معايير المؤتمر العلمي الناجح

المؤتمر العلمي الناجح إحدى الوسائل الرئيسية للنشر العلمي، ظهرت الحاجة إلى جمعيات تدعم هذه الصناعة العلمية، فظهرت الحاجة إلى عدد من الهيئات المتخصصة في تنظيم المؤتمرات العلمية والإعداد لها حسب نوع المؤتمر واحتياجاته، من حضور وفعاليات وأوراق بحثية وهيئات إشراف وتحكيم ودعوات وإعلان واستقبال المشاركين.

يمكن تقسيم المؤتمرات العلمية إلى عدة فئات:

1. مؤتمرات علمية دولية: وهي المؤتمرات العلمية الدولية التي يتم تنظيمها لأسباب تتعلق بالرأي الدولي أو الاكتشافات التي تغير التاريخ، وذلك حسب النطاق الجغرافي للمؤتمر العلمي ونسبة الجنسيات وأماكن إقامة الحضور.
2. مؤتمرات السلام والأمن أو المؤتمرات الطبية لتبادل الخبرات في مجال الصحة، والتي تعقد لحل مشاكل على المستوى الوطني تجمع في منطقة معينة وتصنف هذه المؤتمرات على أنها مؤتمرات علمية إقليمية، وغالباً ما تعقد على نطاق محدود داخل بلد ما.
3. كما أن هناك مؤتمرات علمية تعقد لأغراض وموضوعات مختلفة، مثل الهندسة والطب والسياحة وغيرها، وتعقد هذه المؤتمرات العلمية أحيانًا بشكل مفاجئ، وأحيانًا بشكل إجباري نتيجة لاكتشافات جديدة أو ظهور مشكلة ما.
4. كما أن بعض المؤتمرات العلمية تصنف حسب نوع المؤسسة أو المجال الذي تعقد فيه. كالمؤتمرات العلمية التي تعقد في الجامعات، ومؤتمرات الجمعيات والبحث العلمي، إلخ.

خطوات ومراحل تنظيم مؤتمر علمي ناجح:

تتبع العملية التنظيمية لمؤتمر علمي ناجح ثلاث مراحل أساسية هي:

مرحلة ما قبل المؤتمر – التخطيط

في هذه المرحلة يتم التالي:

• تحديد الغرض من اللقاء العلمي وأسباب عقده، مثل ظهور الاكتشافات العلمية، ورفع المستوى العلمي، وتنشيط الحركة البحثية، وتحسين سمعة الجامعة، وحل المشكلات الاجتماعية، وما إلى ذلك.
• تحديد الموضوعات التي سيتم تناولها والمبادئ التي سيتم اتباعها. كأن يكون اللقاء طبياً لمناقشة مرض التوحد. أو مجالاً معيناً لمناقشة جانب من جوانب الخبرة أو فكرة أساسية دون تمييزها عن غيرها.
• ويعتبر تحديد مكان انعقاد المؤتمر من الأمور الأساسية لنجاح اللقاء العلمي. ويجب أن يكون مكان انعقاد المؤتمر من الأمور الأساسية لنجاح اللقاء العلمي. وأن يكون المكان سهل الوصول إليه، وطبيعة المناخ، وموقع جذاب. وتوافر القاعة المطلوبة وحجمها، وعدد المقاعد المناسب لعدد الحضور والمشاركين. والقاعة الرئيسية وما بها من تجهيزات إضاءة وصوت، المعتمدة وفقاً لعدد من العوامل. بما في ذلك أجهزة العرض ووسائل الاتصال واستخدام أفضل وأحدث الوسائل التكنولوجية.
• بالإضافة إلى ذلك، يتم تحديد الجهات الراعية للمؤتمر وقيمة الدعم المالي المقدم. ودراسة توافقه مع التكاليف المتوقعة والقدرة الترفيهية والفعاليات الممكنة التي من شأنها دعم نجاح وإنجاز المؤتمر العلمي.
• وقد تشمل هذه الأنشطة افتتاحية يتم فيها دعوة الخبراء والعلماء لإلقاء الكلمات. ومعرض تعريفي عن جوانب البحث الذي سيجري في المؤتمر العلمي. وتنظيم ورش عمل لشرح وتقديم تطبيقات عملية للبحث الذي سيجري في المؤتمر. خاصة في حالة المؤتمرات العلمية الدولية، وجولات سياحية للمرافق ذات الصلة بموضوع المؤتمر. و عدم إهمال السياحة في البلد الذي يعقد فيه المؤتمر العلمي.
• شركات المشاركة والدعوة وإعلانات المشاركة وإعلانات النشر تقديم وإرسال بحوثهم إلى المؤتمر. يجب على المهتمين تقديم طلب المشاركة وإرسال بحوثهم إلى الأمانة العامة أو المسؤول عن عملية المراجعة والتدقيق. وغالباً ما يكون ذلك بعد نشر طلب المشاركة في وسائل الإعلام المرئية والمكتوبة ووسائل التواصل الاجتماعي. التواصل المباشر مع مدير المؤتمر العلمي عبر البريد الإلكتروني. وإرسال جميع الوثائق والمعاملات وتلقي الرد. كما تتم دعوة الشخصيات البارزة في مجال اختصاص موضوع المؤتمر. وهذه الأمور تعتبر من أهم عوامل نجاح المؤتمر العلمي.
• ومن أهم الأمور التي تركز عليها اللجنة المنظمة لضمان نجاح المؤتمر العلمي تعيين طاقم مراجعة مختص. وهيئة إشراف لقبول البحوث المقدمة من المشاركين والفصل فيها ونشرها.

المرحلة 2 – مرحلة التنفيذ

يجب أن يتصف القائمون على تنظيم المؤتمر ومدراء المنظمة التي تقوم بالإعداد للمؤتمر بالمهارات العلمية والسلوكية والتعامل والتواصل. وهم مسؤولون عن إدارة جميع جوانب المؤتمر داخل المؤتمر وخارجه. بما في ذلك الحضور وأماكن إقامتهم والاستراحات والوجبات ووسائل الراحة وتوفير المعدات اللازمة لبرنامج المؤتمر وحل المشاكل. بالإضافة إلى دعوة الصحافة ووسائل الإعلام ووضع جدول زمني موحد لمعالجة إمكانية البث المباشر لوقائع الاجتماع العلمي. يجب على المسؤول عن تنظيم الاجتماع العلمي تقديم طلبات تقييم الحضور لفعالية تنظيم الاجتماع العلمي وتلقي الشكاوى وعدم التغاضي عنها.

الآثار المتوقع تحقيقها:

• دعم اللقاءات والمشاركة بين الخبراء والباحثين المشاركين وتغذية عملية التبادل العلمي.
• الانفتاح العلمي والاستفادة من المناقشات التي تجري حول مخرجات الباحثين بمعارف جديدة تفتح مجالات بحثية جديدة.
• بناء علاقات اجتماعية بين الباحثين.
• توثيق الأبحاث المقدمة للمشاركة وحماية الحقوق الفكرية للباحثين.
• تعزيز ثقة الباحثين بأنفسهم من خلال عرض أبحاثهم أمام الجمهور.
• اعتماد المؤتمر العلمي كقاعدة بيانات علمية للرجوع إليها مستقبلاً وضمان عرض الأبحاث ضمنها.

المرحلة 3 – مرحلة ما بعد المؤتمر

تشمل هذه المرحلة جمع المراجع، وحفظ البرنامج، وكتابة تقارير التقييم والمشكلات التي واجهت المنظمين للاستفادة منها مستقبلاً. ونشر وقائع المؤتمر العلمي، بما في ذلك الأبحاث التي قدمت ونوقشت في المؤتمر. وقد تعاقدت بعض الهيئات المنظمة مع مجلات علمية محكمة لتقييم البحوث المقدمة في المؤتمرات العلمية. ونشر البحوث على موقع المجلة أو طباعتها، في محاولة لتخفيف العبء على المنظمين.

بالإضافة إلى ذلك، يتم عرض الأبحاث المقدمة والتوصيات التي يتم تقديمها في المؤتمر العلمي على المنظمات ذات الصلة بهدف مخاطبة المنظمات المعنية والاستفادة من أبحاثها.

عوامل تميز المؤتمر العلمي الناجح:

• الالتزام بالقواعد الخاصة بالأوراق البحثية المقدمة للعرض في المؤتمرات العلمية.
• الحضور في المكان والزمان المناسبين واتباع تعليمات إدارة المؤتمر.
• الحرص على توفير الراحة النفسية للمشاركين وتوفير المستلزمات والتجهيزات.
• التعريف بالمشاركين لأول مرة والمشاركين المهمين.
• ضمان المساواة بين المشاركين وإتاحة فرص عادلة للجميع للمشاركة.
• التواصل من قبل الإدارة لتجنب الاستطرادات وإضاعة الوقت.