كيفية اختيار شركة تنظيم المعارض المناسبة

اختيار شركة تنظيم المعارض المناسبة مهمة صعبة ولها دور كبير في تحديد مدى نجاح فعاليتك. حتى تستطيع القيام بذلك بصورة صحيحة يجب عليك التأكد من اتقانها لبعض المهام التي سنسردها في هذا المقال.

دور شركة تنظيم المعارض والمؤتمرات

تختلف الأدوار التي يجب على الشركة أو المؤسسة التي ستنظم فعاليتك القيام بها على أكمل وجه. ولكن العمل يشمل تحديد الأعمال المحتملة، والبحث، والكتابة، والتخطيط، وإدارة جميع جوانب المعارض نيابة عن العميل أو المؤسسة الخاصة.
حتى تستطيع إظهار دورها في الأحداث العامة والمعارض التجارية والصناعية. وإطلاق المنتجات وأحداث الشركة والمناسبات الخاصة. بالإضافة إلى التخطيط لحدث / معرض مسبقًا، فعادة ما يكون فريق العمل حاضراً خلال الحدث للتعامل مع أي مشكلات عند ظهورها.

أنشطة هامة يجب أن تقوم بها شركة تنظيم المعارض

• تخطيط وتنظيم قاعات المعرض وبرامج الأنشطة مثل ورش العمل والندوات والعروض التوضيحية.
• البحث عن الأماكن المناسبة والتأكد من توفر جميع المعدات اللازمة.
• توفير جناح / معرض للعارضين المحتملين.
• تصميم أي شيء من استمارات التسجيل عبر الإنترنت إلى تنسيق الأزهار.
• ترتيب التغطية التأمينية والتأكد من الالتزام بالمتطلبات القانونية والصحية والمتعلقة بالسلامة.
• تنسيق المطاعم وتأجير المعدات.
• تنظيم مواقف السيارات والأمن والإسعافات الأولية والتموين.
• الترويج للحدث وتنظيم إنتاج التذاكر والملصقات والكتالوجات وكتيبات المبيعات.
• الإشراف على فك وإزالة الأجنحة.

أسرار التخطيط الناجح للمعرض

مفتاح النجاح هو التخطيط الدقيق للمعرض او الحدث الخاص بك وترك انطباع لا يُنسى على زوار معرضك. تحتاج أيضاً إلى إنشاء خطة مفصلة لجميع أنشطة المعرض الخاص بك. كما تمنحك العروض التجارية فرصة كبيرة للتفاعل مع جمهورك وجهًا لوجه وبناء علاقات عمل دائمة وأكثر قوة.

إليك بعض النصائح المفيدة للتخطيط للمعارض والتي ستساعد شركتك على التميز والنجاح في كل معرض:

مراجعة الميزانيات مقابل النفقات الفعلية

انظر إلى السجلات المالية لشركتك من العام السابق. لتكون قادرًا على تحديد النفقات الفعلية لكل حدث حضرته خلال السنة الماضية ،راجع هذا الإنفاق مقابل ما حددته في ميزانياتك التسويقية حتى تتمكن من:

• التأكد من دقة عائد الاستثمار لكل حدث.
• راجع ما أنفقته لتحديد أوجه القصور.
• انظر أين تنفق الأموال وتوصل إلى خطة حول أفضل السبل لتوفير المال أو زيادة القيمة لتسويق الأحداث الخاصة بك.
• بالإضافة إلى ذلك، ستكون قادرًا على تحديد ما إذا كانت ميزانيتك المستقبلية دقيقة وكافية.

إنشاء جدول الحدث

قم بتدوين قائمة بالأحداث التي تنوي المشاركة فيها. قم بتضمين معلومات عن كل حدث مثل:

• اسم الحدث والتاريخ والموقع.
• حجم واتجاه الحدث.
• ميزانية الحدث.
• أهداف الحدث.

بمجرد تحديد المعارض التي ترغب في حضورها ، تأكد من معرفة كيفية مساهمة كل واحد منهم في أهدافك. حدد معرضًا يخاطب جمهورك المستهدف ويساعد في تحقيق أهدافك. للتأكد من أن العرض الذي اخترته يجذب النوع الصحيح من الحضور ، اسأل المنظمين عن التركيبة السكانية للحاضرين والمشاركين السابقين وأرقام الحضور وأظهر الإحصائيات.

بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار معرضك التالي

قم بإنشاء موجز

يجب أن يتضمن الملخص الخاص بك جميع المعلومات اللازمة لضمان تحقيق أهدافك بما في ذلك:

• الرسائل الرئيسية.
• يتم استخدام العروض الترويجية قبل العرض وفي العرض وبعد العرض.
• المقاييس الرئيسية لعائد الاستثمار أو نجاح الحدث.
• مطلوب نظرة على العروض الخاصة بك.
• مساحة للاجتماعات / الضيافة.
• التكامل السمعي البصري.
• طريقة عرض المنتج.

الان لديك موجز واضح في ذهنك لما تريد أن يحققه مؤتمرك. حان الوقت لحجز مساحتك. إذا كنت تريد أن تكون في موقع رئيسي به حركة مرور عالية. فيجب عليك التسجيل مبكرًا ، قبل ستة أشهر على الأقل من بدء العرض. حدد المساحة التي تناسب احتياجاتك وميزانيتك في العرض – سيحدد ذلك نجاح معرضك وسيكون له تأثير كبير على عائد الاستثمار.
كما يمكنك دوما الاتصال بفريقنا المختص بتأمين قاعات الاجتماعات والمعارض لمعرفة المزايا التي نوفرها لك، من هنا.