ما هي أهمية الندوات

الندوات عبارة عن اجتماعات جماعية بقيادة خبير يركز على موضوع أو تخصص معين، مثل الأعمال التجارية أو البحث عن وظيفة أو مجال جامعي مثل الأدب، وتعقد الندوات عادةً على مدار أيام قليلة وتتضمن مناقشة تعاونية ومتحدثين متعددين وفرصًا لتبادل وجهات النظر والقضايا المتعلقة بالموضوع.

مميزات الندوة

الندوات لها العديد من الفوائد والمزايا منها:

التواصل الشفوي

يمكن أن تكون الندوات بيئة مريحة ومفتوحة لممارسة تقنيات الاتصال المهنية المختلفة ، حيث تساعد الندوات على أن توفير فرصة أفضل للاستماع، وتقديم حججك وأفكارك وبراهينك بوضوح وتكون منفتحًا على وجهات نظر الآخرين، كما تتيح لك المناقشات والأنشطة الجماعية أيضًا ممارسة المهارات الشخصية، مثل التعامل مع الآراء المتضاربة بين أعضاء المجموعة والعمل معًا لإنجاز المهام.

التعرف على الخبراء

تمنحك الندوات عرضًا مكثفًا لموضوع ما من خلال العروض التقديمية والمناقشات التي يقودها العديد من الخبراء، ويعتقد أن الندوات فرصة مثالية للأشخاص الذين يرغبون في دراسة موضوع ما بعمق ، لكنهم لا يستمتعون بالقراءة أو ليس لديهم الوقت لأخذ دروس ، من خلال طرح الأسئلة وتدوين الملاحظات التفصيلية والاستعداد لأحداث كل ندوة، كما أن هناك برامج لعمل الندوات أون لاين التي تساعد في التعرف على عدد أكبر من الخبراء.

التواصل الاجتماعي

إلى جانب الوصول إلى الخبراء، الندوات تمنحك أيضًا الفرصة لمقابلة أشخاص آخرين يشاركونك اهتماماتك، توفر مناقشات الندوات فرصًا لمناقشة القضايا المتعلقة بالميدان وتبادل الخبرات ووجهات النظر، ومقابلة أشخاص جدد يوفر التشجيع والحلول للمشاكل المتكررة الحدوث واستشارة الخبراء حول كيفية التعامل مع التحديات، كما يمكن أن تستثمر هذه العلاقات في علاقات مهنية حتى بعد انتهاء الندوة.

تجديد الدافع

من السهل أن تنشغل بالضغوط اليومية لدرجة أنك تفقد الدافع أو الشغف لعملك أو اهتماماتك، الدراسة المكثفة للندوة توفر فرصة للابتعاد عن المشاغل وتكريس نفسك للموضوع لبضعة أيام ، نتيجة لذلك قد تعود من الندوة بدافع متجدد لمتابعة أهدافك وتجدد حماسك، مما يؤدي إلى إنتاجية أعلى وتحقيق الأهداف المهنية والأكاديمية.

عيوب الندوة

من العيوب التي يمكن حدوثها في الندوات إذا لم يتم أخذ الاحتياط

ارتفاع التكاليف

الندوات تكلف الكثير من المال إذا لم يتم إدارة فعاليتها بصورة صحيحة، يمكن أن تكون تكلفة الحضور باهظة للعديد من الحاضرين المحتملين، ووفقًا لإحدى خبراء التسويق، يتعين على منظمي الندوات تحقيق توازن دقيق بين النفقات وخلق قيمة جيدة للجماهير، حتى لو كانت الندوة بحد ذاتها صفقة جيدة ، فإن النفقات الأخرى مثل الإقامة في الفنادق والطعام عادة ما تكون مرتفعة، مما يمنع الكثير من الناس من الحضور.

قضاء وقت بعيدًا عن العمل

في حين أن الندوات يمكن أن تكون طريقة رائعة لتغمر نفسك في موضوع معين لبضعة أيام ، إلا أن قضاء بعض الوقت بعيدًا عن وظيفتك ومسؤوليات حياتك يمكن أن يسبب ضغوطًا في وقت تعليمك، إنه قد يمنع الأشخاص الذين يرغبون في حضور الندوة من الحضور على الإطلاق وعلى سبيل المثال عدم القدرة على الاعتذار عن وقت العمل، وعدم وجود رعاية الطفل أو أي مسؤوليات العائلية أخرى يمكن تعقيد حضور الندوة.

الإعداد والمشاركة

تتطلب الندوات في كثير من الأحيان أن تعد مجموعة من الدراسات والأبحاث في وقتك الخاص قبل وصولك ، لا يمكن أن يستغرق هذا التحضير وقتًا إضافيًا فحسب ، بل إن قلة التحضير يمكن أن تقلل في الواقع من جودة الندوة.

المخاطر والتوقعات

الندوات قد لا تشمل أيضا المتحدثين ذوي الجودة ، نظرًا لأن العديد من الأشخاص يحضرون للاستماع إلى خبير يتحدث عن الموضوع المختار ، يمكن تقليل جودة التجربة بشكل كبير إذا شارك المتحدث معلومات غير صحيحة أو لم يكن حتى ذو سلطة، بالإضافة إلى ذلك فإن التوقعات بأن الندوة ستكون بمثابة حل سريع للقضايا التعليمية أو التجارية يمكن أن تؤدي إلى توقعات متقطعة وشعور بضياع الوقت ، ويوحي به البحث الدقيق الخاص فيما يتعلق بفوائد الندوات ومصداقيتها.

عناصر الندوة

إذا كنت تخطط لتقديم عرض تقديمي ، فهناك بعض العناصر المهمة لعرض الندوة التي قد تترك التأثير المطلوب على الجمهور وهي:

البحث

قبل أن تضع إطارًا لهيكل الندوة ، يصبح من الضروري إجراء بحث مناسب حيث سيساعدك في الإجابة على أسئلة الجمهور ويعزز ثقتك في تقديم العرض التقديمي بأفضل طريقة ممكنة.

خطة مقدمة ندوة جيدة

لجعل المستمعين يشاركون في المناقشة ، يمكن للمتحدث استخدام تقنيات كسر الجمود ، وتقديم أي بيانات مثيرة للاهتمام قد تهم الجمهور أو حتى يمكن بدء العرض التقديمي بالاقتباسات أيضًا.

خطاب الختام

أثناء إغلاق خطاب الندوة ، يوصى بأن يخبر المتحدث الجمهور بكل ما تم نقله خلال العرض التقديمي ، وعندها فقط سيتمكن جمهورك من أخذ شيء معهم.

التواصل مع الجمهور

عندما يتعلق الأمر بالحديث عن إقامة اتصال قوي مع الجمهور ، يجب على المتحدث تقديم أمثلة ذات صلة وتشغيل الاختبارات القصيرة والألعاب لجعل الجلسة أكثر تفاعلية. عندها فقط ، سيتمكن المقدم من الشعور بالارتباط بحياته.

لغة الجسد

يجب أن يتأكد المتحدث من عدم وقوفه أمام الشاشة لمنع الشرائح ليس هذا فقط ، يجب على المقدم أن يهتم بنبرة صوته ووضوحه وسماعه حتى يتمكن الشخص الجالس في النهاية من الاستماع إلى حديثه ، يميل المتحدث الواثق الذي يتواصل بالعين مع الجميع إلى كسب قلوب الجمهور.

مراحل تنظيم الندوات

تمر الندوات بثلاث مراحل متلاحقة هي:

1. مرحلة الإعداد أو ما قبل الندوة.
2. مراحل الإنجاز أو أثناء الندوة.
3. مرحلة التقديم أو ما بعد الندوة.
4. تحليل نتائج الندوة
   و فيما يأتي سنتناول هذه المراحل بالتفصيل:

أولا: مرحلة الإعداد:

و هي المرحلة الأطول في زمن الندوة، و تعتمد الندوة في نجاحها على التحضير الجيد لهذه المرحلة.
تتضمن مرحلة الأعداد عدة خطوات يمكن إجمالها في مجموعتين هما:

الإعداد العلمي و يتضمن:

• حصر حاجات الجمهور في مجال الندوة، و يمكن استقاء ذلك من خلال الزيارات الميدانية، أو عن طريق المديرين أو المستشارين، أو الاعتماد على بطاقات تقويم ندوة سابقة.
• ترتيب هذه الحاجات ترتيبا منطقيا، تبوبيها حسب المحاور.
• تخصيص الندوة لقضية واحدة أو قضيتين.
• تحديد الأهداف المقصودة من وراء الندوة.
  و يمكن التعبير عن ذلك كما يلي:
  يتوقع من المشاركين، في نهاية الندوة أن يكونوا قادرين على:
  1- ………………..
  2- ………………..
  3- ………………..
• ضبط المحتويات (الموضوعات).
• اختيار مقدمي الندوة أو المتحدثين.
• فرز الحضور حسب المعايير التالية:
  عدد الأماكن.
  مستواهم (الإطار)
  إعداد الوثائق اللازمة.

الإعداد المادي ويتضمن ما يلي:

• اختيار مؤسسة توفر قاعات مناسبة من حيث العدد والأدوات المتاحة للاستخدام وطرق مختلفة للضيافة.
• إعداد قوائم الوفود.
• إرسال الدعوات قبل انعقاد الندوة بأكثر من ثلاثة أسابيع و ذلك لإتاحة الفرصة لهم حتى يستعدوا لها بدون عائق.
  و عموما يمكن أن نوجز خطوات مرحلة الإعداد اعتمادا على الأسئلة التالية:
  لماذا ؟ (التحديد الدقيق للأهداف).
  ماذا ؟ (اختيار الموضوعات).
  كيف ؟ (اختيار طرق التنشيط).
  أين ؟ (اختيار مكان تنفيذ الندوة).
  متى ؟ (اختيار تاريخ الإنجاز).
  من ؟ (انتقاء المعنيين بالندوة من مشاركين و مؤطرين …).

ثانيا: مرحلة الإنجاز:

نعني بها مرحلة التنفيذ الفعلي للندوة بحضور كل الوفود، من منظمين ومدعوين.
الوضوح: أي أن تكون أهداف كل مرحلة واضحة.
الصرامة : وترتبط باحترام المواعيد، أي أن كل نشاط مبرمج خلال الندوة، ينبغي أن يبدأ في حينه، و ينتهي في الوقت المقرر له.
التنظيم: أي لا يترك أي شيء للصدفة إذ على كل عنصر من هيئة التأطير أن يعي جيدا المهمة المسندة إليه، و يعمل على تنفيذها في المكان و الزمان المعينين لها.
الكفاءة: ينبغي أن يشعر المدعوين، خلال الندوة، بأنه فعلا يكتسب معارف أو مهارات أو مواقف لا خبرة له بها فيما سبق، و هذا بطبيعة الحال لن يتأنى إلا إذا كان مقدمو الندوة من ذوي الكفاءة المطلوبة.
التنشيط: إن أسلوب التنشيط التفاعلي يمكن الحضور من الاندماج في نشاطات الندوة.
إن العمل بهذه الأساليب سوف يجعل الحضور يهتمون بالندوة، و ينغمسون في جوها، و يقبلون للمشاركة في الندوات اللاحقة بدافع البحث عن المعرفة.
يمكن أن نلخص الخطوات التي تمر بها مرحلة الإنجاز، و الشروط المصاحبة لها في ما يلي:

• الافتتاح و ما يصاحبه من ترحاب و تقديم لمقدمي الندوة.
• التذكير بالبرنامج.
• تقديم العروض و إنجاز الأعمال في المواعيد المحددة لها.

1. احترام طرق العمل و عدم الخروج عن المضمون (المحتويات).

• توزيع الوثائق (نشرات – ملخصات العروض …)
• تعديل البرامج عند الضرورة القصوى.

ثالثا: مرحلة التقويم:

كثيرا ما تهمل هذه المرحلة، رغم أنها مرحلة لا يمكن الاستغناء عنها في أية عملية تكوينية، إذ ” أن نهاية الندوة الحالية، هي بداية الندوة المقبلة “، و هكذا فمرحلة التقويم هذه تهدف إلى تحقيق جملة من الأغراض منها:

1. تلبية الرغبة التي تتولد عند الحضور في ابداء آرائهم عما جرى في الندوة والإفصاح عن درجة رضاهم في بلوغ الأهداف المتوقعة.
2. مساعدة المشرف (أو المشرفين) على تعديل أو تحسين أو توجيه عملية التكوين لتصبح أكثر فعالية، و ذلك بالاعتماد على الملاحظات و الاقتراحات التي يقدمها المشاركون كتابيا.
3. حصر حاجات الحضور من حيث ما ينبغي أن يدعم إذا لم يحظ بالدراسة الوافية في الندوة السابقة، أو من حيث ما ينبغي أن يدرج في مخططات الندوات اللاحقة.

يتم تقويم الندوة في فترتين:

الأولى: – تنجز في نهاية الندوة، و هو ما يمكن أن نطلق عليه التقويم العاجل (أو على الساخن) و فيه تعطي الوفود انطباعها من حيث درجة رضاها و قدرتها على استثمار ما قدم لها خلال الندوة ، و كذا حاجاتها المستقبلية.

الثانية: و تجري بعد مرور أكثر من أسبوعين من عقد الندوة، على أن يرسل الاستبيان عن طريق البريد. إن هذه المدة الفاصلة بين الندوة و تقويميها، تسمح للمتكون بمراجعة النفس، و ضبط بعض القضايا التي يكون قد غفل عنها أثناء التقويم العاجل.
و خلاصة القول هنا، أن نجاح الندوة مرهون بالإعداد الجيد لها و حسن إنجازها، و موضوعية تقويميها.

يمكنك معرفة المزيد عن حجز القاعات الآن مع رعاية الوفود من هنا.