كيفية جمع المعلومات بعد انتهاء الفعاليات

قوة الفعاليات وقياس تأثيرها ومدى نجاحها تأتي من قوة وحجم البيانات وتحليلها. فمتى ما كانت البيانات تم جمعها بصورة صحيحة وتحليلها بالشكل المطلوب بعد انتهاء الفعاليات فستعطيك أروع النتائج وأدقها. متى ما كانت نوعية البيانات ليست بالجودة المطلوبة فحتى مع التحليل الجيد لن تكون النتائج دقيقة وسليمة. العالم كله متوجه بشكل كبير جدًا نحو تحليل البيانات واستخراج المعلومات منها، حيث أصبح لا مكان للعشوائية والتخبط وعدم دراسة الواقع والتوجهات.
لهذا سنتطرق في هذا المقال إلى بعد الطرق المختلفة تستطيع من خلالها جمع البيانات التي قد تفيدك مستقبلاً في تحسين النتيجة المتوقعة من الفعاليات أو الندوات المختلفة.
أن الأساليب والطرق متعددة وكلما بذلت جهداً أكبر في عملية جمع البيانات كانت النتائج أدق وأسلم، فالمهم ليس فقط الجمع بل جودة البيانات المجموعة أيضاَ.

استطلاعات الرأي الكمية (Quantitative Surveys)

هذه الطريقة تسعى لمعرفة ما هي وجهات النظر لأمر ما بطريقة كمية عددية، ونستخدم هذا الأسلوب لأغراض عدة منها معرفة حجم السوق، أو حجم الفئة المستهدفة، أو استطلاع عن رأي معين.
استطلاعات الرأي الكمية تكون بالعادة سؤال محدد مغلق مع مجموعة محددة من الأجوبة، ما على الشخص إلا اختيار الجواب الأقرب أو الأرجح بالنسبة إليه. مثال لتقريب الصورة: كم عدد ساعات الأعمال التطوعية التي تقوم بها خلال الأسبوع؟ هذا النوع من الأسئلة مفيدة بشكل خاص في اختبار الافتراضيات، أو تعطيك صورة واضحة عن الطريقة التي يتصرف بها جمهورك، أو طريقة تفكير المستهدفين حول موضوع معين.
نصيحة: تأكد في هذا النوع من الاستطلاعات أن تكون الأسئلة واضحة وسهلة الفهم، وأن تكون مريحة للتعبئة، لأن الناس بالغالب إذا شعروا بالانزعاج في أي مرحلة من مراحل التعبئة سيقفون مباشرة ولن يكملوا الاستبانة بعد انتهاء الفعاليات.

استطلاعات الرأي النوعية (Qualitative Surveys)

هذه الطريقة تسعى للحصول على أراء أكثر موضوعية، ويساعد هذا النوع أيضاً لفهم الدوافع الكامنة وراء أفعال وتصرفات الفئة المستهدفة بعد انتهاء الفعاليات. وغالباً ما تكون نتائج هذا النوع من الأسئلة أكثر دقة وتفصيلاً عن كيفية تفكير أو شعور الفئة المستهدفة سواء كان منتج أو خدمة أو أي موضوع آخر.
مثال لتقريب الصورة: هل تقوم بأعمال تطوعية في حياتك اليومية؟ سنلاحظ أن الجواب هنا له احتمالان أو ثلاثة على الأكثر: نعم و لا، أو دائماً و أحياناً و نادراً. هذا النوع من الأسئلة يختلف عن سابقه لأن الجواب ليس كمي/عددي، بل الجواب على شكل تفسير أو صفة للسلوك المباشر. استطلاعات الرأي النوعية مفيدة لفهم القضايا من وجهة نظر المجيب، أو توليد الأفكار لإيجاد فرص للتحسين، أو كشف الاتجاهات في الفكر والرأي.
نصيحة: حاول أن يكون الاستطلاع قصيراً، لأن معدل الإجابة يقل بشكل كبير كلما زاد الجهد والوقت المبذول لتعبأتها، واسأل بشكل مباشر عن النقطة الأساسية التي تحتاج الإجابة عليها.

مجموعات التركيز (Focus Groups)

مجموعات التركيز هي مجموعة من الأفراد يجتمعون معاً لمناقشة موضوع محدد. المشاركة تكون بالعادة إما على أساس الخبرة أو تنوع مجال العمل أو سلوك الأفراد خلال فترة ماضية أو غيرها من الأمور.
يكون هناك مشرف على الجلسة يقوم بطرح الأسئلة ويستمع لأجوبة الحضور ويفتح المجال للنقاش ويستحث أفكار المشاركين، ويتم أيضاً بتدوين جميع الملاحظات والأفكار. وهناك مجموعة من المهارات التي يجب أن تكون عند مشرف النقاش لن نتطرق لها هنا.
مجموعات التركيز تهدف بالعادة إلى التطوير والتحسين وإيجاد أماكن الخلل مع إعطاء حلول لها. وهناك بعض الأمور التي ينبغي مراعاتها في هذه الطريقة:

• الأفراد المشاركون في هذا النقاش لابد أن يكون لديهم عامل مشترك.
• على مشرف اللقاء أن يجمع ويوحد المعلومات حول الآراء ووجهات النظر المتشابهة.
• العدد الموصي به في كل مجموعة 6-10 أشخاص، بإمكانك تكوين أكثر من مجموعة لتحصل على نتائج أكثر موضوعية، ولكي تخرج بأحسن النتائج ينصح ألا تقل العملية الواحدة عن ثلاث مجموعات.
• لا تنسى أن الهدف من المجموعة هو التركيز على الاستفادة من معلومات وبيانات المشاركين سواء كانت على شكل مشاعر أو تصورات أو آراء.

المقابلات (Interviews)

المقابلة هي محادثة بين شخص وآخر أو بين شخص ومجموعة، يسأل فيها سؤال إما لفهم موضوع معين أو جمع المزيد من المعلومات.
من فوائد استخدام المقابلات لجمع البيانات القدرة على الحفر وراء الأجوبة الأولية للحصول على شذرات من المعلومات أو الأفكار المفيدة. فمثلاً عندما تسأل سؤال ما قد تأتيك إجابة تفتح لك آفاق لم تكن في بالك أو تأتيك ردة فعل توضح لك معنى لا تستطيع أن تستخرجه من خلال الطرق الأخرى، ويمكنك أيضاً أن ترسم صورة واضحة من بيانات المقابلة لحقيقة ما يحدث أو ما يفكر به جمهورك المستهدف.

المراقبة والتوثيق (Ethnography)

الاثنوجرافي هي دراسة مجموعة من الناس في بيئة محددة ومراقبة تصرفاتهم. تبدأ عادةً بملاحظة وتوثيق الظواهر، السلوكيات، تفاعل المجتمع، تصرفاتهم المبنية على ثقافتهم وهكذا.
هذا النوع من البيانات يقدم رؤى غنية، واسعة، بعيدة المدى داخل محيط معين أو بيئة معينة. هذا الطريقة في جمع البيانات لا تسأل الشخص المباشر عن فعله أو رأيه في حالة معينة بل ما هو فعل ذلك المجتمع فعلياً في تلك الحالة. مثلاً: إذا كنت منظمة مهتمة بالشباب، فتستطيع دراسة ورصد التصرفات التي يقوم بها الشباب فور خروجهم من المدرسة.
هذا النوع من الدراسات يتطلب دراسات ميدانية ومعايشة حقيقية للمجتمع قد تستغرق وقتاً طويلاً. ومن ثم ترتيب هذه البيانات وتنظيمها ومقارنتها، وبعد ذلك يأتي دور التحليل. هذا النوع قد يصعب على المنظمات المتوسطة والصغيرة لكنه مطلب على المنظمات الكبيرة والجهات الحكومية. وهذا النوع يتطلب باحثين ذو خبرات عالية في مجال جمع البيانات ودراسة الواقع والحالة الاجتماعية.

رصد النصوص (Text Capture)

كثير منا يملك كم هائل من المعلومات النصية المتاحة بالفعل والتي يمكن استخراج البيانات منها ويمكن تحليلها. صحيح أنك تحتاج أن تبذل جهد عالي، وقد تحتاج لبعض الوسائل التقنية التي تيسر لك ذلك. لكن في مقابل كل هذا ستجد الكثير من البيانات. من مميزات البيانات المأخوذة من النصوص احتوائها على الكثير من المعلومات الظاهرة والمخفية ولكن تستطيع أخذ المعاني والعاطفة والمشاعر خلف الكلمات.

طرق الاستفادة من الاستبيانات أو استطلاع الرأي

ويمكن أن تكون بعدة طرق إما ورقية حيث يتم توزيعها على المدعوين. ويمكن أن ترسل لاحقاً بالبريد الإلكتروني أو باستخدام أي من الوسائل الالكترونية المعروفة.

استطلاعات البريد

الإيجابيات: يمكن أن تصل إلى أي شخص وكل شخص بلا عائق.
السلبيات: باهظة الثمن، أخطاء في جمع البيانات، تأخير الوقت.

استطلاعات عبر الهاتف

الإيجابيات: درجة عالية من الثقة في البيانات التي تم جمعها، تصل إلى أي شخص تقريبًا.
السلبيات: باهظة الثمن، لا يمكن إدارتها بنفسها، تحتاج إلى استئجار وكالة.

استطلاعات الويب / عبر الإنترنت

الإيجابيات: رخيص، يمكن إدارته ذاتيًا، واحتمالية منخفضة جدًا لأخطاء البيانات.
السلبيات: قد لا يكون لدى جميع عملائك عنوان بريد إلكتروني. وقد يحذر العملاء من إفشاء المعلومات عبر الإنترنت.