أفكار فريدة لجلسات الاستراحة أثناء الحدث

إذا كنت تستضيف مؤتمرًا أو ملتقى أو رحلة عمل لشركة. فربما ترغب في تنفيذ بعض أفكار لجلسات الاستراحة أثناء الحدث. حتى إذا كان لديك عروض تقديمية رائعة ومتحدثون رئيسيون، فإن الجلسات الفرعية تمكن الحاضرين من التفاعل مع بعضهم البعض وتطبيق الدروس التي تعلموها طوال اليوم. يجب أن تتم الجلسات الفرعية في مجموعات صغيرة وأن تكون قصيرة نسبيًا ومباشرة، مع نقاط محددة.

إذا كنت تواجه مشكلة في التوصل إلى أفكار لحدثك، فراجع هذا المقال الذي يوضح عدد من الأفكار الفريدة لجلسات فرعية لتبدأ بها. بعضها عبارة عن أنشطة عالمية يمكنك استخدامها في أي حدث. والبعض الآخر خاص بأنواع معينة من الأحداث والأماكن، والتي، كما سترى، يمكن أن تساعدك رعاية الوفود فيها.

تذكر أن الجلسة الفرعية الرائعة لا تكون جيدة إلا بقدر المكان الذي تُعقد فيه. لهذا السبب نوصيك بحجز مكان واسع وجذاب ومجهز تجهيزًا جيدًا لحدثك الخاص.

يمكنك حجز مساحات مريحة ومليئة بالوسائل التي تساعدك على تحقيق أهداف عملك، مع مساحات منفصلة تساعدك على إعادة تركيز الحضور وتقوية الروابط بينهم. ابحث عن المساحات التي يتم تأجيرها بالساعة وتشمل معدات عالية التقنية في بيئة نظيفة وأنيقة. يمكنك أيضًا العمل مع مضيفك المحلي لترتيب خدمات تقديم الطعام وموظفي الحدث وتأجير المعدات.

اقرء أيضاً: كيفية حجز أفضل قاعات الاجتماعات والندوات في المملكة.

ما هي جلسات الاستراحة أثناء الحدث

إن جلسات الاستراحة أثناء الحدث أو اجتماع تقسيم الحدث هو نشاط جماعي على غرار ورشة العمل مصمم لحل المشكلات، ويركز بشكل عام (ولكن ليس دائمًا!) حول موضوع المؤتمر أو الحدث. تكون هذه الجلسات أقصر من العناصر الأخرى في جدول أعمال الحدث. غالبًا ما ينضم المشاركون في جلسات تقسيم الحدث إلى المجموعة الكاملة لتقديم أو مناقشة نتائج ورشة العمل. أو لمجرد الاسترخاء وتجديد النشاط وتحسين العلاقات بين المشاركين.

الفرص التي توفرها جلسات الاستراحة أثناء الحدث:

• التعلم أو صقل المهارات أو مشاركتها
• مناقشة القضايا المشتركة
• تبادل الأفكار لإيجاد الحلول
• استكشاف الأفكار في تنسيق أقل هيكلة
• تقسيم جدول الحدث الإجمالي
• استعادة انتباه الحاضرين
• تحسين مشاركة الحاضرين
• توفير الوقت والمساحة للتعمق في الموضوعات ذات الصلة
• تعزيز المحتوى المستهدف الذي يثير اهتمام البعض، ولكن ليس جميع الحاضرين
• تقسيم المحتوى المستهدف عبر مستويات الخبرة والمهارة (أي المبتدئين والمتقدمين)

استخدم الصور المرئية ولعب لعبة الطيف

يعد إنشاء الطيف طريقة فريدة لتمثيل الآراء والحقائق حول فريقك بصريًا. هذا النشاط البسيط هو فكرة شائعة لجلسة تقسيم مناسبة للمجموعات الصغيرة والمتوسطة الحجم. لا يتطلب الكثير من التخطيط، وهو طريقة رائعة لتشجيع الحضور على الوقوف على أقدامهم بعد الجلوس لعرض تقديمي طويل. الفكرة العامة هي أنك تطلب من الجميع الوقوف في صف واحد بناءً على خصائص شخصية معينة أو مشاعرهم حول موضوع ما.

على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب من مجموعتك الوقوف في صف واحد حسب تاريخ ميلادهم. سيتطلب هذا منهم التفاعل مع بعضهم البعض ومعرفة من يشاركهم عيد ميلادهم أو شهر ميلادهم. ثم اطلب منهم الوقوف في صف واحد حسب مدى حماسهم لمشروع أو سياسة جديدة. استخدم جميع زوايا الغرفة الأربع إذا كنت تريد قياس الرأي على محور X-Y وإنشاء طيف بشري حقيقي!

استضافة محاضرات سريعة لتسليط الضوء على مجالات الخبرة

تُعد المحاضرات السريعة وسيلة جيدة لكسر رتابة قائمة العروض المزدحمة. تكون المحاضرات السريعة قصيرة، وعادةً لا تزيد مدتها عن خمس أو عشر دقائق. يمكنك دعوة الحاضرين لإلقاء محاضرة حول موضوع من اختيارهم لتغيير وتيرة الحدث الرئيسي.

يسمح ذلك لفريقك بمشاركة جانب من خبرتهم، مما يسمح للجميع في الغرفة بالتحدث وتعلم شيء جديد. عندما يتعلق الأمر بتحفيز أفكار جلسات الاستراحة، فإن المحاضرات السريعة هي من بين أكثر الأفكار تنوعًا.

اختر ميسرين لجلسات العمل الجماعية يوجهون المشاركين دون سيطرة

يجب على الميسرين تقديم الدعم المناسب للموضوع المطروح وتوجيه الأنشطة، كل ذلك دون تعطيل العملية. وبينما يتولى ميسر الجلسة دور القيادة، فإن الغرض هو تشجيع حل المشكلات بشكل مستقل وتوليد الأفكار. وبدلاً من إخبار المشاركين بما يجب أن يفكروا فيه، يجب على الميسر تشجيعهم على التفكير.

حدد المقدار المناسب من الوقت

ما مقدار الوقت المتاح لديك لجلسة الاستراحة؟ تأكد من أن المشاركين لديهم الوقت الكافي للتحضير لمجموعتهم، والانخراط فيها، ومعرفة ما سيشاركونه مع الطرف الآخر إذا كان ذلك مناسبًا.

إذا كانت الجلسات قصيرة جدًا، فلن تكون مثمرة. وإذا كانت طويلة جدًا، فقد يكمل المشاركون في الجلسات الفرعية المهمة وينسحبون.

قد يتطلب حساب الوقت المناسب بعض التجربة والخطأ. تجعل أحداث “أطروحة الثلاث دقائق” من السهل جدًا تقدير الجداول الزمنية، ولكن الحدث الأكثر تعاونًا وبناءً قد يحتاج إلى مزيد من المرونة.

يستحق الجميع فرصة للتحدث، لذا لا تنسَ أن تأخذ في الاعتبار عدد المشاركين في كل مجموعة فرعية!

حدد أفضل تنسيق لجلسة

يعتمد التنسيق المناسب لجلسة المؤتمر المنفصلة على ما تهدف جلستك إلى تحقيقه!

على سبيل المثال:

1. بناء المهارات: قد تسمح هذه الجلسات للمشاركين بممارسة المهارة في أذهانهم. بالنسبة للبحث أو المبيعات أو تقديم العروض، قد يكون تنسيق أطروحة مدته ثلاث دقائق مناسبًا!
2. القيادة: قد تتضمن جلسة القيادة تمارين لعب الأدوار أو مناقشة مائدة مستديرة مع مطالبات.
3. بناء الفريق: يستغرق تعزيز الروابط وقتًا – ويمكن أن يكون ممتعًا! يمكن أن تركز جلستك على تبادل المهارات والتعاون. غرفة الهروب هي مثال رائع.
4. التواصل: يحتاج الحضور إلى تنسيق تفاعلي للتواصل مع بعضهم البعض. فكر في مجموعات صغيرة مع مطالبات المحادثة أو التواصل السريع أو مشاركة الخبرة.
5. الاسترخاء: في بعض الأحيان يحتاج الحضور إلى استراحة من صخب وضجيج بيئة المؤتمر. فكر في التأمل الموجه أو تمرين التنفس أو نشاط تعاوني هادئ.

هناك أيضًا طرق لتغيير كيفية مشاركة الحضور في الجلسات. على سبيل المثال، يمكن أن تتضمن أفكار جلسات المؤتمر التفاعلية تحويل جلستك إلى لعبة لتشجيع مشاركة المشاركين بشكل أكبر.

ما هي بعض مواضيع جلسات الاجتماعات الجيدة؟

ستعتمد استضافة أفضل جلسة اجتماعات على نوع المؤتمر الذي تستضيفه!

لبدء العصف الذهني بالأفكار، ركز على أهدافك للجلسة.

هل أنت غير متأكد من أهدافك؟ اسأل نفسك:

• ماذا يتعلم الناس؟ هل يبنون مهارات، أم يكتسبون المعرفة؟ هناك طريقة أخرى لتنسيق هذا الأمر وهي معرفة ما يريده المشاركون في المؤتمر من جلسة المناقشة. سواء كانت معلومات عن الصناعة أو المهارات المهنية.
• ما الذي يتشاركه المشاركون؟ مرة أخرى – هل سيتشاركون المهارات أو المعرفة؟ هناك طريقة أخرى لتنسيق هذا الأمر وهي ما يمكن للمشاركين في المؤتمر تقديمه لجلسة المناقشة.
• كيف يمكنك إثراء البرنامج الحالية؟ هل ستزود المشاركين بمهارات جديدة ومعارف جديدة واتصالات جديدة؟ هل ستبني على برنامج المؤتمر الحالي أم تنحرف عنه؟
• ما الأدوات التي سيستخدمها الميسرون لقيادة المناقشة؟ يمكن أن يشمل ذلك التكنولوجيا مثل عروض الشرائح أو أدوات التيسير مثل العصف الذهني ومهارات الوساطة.

مع تحديد أهدافك بوضوح، سيكون من السهل مواءمة أفكار جلسة المناقشة الخاصة بك مع اهتمامات المشاركين!