كيف تتم عملية تقييم الفعاليات؟

يتم إجراء عملية تقييم الفعاليات من خلال جمع البيانات والملاحظات من مصادر مختلفة. بما في ذلك الحضور والرعاة والمتحدثين والموظفين. تُستخدم أساليب متعددة لضمان حصولنا على وجهات نظر شاملة وتعليقات ثرية من المشاركين بعد انتهاء المؤتمر. يمكنك الاطلاع على المزيد عن أهمية تقييم الفعاليات.

من ضمن هذه الأساليب هي استخدام الاستبيانات لجمع المعلومات وآراء المشاركين في شكل هيكلي ومنظم. فنقوم بطرح الأسئلة بعناية لاستكشاف مختلف الجوانب المتعلقة بالفعالية، مثل جودة المحتوى ومهارات المتحدثين وتنظيم الفعاليات. بالإضافة إلى ذلك، تُجرى المقابلات المباشرة مع عدد محدود من المشاركين المميزين للحصول على رؤى أعمق ومحادثات مفصلة حول تجربتهم وآرائهم. حتى تتم عملية التقييم بشكل صحيح وكامل يتم كذلك رصد وسائل التواصل الاجتماعي وتحليل البيانات المتعلقة بالمؤتمر، مثل التغريدات والمنشورات والتعليقات. قد ترى إنها خطوات كثيرة ولكن من خلال جمع هذه البيانات وتحليلها بشكل دقيق، سنتمكن من الحصول على نظرة شاملة حول جودة وفعالية المؤتمر، واستخلاص الدروس المستفادة والتوصيات للتحسين في المستقبل.

ما هي الأدوات المستخدمة في التقييم؟

هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها لتقييم الفعالية، وبالطبع هذه الأدوات تختلف حسب نوع وحجم وهدف كل حدث، ولكن بشكل عام تشمل هذه الأدوات كلًا من:

الاستبيانات والاستطلاعات:

تُعتبر الاستبيانات والاستطلاعات أدوات قيمة لجمع آراء المشاركين في الفعالية. حيث تسمح منصات الاستبيانات الإلكترونية مثل Google Forms وSurveyMonkey وTypeform للمنظمين بإنشاء استبيانات مخصصة تسأل عن رضا المشاركين وتجمع الاقتراحات وتقيم جوانب محددة من الفعالية.

المقابلات والجلسات الحوارية:

تعتبر المقابلات والجلسات الحوارية أدوات قوية للتفاعل المباشر مع المشاركين في الفعالية. إنها توفر فرصة لإجراء مناقشات عميقة والحصول على ملاحظات ذات طابع نوعي تساهم في تحسين الفعالية وفهم احتياجات المشاركين. عند إجراء المقابلات، يتم التفاعل مباشرة مع المشاركين بشكل فردي. يتم طرح الأسئلة واستماع إلى آراء المشاركين وتجاربهم بشكل شامل. هذا يسمح للمنظمين بفهم أعمق لتفاصيل التجربة والتحديات التي واجهها المشاركون. كما يمكن للمنظمين أن يحصلوا على اقتراحات وملاحظات قيمة تساهم في تطوير وتحسين الفعالية.

أدوات مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي:

يعد حصد التعليقات والآراء عبر منصات التواصل الاجتماعي أمرًا حيويًا للمنظمين لفهم المشاعر المتعلقة بالفعالية وتحسين تجربة المشاركين. تتيح أدوات مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي مثل Hootsuite وSprout Social وBrandwatch للمنظمين تحليل التعليقات والمشاركات والوسوم التي تتعلق بالفعالية على الإنترنت. من خلال هذه الأدوات، يمكن للمنظمين تتبع الإشارات والوسوم والتعليقات المتداولة على منصات التواصل الاجتماعي. يمكنهم مراقبة الحسابات ذات الصلة واستخلاص الآراء والملاحظات التي يشاركها المشاركون. بالاستفادة من هذه البيانات، يمكن للمنظمين قياس ردود الفعل لدى المشاركين وتحديد نقاط القوة والضعف في تجربتهم.

تحليلات وتتبع البيانات:

توفر برامج إدارة الفعاليات وأدوات التحليل مثل Google Analytics وEventbrite Insights وHubSpot بيانات قيمة حول التسجيل، وحركة المرور على الموقع، وحضور الجلسات، ومقاييس التفاعل. كما يساعد تحليل هذه النقاط على قياس نجاح الفعالية، وتحسين التخطيط للفعاليات المستقبلية. من خلال استخدام هذه الأدوات، يمكن للمنظمين الحصول على رؤى قيمة، وقياس الأداء، واتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين الفعاليات المستقبلية. مما يسهم التوازن بين الملاحظات الكمية والنوعية المستمدة من هذه الأدوات في التحسين المستمر وضمان تجربة إيجابية للمشاركين.

كيفية الاستفادة من التقييم للفعاليات المستقبلية:

لا يكفي فقط إجراء تقييم للمؤتمر بل يجب أن يستخدم هذا التقييم كأساس للتحسين المستمر والابتكار في تنظيم وإدارة الفعاليات التعليمية والتواصلية. لذلك يجب على المنظمين اتباع بعض الخطوات للاستفادة من التقييم للمؤتمرات المستقبلية، مثل:

• تقديم تقارير وتوصيات عن نتائج وأثر الفعالية بشكل موضوعي وواضح باستخدام أساليب وأدوات مختلفة مثل التقارير الكتابية أو الشفهية أو الرسومية أو الإلكترونية.
• مشاركة التقارير والتوصيات مع الجهات المعنية بالحدث سواء كانت داخلية أو خارجية. والحصول على ردود فعل وتقييم منها، والتفاعل معها بشكل بناء وإيجابي.
• تطوير خطط العمل والاستراتجيات للاستفادة من نقاط القوة والتغلب على نقاط الضعف في المؤتمرات المستقبلية بناء على التقارير والتوصيات وردود الفعل والتقييم، وتحديد المسؤوليات والموارد والجداول الزمنية لتنفيذها.

في الختام، بعد ما استعرضنا جميع جوانب التقييم، يأتي الدور الأهم وهو الاستمرار في هذه العملية الحيوية. حتى تتمكن من تحقيق تطوير مستدام ومستمر في تحسين الفعاليات. وكذلك تستفيد من التحديات والفرص التي تظهر مع تنظيم كل فعالية من خلال إبداعك وتفانيك في عملية التقييم. لتصبح قادرًا على تحقيق تجارب متميزة ومستدامة للمشاركين.