مهام مسئولي الاجتماعات لتدير اجتماعاتك بفعالية

يعتقد الكثير من الموظفين بأن معظم الاجتماعات ليست إلا مضيعة للوقت، ولكن في الحقيقة قد يكون السبب وراء ذلك هو أنه يتم إدارتها بشكل سيء وغير فعال من قبل رواد الأعمال. تعرف على مهام مسئولي الاجتماعات من خلال هذه المقالة. حيث إن الاجتماعات هي واحدة من أكثر الطرق المعترف بها لإبلاغ الموظفين عن أحدث الإنجازات أو المخاوف أو حتى لضمان الكفاءة بشكل عام أو الحديث عن آخر التطورات، ولكن إذا كانت الطريقة التي تتبعها في إدارة اجتماعاتك غير فعالة فقد يضعف ذلك من إنتاجية الموظفين والشركة ككل.

لهذا النوع من الاجتماعات تأثير سلبي على معنويات الموظفين والعمل الجماعي. فإذا لاحظت بأنَّ الموظفين يحاولون تجنّب حضور الاجتماعات التي تديرها فإنَّ ذلك يعني على الأغلب بأنَّ شركتك تحتاج بعض التَّحسينات الَّتي يجب عليك إجراؤها قبل فوات الأوان.

اقرأ المزيد عن: كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة

مجموعة من النصائح حتّى تستطيع إدارة اجتماعاتك بنجاح

قرر إذا كنت بحاجة فعلاً إلى عقد اجتماع

قبل الإعداد لأي اجتماع، اسأل نفسك عمّا إذا كنت حقاً بحاجة إليه. قم بالتَّفكير بالهدف المُحدَّد وراء هذا الاجتماع مقابل القيمة المتوقَّعة الَّتي سيضيفها، إذ يتم إجراء مُعظم الاجتماعات المُتكرِّرة على سبيل المثال لأنَّه تمَّت جدولتها وليست لأنها مفيدة أو ضروريَّة.

على سبيل المثال، إذا لم يكن هناك أيّ شيء يدعو لعقد اجتماع ولكن تودّ الحديث مع جميع الموظفين لديك حول أمور عامَّة متعلقة بالعمل، يمكنك إرسال بريد إلكتروني لدعوة الجميع لمشاركة آخر التَّطوّرات في أقسامهم بدلاً من عقد اجتماع حقيقي. تؤدّي مشاركة المعلومات الأقلّ أهمِّيَّة عبر البريد الإلكتروني إلى توفير وقت الأشخاص في الاجتماع، ممّا يعطي المزيد من الوقت للتَّفكير ووضع الإستراتيجيّات وبناء الفريق والتَّعاون بين الموظَّفين.

مقال هام عن: تحديات إدارة اجتماعات أو ورش عمل هجينة

تحضير أجندة أو جدول أعمال مُفصّل

يعتبر جدول الأعمال عنصراً حاسماً لروّاد الأعمال، ولكن غالباً ما يتمّ تجاهله في الاجتماعات. من النّاحية المثاليَّة، إذا كنتَ تقيم اجتماعاً أسبوعيّاً على سبيل المثال للحديث عن الإنجازات والتَّطوّرات. بشكل عامّ فمن الأفضل أن تجهّز نفس جدول الأعمال للحفاظ على الكفاءة والالتزام بروتين عمل.

إذا كان هناك موضوع أو مشروع جديد تودّ الحديث عنه في الاجتماع. فيمكنك مثلاً أن تقوم بإرسال بعض المعلومات عنه مسبقاً لمنح الجميع فرصة لمراجعته قبل الاجتماع. ممّا يوفّر الوقت والجهد على جميع الموظَّفين أثناء الاجتماع.

يجب أن يكون الاجتماع حواريّاً ويركِّز على الخطوات قدر الإمكان. يعدّ وجود جدول الأعمال مُهماً لمساعدتك على التأكد من عودة الاجتماع إلى المسار الصحيح.

افترض أنَّك تقضي وقتاً في الاجتماع في مراجعة البيانات الَّتي كان من المفترض قراءتها مُسبقاً بدلاً من مناقشة الأسئلة المُتعلِّقة بهذه البيانات. في هذه الحالة من الأفضل توزيع المعلومات حول الاجتماع قبل 24 ساعة على الأقل حتّى يتمكَّن الموظَّفون من مراجعتها وإعداد الأسئلة ليكون اجتماعك أكثر فعاليَّة.

مثالًا على قائمة تتضمَّن العناصر الأساسية لأيّ جدول أعمال ناجح:

• الموضوعات الَّتي سيتم تغطيتها خلال الاجتماع.
• وصف موجز لأهداف الاجتماع.
• قائمة بالمهامّ الموكلة لكل شخص.
• أيّ معلومات أساسيَّة يحتاج الموظفون إلى معرفتها حول هذا الموضوع.
• وضع مواعيد نهائيَّة في حال وجود مهامّ مطلوبة من الموظفين.
• وضع الجدول الزَّمنيّ للاجتماع، مثلاً يمكنك مشاركة الأخبار لأول 10 دقائق، ثم حل المشكلات لمدة 30 دقيقة، وترك 10 دقائق في النِّهاية لأيّ أسئلة أخيرة.

ابدأ في الوقت المحدد وانتهي في الوقت المحدد

لبدء والانتهاء في الوقت المحدّد أمراً بالغ الأهميَّة لفريقك للتَّأكد من بقاء يوم الجميع على المسار الصحيح. كما أنَّها وسيلة لإظهار الاحترام والتَّقدير لوقت الآخرين. يعتمد ذلك على قدرتك الإداريَّة في تنظيم الوقت لتغطية جميع مواضيع الاجتماع. لذلك عليك وضع خطة زمنيَّة محدَّدة بحيث تسمح لك بمناقشة جميع القضايا بشكل كامل وترك الوقت في نهاية الاجتماع للأسئلة والتَّعليقات.

من المُهمّ أيضاً معرفة الوقت المناسب لتنظيم اجتماع مع فريقك، إذ إنها واحدة من العلامات التي تدلّ على أنَّك رائد أعمال قوي ومحترف. على سبيل المثال، إذا كنت تلاحظ بأنَّ الأسبوع الأخير من كل شهر ليس وقتاً جيداً للمشاركة في جلسات العصف الذهنيّ لأن الموظَّفين يحاولون الوصول إلى أرقام نهاية الشَّهر، فمن الأفضل تنظيم الاجتماعات في أول أو منتصف الشَّهر.

تأكد من حضور الأشخاص المناسبين فقط

للحصول على اجتماع فعال كرائد أعمال ناجح، يجب عليك أوّلاً التأكد من حضور الأشخاص المناسبين والإدارات المناسبة. يميل الكثير من رواد الأعمال الَّذين يديرون الاجتماعات إلى دعوة الكثير من الموظَّفين دون هدف محدَّد أو مهمة محددَّة لكُلّ شخص. إذ يقبل هؤلاء المشاركون غير الضَّروريّين الدَّعوة لحضور اجتماع فقط لأنَّهم شعروا أنَّهم مضطرون لحضوره ولكنَّهم لم يكونوا بحاجة إليه، ممَّا يؤدّي إلى فقدان الإنتاجيَّة.

بمجرد التَّأكّد من حضور الموظَّفين المطلوبين، قم بتحديد هدف واضح للاجتماع حتّى يتمكَّن الجميع من الاستعداد وفقاً لذلك. حاوِل بعد ذلك أن تقوم بالتَّفاعل مع كلّ شخص حاضر في الاجتماع. إذ يؤدّي ذلك إلى زيادة المدخلات والأفكار من قبل كلّ موظَّف حسب وظيفته وإمكانيّاته.

شجّع الجميع على المشاركة

قم بطرح الكثير من الأسئلة وتشجيع الموظَّفين على طرح الأسئلة حول موضوع الاجتماع، إذ إنه من الضروري مشاركة كل شخص بطريقة ما حتى تتمكَّن من إدارة الاجتماع بفعاليَّة. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تواجه بعض الصعوبات في مجال معيَّن. يمكنك إعطاء دقيقة أو دقيقتين للموظَّفين للتَّفكير بحلول إبداعيَّة أو حتّى تقليديَّة وطرحها على المجموعة.

انتبه أيضاً للموظف الذي لا يشارك أو الشخص الذين يميل إلى الهدوء والاستماع بدلاً من التفاعل، خاصَّة إذا كانت الاجتماعات عبر الإنترنت؛ إذ يمكن أن تقوم بالحديث معه على انفراد حول رضاه الوظيفي وما إذا كان حتّى الشخص المناسب لمنصبه.

حاول جعل اجتماعاتك قصيرة

من المحتمل جداً أنه بعد 30 دقيقة من الاجتماع، لن يكون انتباه فريقك حادّاً كما كان في البداية. لا يعني ذلك أنَّهم يشعرون بالملل أو أنَّ انتباههم يتشتت بسهولة. ولكن يمكن أن يكون هناك عدد مبالغ به من المعلومات والمهامّ الَّتي تقوم بمشاركتها في الاجتماع. كلما طال الاجتماع، تطلب الأمر مزيداً من الجهد للحفاظ على طاقة الحاضرين. إذ يفضَّل ألّا تزيد الاجتماعات بشكل عامّ عن ساعة واحدة. إذا كانت مدة الاجتماع تزيد عن الوقت الذي حدَّدته، فهذا يعني أنَّك لا تقوم بإدارة الوقت والتَّحضير للاجتماعات بشكل جيد.

حافظ على المتابعة بعد انتهاء الاجتماع

إذا كانت هناك أيّ خطوات تالية في نهاية الاجتماع، فمن المُهمّ أن تقوم بالتَّعبير عنها بشكل فعّال وإلى الأشخاص المسؤولين، إذ يجب أن يعرف الجميع ما هو مطلوب منهم عند مغادرة الاجتماع، كما يجب عليك أيضاً متابعة اجتماعاتك مع الحاضرين، حيث يوجد لدى الجميع تفسيرات مختلفة للأشياء وقد يكون لدى شخصين في نفس الاجتماع فَهْم مختلف تماماً لما حدث. لذلك، يمكنك التَّحقّق من فهم الأشخاص وإرسال بريد إلكترونيّ مثلاً يلخّص ما قمت بالحديث عنه أثناء الاجتماع لتجنّب سوء الفهم.

اقرأ المزيد عن: ماذا بعد الانتهاء من الفعاليات

المهارات التي يجب أن يتصف بها مهام مسئولي الاجتماعات

• مهارات التواصل.
• مهارات التحدث والاستماع الفعّال.
• طرح الأسئلة الفاعلة التي تحفز المشاركين على التعبير عن آرائهم.
• أن يكون قادرًا على التعبير عن أفكاره بوضوح ومباشرة، حتى يتمكن المشاركون من فهمها بسهولة.
• يجب أن يكون قادرًا على تحليل المشكلات التي يتمّ مناقشتها في الاجتماع وتحديد أسبابها الجذرية.
• استخدام مهارات التفكير النقدي لحلّ المشكلات بطريقة إبداعية.
• القدرة على التفكير الإبداعي وإيجاد حلول مبتكرة.
• يجب أن يكون قادرًا على التفكير خارج الصندوق وإيجاد حلول جديدة للمشاكل.
• يشجع المشاركين على التفكير الإبداعي وتقديم أفكار جديدة.
• مهارات الإدارة ومهارات التخطيط والتنظيم.
• أن يكون قادرًا على التخطيط للاجتماع وتنظيمه بطريقة فعالة.
• وضع جدول أعمال واضحًا للاجتماع ويحدد وقتًا كافيًا لمناقشة جميع الموضوعات.
• توجيه النقاش وإبقائه على مساره.
• الإشراف على المشاركين ويضمن مشاركتهم جميعًا في النقاش.
• حلّ النزاعات التي قد تنشأ بين المشاركين.
• أن يحافظ على جو من الاحترام والتعاون بين المشاركين.
• قادرًا على العمل بفعالية مع الآخرين لبناء فريق عمل متماسك.
• تشجيع المشاركين على العمل معًا لتحقيق أهداف الاجتماع.
• أن يكون قادرًا على اتخاذ القرارات الصائبة في الوقت المناسب.
• أن يشرك المشاركين في عملية اتخاذ القرار.

اقرأ المزيد عن: دور استراتيجيات الاتصال الفعال لنجاح الاجتماعات