خطوات هامة: طريقة الإعداد لمؤتمر ناجح

إن معرفة طريقة الإعداد لمؤتمر ناجح يمكن أن تزيد من احتمالات نجاحك في القيام بذلك مع القليل من المشكلات التنظيمية أو بدونها. بغض النظر عن موضوع المؤتمر أو الحاضرين، يمكن أن يكون للتحضير تأثير مباشر على نجاحه. يعد التحضير للمؤتمر مهمة مهمة، لكنه يتطلب البحث والتخطيط. في هذه المقالة، نناقش ماهية المؤتمر والخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لمؤتمر مُجهز جيدًا.

ما هو المؤتمر؟

المؤتمر هو تجمع يناقش فيه الحاضرون موضوعًا معينًا أو مجموعة من الموضوعات. وعادةً ما يشارك فيه العديد من المحترفين الذين لديهم معرفة عميقة بالموضوعات المختارة والذين يلقون خطابات حيث يعرضون أفكارهم واستنتاجاتهم حول بيانات جديدة أو موجودة. اعتمادًا على حجم المؤتمر، قد تحدث خطابات متعددة في نفس الوقت في مواقع مختلفة.

أكثر أنواع المؤتمرات شيوعًا هي:

• مؤتمرات الأعمال: يتم تنظيمها للأشخاص الذين يعملون في نفس الصناعة أو المنظمة والغرض منها عادةً مناقشة الأفكار الجديدة واستكشاف فرص العمل.
• المؤتمرات الأكاديمية: إنها تجمعات للأساتذة والعلماء والغرض منها عادةً تقديم نتائج بحثية جديدة في مجال معين من الدراسة.
• المؤتمرات التجارية: تشمل البائعين والمشترين المحتملين وهي فرصة لرجال الأعمال المختلفين للتواصل مع عملائهم.

كيفية الإعداد لمؤتمر ناجح

الخطوات التي تحتاج عادةً إلى اتخاذها للتحضير لمؤتمر هي:

التخطيط جيدًا مسبقًا

عادةً ما يكون التحضير للمؤتمر مهمة معقدة للغاية تتطلب التخطيط المبكر. يجب أن تبدأ التحضير قبل ستة إلى ثمانية أشهر على الأقل، حتى تتمكن من التأكد من أن كل شيء في مكانه في الوقت المناسب. يجب حجز مكان المؤتمر وخدمة تقديم الطعام قبل بضعة أشهر من الحدث، للتأكد من عدم وجود تعارضات في الجدول الزمني. أيضًا، إذا كان المؤتمر يضم مشاركين من مواقع جغرافية مختلفة، فيجب إخطارهم مسبقًا حتى يتمكنوا من ترتيب سفرهم.

تشكيل فريق تنظيمي

عادةً ما يتطلب الأمر فريقًا كبيرًا للتحضير بشكل صحيح للمؤتمر، لذا فأنت بحاجة إلى تشكيل مجموعات من الأشخاص بمهام محددة. الأدوار التي من المرجح أن تحتاجها في لجان المؤتمر الخاصة بك هي:

• لجنة الإدارة: يحتاجون إلى الاستعداد للمهام التنظيمية، مثل تخصيص الميزانية، وإرسال الدعوات ومتابعة الردود، وبيع التذاكر والإجابة على أي أسئلة قد يطرحها الحضور بخصوص المؤتمر.
• لجنة التخطيط: يساعدون في التخطيط لجميع الجوانب الرئيسية للمؤتمر، بما في ذلك العثور على مكان وحجزه، وترتيب الإقامة للضيوف المسافرين وتنظيم الأنشطة المختلفة بين فعاليات المؤتمر.
• لجنة الرعاية: دورهم هو جمع الأموال للمؤتمر، من الرعايات والمنح وجمع التبرعات وغيرها من الطرق المماثلة.
• لجنة التسويق: يروجون للحدث من خلال جميع قنوات التسويق المتاحة، مثل إخطار وسائل الإعلام المحلية، وتوزيع المواد الترويجية، وإنشاء موقع ويب مخصص والنشر على وسائل التواصل الاجتماعي.
• المتطوعون: فريق من الأشخاص الذين يتولون أنشطة المؤتمر المختلفة، مثل مسح التذاكر عند الباب، والتعامل مع خزانة الملابس وإرشاد الضيوف حول المكان.

تحديد ما يحاول المؤتمر تحقيقه

يحتاج المؤتمر إلى جدول أعمال ومجموعة واضحة من الأهداف التي يسعى إلى تحقيقها. بعض الأهداف الأكثر انتشارًا التي تسعى المؤتمرات إلى تحقيقها هي:

• تعريض الجمهور لخبراء الصناعة
• عرض دراسات الحالة لموضوع معين
• إعطاء المحترفين فرصة للتواصل وتكوين اتصالات جديدة
• إعطاء الشركات فرصة لمقابلة العملاء المحتملين
• تعليم الحاضرين مهارات جديدة

إنشاء خطة عمل بناءً على الميزانية المتاحة

بعد تقدير مقدار الأموال المتاحة لديك، تحتاج إلى التخطيط لكيفية إنفاقها. أول الأشياء التي يجب وضعها في الميزانية هي مكان المؤتمر، والتموين، ورسوم المتحدثين البارزين. ستحتاج أيضًا إلى تخصيص أموال لإقامة الضيوف والنقل، ورواتب أعضاء فريقك، وتكاليف التسويق والنفقات غير المتوقعة.

اختيار التاريخ

يعتمد اختيار التاريخ المناسب لمؤتمرك على عدة عوامل. ومع ذلك، قبل التفكير في التاريخ، عليك أن تقرر عدد الأيام التي يستمر فيها المؤتمر. كقاعدة عامة، يمكن عقد مؤتمر يضم أقل من 300 مشارك في يوم واحد، بينما يحتاج المؤتمر الذي يضم حوالي 300 مشارك أو أكثر عادةً إلى يومين أو أكثر.

الجوانب الأخرى التي تحتاج إلى النظر فيها هي:

لا ينبغي أن يتزامن التاريخ مع أي حدث رئيسي، مثل الأعياد أو المهرجانات أو غيرها، حيث قد يحد ذلك من عدد الأشخاص الذين يرغبون في الانضمام إلى مؤتمرك ويجعل من الصعب عليهم

اختيار مكان مناسب

بعد تحديد التاريخ، يمكنك العثور على المكان المناسب للحدث وحجزه. العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار المكان هي:

الميزانية: يجب أن تتناسب تكلفة المكان مع ميزانيتك المخطط لها وأن تترك لك أموالاً كافية للجوانب الأخرى من تنظيم المؤتمر

الحجم والموقع: يجب أن يتناسب حجمه مع العدد المقدر للضيوف. الأماكن التي تكون صغيرة جدًا بالنسبة لعدد الأشخاص الحاضرين يمكن أن تبدو مزدحمة، في حين أن الأماكن الأكبر من اللازم يمكن أن تجعل المؤتمر يبدو غير ناجح. يجب أن يكون الموقع بعيدًا عن أي تشتيت محتمل، مما يسمح للضيوف بالتركيز فقط على المؤتمر.

الإقامة: يجب أن يكون مكان انعقاد المؤتمر على مسافة قصيرة معقولة من الفنادق التي يقيم فيها الحاضرون.

التموين: يمكن لبعض الأماكن أيضًا توفير خدمات التموين، بينما تتطلب أماكن أخرى منك العمل مع شركة تموين. كما يجب أن يكون المكان مزودًا بالمرافق المناسبة لتخزين وإعداد الأطباق المختلفة.

سهولة الوصول: يجب أن يكون المكان سهل الوصول إليه بالسيارة ووسائل النقل العام

الوصول إلى المعدات التقنية: اعتمادًا على موضوع المؤتمر وحجمه، هناك حاجة إلى قطع مختلفة من المعدات التقنية. تأكد من أن المكان مزود بالبنية الأساسية المناسبة لتناسبها جميعًا.

اتفق مع المتحدثين

تركز معظم المؤتمرات على المتحدثين الذين يعتبرون من الشخصيات البارزة في مهنهم. وهم عادةً من يجعلون المؤتمر جذابًا للآخرين، لذا يجب حجزهم مسبقًا. إحدى أكثر الطرق استخدامًا للتأكد من أن لديك قائمة متحدثين جذابة هي حجز متحدث معروف في مجال المؤتمر واستخدام ذلك لتعزيز مصداقيتك وإقناع المتحدثين الآخرين بالانضمام.

عند حجز متحدث، عادة ما تحتاج إلى مراعاة:

الميزانية: في حين أن بعض المتحدثين سيقومون بذلك مجانًا، سيطلب آخرون تعويضًا.

المعدات اللازمة: يحتاج بعض المتحدثين إلى أدوات ومعدات خاصة لتقديم أفكارهم.

متطلبات أخرى: يحتاج المتحدثون عادةً إلى النقل والإقامة والتموين وغيرها من الخدمات المماثلة.

تعرف على أسس اختيار المتحدثين في المؤتمرات والندوات والفعاليات المختلفة.

إنشاء جدول المؤتمر

بعد تحديد الموضوع العام والموقع والتاريخ والمتحدثين الرئيسيين، يمكنك وضع جدول أعمال المؤتمر. اعتمادًا على الموضوع والمؤتمر، يجب القيام بذلك بطريقة ترضي فضول الضيوف وتبقيهم مهتمين طوال المؤتمر.

ابدأ في تسجيل الضيوف

الطريقة الأكثر مباشرة لحجز الحضور في المؤتمر تكون عادةً من خلال موقع ويب مخصص. يجب تسميته بشكل مناسب، ويجب أن يحتوي على جميع التفاصيل الضرورية المتعلقة بالمؤتمر، بما في ذلك جدول أعماله، وتسهيل شراء أي ضيف محتمل للتذاكر أو التسجيل. بدلاً من ذلك، يمكنك إنشاء صفحة حدث على موقع ويب تذاكر تابع لجهة خارجية.

ابدأ في تسويق المؤتمر

الآن بعد أن أصبحت كل التفاصيل جاهزة، عليك الترويج للمؤتمر، والتأكد من أن عددًا كبيرًا من الأشخاص المهتمين المحتملين يسمعون عنه. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك، ومعظمها يعتمد على موضوع المؤتمر وحجمه، ولكن بعض الطرق الأكثر استخدامًا لتسويق المؤتمر هي من خلال وسائل التواصل الاجتماعي ودعوة العديد من الصحفيين والمنشورات لحضوره.