نصائح من أجل عقد اجتماع عمل ناجح

يعد مفتاح التمكّن من عقد اجتماع عمل ناجح الإدارة الجيدة. ذلك أن الاجتماعات -سواء كانت عن بعد أو مباشرة- تتيح التواصل الواضح واتخاذ القرارات الفعالة. ولكن في كثير من الأحيان تستغرق الاجتماعات فترة أطول مما ينبغي. مما يؤدي إلى صعوبة الحفاظ على انتباه الحاضرين.

وفي ما يلي أهم النصائح التي يمكن اتباعها من أجل عقد اجتماع عمل وإدارته بنجاح:

تحديد الهدف

ينبغي في المقام الأول تحديد الهدف من الاجتماع، ولا بد أن يكون هدفك محددا وقابلا للقياس. وإذا كنت تتوقع أن يقوم الحضور بالعصف الذهني اطلب منهم مسبقًا إعداد قائمة بالأفكار التي يريدون مناقشتها.

اسأل نفسك: هل الاجتماع ضروري بالفعل؟

تكون الاجتماعات أحيانًا مكلفة، ومن أجل حساب التكلفة الدقيقة عليك ضرب أجر ساعة كل شخص حاضر في وقت الاجتماع. وإذا كان من الممكن تحقيق هدفك عبر البريد الإلكتروني أو المكالمة الجماعية عبر المحادثات الالكترونية أو حتى إجراء نقاشات فردية سريعة؛ تجاوز فكرة عقد الاجتماع.

دعوة متخذي القرار

ننصح بضرورة إشراك أصحاب المصلحة في الاجتماعات حتى تكون أكثر فاعلية وتضمن اتخاذ القرارات على الفور. وإذا لم يكن صانع القرار الرئيسي متاحًا فاطلب من أحد مساعديه الحضور. من الناحية المثالية سيكون هذا الشخص قادرا على التحدث نيابة عن مشرفه أو على الأقل تدوين الملاحظات وإبلاغه بها.

الجدول الإستراتيجي

إذا كنت تريد شدّ انتباه كل الموظفين في الاجتماع تجنب عقده صباح أول أيام الأسبوع عندما يكون الجميع منشغلين بالتحقق من البريد الإلكتروني. وتجنب أيضا عقده بعد ظهر آخر أيام الأسبوع لأن الموظفين يكونون متعبين ويتطلعون إلى العطلة. قم بجدولة الاجتماعات في اليوم والوقت المناسبين حتى يكون الجميع حاضرين ذهنيًا.

ضع حدا زمنيا والتزم به

إن الاجتماعات التي تستمر ساعات تجعل الحضور يفقدون صبرهم وتركيزهم، وذلك لأن فترات الانتباه قصيرة والوقت ثمين. تبدأ الاجتماعات الأكثر إنتاجية في الوقت المحدد وتنتهي في الوقت المحدد.

تحديد الأولويات

لا ينبغي مناقشة أهم المواضيع في آخر الاجتماع، بل يجب مناقشتها منذ البداية لضمان تلبية الأهداف ذات الأولوية القصوى. وبهذه الطريقة إذا احتاج شخص ما إلى مغادرة الاجتماع مبكرا ستضمن تحقيق أهدافك الرئيسية.

التزم بجدول الأعمال لضمان اجتماع عمل ناجح

إن جدول الأعمال عبارة عن مخطط لضمان مواكبة الجميع الموضوع والحفاظ على حسن سير الاجتماع. لهذا السبب ينبغي الاحتفاظ بجدول أعمال في صفحة واحدة ولا يجب أن يتضمن أي شيء خلاف المواضيع الرئيسية.
إذا أصر المشاركون على طرح مواضيع أخرى، تدخل واقترح عليهم التحدث بعد الاجتماع أو تحديد موعد لإجراء مناقشة منفصلة، ثم عد فورًا إلى الموضوع الرئيسي.

إيصال المفاهيم

عند تقديم مفاهيم أساسية أو أفكار جديدة لمجموعة ما، خاصة النماذج التي يصعب فهمها، اشرح لهم سبب ضرورة أخذها بعين الاعتبار، وضع إطارا للمشكلة عن طريق سرد قصة سريعة واستخدام الأمثلة.

اختم الاجتماع بوضوح

في نهاية الاجتماع أعد التأكيد على أي قرارات أو مواعيد نهائية وتوضيح أي إجراءات متابعة مطلوبة. ويجب أن يفهم جميع المشاركين في الاجتماع ما المتوقع منهم بالضبط، واحرص على تحديد موعد لأي اجتماعات متابعة على الفور.

التواصل مع شركة تنظيم اجتماعات مناسبة

الاتفاق مع شركة تنظيم اجتماعات مناسبة يوفر لك الراحة في مجموعة من الأساسيات. كضمان توافر الأدوات التقنية الهامة كشاشة العرض، وأنظمة الصوت. كما يوفر عليك عناء التفكير في توفير أدوات الضيافة.

قيّم اجتماعك:

يُعدّ إجراء الاجتماعات بشكل فعّال فناً وعلماً، ومن المهم مراجعة أداء الاجتماع بانتظام. في نهاية كل يوم، اسأل نفسك أسئلة حول اجتماعاتك:

• هل حققت اجتماعاتك أهدافها؟
• ما الذي سار بشكل جيد في اجتماعاتك؟
• ما الذي يمكن تحسينه؟