مسئوليات فريق عمل تنظيم الحشود وإدارتها

فريق عمل تنظيم الحشود هو فريق متخصص في إدارة الحشود. وهو عنصر حاسم في إنجاح أي فعالية أو معرض. حيث يعمل هذا الفريق على تنظيم وتنسيق الفعالية بشكل يضمن سلامة وأمان الحاضرين. ويستجيب لاحتياجاتهم وتوقعاتهم فيمَا يتعلق بالفعالية.

كما يساعد في تحسين وتعزيز الأنشطة المختلفة في الحدث وجعلها تناسب اهتمامات وقيم الحضور. ولضمان سلامة الجميع، يعمل هذا الفريق على تحليل وتقييم المخاطر المحتملة وتطوير استراتيجيات للتعامل معها.

أهمية تخصيص فريق عمل ماهر

لتشكيل فريق عمل متكامل يجب تحديد المهام الأساسية لأعضاء الفريق، وتوزيع المسؤوليات بينهم على الوجه المناسب. لذا من المهم أن تتعرف على الأدوار الأساسية التي توفر تجربة مرضية وآمنة للحضور في الفعالية.

المنظم:

هو المسؤول عن التخطيط والتنفيذ والتقييم العام للفعالية. يقوم بتحديد الأهداف والميزانية والجدول الزمني والشركاء والمستفيدين للفعالية. كما يعين المسؤوليات والصلاحيات والأدوار لأعضاء فريق العمل، مما يضمن أن الجميع يعمل لتحقيق نفس الغايات والأهداف.

المسؤول عن الإدارة:

هو المسؤول عن تصميم وترتيب وتنسيق جميع جوانب إدارة الحشود في الفعالية. يقوم بتحليل وتقييم ومراقبة المخاطر المتعلقة بالحشود. وكذلك يضع خططًا واستراتيجيات وسياسات لإدارة الحشود بشكل فعال.

أفراد الدعم:

أفراد الدعم هم الأشخاص الذين يقومون بتنفيذ مهام محددة ضمن إطار إدارة الحشود. يتضمن ذلك:

فريق الأمن: يتولوا حفظ الأمن والنظام وضمان سلامة الحضور في الفعالية. يشمل أفرادًا من الشرطة أو الجيش أو شركات الأمن الخاصة.

فريق الإسعافات الأولية: يقدموا المساعدة الطبية للحضور في حالة حدوث إصابات أو مرض. يشمل أفرادًا من الهلال الأحمر أو شركات الرعاية الطبية الخاصة.

فريق الإخلاء والإنقاذ: يقوموا بعمليات الإخلاء والإنقاذ للحضور في حالات الطوارئ. والذي يشمل أفرادًا من الدفاع المدني أو شركات الإنقاذ الخاصة.

فريق الاستقبال والإرشاد: هم الأفراد الذين يوجهون وإرشاد الحضور وتوفير المعلومات وتسهيل دخول وخروج وتنقل الحضور في الفعالية. كما يشمل أفرادًا من المتطوعين أو شركات الاستقبال والإرشاد.

فريق التنظيم والتنسيق: هم الأفراد الذين يقومون بتنظيم وتنسيق جميع العناصر والموارد والخدمات المتعلقة بالفعالية. ويشمل أفرادًا من المنظمين أو شركات التنظيم والتنسيق.

نصائح هامة لإدارة فريق عمل تنظيم الحشود

هناك بعض النصائح الهامة التي يجب معرفتها لتحقيق النجاح في فعاليتك، وهما:

معرفة خصائص الجمهور:

أولاً وقبل كل شيء، ينبغي عليك معرفة نوعية الحضور وعددهم واهتماماتهم وثقافاتهم. يمكنك تحقيق ذلك من خلال البحث والاستقصاءات أو الدراسات المسبقة. من المفيد أيضًا مراجعة البيانات السابقة والتجارب المماثلة إذا كانت متاحة.

تقييم المخاطر المحتملة:

من المهم أن تحدد وتقيم المخاطر التي قد تواجه فعاليتك أو حشودك، مثل التزاحم أو الذعر أو العنف أو الإرهاب أو الكوارث الطبيعية. كما يتوجب عليك تضع أيضًا خططًا واستراتيجيات وسياسات للتعامل مع هذه المخاطر بشكل استباقي أو استجابي.

وضع خطة شاملة:

يجب على المنظمين للفعالية إعداد خطة شاملة ومنسقة لإدارة الحشود. تتضمن هذه الخطة الهدف الرئيسي لإدارة الحشود والاستراتيجية المخططة لتحقيقه، بالإضافة إلى السياسات والإجراءات المتعلقة بالإدارة والتي تحدد المسؤوليات والصلاحيات لفريق عمل. زيادة على ذلك، يجب أن تتضمن الخطة إرشادات وتوجيهات للحضور حول السلوك الصحيح داخل الفعالية، وتوفير الدعم والإرشادات للأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة، وتعيين فريق عمل مدرب ومؤهل للتعامل مع أي حالة طارئة تحدث داخل الفعالية.

الحد من نقاط الدخول والخروج:

عليك تحديد عدد محدود من نقاط الدخول والخروج لفعاليتك، وتكون تحت إشراف أفراد مدربين ومؤهلين. هذا سيساعدك على السيطرة على حركة الحضور وعددهم، وقد تحتاج أيضًا إلى منع الحضور الجدد عندما تكون السعة ممتلئة.

وضع خطة للطوارئ:

لضمان سلامة الحدث وحماية الحضور يجب عليك توقع المخاطر والتحديات التي قد تنشأ خلال الحدث وإعداد خطط الطوارئ. ويشمل ذلك اتخاذ إجراءات الاستجابة للطوارئ، وتوفير الدعم الطبي، وتطوير خطط الإخلاء، وتحديث بروتوكولات الاتصال. كما يجب مراجعة هذه الخطط وتحديثها بانتظام بناءً على الدروس المستفادة من الأحداث السابقة والتعليقات الواردة من الحضور.

التواصل مع الحضور:

يجب عليك توفير معلومات هامة وواضحة للحضور في نقاط رئيسية في فعاليتك، مثل خرائط الموقع ومواقع الحمامات ونقاط بيع التذاكر وأماكن توفر المأكولات والمشروبات. يمكنك استخدام أدوات مثل اللافتات أو الشاشات أو الجدران المتحركة لعرض هذه المعلومات.