كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة

تعد إدارة الاجتماعات أداة حيوية في عالم الأعمال، سواء كنت مديرًا تنفيذيًا أو مسؤولًا عن إدارة فريق عمل. فهي تتيح لك التواصل مع فريقك، مناقشة القضايا المهمة، واتخاذ القرارات الاستراتيجية التي تؤثر على مسار العمل. ومع ذلك، فإن نجاح الاجتماعات يعتمد بشكل كبير على كيفية إدارتها وتنظيمها. في هذا المقال، سنستعرض أسس إدارة الاجتماعات بشكل احترافي لضمان تحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة وفعالية.

ما هي العلامات التي تدل على أنك تدير اجتماعاتك بشكل غير فعال؟

إليك بعض الدلالات التي تشير إلى أن الاجتماعات التي تديرها ليست على قدرٍ عالٍ من الكفاءة:

• كثرة الاجتماعات الأسبوعية وقِلّة المُخرجات الحقيقيَّة من كل اجتماع، إذ يُمكن أن يكون ذلك دليلاً على قِلَّة التَّحضير.
• فقدان الموظَّفين للتركيز أثناء الاجتماع، فإذا كانوا على سبيل المثال ينظرون إلى هواتفهم بشكل مستمر أو لا يدوِّنون الملاحظات، فهذا يعني على الأغلب بأنَّ الأمور لا تسير بشكل جيد.
• إذا كان الموظفون يقضون الكثير من الوقت في النَّظر إلى بعضهم البعض أو إلى الأسفل أو خارج النّافذة بدلاً من النَّظر إليك، فقد يكون اجتماعك في مأزق.
• قد يكون من الصعب التركيز أو حتى ملاحظة ما يحدث من حولك عندما تدير اجتماعاً، ولكن من المهم الانتباه إلى ما يفعله الحاضرون أثناء التحدث. من المحتمل أن تظهر العلامات المعتادة الَّتي تدلّ على الملل أو عدم الرّاحة، مثل التَّحقّق من السّاعة بشكل مُستمرّ أو التَّثاوب أو حتّى لغة الجسد.
• عدم وجود أسئلة أو تعليقات في آخر الاجتماع؛ فقد يكون ذلك دليلاً على أنَّ الموظَّفين لم يستمتعوا كثيراً أو حتى لم يعيروا انتباهاً لما قلته أثناء الاجتماع.

اطلع على المزيد عن: أهم 6 من أخطاء الاجتماعات يرتكبها المخططون وكيفية تجنبها

أنواع الاجتماعات

تتنوع الاجتماعات وفقًا لعدة معايير، ومن أبرز أنواعها:

من حيث التوقيت

• اجتماعات دورية: تُعقد بانتظام (أسبوعيًا، شهريًا، أو سنويًا) لمتابعة التطورات ومراجعة الخطط.
• اجتماعات غير دورية: تُعقد عند الحاجة لمواجهة مشكلات طارئة أو مناقشة قضايا عاجلة.

بالنسبة لنوعية الاجتماع

• اجتماعات رسمية: تخضع لقواعد وإجراءات محددة، مثل التصويت واتخاذ القرارات بالأغلبية.
• اجتماعات غير رسمية: تتميز بالمرونة وعدم التقيد بإجراءات صارمة.

من حيث المستوى

• اجتماعات دولية: مثل اجتماعات الأمم المتحدة أو الجامعة العربية.
• اجتماعات محلية: مثل اجتماعات مجلس الوزراء أو مجالس إدارة الشركات.

أهمية الاجتماعات

تلعب الاجتماعات دورًا محوريًا في تعزيز التواصل واتخاذ القرارات الجماعية. ومن أبرز فوائدها:

• تبادل الخبرات: الاستفادة من آراء وخبرات المشاركين.
• اتخاذ قرارات مدروسة: القرارات الجماعية تكون أكثر نضجًا وموضوعية مقارنة بالقرارات الفردية.
• تحسين التنسيق: تنسيق الجهود بين الأقسام أو الفرق المختلفة.
• رفع الروح المعنوية: إتاحة الفرصة للموظفين للتعبير عن آرائهم والمشاركة في صنع القرارات.

نصائح لتنظيم اجتماعات ناجحة

• اختر الوقت المناسب: تجنب أوقات الذروة مثل نهاية الأسبوع أو بعد الظهيرة.
• كن مستعدًا: تأكد من توفر جميع المعلومات والأدوات اللازمة.
• حافظ على التركيز: تجنب الخروج عن الموضوعات المطروحة.
• شجع المشاركة: أفسح المجال لجميع المشاركين للتعبير عن آرائهم.
• اختتم بشكل إيجابي: أكد على النتائج الإيجابية وشكر المشاركين على جهودهم.

ملاحظة:

• تختلف أنواع الاجتماعات حسب طبيعة المنظمة والهدف من عقدها.
• يجب اختيار نوع الاجتماع المناسب للموضوع المراد مناقشته.

اقرأ أيضاً: كيف يمكنك تحسين استخدام غرف الاجتماعات

مراحل إدارة الاجتماعات

المرحلة الأولى: قبل انعقاد الاجتماع

• تحديد الهدف من الاجتماع: يجب تحديد الهدف من الاجتماع بوضوح قبل انعقاده، ممّا يساعد في تحديد جدول الأعمال واختيار المشاركين المناسبين.
• تحديد من سيتمّ دعوتهم: يجب دعوة جميع الأشخاص الذين لديهم صلة بالموضوع المراد مناقشته، ممّا يضمن مشاركة جميع وجهات النظر.
• إعداد جدول أعمال الاجتماع: يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع مسبقًا، ممّا يساعد في تنظيم النقاش وإدارة الوقت بفعالية.
• اختيار وتنظيم مكان الاجتماع: يجب اختيار مكان مناسب لحجم الاجتماع ونوعه، مع مراعاة توفر وسائل الراحة اللازمة للمشاركين.
• إرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للمشاركين: يجب إرسال الدعوة للمشاركين قبل وقت كافٍ من الاجتماع، مع إرفاق جدول الأعمال والمعلومات اللازمة.

ملاحظة:

• يجب التأكد من أن جميع المشاركين لديهم فهم واضح للهدف من الاجتماع وجدول أعماله.
• يجب توفير جميع المواد اللازمة للمشاركين قبل الاجتماع.

المرحلة الثانية: أثناء انعقاد الاجتماع

• بدء الاجتماع في الوقت المحدد: يجب أن يبدأ الاجتماع في الوقت المحدد، ممّا يدلّ على احترام وقت المشاركين.
• مراجعة جدول الأعمال: يجب مراجعة جدول الأعمال مع المشاركين للتأكد من موافقتهم عليه.
• إثارة النقاش حول الموضوعات المطروحة: يجب إثارة النقاش حول الموضوعات المطروحة في جدول الأعمال بطريقة تحفيزية، ممّا يشجع المشاركين على التعبير عن آرائهم.
• توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن الهدف: يجب توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن الهدف المحدد للاجتماع.
• حصر النتائج والقرارات المتخذة: يجب حصر النتائج والقرارات المتخذة في نهاية كل نقاش، ممّا يضمن وضوحها وتذكرها.
• اختتام الاجتماع في الوقت المحدد: يجب اختتام الاجتماع في الوقت المحدد، مع شكر المشاركين على حضورهم ومشاركاتهم.

ملاحظة:

• يجب على رئيس الاجتماع أن يكون منظمًا وفعالًا في إدارة الوقت.
• يجب أن يشجع رئيس الاجتماع جميع المشاركين على التعبير عن آرائهم.
• يجب أن يحافظ رئيس الاجتماع على جو من الاحترام والتعاون بين المشاركين.
• حاول جعل اجتماعاتك قصيرة

من المحتمل جداً أنه بعد 30 دقيقة من الاجتماع، لن يكون انتباه فريقك حادّاً كما كان في البداية. لا يعني ذلك أنَّهم يشعرون بالملل أو أنَّ انتباههم يتشتت بسهولة، ولكن يمكن أن يكون هناك عدد مبالغ به من المعلومات والمهامّ الَّتي تقوم بمشاركتها في الاجتماع. كلما طالت مُدَّة الاجتماع، تطلب الأمر مزيداً من الجهد للحفاظ على طاقة الحاضرين.

لذلك، يعد عقد اجتماعات قصيرة مكوّناً أساسيّاً لتحسين كفاءة الفريق، إذ يُفضَّل ألّا تزيد الاجتماعات بشكل عامّ عن ساعة واحدة. إذا كانت مدة الاجتماع تزيد عن الوقت الذي حدَّدته، فهذا يعني أنَّك لا تقوم بإدارة الوقت والتَّحضير للاجتماعات بشكل جيد.

المرحلة الثالثة: بعد انعقاد الاجتماع

• توثيق الاجتماع: يجب توثيق الاجتماع بكتابة محضر يوضح النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة.
• تقييم الاجتماع: يجب تقييم الاجتماع لتحديد نقاط القوة والضعف، ممّا يساعد في تحسين أداء الاجتماعات القادمة.
• متابعة تنفيذ القرارات: يجب متابعة تنفيذ القرارات المتخذة في الاجتماع للتأكد من تحقيقها.

ملاحظة:

• توثيق الاجتماع يساعد في الرجوع إلى النقاط التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة في المستقبل.
• تقييم الاجتماع يساعد في تحسين أداء الاجتماعات القادمة وتجنب الأخطاء.
• متابعة تنفيذ القرارات تساعد في تحقيق أهداف الاجتماع.

قم بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع

تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات ليس مجرد عادة جيّدة، إنّما تعتبر من أهم الخطوات الَّتي تؤدّي إلى إدارة اجتماع العمل بنجاح. قم بتوكيل شخص للقيام بكتابة جميع المناقشات الضَّرورية والقرارات وخطوات العمل التّالية الَّتي يجب اتِّباعها، إذ تتمثَّل فائدة تدوين الملاحظات بما يلي:

• قد لا يكون جميع الموظفين متاحين لحضور اجتماع مجدوَل، لذلك يعدّ الاحتفاظ بسجلّ لما حدث في الاجتماع أمراً مهمّاً ليكون مرجعاً للجميع سواء أكانوا حاضرين أم لا.
• إذا كان الجميع يعلم بأنه يتم تسجيل الاجتماع، فلن يكون هناك مجال لتضييع الوقت أو عدم الانتباه، إذ سيكون رد فعلهم الفوري هو الاستماع والاستيعاب والمشاركة.
• الاعتماد على الذاكرة حول ما حدث خلال الاجتماع يمثّل مخاطرة لبعض روّاد الأعمال، خاصَّة إذا كنت تتحدث عن معلومات مهمّة، لذلك يعدّ تسجيل وتدوين الملاحظات حول الاجتماعات من أفضل الطّرق للرُّجوع إليها في المستقبل.

قد يكون من المفيد أيضاً استخدام تطبيق لتدوين الملاحظات للتَّأكّد من عدم تفويت أيّ شيء، إذ تعمل تطبيقات تدوين الملاحظات على تسهيل مشاركة جدول الاجتماع ونقاط المناقشة وعناصر العمل مع جميع الحاضرين.