أهم 6 من أخطاء الاجتماعات يرتكبها المخططون وكيفية تجنبها

قد يكون التخطيط لاجتماع شركة مليئًا بالبدايات والتوقفات ولا يتحرك دائمًا في نفس الاتجاه. يمكن أن يتغير التركيز أو الحجم أو حتى موقع الحدث، وقد لا يكون لدى مخطط الاجتماع نظرة ثاقبة للأهداف العامة للعميل أو المجموعة التي يتم التخطيط من أجلها. ومع ذلك، فإن تحديد أكبر عدد ممكن من هذه التفاصيل مقدمًا قدر الإمكان يمكن أن يكون مفتاحًا لاجتماع ناجح. كما أن معرفة أهم أخطاء الاجتماعات التي يرتكبها المخططون يساعد في تحديد بعض الأفكار لتجنبها مستقبلاً.

تحدثنا في عدد مقالات سابقة الأخطاء الشائعة لبعض أنواع الفعاليات مثل المؤتمرات والمعارض. خصصنا مقال اليوم لأهم أخطاء مخططوا الاجتماعات لمعرفة كيفية تجنبها مستقبلاً.

أخطاء شائعة في تخطيط الفعاليات يجب تجنبها

عشرة أخطاء يقع فيها منظمو المؤتمرات وكيفية تجنبها

آداب المعارض والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

عدم التخطيط مسبقًا للتغييرات في اللحظة الأخيرة

إن التغييرات في اللحظة الأخيرة كانت أكبر مشكلة. ليس من الممكن التخطيط لكل طارئ محتمل، ولكن الفشل في النظر في جميع التفاصيل مقدمًا قدر الإمكان، وعدم توصيلها إلى مكان الاجتماع، يمكن أن يؤدي إلى مفاجآت غير متوقعة (أو تكاليف).

كيفية تجنب ذلك:

خطط لأجندتك مسبقًا وفكر في حاجتك إلى الخدمات اللوجستية مثل التخزين أو الشحن أو وصول المتحدث أو الميسر والإعداد. قم بالتواصل مع المكان قبل عدة أيام للتأكد من الأعداد والميزانية والأجندة والخطط والاحتياجات الخاصة، وإبلاغ المكان بأي تغييرات في خططك. اطلب من المكان توصيات حول أفضل طريقة لبناء المرونة والسماح باحتياجات اللحظة الأخيرة.

اختيار نوع المكان الخطأ

تحتاج بعض الاجتماعات بطبيعتها إلى هيكل مرن للغاية. تتطلب الاجتماعات التي تتسم بمستويات عالية من التواصل أو التفاعل الاجتماعي مناطق مناسبة ومساحات هادئة حيث يمكن للأشخاص التواصل. ولكن إذا كان مكانك لا يوفر غرفًا مرنة تسمح للضيوف بالانقسام إلى مجموعات أو إجراء مناقشات جانبية، فلن يكون حدثك ناجحًا. إذا لم يتمكن الحاضرون من الوصول إلى لوحة بيضاء أو طاولة لوضع خطة، فقد تفشل جلستك الإبداعية.

كيفية تجنب ذلك:

اختر مكانًا به النوع المناسب من المساحات. لا تركز كل طاقتك على غرف الاجتماعات الرئيسية؛ انظر إلى الأماكن العامة أيضًا. إذا كان تنسيق اجتماعك يجب أن يستوعب التغييرات أو الإضافات في اللحظة الأخيرة، فاختر مكانًا به غرف مرنة وجدران قابلة للسحب وترتيبات أثاث يمكن تحريكها بسهولة.

عدم طرح الأسئلة الصحيحة

خطأ شائع آخر أن منظمي الاجتماعات يرتكبونه هو عدم طرح الأسئلة الصحيحة، أو افتراض أشياء مدرجة وهي غير مدرجة. على سبيل المثال، عدم معرفة أبعاد الغرف، وارتفاع السقف، والحد الأقصى لسعة الجلوس (أو الوقوف)، وعدد وموقع المنافذ الكهربائية، وعرض النطاق الترددي لشبكة Wi-Fi أو التكاليف، أو ما هو مدرج في سعر حزمة المندوبين. قد يكون افتراض توافر الموظفين للمساعدة في مكتب الاستقبال أو تسجيل الوصول في الحدث، أو أن وجبة الإفطار القارية تشمل البيض، خطأً.

كيفية تجنب ذلك:

تأكد من فهم تفاصيل العقد، وخاصة أي حد أدنى أو رسوم إلغاء أو إضافات. ناقش مبلغ الفاتورة المتوقع أثناء عملية التخطيط، وإذا كنت قلقًا بشأن التكاليف، فضع في العقد أنه يجب عليك التوقيع على أي نفقات إضافية يطلبها فريقك. اكتشف التكلفة الإضافية لكل شخص إذا انتهى بك الأمر مع عدد ضيوف أكبر من المتوقع.

إذا كان المكان يقدم سعرًا شاملاً، فيمكنك أن تتوقع الحصول على تفصيل كامل لما هو متضمن في الرسوم، مثل الطعام والمشروبات، والوجبات الخفيفة، وإعدادات الغرف، والتفكيك والتنظيف، ودعم الصوتيات والفيديو (إذا كان متضمنًا)، وإقامة الضيوف، والمفروشات، وما إلى ذلك. بخلاف ذلك، تأكد من وضع تكاليف هذه العناصر في الاعتبار، بالإضافة إلى الإضافات مثل خدمات الأعمال أو رسوم القرطاسية. في بعض المواقع، قد تكون الضرائب ورسوم الخدمة إضافية، وإذا لم تستوفِ الحد الأدنى المتعاقد عليه، فقد يتم تطبيق رسوم إضافية. غالبًا ما يكون تسعير الحزمة هو أفضل قيمة وقد يساعد تجميع الخدمات معًا في تمديد ميزانيتك بشكل أكبر.

عدم إبقاء المكان على اطلاع

في بعض الأحيان يلغي المندوبون أو تتم إضافة متحدثين أو جلسات إضافية إلى الاجتماع. قد يحتاج المنسق إلى المغادرة مبكرًا، أو قد يكون لديك تغيير في المتحدثين، أو قد تحتاج إلى غرف إضافية في اللحظة الأخيرة. حتى التغييرات التي قد لا تعتقد أنها تؤثر على المكان، قد يكون لها تأثير على اجتماعك.

كيف تتجنب ذلك:

ما هي أكبر طريقة يمكن لمنظمي الاجتماعات من خلالها ضمان تجارب أفضل مع الأماكن؟ التواصل. يمكن أن يساعد إبقاء مكانك على اطلاع بشأن الإلغاءات أو التغييرات في تنسيق الاجتماع (اجتماعان منفصلان بدلاً من اجتماع واحد)، أو الجدول الزمني (تم تقديم موعد الغداء) أو تصميم الغرفة (الآن هناك حاجة إلى منصة) في منع المشاكل.

عدم إبلاغ فريقك

من الشائع أن الشخص الذي يحجز مكان الاجتماع أو يرتب الحدث لن يحضر الاجتماع أو لا يكون جزءًا من المجموعة التي تستضيفه. يمكن أن يتسبب هذا في حدوث مشكلات عندما لا يكون لدى المنظم إجابات على أسئلة مهمة. أو عندما يقدم الفريق الموجود في الموقع طلبات لم تكن جزءًا من عقدك.

كيفية تجنب ذلك:

عند الاقتراب من مكان ما بشأن المساحة، أو إجراء مقارنات بين ما يتم تقديمه. تأكد من أن لديك فكرة واضحة عما تريد إنجازه والشكل العام لحدثك. تأكد من أن فريقك بأكمله على نفس الصفحة ويفهم الخطة. يجب أن يعرفوا ما تم حجزه وما تم الاتفاق عليه في العقد وأن يكونوا قادرين على إبلاغ ضيوفك بدقة.

عدم الواقعية بشأن استخدام المساحة أحد أهم أخطاء الاجتماعات

إن الإبداع أمر جدير بالثناء، ولكن عدم الواقعية أو عدم الالتفات إلى نصيحة مشغل المكان حول كيفية استخدام المساحة المتاحة هو خطأ. إن محاولة وضع مسرح في مكان لا يعمل بسبب ارتفاع السقف أو الوصول أو لأسباب أخرى مثل أكواد الحريق ليست في مصلحة أي شخص. إذا كان من المفترض أن تستوعب المساحة 50 شخصًا كحد أقصى، فإن “حشر” 10 كراسي إضافية ليس واقعيًا.

كيف تتجنب ذلك:

استمع إلى مشغل مكان الحدث واعمل معه لمناقشة الأفكار التي تحقق أقصى استفادة من المساحة المتاحة والتي ستسمح لك بإقامة حدث آمن وناجح. تأكد من أن لديك فهمًا واقعيًا لحجم المساحة المطلوبة لتناسب أشياء مثل المعدات السمعية والبصرية، والمسرح، والإضاءة، والبوفيهات، وعروض المزادات الصامتة، والموسيقى الحية أو الفرق الموسيقية، أو طاولات البائعين.

إذا زاد عدد المشاركين أو تغير تنسيقك (مثل مناقشة جماعية بدلاً من متحدث واحد على المسرح)، فقد يؤثر ذلك على احتياجاتك من المساحة. سيشغل البوفيه مساحة أكبر من الوجبة المقدمة أو المقبلات. تتمثل إحدى الطرق لخفض التكاليف في إعادة استخدام غرفة الجلسة العامة لعقد جلسة استراحة.  كن أكثر مرونة في إعداد الغرفة وإعادة التفكير في كيفية إدارة يوم الإعداد وأوقات وصول البائعين.

الخاتمة

إن طرح الأسئلة الصحيحة، والحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة والاستعداد أمر ضروري لنجاح الحدث. إذا كانت لديك أسئلة أو كنت بحاجة إلى مساعدة في الخدمات اللوجستية. تواصل مع منسق مكان الحدث للحصول على المشورة والاقتراحات. فهم موجودون لمساعدتك في إقامة حدث ناجح.

بالنسبة للأحداث التي تتطلب مرونة في استخدام المساحة أو حركة الحاضرين. أو التي تركز على التواصل وتحتاج إلى مساحات هادئة للمناقشات المرتجلة. فإن العمل مع الأماكن المصممة لمساحات الاجتماعات المرنة يمكن أن يحدث فرقًا بين حدث مقبول وآخر به عامل الإبهار.