ماذا بعد الانتهاء من الفعاليات

قد تكون فعاليتك قد انتهت ولكن لا يزال لديك عمل يجب القيام به. في هذه المقالة، نسلط الضوء على أشياء يجب عليك القيام بها الآن بعد الانتهاء من الفعاليات. في الواقع، تعد استراتيجية ما بعد الفعاليات أهم عنصر في عملية تخطيط الحدث. لسوء الحظ، هذه هي المنطقة التي تفشل فيها العديد من الشركات. تُظهر الأبحاث أن 75٪ من العملاء المحتملين لا يتم متابعتهم أبدًا بعد الفعاليات.

قل شكرًا خلال 24 ساعة

يعد إرسال رسائل شكر عبر البريد الإلكتروني إلى الحاضرين والبائعين والمتحدثين والرعاة الطريقة المثالية لإظهار مدى تقديرك لحضورهم ودعمهم. إن الشكر البسيط هو وسيلة رائعة لبناء الثقة بينك وبين قاعدة الحاضرين. كما تعد اللمسة الشخصية فرصة لبناء علاقة طويلة الأمد معهم. لا يتوقع معظم الحاضرين رسالة شكر في بريدهم الإلكتروني أو صندوق البريد الخاص بهم. إذا كنت تتطلع إلى تلقي بعض النقاط الإضافية، فمن المستحسن بشدة إرسال رسالة شكر فور انتهاء الحدث. الإطار الزمني القياسي لإرسال رسالة شكر هو في غضون 24 إلى 48 ساعة بعد الحدث.

استعرض مع فريقك

بعد الحدث، خذ بعض الوقت للتحدث عنه مع فريقك. ناقش ما سار على ما يرام، وما لم يسير كما هو مخطط له وأي دروس يمكنك تعلمها للأحداث المستقبلية. سيساعد هذا الجميع على الشعور بمزيد من الثقة في أدوارهم ويساعدك على تجنب ارتكاب نفس الأخطاء مرة أخرى.

تسوية أي فواتير مستحقة وغيرها من الخدمات اللوجستية

في نهاية الحدث، تحقق من صحة جميع التفاصيل وأن الفواتير قد تم سدادها لاستئجار المكان، والتموين، وتكاليف الموظفين وما إلى ذلك. سيضمن هذا انتقالًا سلسًا لك وللعميل.

اطلب ملاحظات الحاضرين

لقد بذلت كل هذا الوقت والجهد في التخطيط لحدثك – ولكن كيف تعرف ما إذا كان الجميع قد استمتعوا بوقتهم؟ من الصعب تحديد كيفية سير حدثك بالضبط دون طلب ملاحظات من الأشخاص الذين كانوا هناك. لهذا السبب يجب عليك إرسال استبيان فور الانتهاء من الفعاليات.

تعتبر الاستبيانات التي يتم إجراؤها بعد الحدث مهمة للغاية لأنها المفتاح للحصول على رؤى قيمة حول تجربة الحضور. لا تقيس الاستبيانات التي يتم إجراؤها بعد الحدث رضا الحضور فحسب، بل تساعدك أيضًا على فهم المجالات التي تحتاج إلى تحسينها قبل الحدث التالي. قد تكون الملاحظات السلبية مؤلمة، لكنها ضرورية لتحسين استراتيجية الحدث على المدى الطويل. يمكن أن تساعد المعلومات التي يتم الحصول عليها من الاستبيان مؤسستك على رؤية الصورة الأكبر ورسم النتائج التي تم تحقيقها أثناء المؤتمر أو المعرض التجاري.

اطلب من المشاركين تقديم ملاحظات حول التاريخ والموقع والمتحدثين وموضوعات الجلسة والبائعين والأجواء العامة للحدث. اطلب ملاحظات صادقة وبناءة حول المحتوى الذي تمت مشاركته أثناء المؤتمر أو المعرض التجاري. لا ينبغي أن تكون الاستبيانات التي يتم إجراؤها بعد الحدث طويلة جدًا؛ يجب أن تكون مباشرة وتصل إلى النقطة مباشرة.

لا تنسَ إجراء استبيانات للبائعين والمتحدثين والرعاة! إن مدخلاتهم مهمة أيضًا. إنهم شريان الحياة لفعاليتك وبدونهم سيكون من الصعب تنظيم حدث ناجح.

احصل على دعوة محددة للعمل

الآن بعد أن أرسلت رسائل الشكر واستطلعت آراء المشاركين، حان الوقت للتواصل مع دعوة قوية للعمل. ما هي الخطوات التالية في الرحلة التي تريد منهم أن يسلكوها؟ تذكر أن عملية الاتصال الخاصة بتخطيط الحدث لا تتوقف في اللحظة التي يخرجون فيها من الباب. فيما يلي بعض الأمثلة لبعض الدعوات المباشرة للعمل:

• قدم خصومات وعروض ترويجية حصرية إذا سجلوا في حدثك التالي
• شجعهم على التسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية من البرنامج
• ادعُهم للتسجيل في مجتمع حصري عبر الإنترنت حيث يمكنهم الوصول إلى المحتوى من المعرض التجاري أو المؤتمر
• دعهم يتحدثون مع فريق المبيعات لديك

يمكنك استخدام رسائل مختلفة لإثارة اهتمامهم، مثل “احجز موعدًا اليوم للدردشة معنا” أو “انضم إلينا في عرضنا القادم”. كن مبدعًا وكن مباشرًا في طلبك.

كيف سارت الفعالية؟

حان الوقت الآن لقياس نجاح الفعالية والتخطيط الذي تم إجراؤه. ألق نظرة على عدد الأشخاص الذين ردوا على الدعوة مقابل من حضروا. كيف تقارن هذه الأرقام ببعضها البعض؟ هل كان بإمكانك القيام بشيء مختلف لتشجيع المزيد من الحضور؟ هناك خطوة أخرى قيمة يجب عليك اتخاذها وهي تحليل ميزانيتك وما إذا كنت قد التزمت بالميزانية المخصصة أم لا. تذكر قياس الأدوات غير الملموسة للنجاح أيضًا. راجع أهداف الحدث وتأكد من أنك حققتها. هل ساعدك الحدث في اكتساب عملاء جدد كما كنت تقصد؟ إذا لم يكن كذلك، اسأل نفسك لماذا وقم بإجراء أي تحسينات ضرورية.

حلل الأداء

الآن بعد أن حصلت على ردود الفعل من نتائج الاستطلاع، من المهم تحليل البيانات بعد الحدث. يمكن أن تساعدك البيانات في تحديد تأثير الحدث وفعاليته، كما تساعدك أيضًا في إجراء أي تغييرات في الأداء للأحداث المستقبلية. تأكد من قياس كل استجابة للاستطلاع مقابل أهدافك وأغراضك الشاملة. سيساعدك هذا عند حساب عائد الاستثمار وتقديم النتائج لشركتك. يمكنك أيضًا تحديد معيار للأحداث المستقبلية بالبيانات الجديدة التي لديك الآن.

مقال هام عن كيفية جمع المعلومات بعد انتهاء الفعاليات

استمر في المحادثة

لا يجب أن تتوقف المحادثة بمجرد انتهاء الحدث. إن مفتاح التخطيط لأي حدث رائع هو إبقاء علامتك التجارية في صدارة أذهان الحاضرين. تريد منهم أن يتذكروا مدى روعة تجربتهم ويطلبوا من زملائهم الحضور في المرة القادمة. للحفاظ على مشاركة الحاضرين طوال العام، استمر في تقديم محتوى رائع طوال العام. استضف أحداثًا افتراضية حصرية، واستمر في تحديث تطبيق الحدث الخاص بك، وقدم خصومات حصرية لأحداث أخرى، وأعد استخدام محتوى الحدث. عندما يستمر الناس في الحديث عن حدثك بمجرد انتهائه، فهذه علامة أكيدة على النجاح.

المشاركة بعد الحدث

يجب أن تستمر في تعزيز القيمة للحضور حتى بعد انتهاء الحدث. إن وجود طرق متعددة للتواصل بعد الحدث سيساعدك على الاستمرار في بناء علاقة مع جمهورك المستهدف وتلقي ملاحظات مستمرة حول دورة حياة الحدث. سيكون لديك فهم أفضل لجمهورك المستهدف وستكون قادرًا على التخطيط لأحداث أكثر جاذبية.

اقرأ المزيد عن: كيف تتم عملية تقييم الفعاليات؟

لننتقل إلى الحدث التالي

تذكر أن التخطيط لا يتوقف أبدًا. يمكننا أن نخمن أنه حان الوقت الآن لتحويل تركيزك إلى الحدث التالي الذي ستنظمه. استخدم الرؤى القيمة التي اكتسبتها من مناسباتك السابقة للتخطيط لحدث أفضل. أصلح ما لم ينجح، ورش المزيد مما نجح وجرب تقنيات جديدة لجعل كل تجربة تالية أفضل من السابقة.

تعمل رعاية الوفود على تنظيم الفعاليات المختلفة وتأمين أفضل قاعات الاجتماعات والمؤتمرات في السعودية والعالم. كما نقوم بتقديم الخدمات المرتبطة بتأمين قاعات الاجتماعات من توفير أجهزة التقديم المناسبة. وإدارة عمليات التنظيم والاستقبال وتوفير المواد المطلوبة وغيرها. ونقدم لشركائنا ما يناسب احتياجاتهم من متطلبات تنظيم الاجتماعات المختلفة من اجتماعات دورية أو مفاجئة أو مؤتمرات بمختلف أنواعها. كما نفخر بتوفير مجموعة مختلفة من الخدمات التي لا غنى عنها لأي فعالية، يمكنك التعرف على جميع خدماتنا من هذا الرابط.