أخطاء شائعة في تخطيط الفعاليات يجب تجنبها

أخطاء شائعة في تخطيط الفعاليات يجب تجنبها حيث يتمثل دور منظم الفعاليات في التأكد من سلامة سير جميع الترتيبات واستضافة الفعالية. لذا من الضروري التحضير لكل الاحتمالات

لماذا يعتبر تخطيط الفعاليات مهمًا؟

قبل أن ننتقل إلى مشاكل وحلول تخطيط الفعاليات، سنلقي نظرة على أهمية تخطيط الفعاليات. بدون خطة قوية، قد لا تسير الفعالية بسلاسة كما ترغب. قد لا يتوفر لدى موظفي الفعالية جميع المعلومات الرئيسية التي يحتاجونها، مثل دورهم وجدول الفعالية، أو مكان وجود المشاركين ومواعيد وجودهم. إذا حدث خطأ في الفعالية، فقد يغادر الضيوف بتجربة سلبية وقد لا يرغبون في حضور أي فعاليات مستقبلية.

يؤدي التخطيط الناجح للفعاليات إلى حدوث فعالية تحقق أهدافها وتبقى ضمن الميزانية المحددة. ويتمتع المشاركون بتجربة لا تُنسى (للأسباب الصحيحة). إن الأخطاء الشائعة تلقي الضوء فقط على بعض التحديات الرئيسية في تخطيط الفعاليات، مما يبرز أهمية التخطيط الجيد.

أخطاء شائعة في تخطيط الفعاليات وحلولها

عندما يتعلق الأمر بتخطيط الفعاليات، فإن الخبرة هي واحدة من أفضل الطرق للتعلم. من المشترك حدوث الأخطاء – والأهم هو كيفية التعامل معها التي تجعلك تبرز كمنظم للفعاليات.

للأسف، ليس هناك طريقة للتراجع عن الأخطاء أثناء الفعالية، لذا فمن المهم تغطية أكبر قدر ممكن من الجوانب. سنلقي نظرة على عشرة أخطاء شائعة في تخطيط الفعاليات، والأسباب التي تؤدي إلى حدوثها، وحلول تخطيط الفعاليات.

عدم التفكير في تجربة المشاركين

المشاركين هم قلب الفعالية الخاصة بك. لذا، أثناء التخطيط، يجب أن تضع تجربتهم في الاعتبار.
تجول في الفعالية واعتبرها من منظور المشارك. هل يمكنك التنقل بسهولة في مكان الفعالية، أم هل تحتاج إلى علامات إرشادية واضحة؟ هل ستتعارض الصفوف المتسلسلة، مما يسبب ازدحامًا؟ الأشياء الصغيرة مثل هذه يمكن أن تحدث الفرق.

يجب عليك أيضًا أن تأخذ في الاعتبار سبب حضور الأشخاص للفعالية الخاصة بك. هذه فرصة لهم للقاء أشخاص يشاركونهم نفس الاهتمامات ومشاركة المعرفة، لذا يجب تخصيص وقت للتواصل والتواصل الاجتماعي في الجدول الزمني. إدراج عدد كبير من الحديثات يمكن أن يترك الجمهور يشعر بالإرهاق العقلي، خاصة مع تقدم اليوم، وبدون وقت للراحة قد يجدون صعوبة في استخلاص شيء من الفعالية.

تأكد من وجود مساحات فرعية في مكان الفعالية الخاص بك، وأضف بعض الوقت المرن بين الحديثات. يمكن للمشاركين بعد ذلك أن يلتقوا بالرعاة، ويزوروا الأكشاك، ويتفاعلوا مع المعروضات أو ببساطة يأخذوا مشروبًا مع الأصدقاء.

قلة عدد الموظفين في الفعالية

لا يمكنك تشغيل فعالية بمفردك. تأكد من وجود عدد كافٍ من الموظفين في اليوم لمساعدة المشاركين أو التدخل في مناطق مختلفة تحتاج إلى توجيهها، بما في ذلك فرق التموين والتكنولوجيا. تحدث إلى المساهمين والموردين لمعرفة ما يحتاجون إليه. إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من المساعدة خلال أوقات معينة من اليوم، فيمكن لأحد أعضاء فريقك أن يقدم المساعدة.

قم بتحديد دور كل شخص لضمان تغطية جميع الجوانب، وشارك هذه المعلومات مع جميع الموظفين قبل الفعالية. إذا كان لدى أعضاء الفريق أدوار ثانوية (لمساعدة فريق آخر في حالة الحاجة)، فتأكد من تحديد هذه الأدوار بوضوح أيضًا. بهذه الطريقة، سيعرف الجميع إلى من يلجأ ومتى. يشمل دليلنا لإدارة المتطوعين في الفعاليات نصائح للمساعدة في ضمان توظيف الموظفين المناسبين لفعاليتك.

عدم وجود خطة إدارة فعالة شاملة

قد تملك العديد من قوائم المهام التي يجب إنجازها، ولكن قد لا تعطي الصورة الكاملة من البداية إلى النهاية. من المهم إنشاء خطة رئيسية أو جدول زمني حيث يظهر للجميع ما يعملون عليه، ويضمن أن جميع الأطراف على نفس الصفحة.
تساعد خطة إدارة الفعاليات العامة أيضًا في أخذ خطوة للوراء ومراجعة سير الفعالية عندما يقترب اليوم. يكون هناك فرصة أقل لتفويت المواعيد النهائية أو فقدان المسار عن الهدف العام للفعالية. يمكن أيضًا أن تساعد في إنشاء سير عمل أكثر سلاسة، حيث سيعرف فريقك من يلجأون إليه في مراحل معينة من التخطيط ويكونون أكثر وعيًا بما يحدث في الكواليس.

عنصر آخر مهم في خطة إدارة الفعاليات هو إدارة المخاطر. يعني وضع خطة إدارة المخاطر تثبيت عملية تحديد المخاطر لمنع حدوث مشاكل خطيرة في وقت لاحق. يشمل ذلك المخاطر الأمنية والمخاطر المالية للأعمال. يخلق دمج تحليل المخاطر في استراتيجيتك العامة عملية تخطيط أفضل. سيكون لدى المشاركين تجربة أفضل أيضًا.

عدم التحقق من المنطقة المحلية لوجود فعاليات أخرى

آخر ما ترغب فيه لفعاليتك هو منافسة فعاليات أخرى في المنطقة، خاصة إذا كانت تستهدف جماهير مشابهة أو إذا كانت قريبة جغرافيًا من فعاليتك الخاصة. ترغب في منح فرصة لأكبر عدد ممكن من الأشخاص لحضور فعاليتك، والتنافسية الأقل ستساعد في ذلك.
إذا كان هناك فعالية أخرى قريبة بما فيه الكفاية، فقد تتداخل مع فعاليتك. إذا كانت فعالية فنية، فقد يكونوا يعزفون موسيقى بصوت عال أو يستغلون توفر المتحدثين الذين تحلم بهم. لهذا السبب، قبل تحديد التاريخ النهائي، يجب عليك التحقق مما إذا كان هناك أي فعاليات أخرى مجدولة في المنطقة.

تواصل مع منظمي الفعاليات المحليين والأعمال التجارية لمعرفة ما إذا كان هناك أي فعاليات قادمة. تابع لوحات الإعلانات المحلية وصفحات وسائل التواصل الاجتماعي أيضًا، وقم بتسويق فعاليتك بشكل جيد لضمان وضوح التاريخ للجميع. تحدث مع مكان الفعالية لمعرفة ما إذا كانوا على دراية بأي شيء يحدث في المنطقة المحلية.

عدم تأكيد الأمور مع الموردين

عند تنظيم موردي الفعالية، هناك العديد من الأمور التي يمكن أن تسير بشكل خاطئ. قد يحدث نقص في العمالة (تحدث حالات طوارئ!)، أو قد لا يتواصل المورد بشكل متكرر. تحتاج إلى الحصول على تأكيد مكتوب قبل يوم أو يومين من الفعالية، يؤكد كل شيء تمت مناقشته في الفترة السابقة. وتشمل هذه النقاط:
مواعيد الوصول – تأكد من ألا تتعارض مع العديد من الموردين الآخرين، حتى تتمكن من إعطاء كل واحد اهتمامك الكامل أثناء التجهيز.
ما الذي سيقدمونه

يمكن أيضًا أنصحك بإعداد قائمة بالموردين والخدمات التي تحتاجها لفعاليتك، ثم تواصل معهم قبل الفعالية بفترة مناسبة وتأكد من التالي:

• التواريخ والمواعيد: تأكد من تحديد المواعيد بشكل دقيق مع الموردين والتأكد من توافرهم في الوقت المحدد.
• التفاصيل الخاصة بالخدمة أو المنتج: تأكد من تفاصيل الخدمة أو المنتج الذي ستحصل عليه من الموردين، بما في ذلك المواصفات، الكميات، وأي تفاصيل أخرى مهمة.
• الأسعار والدفع: تأكد من الأسعار المتفق عليها مع الموردين وكذلك طرق الدفع المتاحة. قم بتوضيح أي شروط دفع إضافية، مثل الودائع أو المدفوعات المتأخرة.
• سياسة الإلغاء: تأكد من معرفة سياسة الإلغاء مع الموردين في حالة حدوث أي تغييرات غير متوقعة في الفعالية أو إلغائها.
• معلومات الاتصال: قم بتبادل معلومات الاتصال الضرورية مع الموردين، مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني، وتأكد من وضع خطة للتواصل الفعال قبل وأثناء الفعالية.

تجاوز ميزانية الحدث

تخطيط الميزانية هو واحد من تحديات إدارة الأحداث الأكبر. عند التخطيط لحدث، تظهر تغييرات تجعل من الصعب تتبع الميزانيات، خاصة إذا كانت هناك انقطاعات في التواصل داخل الفريق.

عند بدء تخطيط الميزانية، انظر إلى الأحداث السابقة التي نظمتها أنت أو عملك. بهذه الطريقة، ستكون لديك فكرة عن توقعات العميل وكم سيكلف.

تأكد من التواصل بانتظام مع الجميع للحد من المزيد من الإنفاق. جدولة الاجتماعات بشكل متكرر ووجود نظام يسمح لك بتتبع المصاريف. إذا حدث خطأ وتحتاج إلى إجراء تغييرات مثل تغيير البائعين أو البرمجيات، لا تقم بهذه التغييرات عمياء. قم بمراجعة الإنفاق الحالي وتأكد من أنها لن تستغرق الكثير من ميزانيتك.

عدم إعطاء ما يكفي من الوقت للإعداد

لا يوجد شيء يعكس انطباعًا سيئًا كما تظهر الحضور ليجدوا أنك لا تزال تستعد. من الواضح أنه يجب أن تصل إلى موقع الحدث في أقرب وقت ممكن لضمان وجود ما يكفي من الوقت للإعداد. الحضور لا يرغبون في الحضور ورؤية الجميع يركضون في ذعر في اللحظة الأخيرة!
تحقق مع موقع الحدث لمعرفة ما إذا كان هناك حدث قبل أو بعد حدثك، حتى تعرف بالضبط كم من الوقت لديك للإعداد والتعبئة. تأكد من التواصل مع جميع أعضاء الفريق، بما في ذلك البائعين والمتحدثين – خاصة إذا كانوا أول من يقدمون أو آخر من يقدم. من المستحسن أيضًا أنه، عند إجراء تجربة جافة للحدث قبله، تشمل تجربة الإعداد أيضًا للحصول على فكرة عن مدة الوقت المطلوبة.

نسخ احتياطي لتكنولوجيا الحدث

هناك العديد من التحديات التكنولوجية التي تواجهها عند تخطيط حدث. قد ينقطع الإنترنت، ويواجه الناس مشاكل الدخول إلى البرمجيات، أو يفقد المتحدثون عروضهم ولا يوجد لديهم نسخ احتياطية. وهذه مجرد ثلاثة أمثلة!

الخطوة الأولى في منع مشاكل التكنولوجيا هي التأكد من أن الجميع يعرف كيفية استخدام التكنولوجيا، بما في ذلك المتحدثين. تأكد من أن جميع موظفي الحدث يعرفون كيفية استخدام معدات الاتصالات وأي برامج سيستخدمها المشاركون، مثل تطبيقات تسجيل الحضور، بحيث يتمكنوا من الإجابة على أي أسئلة ومساعدتهم إذا لزم الأمر. يجب أيضًا التأكد من أن هذه التطبيقات سهلة الاستخدام بالنسبة للمشاركين، ولا تبطئ عملية التسجيل. لا ترغب في خطر إحباط تجربة الحضور قبل بدء الحدث.

تحقق من ما يتوفر في موقع الحدث بالفعل، وإذا كان هناك أي شيء تحتاج إلى جلبه. حاول اختبار كل شيء مسبقًا – ونعني كل شيء. إذا كان هناك دعم تكنولوجي في موقع الحدث، تحدث معهم لمعرفة ما يجب عليك معرفته عن المعدات، وحث المتحدثين أيضًا على إحضار نسخ احتياطية من الشرائح – سواء على ذاكرة فلاش أو مطبوعة – حتى يتمكنوا من المتابعة حتى في حالة حدوث أي أخطاء في الحدث.

عدم الاستعداد لعدد كبير من المشاركين

قد يبدو هذا الأمر غير محتمل، ولكنه يمكن أن يحدث. إذا لم يكن هناك حد أقصى للتذاكر قبل الحدث، أو يمكن للمشاركين شراء التذاكر قبل الحدث وأثناءه، يمكن أن يحضر عدد كبير جدًا من الأشخاص، مما يؤدي إلى الازدحام.

هناك بعض التدابير التي يمكنك اتخاذها لمنع ذلك:

• قد تكون بالفعل على علم بأقصى عدد من الضيوف التي يمكن أن يستوعبها المكان، ولكن قبل الحدث، يجب عليك التفكير في مقدار المساحة المستخدمة من تلك المساحة. إذا كان هناك أكشاك وأكشاك سيتم إضافتها، فإن ذلك يعني وجود مساحة غير قابلة للاستخدام. يمكنك استخدام حاسبة السعة للمساعدة في ذلك. تنطبق هذه النصيحة أيضًا على المساحات التي تحتوي على مقاعد – إذا كان هناك مقاعد برؤية سيئة، فإنها يمكن أن تعتبر غير قابلة للاستخدام أيضًا.
• تأكد من تتبع مبيعات التذاكر قبل الحدث، وكذلك المشاركات في المنتديات ووسائل التواصل الاجتماعي، في حال كان المستخدمون ينوون شراء التذاكر في نفس اليوم. يمكن أن تساعدك أدوات تنبيهات Google في ذلك.
• ننصح بتوفير تذاكر لحضور الحدث، حتى إذا كان الحدث مجانيًا، حتى تتجنب الوضعية التي تضطر فيها إلى رفض الناس. إذا كان الحدث أكثر شعبية مما تم التخطيط له، فيمكنك تحديد تاريخ آخر في المستقبل أو التواصل مع المكان لمعرفة ما إذا كان لديهم مساحة أخرى متاحة.
• إذا تطلب الأمر رفض الناس، قدم تعويضًا. يمكن أن يكون ذلك خصمًا على الأحداث المستقبلية، أو هدايا مجانية.

محاولة فعل كل شيء بنفسك

قد تشعر بأن عملية التخطيط بأكملها تقع على عاتقك. لقد ذكرنا بالفعل مدى التوتر الذي يمكن أن يكون عليه منظم حدث – لذا لماذا لا تجعل تنظيم الحدث سهلًا قدر الإمكان؟

تأكد من وجود عدد كافٍ من الموظفين للمساعدة في إنجاز المهام، وتبادل الأفكار والاستعانة بهم وقت الحاجة، خاصة إذا لم تسر الأمور حسب الخطة. إذا كنت تشعر بالقلق بشأن الميزانية، فجرب استئجار متطوعين بدلاً من ذلك.

مهما كانت الشخصية التي تعينها، من المهم أن تستفيد من قوة فريقك. قم بتفويض المهام استنادًا إلى الأدوار الوظيفية والقدرات حتى تتمكن من قضاء المزيد من الوقت على المهام الأكثر أهمية. إذا كان الموظفون يواجهون صعوبة في مواكبة العمل، فقد تحتاج إلى توظيف مساعدين إضافيين لإعداد الحدث في الوقت المحدد.

أخيرًا، تأكد من أنك تجد الوقت لنفسك خلال عملية التخطيط وابتعد عنها إذا شعرت بالإرهاق الشديد. يمكن أن يؤثر الاحتراق النفسي على أدائك وصحتك العامة.