كيف تصبح منظم فعاليات ناجح

ما الأشياء التي يجب الحرص عليها لتصبح منظم فعاليات ناجح؟ حيث يفشل بعض المخططين في القيام بهذه الأشياء بعد الفعالية. مما يعد كارثة حقيقية إذا حدثت، فيما يلي بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يجب تجنبها مخططو الفعاليات. وذلك من خلال التخطيط لفعاليتك القادمة ومن أجل معرفة ما الذي تبحث عنه لذلك نتناول في هذا المقال بعض من أكثر الأخطاء شيوعاً وكيفية إصلاحها.

الاعتماد على فريق عمل قوي

خطأ شائع يرتكبه منظمو الفعاليات هو أنهم يحاولون القيام بكل شيء بمفردهم. إلا أن ذلك قد يؤدي إلى العديد من الأخطاء والإرهاق، لتجنب هذا الموقف تأكد من أن لديك أعضاء في فريق عملك يمكنهم التعامل مع جميع المهام. ويجب عليك أيضًا إعداد نظام لتعقب التغيير لإبقاء العملاء والشركة على اطلاع بأي تغييرات.
في التحليل النهائي، منظم فعاليات ناجح يضع مخطط الفعالية متوقعاً كل ما يمكن أن يحدث للتأكد من أن الفعالية ستنتهي دون عوائق. وهو الشخص الوحيد المسؤول عن الفعالية وهو أيضًا الشخص الوحيد الذي يمكنه التعامل مع جميع التفاصيل، الخطأ الكبير في عملية التخطيط هو نقص عدد الموظفين لفعالية بأكملها، مما قد يؤدي إلى الإرهاق وعدم القدرة على الإعداد في الوقت المناسب.

التواصل مع الضيوف بعد الفعالية

الشيء التالي الذي يجب على منظمي الفعالية فعله هو التواصل مع الضيوف بعد الفعالية. لا يتواصل بعض المخططين مع الضيوف بعد الفعالية وينتهي بهم الأمر بالاستياء من التعليقات التي قد تكون سلبية. بينما يجب أن تكون متجاوبًا مع جميع التعليقات ويجب ألا تبدو دفاعياً. وتقدم الأعذار للحاضرين ولا تلوم الضيوف أو وسائل الإعلام على المشاكل التي تسببت بها أيضًا. بدلاً من ذلك، اعتذر وحاول حل المشكلة وإذا حدث خطأ ما. لذلك من الضروري إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة وتجنب اتخاذ موقف دفاعي. وبالإضافة إلى ذلك، من المهم أيضًا تعيين أحد أعضاء الفريق للتعامل مع المشاكل المختلفة.

التواصل مع الأشخاص المسؤولين عن نجاح الفعالية

شيء آخر يجب أن يفعله أي منظم فعاليات ناجح بعد الفعالية هو التواصل مع الأشخاص المسؤولين عن إنجاح الفعالية. كما ينبغي أن يوفر لهم الصلاحيات اللازمة لتمكينهم الموافقة على التغييرات المختلفة. ويجب أن يتأكد قائد الفريق أيضًا من أن منظم الفعالية يبقي قنوات الاتصال مفتوحة. وينظم الملاحظات المختلفة لتحسين تجربة التنظيم في المرات القادمة.

متابعة الحاضرين وإبقائهم على اطلاع

آخر شيء يجب أن يفعله منظم الفعالية هو متابعة الحاضرين وإبقائهم على اطلاع. وعلى الرغم من أنه لا ينبغي للمخطط أن يدير العملية برمتها بالتفصيل، يجب أن يتأكد من أن الفريق يعرف ما يجب فعله من خلال المتابعة معهم. كما يجب أن يكونوا قادرين على إنشاء قائمة مراجعة شاملة لفعالياتهم. وتحديث قائمة المراجعة هذه بشكل متكرر طوال عملية التخطيط.

التقاط بيانات قيمة

الشيء المهم أيضا هو التقاط بيانات قيمة ويجب أن يكون لدى المخطط قائمة مراجعة شاملة لتوثيق تأثير الفعالية. وبهذه الطريقة يمكنهم تحليل نجاح الفعالية ومشاركتها مع فريقهم. وبعد عملية التخطيط، يجب على الفريق نشر عائد الاستثمار للفعالية على وسائل التواصل الاجتماعي وعلى موقع الويب الخاص بهم وسوف تساعد هذه البيانات في تحديد ما إذا كانت الفعالية ناجحة أم فاشلة.

إدارة ميزانية الفعالية

تعد إدارة ميزانية الفعالية جزءًا مهمًا من عملية التخطيط حيث يفشل معظم مديري الفعاليات في إدارة الميزانية بشكل صحيح وهذا مجال مهم للمخططين ليكونوا ناجحين وفي معظم الأحيان ، لا يمتلك الأشخاص الخبرة اللازمة في مجال إدارة ميزانية الفعالية وبالتالي، من الضروري تعيين فريق من ذوي الخبرة في هذا المجال و يجب أن يكونوا قادرين على العمل مع أعضاء الفريق العملي من أجل تجنب الأخطاء وضمان تشغيل الفعالية بسلاسة.

7- عمل جدول زمني للمهام المختلفة

إذا نفذ وقت منظم الفعاليات، فإنهم يميلون إلى ترك الأشياء حتى اللحظة الأخيرة ومن الأفضل عمل جدول زمني لكل تفاصيل الفعالية، عندما يكون لديك قائمة بالأشياء التي يمكنك القيام بها، اجلس مع فريقك وراجعها وأضف وقتًا إضافيًا للمهام غير المتوقعة، تعرف على خدمات خبراء الإبداع في تنظيم وتنفيذ الفعاليات والمؤتمرات بشكل احترافي وبجودة عالية وسرعة تنفيذ دقيقة وباستخدام فريق هندسي متطور.

8- الاهتمام باحتياجات الحضور

الخطأ الآخر هو تجاهل احتياجات الحضور وبعد انتهاء الفعالية، يجب على المخطط متابعة تفاصيل الفعالية هذا لأن عملية التخطيط لا تنتهي بعد الفعالية ولا يمكن التأكد من أن الحاضرين سيكونون سعداء وراضين بعد الفعالية الناجحة بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون المخطط الجيد مرنًا ومن المهم أن يكون منفتحًا على التغييرات.

لأن الخطأ الشائع الذي يرتكبه معظم المخططون هو أنهم فشلوا في المتابعة بعد الفعالية وحقيقة أنهم لم يتابعوا هذه المهام بعد الفعالية هو مؤشر واضح على أنهم لم يقوموا بعمل كافٍ ويجب أن يكون منظم الفعالية استباقيًا في متابعة كل التفاصيل وتعتبر عملية التخطيط للفعالية عملية معقدة ، وأول شيء يجب فهمه هو أن كل جزء مترابط.

يجب أن يتابع منظم الفعاليات الجيد كل شيء مع الضيوف للتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام ويجب على المنظم أيضًا أن يأخذ في الاعتبار الخدمات اللوجستية في الموقع وإن أي فعالية جيدة التنظيم ومنسقة ستكون ناجحة.

9- الحصول على جميع الصلاحيات

يجب أن يكون مخطط الفعالية مفوضًا لإجراء تغييرات هذا يعني أنه يجب أن يكون لديه السلطة لإجراء التغييرات ومتابعة تلك التغييرات بالإضافة إلى ذلك ، يجب على مخطط الفعالية التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة الضروريين على دراية بالتغييرات وبهذه الطريقة يمكن للمنظمة البقاء على اتصال مع العميل وأصحاب المصلحة الآخرين ومن المهم للمنظم أن يكون لديه خطة نسخ احتياطي فعالة لإصلاح الأعطال.

هناك العديد من الأشياء التي يجب على المخطط القيام بها في الفعالية، بما في ذلك ضمان وصول جميع المنظمين في الوقت المحدد وفي الموعد المحدد وأثناء عملية التخطيط ويجب أن تأخذ الوقت الكافي لإجراء مسح للموقع حتى تتمكن من الحصول على فكرة دقيقة عما هو مطلوب وأين وإذا لم يكن لديك جدول زمني محدد للفعالية فقد تكون قائمة التحقق التفصيلية مفيدة، كما سيمنع حدوث مشكلات مثل سوء التواصل وإلغاءات اللحظة الأخيرة.