بمجرد انتهاء الحدث.

ومع ذلك، يمكنك إنشاء قيمة مضافة حقيقية للحاضرين من خلال إتاحة مواد العرض التقديمي والمحتوى بعد الحدث حتى يكون لديهم مورد مفيد للرجوع إليه. يمكن أن يكون هذا مفيدًا أيضًا لبدء بناء التفاعل للحدث التالي من خلال توزيع مقتطفات من المحتوى السابق أو إعادة استخدامه لأدوات ترويجية مفيدة عبر الأنظمة الأساسية الخاصة بك.

اختيار مكان خاطئ لإقامة المؤتمرات

سينعكس المكان الذي تختاره على صورة علامتك التجارية. تأكد من اختيار مكان ينعكس بشكل إيجابي على علامتك التجارية ويصور الصورة الصحيحة لجمهورك والجهات الراعية والشركاء. إن اختيار المكان الذي يشاركك رؤيتك وأهداف الحدث سيوفر أيضًا للحاضرين تجربة خدمة عملاء أكبر بكثير، حيث أن المكان المناسب يصبح امتدادا لفريق المنظمين الخاص بك.

من المهم أيضًا التفكير في أماكن إقامة قريبة مناسبة. ربما يكون العديد من الضيوف قد سافروا لمسافات طويلة وسيرغبون في البقاء طوال مدة الحدث. لذلك من الضروري أن يكون مكان إقامتك إما في مكان انعقاد المؤتمر أو قريبًا جدًا منه.

لا يوجد جدول زمني لإكمال المهام

يعد إنشاء جدول زمني واقعي لإنجاز المهمة أمرًا ضروريًا للغاية لإبقاء كل شيء وكل شخص على المسار الصحيح. من المهم أن يفهم كل فرد في الفريق ما يجب القيام به – ومتى يجب القيام به – خاصة إذا لم يكن فريق المنظمين مديري أحداث بدوام كامل ويخططون للحدث بالإضافة إلى أدوارهم الأساسية.

فكر في استخدام برامج إدارة المشاريع المجانية مثل Trello أو الاستفادة من مشاركة الملفات المستندة إلى السحابة مثل Teams، Google Drive  وما إلى ذلك. سيسمح لك هذا بمركزية المستندات الرئيسية التي يمكن لجميع المتعاونين الوصول إليها وتحريرها في الوقت الفعلي وسيوفر لك الكثير رؤية أفضل لحالة المهام الرئيسية، بدلاً من الأشخاص الذين يعملون في صوامع وعدم وضوح كيفية تقدم مهام معينة.

لا توجد خطة طوارئ

هناك احتمال بنسبة 100% تقريبًا أن يحدث خطأ ما أو لا يحدث كما هو مخطط له. على الرغم من كل ما تبذلونه من أفضل الجهود والتخطيط لكل نتيجة محتملة، فمن المحتم أن يحدث شيء لم يتوقعه أحد.

اعمل مع المكان عن كثب وأبلغهم بنواياك أثناء مراحل التخطيط. لديهم الخبرة والتجربة للتعرف على العقبات المحتملة ويمكنهم في كثير من الأحيان استباق المشكلات والعمل معك على إيجاد الحلول قبل حدوثها. يعود هذا إلى اختيار المكان الذي يفهم أهدافك ويساعدك على تقديم أفضل حدث ممكن.

انقطاع التواصل بين أعضاء الفريق

كلما أصبح الحدث أكبر، كلما أصبح من الصعب إبقاء الجميع على نفس الصفحة ولكن من الضروري أن تفعل ذلك! عند تعيين المهام لأعضاء الفريق، تأكد تمامًا من أنهم يفهمون المهمة والنتيجة المتوقعة. سيؤدي هذا إلى تجنب الازدواجية غير الضرورية في العمل. أو الأسوأ من ذلك، إهمال المهام المهمة لأن الفريق اعتقد أنها “وظيفة شخص آخر”.

أنشئ جدولًا زمنيًا واضحًا للنشاط واحصل على فترات متابعة منتظمة. حيث يمكن للفريق الإبلاغ عن التقدم المحرز وتحديد أي فجوات أو مجالات تحتاج إلى مزيد من التركيز أو المساعدة من الفريق الأوسع.