قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة

Table of Contents

قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة

إقامة المؤتمرات أو المنتديات أو الندوات من الفعاليات الهامة الي وضعت لها الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات القواعد والإجراءات لتنظيمها. تعرف عليها مع رعاية الوفود حيث نسعد بمساعدتك في تنظيم فعاليتك أياً كان نوعها.

بعض القواعد الهامة إقامة المؤتمرات

سنسرد في هذا المقال بعض القواعد الهامة لإقامة المؤتمرات التي يجب الحرص على اتباعها:

يمنع إقامة المؤتمرات في المملكة بجميع انواعها دون ترخيص من البرنامج.
يجب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر.
أن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة
العربية.
أن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية.
يجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن (50) شخص.
يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج.
لا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر.
لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمؤتمرات.

القواعد المنظمة لموعد ومكان المؤتمر

يجب ألا تقل مدة المؤتمر عن أربع ساعات، وألا تزيد عن سبعة أيام.
اقتصار إقامة المؤتمر في قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل الجامعات، والقاعات داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج.
لا يجوز لقاعات المؤتمرات أو المناسبات أو صالات الفنادق السماح بانعقاد المؤتمرات فيها مالم تكن مرخصه من البرنامج، ويجب وضع نص في العقود التي تبرم بين هذه الأماكن ومنظمي المؤتمرات لتأجير المكان اشتراط الحصول على الترخيص الرسمي من البرنامج.
يجوز إقامة المؤتمر في المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني، في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها قاعات للمؤتمرات بعد ترخيص من البرنامج.

بعض القواعد الهامة لإدارة المؤتمر

يجب تعيين مشرف مسؤول عن البرنامج العلمي له خبرة في موضوع المؤتمر.
يجب اعداد برنامج المؤتمر بأسس علمية تضمن توصيل الهدف الموضوع لأجله.
يمنع أثناء انعقاد المؤتمر الإساءة الى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام.
يجب الالتزام بكافة أنظمة الحقوق والملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمر.
يجوز إقامة فعاليات اجتماعية أو ثقافية أو ترفيهية مصاحبة للمؤتمر مع مراعاة الأنظمة المعتمدة لترخيص تلك الفعاليات بحسب نوعها.
يمكن أن يصاحب المؤتمر معرض مخصص للرعاة والداعمين والمتعاونين فقط، وفي حال صاحب المؤتمر معرض تجاري أو معرض سلع استهلاكية، فإنه يتوجب على المنظم أن يحصل على ترخيص مستقل لإقامة المعرض ويسمى في هذه الحالة بـ (ملتقى).
يجوز تنظيم برامج سياحية للزوار في المنطقة المقام فيها المؤتمر وداخل مدن المملكة بالتعاون مع مؤسسات تنظيم الرحلات السياحية.يلتزم جميع العاملين والمتحدثين والزوار المشاركين في المؤتمر بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل بها.
تخصيص مكان للمعلومات والإجابة على استفسارات زوار المؤتمر.
يجب التقديم بطلب الموافقة المبدئية للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (180) يوم على الأقل من اقامته.
يجب اختيار المتحدثين في المؤتمر بعناية وتسجيل بياناتهم في البرنامج، والتأكد عند اختيار المتحدثين بالتالي:
1. ألا يكون عليه سوابق أمنية أو تحفظات معلنة.
2. أن يكون حسن السيرة والسلوك.
3. أن يكون مختصًا أو ذا خبرة في المجال الذي سيتحدث عنه.

لماذا رعاية الوفود اختيارك الأمثل عند إقامة المؤتمرات والمعارض

وتعد تلك القواعد جزء من القواعد التي وضعتها الهيئة في حال أردت إقامة مؤتمر. تواصل معنا من هنا، وتعرف على خدمة تأمين قاعات الاجتماعات. حيث تعمل رعاية الوفود على تأمين أفضل قاعات الاجتماعات والمؤتمرات في السعودية والعالم، كما نقوم بتقديم الخدمات المرتبطة بتأمين قاعات الاجتماعات من توفير أجهزة التقديم المناسبة وإدارة عمليات التنظيم والاستقبال وتوفير المواد المطلوبة وغيرها

ونقدم لشركائنا ما يناسب احتياجاتهم من متطلبات تنظيم الاجتماعات المختلفة من اجتماعات دورية أو مفاجئة أو مؤتمرات بمختلف أنواعها