أشياء يجب عليك تجنبها لتضمن نجاح اجتماعك

نجاح اجتماعك أو ندوتك أو مؤتمرك يتوقف على عديد من العوامل الهامة. لذلك ذكرنا هذه العوامل في هذا المقال ومهارات تنظيمية هامة. نذكر في مقالنا هذا بعض الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تسبب فشل اجتماعك أو ضعف الجدوى المرجوة منه. اقرأه جيداً وتجنبها لتضمن نجاح اجتماعك.

• ضياع الوقت.
• عدم الانضباط والحضور في الموعد المحدد.
• ضيق الوقت المخصص للقاء.
• كثرة الهوامش القبلية والبعدية وفي أثناء اللقاء.
• تداخل الموضوعات وكثرة الاستطرادات.
• الغياب والتأخر والتأجيل بدون مبرر.
• ارتجال جدول الأعمال دون تحضير مسبق حيث أن اللقاء مجرد تداعي أفكار فقط.
• عدم وضوح القرارات: فلا يأخذ صيغة القرار الجيد مثل: الوضوح – تحديد موعد نهائي للتنفيذ – جهة التنفيذ – المتابعة – التقويم.
• عدم نضج القرارات: فلا يكون محصلة لعملية منطقية عبر خطوات محددة ومرتبة.
• الانفرادية في القرار.
• اختزال المجموعة في فرد (بروز شخص على حساب البقيّة).
• غياب التقويم النهائي للأعمال المسندة إلى الآخرين “لجان – أفراد – جهات – مؤسسات”.

مهارات مدير اللقاء لتضمن نجاح اجتماعك

المهارات السلوكيّة والصفات الشخصية

القدوة الحسنة – الصدق – الإخلاص – المحبة – الرفق – اللين – كثرة التبسم – اللباقة – الحزم – الذكاء – التواضع – سلامة القلب – الورع – الصبر – العدل – احترام مشاعر الآخرين – الحرص على الدعوة – معرفة طبيعة العنصر البشري الذي يعمل معه.

المهارات الفنية

الجديّة – سلاسة الأسلوب – وضوح الصوت – الإقناع – توزيع المهام – الشورى – تعويضه السلطة – اختيار البدائل – سعة الاطلاع – حب الدعوة – حب الانتاج – الثقة بنصر الله.

مهارات الاتصال

هي الطرق والأساليب التي يتسم بها نقل المعاني والمشاعر والأحاسيس بطريقة لغوية أو غير لغوية من شخص لآخر، ويهدف الاتصال عادة إلى “الأخبار ” نقل معلومات – طلب – الإقناع – الامتناع.

مهارات لغوية

كالاتجاهات النفسية – كاستعمال الإشارات – والإيماء – والحركات والتعابير الجسميّة.

سبعة آداب للاتصال مع ضيوفك

آداب الاتصال مع ضيوفك أو المنظمين من الأمور الهامة والتي تضمن نجاح اجتماعك. وهي كالتالي:

1. احترام وتقدير الآخرين.
2. حسن الخلق والاحتفاظ بالبشاشة والابتسامة.
3. الهدوء والسكينة والنظر في عيني المتحدث.
4. عدم الانشغال.
5. إعطاء فرصة كافية للمتحدث للتعبير عن نفسه.
6. عدم السخرية أو الاستهزاء.
7. الاستيضاح والسؤال عند الحاجة.

آداب الحديث

1. الاهتمام باللغة واختيار العبارات.
2. إتباع أصول وآداب الحوار والمناقشة.
3. التحكم في اللسان.
4. الابتعاد عن الجدل والمراء وادعاء العلم.
5. عدم فرض الرأي بالقوة.
6. توضيح المعاني والصدق مع النفس والآخرين.
7. الالتزام بالموضوع المحدد.
8. تنظيم الأفكار.
9. الاختصار في غير إخلال والتوضيح في غير إملال.
10. ملائمة الحديث للمستمع.
11. الاهتمام بالمظهر الخارجي (السواك – الطيب – الجلوس المعتدل – اللباس).

معوقات الاتصال

1. عدم وضوح الرسالة ” عدم وضوح الهدف – اللغة…. الفهم “.
2. الخوف.
3. الممارسات الخاطئة من المدير.
4. الغموض في الرسالة.
5. الفشل في استخدام المثيرات في ربط موضوع الرسالة.
6. عدم الإصغاء والتشتت.
7. عدم مناسبة الرسالة للمستقبل.
8. الخجل من المرسل.
9. وصول الرسالة في وقت غير مناسب.

أسباب فشل اللقاءات

1. عدم وضوح الهدف من اللقاء لدى المشاركين أو عدم قناعتهم بالهدف.
2. عدم التخطيط الكافي من حيث الإدارة وجدول الأعمال وتحديد الاحتياجات.
3. سوء التتبيع للمشاركين بجدول اللقاء والزمان والمكان.
4. عدم التقيد والانضباط بالحضور والانصراف في الوقت المحدد.
5. توقيت اللقاء غير مناسب.
6. عدم التجانس بين أفراد اللقاء.
7. إضاعة الوقت في الأحاديث الجانبية.
8. انشغال مدير اللقاء بالهاتف بالدخول والخروج والوجبات الغذائية.
9. الغلظة والقسوة أو التسبب والإهمال في إدارة اللقاء.

تعمل رعاية الوفود على تأمين أفضل قاعات الاجتماعات والمؤتمرات في السعودية والعالم. كما نقوم بتقديم الخدمات المرتبطة بتأمين قاعات الاجتماعات من توفير أجهزة التقديم المناسبة وإدارة عمليات التنظيم والاستقبال وتوفير المواد المطلوبة وغيرها، تعرف على هذه الخدمة من هنا.