ما هي الفعاليات الهجينة وأبرز عناصرها

أصبحت الفعاليات الهجينة عنصرًا أساسيًا في عالم الفعاليات؛ فقد أدرك المنظّمون أنّه بفضل التطوّرات والقدرات المتعلقة بإقامة الفعاليات الافتراضية، أصبح بإمكانهم إنشاء حلّ مدمج يسمح بالحضور الشخصي والافتراضي في الوقت نفسه، ممّا يُمكّن إقامة فعاليات تفتح أبوابها أمام جمهور عالمي.

بعض أنواع الفعاليات الشائعة

​معرض تجاري

فعالية تنظمها مؤسسة أو شركة متخصصة بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة ويكون زواره من أصحاب الأعمال والمختصين ويمنع فيها البيع المباشر، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبه متخصصة.

معرض تجاري دولي

المعرض التجاري الذي يشارك فيه 10% أو أكثر من عدد العارضين من خارج المملكة.

معرض سلع استهلاكية

فعالية أعمال، تنظمها مؤسسة أو شركة مرخصة لإقامة المعارض بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة، ويكون زواره من العامة، ويسمح فيها بالبيع المباشر.

معرض تعريفي

فعالية تنظمها مؤسسة أو شركة تجارية بغرض التعريف بمنتج وخدمات قائمه أو تدشين منتج وخدمات جديده، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبه متخصصة، ولا يشمل ذلك الأنشطة الثقافية.

معرض خيري

فعالية تنظمها مؤسسات متخصصة تحت مظلة جمعية خيرية ويكون هدفها وريعها خيري ويسمح فيها بالبيع المباشر لمنتجات الجمعية أو للهبات العينية التي تعطي للجمعية، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبه متخصصة، ولا يشمل ذلك الأنشطة الثقافية.

معرض صناعات وطنيه

فعالية تنظمها الغرف التجارية الصناعية في المملكة للتعريف بالمنتجات الوطنية الاستهلاكية ويسمح فيها بالبيع المباشر، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبه متخصصة.

اجتماع

لقاء يتم تنظيمه من قبل أفراد أو جهات معينه في مكان محدد خارج مقر الجهة المنظمة ويشارك فيه عشرة أشخاص وأكثر لمدة لا تقل عن أربع ساعات لمناقشة موضوع محدد، ولا يصحب الاجتماع أنشطة اخرى.

​اجتماع جمعية

لقاء دوري يتم تنظيمه لأعضاء جمعية أو اتحاد أو منظمة (محلية أو دولية) معينه في مكان وزمان محدد. تمتاز هذه القاءات بكثرة عدد المشاركين، وقد يستمر القاء أيام، وتتنافس الوجهات على استقطاب هذه القاءات. وقد يشمل اللقاء تنظيم معرض مصاحب للرعاة فقط.

مؤتمر/اجتماع الجمعية الدولي

اجتماع ينتقل بين ثلاث دول على الأقل وتكون سمة الانعقاد دوريه ويحضره 50 مشاركا أو أكثر.

محاضرة

اجتماع يحضره مجموعه من الأشخاص ويكون فيه متحدث واحد يقدم عرضاً أو ورقة عمل عن موضوع معين، ولا يشمل ذلك الأنشطة الثقافية.

ورشة العمل

اجتماع يحضره عدد من الأشخاص لمناقشة موضوع محدد أو حل مشكلة أو تطوير منتج.

ندوة

اجتماع لعدد من المهتمين في مجال معين، ويتم فيها مناقشة موضوع محدد، ولا يشمل ذلك الأنشطة الثقافية.

مؤتمر

اجتماع علمي يناقش موضوعا محددا في عدد من المحاور، يقدم المشاركين المختصين فيه أبحاث وأوراق عمل محكمة تعتمد من اللجنة العلمية للمؤتمر، ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات. ولا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة. وقد يشمل المؤتمر تنظيم معرض مصاحب للرعاة فقط.

مؤتمر دولي

هو اجتماع يشارك فيه 15% أو أكثر من عدد الحاضرين من خارج المملكة او أن يكون الحاضرين من 3 دول أو أكثر.

منتدى

اجتماع يناقش موضوعا عاما في عدد من المحاور، يتبادل المشاركين فيه وجهات النظر من خلال جلسات وورش عمل. ولا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة. وقد يشمل المنتدى تنظيم معرض مصاحب للرعاة فقط.

ملتقى

 فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي، ومؤتمر أو منتدى أو ندوة، ولا يشمل ذلك الأنشطة الثقافية.

فعالية مؤسسية

مناسبه تنظمها الجهات الحكومية أو الخاصة لغرض تطوير اعمالها وتواصلها مع منسوبيها أو عملائها.

دورة / ورشة تدريبية

اجتماع ينظمه جهات تدريبيه معتمدة يقدم معارف ومهارات لتطوير قدرات المشاركين.

مزايا إقامة فعاليات هجينة

ستعمل فعاليتك الهجينة على تحقيق القيمة المرجوّة قبل الفعالية وخلالها وبعدها. وذلك بفضل التواصل الذي يمكن أن يبدأ قبل الفعالية المباشرة بالإضافة إلى إتاحة محتوى الفعالية عند الطلب بعد الفعالية.

التعاون بين الوظائف:

يستلزم هذا النوع من العمليات المتكاملة كسر الحواجز التنظيمية وتعزيز التعاون بين الإدارات أو المجالات الوظيفية، مثل التسويق والعمليات والمالية والمبيعات. من خلال تعزيز الفرق متعددة الوظائف، يمكن للمنظمات الاستفادة من الخبرات المتنوعة لتبسيط تخطيط الأحداث وتنفيذها.

تكامل التكنولوجيا:

في هذا العصر الرقمي، تعمل التكنولوجيا كحجر الزاوية للعمليات المتكاملة. من منصات إدارة الأحداث والتطبيقات المحمولة إلى تحليلات البيانات وأنظمة إدارة علاقات العملاء، يتيح دمج التكنولوجيا التواصل السلس ومشاركة البيانات وأتمتة العمليات عبر دورة حياة الحدث ومراحلها. يضمن تكامل التكنولوجيا الذي يُشار إليه أحيانًا باسم التكامل متعدد القنوات الرسائل المتسقة والعلامة التجارية والمشاركة عبر جميع القنوات، مما يخلق تجربة موحدة للحاضرين.

إدارة سلسلة التوريد:

تتجاوز العمليات المتكاملة حدود المنظمة لتشمل الشركاء الخارجيين والموردين والبائعين. يتضمن تكامل سلسلة التوريد تحسين المشتريات والخدمات اللوجستية وإدارة المخزون لضمان التسليم في الوقت المناسب للموارد والخدمات للأحداث.

إشراك أصحاب المصلحة:

تعتمد الأحداث الناجحة على المشاركة الفعالة لأصحاب المصلحة، بما في ذلك الرعاة والعارضين والمتحدثين والحاضرين. تسهل الفعاليات المدمجة الاتصال الاستباقي، وتعزز بناء العلاقات، ومواءمة المصالح لتعظيم القيمة لجميع أصحاب المصلحة.

أبرز عناصر الفعاليات الهجينة:

من أبرز العناصر هو تحديد أهداف واضحة قابلة للقياس للحدث. يجب توصيل هذه الأهداف بشكل فعال إلى جميع أصحاب المصلحة لضمان التوافق والتركيز. من المهم أيضًا تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لتمكين فريق الإدارة من مواءمة جهودهم وتتبع التقدم بشكل فعال.

ينبغي للمنظمات أن تراقب باستمرار مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس لتتبع التقدم وتحديد مجالات التحسين وتحسين الأداء طوال دورة حياة الحدث.