خطوات هامة عند التخطيط لمؤتمر

التخطيط لمؤتمر له العديد من الخطوات الهامة التي يجب الحرص على إتمامها لضمان نجاح مؤتمرك.

مرحلة ما قبل التخطيط لمؤتمر

من المثالي الآن أن ترغب في البدء في التخطيط لمؤتمرك قبل عام من انعقاده. مع فريق كامل من الموظفين ذوي الخبرة وميزانية مناسبة. على الأرجح، هذا ليس توقعًا معقولًا. لكن لا داعي للذعر.

كيفية التخطيط لمؤتمر

الخطوة الأولى في إنشاء مؤتمر عظيم هي تحديد هدف واضح له.
إذا كنت تواجه كل متاعب استضافة مؤتمر، فمن الآمن أن تقول إنك لا تفعل ذلك من أجل المتعة فقط – بل لديك نوع من الهدف في ذهنك. ومع ذلك، ستفاجأ عندما تسمع أنه في كثير من الأحيان لا يقوم الأشخاص بإنشاء مستند يوضح الهدف النهائي للمؤتمر.
هل تستخدم هذا كفرصة لزيادة المبيعات وتدريب فريقك وبناء علامتك التجارية أم أنك تفعل شيئًا آخر تمامًا؟ بغض النظر عن هدفك، فإن أول شيء تريد القيام به هو أن تحدد على الورق ما تريد تحقيقه بحيث يذهب كل العمل اللاحق الذي تقوم به إلى متابعة هذا الهدف وإنجاح مؤتمرك.

كيف يمكنك معرفة ما إذا كنت قد نجحت؟

إن الشعور بأن مؤتمرك كان ناجحًا هو أمر جيد، ولكن الشيء الثاني الذي يجب عليك فعله بعد تحديد هدفك هو تصميم طريقة قابلة للقياس لمعرفة ما إذا كان مؤتمرك قد نجح أم لا. غالبًا ما يتم تخطي هذه الخطوة، ومع ذلك فهي في غاية الأهمية عندما تتحدث عن قياس التأثير التجاري لمؤتمرك.
ومع ذلك، تختلف جميع المؤتمرات وقد لا يكون لديك هدف محدد في ذهنك، وهذا أمر جيد تمامًا. لا يزال يتعين عليك القيام ببعض العصف الذهني حول هذا الموضوع. إن لم يكن ذلك فقط للتخطيط المسبق لأنواع التقنيات أو الممارسات التي ستحتاج إلى تنفيذها لقياس نتائجك بعد المؤتمر. سترغب في القيام بذلك لأنه، في عالم مثالي، يجب أن تدفعك كل خطوة تخطوها نحو الهدف في الخطوة الأولى.

من هو الجمهور المستهدف؟

فكر في الجمهور الذي سيكون في مؤتمرك، وتأكد من التخطيط لحدث يلبي احتياجاتهم!
لن يكون من المبالغة القول إن العثور على تعريف جيد لجمهورك المستهدف قبل التخطيط للمؤتمر هو المفتاح لسير كل شيء بسلاسة في المستقبل. بعد تحديد هدفك ومعرفة كيفية معرفة ما إذا كنت قد نجحت، عليك التأكد من أنك تبدأ في التفكير من وجهة نظر المشاركين. هل ستلبي خطة المؤتمر احتياجاتهم وتضمن حصولهم على وقت ممتع ومثمر؟

سيكون لمراعاة احتياجات الحاضرين تأثير على كل شيء بدءًا من عدد فترات الراحة وحتى جودة وكمية الطعام (إن وجدت) وحتى الترفيه، وحتى اختيار المكان. لن ترغب في حشر كبار المديرين في شركتك في نفس المكان الذي تعمل فيه المواهب التقنية الشابة لديك – فعادةً ما تكون احتياجات كلا المجموعتين مختلفة تمامًا!

التخطيط لمؤتمرك خطوة بخطوة

الآن بعد أن أصلحت أساسياتك وأصبحت في الإطار الذهني الصحيح، فقد حان الوقت لتشمر عن سواعدك وتبدأ في العمل الحقيقي – في الواقع تجميع كل الأجزاء المنفصلة التي ستحتاج إليها لجعل مؤتمرك حقيقة واقعة. بشكل عام، لا تحتاج إلى اتباع هذه الخطوات بالترتيب الذي نقترحه، ولكن يمكن أن يكون مخططًا مفيدًا يجب الالتزام به. قد ترغب أيضًا في التعمق ببضع خطوات، ووضع هذه الأفكار كعناوين في مستند أكبر وإضافة خطوات فرعية لتسهيل إدارة كل جزء من عملية التخطيط. لذلك، دون مزيد من اللغط، دعونا نصل إلى ذلك.

الخطوة 1 – استقر على الموضوع

يجب أن تكون هذه الخطوة بمثابة تقدم طبيعي من اختيار الهدف كما هو مذكور في الجزء الأول من هذا الدليل. يجب أن يكون موضوعك هو الهدف الذي من خلاله يقوم كل من فريقك والمشاركين بترتيب الحدث في أذهانهم.
يعني هذا عادةً أن تجعل موضوعك سريعًا ولا يُنسى وملهمًا – التزم بجعله لا يزيد عن جملة واحدة.

إذا كنت تريد إضافة المزيد من المعلومات، أضف شعارًا للموضوع كنص فرعي (عادة ما يكون أطول قليلاً ويساعد في ضبط المشهد إذا كان الموضوع نفسه مقصورًا على فئة معينة). ومن الأمثلة على ذلك “الابتكار كفريق” كموضوع و”العمل معًا لبدء التطوير” كشعار.

الخطوة 2 – تصميم رحلة الحاضرين

الخطوة الطبيعية التالية بعد الاستقرار على موضوعك هي تصور الرحلة التي سيختبرها الحاضرون في المؤتمر. يعد ضمان حصول الحاضرين على تجربة مريحة وفعالة لا تُنسى جزءًا أساسيًا من رحلة الحدث الشاملة التي تريد أن يقوم بها الحاضرون. إذن ماذا يعني تصميم رحلة الحضور؟
على الرغم من أن المؤتمر الطويل قد لا يبدو كذلك، إلا أنه في الواقع مجرد مجموعة من بضع نقاط اتصال مختلفة – لحظات صغيرة من الحقيقة يمكن أن تؤدي إلى تجربة الحدث الشاملة للحاضرين أو تدمرها. تشمل نقاط الاتصال كل شيء بدءًا من نقطة الاتصال الأولى وحتى الطعام والإقامة والنقل والتكنولوجيا واللافتات والتكنولوجيا (على سبيل المثال لا الحصر). في الأساس، تظهر بأنك شخص عادي تمامًا وحاول التنقل في رحلة الحدث. ما الذي سيجعل الانطباع الأكبر عليك؟

يجب أن تعزز نقاط الاتصال الخاصة بك وكل خطوة على طول الرحلة موضوعك والهدف العام للحدث الخاص بك. لا يلزم أن يكون هذا التفاعل علنيًا، ولكن يجب أن يكون موجودًا على الأقل في خلفية كل جانب من جوانب الحدث الخاص بك.

ومع ذلك، إليك قائمة مرجعية سريعة وسهلة من الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك أثناء تصميم رحلة الحضور:

• هل جميع نقاط الاتصال تحرك الحضور نحو الهدف العام للمؤتمر؟
• هل لدي الصورة الأكبر في ذهني عندما أقوم بتصميم كل خطوة؟
• هل أضع نفسي مكان الحاضر العشوائي؟
• هل جميع نقاط الاتصال مؤثرة أم أن بعضها غير ضروري؟
• هل نهاية الرحلة على الهدف إلى الهدف؟

الخطوة 3 – تحديد فريقك وتحديد الأدوار

يمكن للفريق المناسب أن يجعل التخطيط للمؤتمر أمرًا سهلاً!

لا يتم التخطيط لأي مؤتمر مهما كان حجمه وتأثيره في فراغ أو من قبل شخص واحد – ستحتاج إلى العمل مع مؤسستك وتشكيل فريق من الأشخاص الذين سيكونون قادرين على المساهمة في إنجاح الحدث الخاص بك. عادةً ما يعني هذا أنك بحاجة إلى المجموعات التالية من الأشخاص:

• التخطيط المادي: عدد قليل من المساعدين للتعامل مع الأجزاء الروتينية مثل حجز المساحة والإقامة والسفر وما إلى ذلك.
• التسويق والاتصالات: حتى لو كان هذا حدثًا داخليًا ولم تكن تفعل شيئًا مثل محاولة إغراء المشاركين وبيع التذاكر، فستظل بحاجة إلى عدد قليل من الأشخاص المسؤولين عن إنشاء بعض المواد الترويجية وإرسال الرسائل لإثارة الضجيج.
• الإدارة: هي في الأساس نقطة الاتصال الرئيسية للأشخاص الذين لديهم أسئلة، ويجب أن يكون هؤلاء الأشخاص على اتصال بكل ما يتعلق بالحدث على مستوى ما.
• الميسرون: أقدامكم على الأرض، للتأكد من وصول الجميع إلى المكان الذي يريدون الذهاب إليه، وأن كل شيء مُجهز كما تريد. إنهم على استعداد للتعامل مع أي وجميع الوظائف الغريبة التي تظهر.

الخطوة 4 – حدد التاريخ والمكان والميزانية

يعد تحديد التاريخ والمكان والميزانية خطوة مهمة في التخطيط للمؤتمر.
على الرغم من أنك قد تميل إلى القيام بهذه الأمور في وقت واحد، إلا أنه بشكل عام، من الأفضل التخطيط لها بشكل متزامن أو على الأقل بالقرب من بعضها البعض قدر الإمكان. بهذه الطريقة، يمكنك تجنب أي متغيرات في الثانية الأخيرة مثل تأمين الميزانية للتاريخ المرغوب فيه. ثم معرفة تاريخ الحجز وحتى إذا أصبح التاريخ فجأة أكثر تكلفة. ضع في اعتبارك التكلفة الإجمالية لاستئجار مكان للمؤتمرات أثناء تحديد ميزانيتك، وسيكون هذا هو البند الأكبر، لذا خطط وفقًا لذلك.

قد تكون النصيحة الاحترافية الجيدة هي وضع قائمة ببعض الأماكن المحتملة في الاعتبار عند التخطيط، للتأكد من تغطيتك حتى لو كان هناك تغيير في الخطط. عند اختيار التاريخ والمكان، تأكد من تجنب العطلات والمهرجانات المحلية والأحداث الرياضية. تتضمن الأيام الأكثر شيوعًا عادةً أيام الأربعاء والخميس والسبت، لذا ستحتاج إلى أن تحذو حذوها ما لم يكن لديك شيء محدد في ذهنك. يمكننا مساعدتك فقط اتصل بنا.

في الواقع، يمكن أن يكون تأمين الميزانية أمرًا سهلاً للغاية (إذا كان لديك بعض المخصصات من مؤسستك) أو صعبًا للغاية. إذا لم تكن هناك ميزانية لمؤتمرك، فستحتاج إلى النظر في رعاية المؤتمر لتحقيق ذلك. هذا يعني أنك ستحتاج إلى أن تكون أكثر حرصًا بشأن تحديد غرض الحدث، والقيمة التي سيجلبها، واهتمامات الحاضرين، وكيف يمكن للجهات الراعية الاستفادة منك. في الأساس، أنت تقوم بإنشاء عرض لجذب الرعاة إلى جانبك. قد يكون العثور على راعي لعرض أفكارك أمرًا صعبًا أيضًا، حيث يعتمد ذلك على مجال عملك وموقعك الجغرافي وأهدافك وما إلى ذلك.

الخطوة 5 – احجز المكان المناسب

يمكن أن يساعدك مكان انعقاد المؤتمر المناسب في تقديم تجربة رائعة للحاضرين.
ما لم تكن محظوظًا بما يكفي لامتلاك مساحة خاصة بك يمكنها استضافة جميع من يحضرون مؤتمرك، فسوف تحتاج إلى البحث عن المكان المناسب لاحتياجاتك. بشكل عام، هذا يعني إلقاء نظرة على الفنادق المحلية أو الجامعات أو الأماكن الأخرى القادرة على استضافة أحداث أكبر أو استخدام منصة للعثور على الأماكن عبر الإنترنت. وأثناء قيامك بذلك، عليك أن تضع ما يلي في الاعتبار:

• الحجم والمقاعد: هل اختيارك للمكان يناسب الجميع دون الاضطرار إلى الضغط أكثر من اللازم، أو على الجانب الآخر، جعلهم بحاجة إلى الصراخ ليكونوا جزءًا من الأشياء؟ ستحتاج إلى أخذ وقتك والعثور على منطقة المعتدلة، خاصة إذا كنت بحاجة إلى ترتيبات جلوس محددة لإنجاز الأمور.
• الموقع: اعتمادًا على احتياجاتك، قد ترغب في شيء منعزل أو متصل بالمدينة. وفي كلتا الحالتين، فكر في وسائل النقل العام، وسهولة الوصول بسيارات الأجرة، والقرب من المطار لضيوفك من خارج المدينة، والمرافق المحلية لأولئك الذين يقيمون طوال الليل.
• التكنولوجيا: هل تحتاج إلى تكنولوجيا المعلومات أو الصوت والفيديو أو أنواع أخرى من التكنولوجيا لإنجاز مؤتمرك؟ إذا كان الأمر كذلك، فتحقق مما إذا كان متاحًا في الموقع أو إذا كنت ستحتاج إلى إحضاره معك (كما ستحتاج في كثير من الأحيان إلى التأكد من إمكانية توصيله في مكانك).
• الأجواء ووسائل الراحة: احجز مساحة تناسب موضوع الحدث الخاص بك. ستحتاج إلى تجنب شيء مثل استضافة مؤتمر لتكنولوجيا المعلومات في المكتبة، على سبيل المثال. غالبًا ما تكون الأماكن قابلة للتخصيص، لذلك لا يضر الاتصال بالمكان مسبقًا لمعرفة ما إذا كان بإمكانك القيام بجولة تجريبية أو على الأقل رؤية المكان بأم عينيك.
• المهلة الزمنية: كما ذكرنا سابقًا، كلما قمت بحجز مكانك مبكرًا، كان ذلك أفضل.

الخطوة 6 – حدد تقنية المؤتمر المناسبة

في هذه الأيام، لديك مجموعة كبيرة من الخيارات عندما يتعلق الأمر باختيار تكنولوجيا المؤتمرات الخاصة بك بدءًا من التقنيات الضرورية للغاية مثل: تطبيق الأحداث، وجدران الوسائط الاجتماعية، والبث المباشر، التعرف على وجوه الضيوف وروبوتات الدردشة المدعمة بالذكاء الاصطناعي للرد على استفسارات العملاء.
على الرغم من أن كل مؤتمر لا يحتاج إلى تركيز كبير على التكنولوجيا، إلا أن التجربة التكنولوجية الرائعة والمبسطة يمكن أن تؤثر في كثير من الأحيان على التجربة الشاملة للحاضرين نحو الإيجابية. قم بقراءة بعض اتجاهات التكنولوجيا لاستكشافها واستخدامها في مؤتمرك القادم.

الخطوة 7 – ترتيب الأشخاص والخدمات

هل تحتاج إلى متحدثين أو متعهدي طعام أو بناة أو متخصصين من أي نوع آخر؟ إذا كان الأمر كذلك، فحاول حجزها مقدمًا قدر الإمكان ثم أبقها على اطلاع باحتياجاتك عندما تتغير (وهو ما سيحدث، إذا كنت تفعل الشيء الذكي وتحجز قبل بضعة أشهر على الأقل). هذا هو المفتاح لتحقيق أقصى استفادة من أموالك وتجنب أي مفاجآت في اللحظة الأخيرة لأي شخص.

الخطوة 8 – اختيار المتحدثين

من المهم اختيار المتحدثين في المؤتمر بحكمة – فهذا سيؤثر على تجربة الحضور وسمعتك.
إذا كنت تخطط لمتحدث رئيسي في هذا الحدث الخاص بك، ومن المرجح أنك كذلك، فيجب أن تكون حذرًا للغاية في اختيارك. غالبًا ما يكون المتحدث الجيد هو أبرز ما في الحدث، في حين أن المتحدث السيئ يمكن أن يظل في الذاكرة بنفس القدر لجميع الأسباب الخاطئة.

يجب أن يتم اختيار المتحدث في الحدث الخاص بك بعد حوالي ستة أشهر من الحدث لتجنب المشكلات المتعلقة باللوجستيات وستحتاج إلى أن تسأل نفسك الأسئلة التالية قبل اتخاذ اختيارك:

• ما هو الهدف الأساسي لهذا الحدث الخاص بك؟ فهل هذا الشخص يتناسب مع ذلك؟
• من هو جمهورك؟ هل سيتردد صدى هذا الشخص معهم؟
• ما هي ميزانيتك؟ هل تستطيع تحمل تكاليفهم؟
• ما هو غرض المتحدث؟ هل يمكنهم تحقيق هذا؟
• ما مدى توفرها؟ هل يمكنهم جعل هذا الحدث الخاص بك ناجحًا؟

بعد أن تكون لديك فكرة عن هذه النقاط، ستحتاج إلى بدء عملية العثور فعليًا على شخص لملء الدور الذي قمت بإنشائه للتو. يمكن القيام بذلك من خلال الإحالات من الأشخاص العاملين في نفس مجال مؤتمرك، أو التحقق من المتحدثين الرئيسيين في مؤتمرات مماثلة، أو البحث في صفحات المنظمات أو النوادي في مجالك، أو محادثات TED حول مواضيع ذات صلة أو حتى المرور عبر وكالة تتولى هذا الأمر.

الخطوة 9 – خطط لجدول أعمالك

يمكن أن يكون هذا جزءًا بسيطًا للغاية أو معقدًا للغاية من عملية التخطيط للمؤتمر، اعتمادًا على المدة التي سيستغرقها المؤتمر، وحجم المحتوى الذي تقوم بتعبئته في الوقت المناسب، وعدد الأشخاص الحاضرين.

• الخطاب الافتتاحي: ستحتاج إلى البدء بخطاب افتتاحي لتهيئة المشهد والترحيب بالمشاركين والحصول على بعض النقاط الرئيسية للحدث بشكل مفتوح. وهذا أيضًا هو الوقت الذي ستحتاج فيه إلى تأكيد أي لوجستيات وتقديم جدول الأعمال.
• التواصل حول جدول الأعمال: يجب أن يكون جدول الأعمال مصممًا بشكل جيد وسهل المتابعة على الورق (أو رقميًا) ويجب أيضًا إرساله إلى المشاركين قبل الحضور إذا كان ذلك ممكنًا. بالنسبة لأولئك منكم الذين يخططون لعقد مؤتمر متعدد الأيام. فإن جدول الأعمال أكثر أهمية بكثير من جدول الأعمال الخاص بحدث ليوم واحد. ستحتاج إلى تضمين أوقات البدء والانتهاء، وأوقات الوجبات، وجدول فترات الراحة العامة. بالإضافة إلى أوقات أي وسيلة نقل قمت بترتيبها لضيوفك. بالإضافة إلى ذلك، سيكون من الحكمة التخطيط لبعض أنواع الترفيه (ربما أمسية اجتماعية من نوع ما) للحفاظ على مستويات الطاقة عالية وتفاعل المشاركين.
• تخطيط الوقت على فترات: أبعد من ذلك، من الجيد بشكل عام أن تخطط لوقتك في فترات زمنية مدتها ساعة أو ساعتين بدلاً من أي شيء أصغر أو أكبر بكثير. والسبب في ذلك هو أنك تريد وقتًا كافيًا في موضوع معين لتحقيق بعض التقدم. ولكن ليس بالقدر الذي يجعل الاهتمام يتشتت. لهذا السبب نفسه، ستحتاج إلى تجنب جدولة أي شيء مهم بشكل خاص قبل الغداء أو بعده مباشرة (من الصعب الاستمرار في العمل على معدة فارغة أو عندما تكون في حالة غيبوبة بسبب الطعام).
• اتخاذ قرار بشأن البداية المبكرة أو النهاية المتأخرة: ستحتاج أيضًا إلى تحديد فوائد البداية المبكرة أو وقت متأخر من المساء عندما يتعلق الأمر بملاءمة المحتوى الخاص بك بالكامل. على الورق، قد يبدو البدء في الساعة الثامنة فكرة جيدة، ولكن هذا يعني أن العديد من المشاركين سيحتاجون إلى الاستيقاظ قبل ساعتين أو ثلاث ساعات وستكون مستويات اليقظة منخفضة. قد يكون البدء لاحقًا والانتهاء لاحقًا أمرًا صعبًا بعض الشيء، لذا ستحتاج إلى تجربة جدول أعمالك للعثور على المزيج المناسب لك.

الخطوة 10 – الترويج

الآن بعد أن وضعت بعض خططك، حان الوقت للنظر في موضوع آخر يمكن أن يكون بسيطًا للغاية أو الجزء الأكثر صعوبة في عملية التخطيط للمؤتمر – الترويج.

الأحداث الداخلية:

أولاً، إذا كان الحدث داخليًا، فلديك مهمة بسيطة نسبيًا أمامك. قم بإنشاء خطة اتصالات تغطي بضعة أشهر من الرسائل لإثارة الضجيج وتوفير جميع روابط التسجيل ذات الصلة للمشاركين. يمكن القيام بذلك عادةً عبر شبكة Outlook الخاصة بالمكتب أو أدوات المراسلة الداخلية الأخرى مثل Slack. يتضمن هذا عادةً حفظ التاريخ قبل شهر أو شهرين مقدمًا، ورسالة إعلامية قبل أسابيع قليلة مع روابط للتسجيل في الحدث، ثم تذكير قبل بضعة أيام للتأكد من أن الجميع تمكنوا من الحفاظ على جداولهم واضحة.

الأحداث الخارجية:

إذا كان مؤتمرك سيحضره في الغالب زوار خارجيون وتحتاج إلى إثارة الاهتمام، فلديك مهمة أكثر تعقيدًا أمامك. استقر على سعر التذكرة (إذا لم يكن مؤتمرك مجانيًا) وحافظ على ثباتك أثناء استعدادك لدفع الحدث الخاص بك على كل قناة ذات صلة بالسوق المستهدف. إذا كان لديك مكان عمل ذو حركة مرور عالية، فإن وضع بعض المواد غير المتصلة بالإنترنت مثل الكتيب أو الملصق المصمم جيدًا يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً. ومع ذلك، من المرجح أن تركز معظم عروضك الترويجية على الرقمي. ما لم يكن لديك الكثير من الميزانية لتنفقها على شركة ترويج محترفة، فمن الأفضل أن تفعل شيئًا غير مكلف نسبيًا مثل الإعلان على وسائل التواصل الاجتماعي (Facebook أو LinkedIn أو Twitter أو Instagram إذا كان لديك قنوات على كل منها)، أو منتديات لـ مجال عملك، وقوائم العملاء، وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا الذهاب إلى أبعد من كتابة بيان صحفي إذا كانت شركتك تتمتع بحضور إعلامي لائق.

اختيار أبطال العلامة التجارية:

علاوة على ذلك، هناك شيء واحد يعد دائمًا فكرة جيدة بغض النظر عما إذا كان جمهورك في الغالب داخليًا أو خارجيًا وهو اختيار بعض أبطال العلامات التجارية. وهذا يعني العثور على مجموعة صغيرة من المؤثرين الذين لديهم وصول واسع إلى السوق المستهدف وإشراكهم. ستحتاج إلى العمل معهم ومشاركة رؤيتك للحدث ومساعدتهم في التوصل إلى بعض الاتصالات التي يمكنهم مشاركتها مع شبكاتهم الخاصة. غالبًا ما يكون هذا الأسلوب أكثر فعالية من الرسائل الباردة على وسائل التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني، لذا فكر فيه قليلًا إن أمكن.

الخطوة 11 – تحضير المكان

مع اقتراب اليوم، ستحتاج إلى زيادة مقدار التنقل ذهابًا وإيابًا بينك وبين المكان الذي تختاره. يفترض المنظمون في كثير من الأحيان أنه نظرًا لأن الإجراءات اللازمة قد تمت مناقشتها مع المكان قبل شهر واحد، فإن المكان سيتبعها حرفيًا. غالبًا ما يكون هذا صحيحًا. لكنك لا تريد أن يتم القبض عليك وسروالك منسدلًا في مناسبة نادرة لا يحدث فيها هذا. قد تكون مزعجًا بعض الشيء، ولكن البقاء على اطلاع على المكان في الأيام التي تسبق الحدث الخاص بك يعد فكرة جيدة للتأكد من أن كل شيء جاهز.

التدريج هو المفتاح: يمكن أن يشكل تهيئة البيئة المادية الفارق بين حدث هامد يتلاشى من الذاكرة بمجرد خروج الأشخاص من الباب. وبين شيء يتحدثون عنه مع أصدقائهم وزملائهم ويضعونه على وسائل التواصل الاجتماعي، ويفتخرون به. حضرها. وهذا يعني إيجاد وسائل إبداعية لتحقيق أقصى استفادة من المساحة الخاصة بك. ولهذا هناك بعض النصائح العامة التي يجب عليك اتباعها:

كن معياريًا:

يجب أن تحاول تجنب جعل العرض المسرحي الخاص بك موقفًا “كل شيء أو لا شيء”. وبدلاً من ذلك اختر وجود قطع يمكن نقلها وتكوينها بطرق مختلفة لمواجهة أي تحديات جديدة وغير متوقعة.

التخطيط لفرص العلامة التجارية:

فكر في كيفية تفاعل الأشخاص مع المحتوى الخاص بك، والمكان الذي سيبحثون فيه. والمكان الذي من المحتمل أن يرغبون في التقاط الصور فيه. لا شيء يضاهي القليل من الدعاية المجانية لك ولأي من الرعاة المحتملين.

الخطوة 12 – البقاء في الوقت المحدد

احترم الحاضرين من خلال الالتزام بجدول الأعمال وعدم السماح بالتجاوزات.
ستحتاج إلى تخصيص الوقت للتأكد من أن فريقك يفهم جيدًا الخطة لكل يوم. لذا فإن عقد بعض اجتماعات التخطيط في اللحظة الأخيرة قبل بضعة أيام أمر لا بد منه. في الواقع، من الجيد عمومًا التخطيط لعقد جولة في الصباح قبل بدء الحدث الخاص بك للتعامل مع أي تفاصيل في اللحظة الأخيرة.

احصل على خريطة وجدول أعمال وجهاز ضبط الوقت الذي سيبقي كل شيء يتحرك وفقًا للجدول الزمني. غالبًا ما يكون كونك ضابطًا للوقت أحد الأجزاء الأكثر صعوبة في المؤتمر. حيث قد يكون من الصعب جدًا قطع انتباه الأشخاص إذا كانوا يعملون وقتًا إضافيًا. تتضمن بعض النصائح لتسهيل هذا الجزء ما يلي:

البطاقات الزمنية:

يكون هذا أكثر أهمية عندما يكون لديك متحدث مخصص لفترة معينة من الوقت. إن حمل بطاقات الوقت التي تخبرهم عندما يكون لديهم 20 دقيقة متبقية، و10 دقائق متبقية، وما إلى ذلك. يمكن أن يكون مفيدًا في السماح لهم بمعرفة متى يجب عليهم تسريع الأمور ومتى يختتمونها.

ضابط وقت كبير:

في كثير من الأحيان سترى موظفين مؤقتين أو متطوعين يعملون كمنظمي وقت. وهي فكرة سيئة لأنها تعني أنه غالبًا ما يتم تجاهلهم وليس لديهم الثقل المجازي للحفاظ على الأمور في الموعد المحدد.

قم بإعداد الحاضرين/المتحدثين مسبقًا:

بضع كلمات سريعة في بداية الخطاب أو النشاط. يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً نحو تجنب استمرار الأمور لفترة أطول مما تحتاج إليه، لذا خطط مسبقًا.

متابعة ما بعد المؤتمر:

غالبًا ما تكون الخطوات التي تتخذها بعد الاختتام الناجح لمؤتمرك بنفس أهمية المؤتمر نفسه، إن لم تكن أكثر. ستحتاج إلى التخطيط لكل هذا مسبقًا.

الخطوة 13 – جمع التعليقات

يعد جمع التعليقات جزءًا مهمًا من تحديد ما إذا كان مؤتمرك يمكن اعتباره ناجحًا أم لا. بشكل عام، ستحتاج إلى الانتظار حتى انتهاء المؤتمر ولكن قبل مغادرة ضيوفك لجمع التعليقات. على الرغم من أنه في بعض الأحيان قد يكون من المفيد جمع بعض التعليقات بعد الجلسات الرئيسية بشكل خاص. في حين أن المعلومات لا تزال واضحة في أذهان موظفيك أو المشاركين.

يمكن أن تكون التعليقات متعمقة مثل استطلاع كامل يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى المشاركين. أو بسيطة مثل الضغط على وجه مبتسم أو عابس على جهاز iPad وهم في طريقهم للخروج من الباب. لذلك سيكون الأمر متروكًا لك لتخطيط مقدار التفاصيل التي تبحث عنها تحصل. المكان الجيد للبدء هو على الأقل ما يلي:

إبداء الإعجاب وعدم الإعجاب:

ضع الجوانب المختلفة للحدث الخاص بك على مقياس من 1 إلى 5 واطلب من المشاركين تقييم مدى إعجابهم بكل جزء.

الرأي العام:

مرة أخرى، ضع الانطباع العام للحدث على مقياس متدرج واطلب من المشاركين أن يعطوك تقييمًا. أتبع ذلك بقليل من المعلومات النوعية عن طريق وضع حقل “لماذا” مباشرة بعد هذا السؤال.

التغييرات أو التحسينات:

فكرة جيدة إذا كنت تخطط لعقد هذا المؤتمر مرة أخرى. أو مؤتمرات أخرى في المستقبل، فغالبًا ما يكون الحقل الفارغ لبعض التعليقات هو المكان الذي تحصل فيه على التعليقات الأكثر صدقًا حول الحدث.

من المهم أيضًا الحصول على تعليقات من فريقك، وليس فقط المشاركين. إن رأي الأشخاص الذين شكلوا العمود الفقري لمؤتمرك له أهمية كبيرة. خاصة أنهم غالبًا ما يلاحظون الأشياء التي تفوتك وسيكون لديهم أفكار جيدة للمستقبل في حالة العمل معهم مرة أخرى.

الخطوة 14 – متابعة الموضوعات أو وعود المؤتمر

لا تدع المؤتمر يكون كلمتك الأخيرة – تابع مع الحاضرين بعد انعقاد الحدث.
بالعودة إلى هدف مؤتمرك، في البداية، ستحتاج إلى الضرب بينما يكون الحديد ساخنًا لضمان تحقيق الأهداف. وهذا يعني إخفاء المعلومات للمشاركين والأطراف المعنية الأخرى. ومتابعة أي علاقة/عمل تم إنشاؤه حديثًا، وما إلى ذلك اعتمادًا على طبيعة الحدث الخاص بك.
المفتاح هو عدم الانتظار لفترة طويلة، حيث أن فعالية اتصالات المتابعة تنخفض فائدتها بسرعة كبيرة. بشكل عام. يستغرق الأمر من يوم إلى أسبوع تقريبًا المدة التي يجب أن تنتظرها قبل أن يصبح المشاركون أقل استجابة.
ومن الجدير تكريس عدد قليل من الأشخاص لهذه الخطوة فقط، وجعلهم ينظمون اتصالات واسعة النطاق. ويعملون بشكل أكبر مع “الأبطال” الذين ناقشناهم سابقًا، ويحافظون عمومًا على تقدم المناقشة للأمام وعدم توقفها.

الخطوة 15 – تتبع الأطراف المهتمة بالمستقبل

غالبًا ما يكون من الجيد الاحتفاظ بقائمة المشاركين لديك وتحديد أجزاء المؤتمر التي وجدوها أكثر إثارة للاهتمام. عادةً ما يكون هؤلاء هم أول الأشخاص الذين تستهدفهم في الأحداث المستقبلية. لذلك من المفيد معرفة من هم ونوع الحدث الذي يرغبون في حضوره.

إحدى الطرق الجيدة لإدارة هذا الجزء من العملية هي أن يكون لديك خيار الاشتراك في استبيان التعليقات. الذي سيسمح للأشخاص بالتسجيل لسماع أخبار حول الأحداث المستقبلية في فئات معينة. إذا كنت تخطط لحدث آخر، فإن البدء في بناء قاعدة البيانات الخاصة بك مبكرًا غالبًا ما يستحق وزنه ذهباً.