أنواع غرف المؤتمرات وكيفية المفاضلة بينهم

اكتشف أنواع غرف المؤتمرات المختلفة، وتصميماتها، وكيفية اختيار النوع المناسب لاجتماعاتك لتعزيز الإنتاجية والتعاون.

أنواع غرف المؤتمرات

في السنوات القليلة الماضية، تطور العالم كثيرًا، وتطورنا نحن أيضًا. وخاصةً منذ جائحة كورونا. سهّلت مؤتمرات الفيديو حياتنا. ومع ذلك، لا تزال اجتماعات الفريق الشخصية والتعاونية مهمة. غالبًا ما تجعل العلاقات الشخصية والتفاعلات المباشرة الاجتماعات الشخصية أكثر فعالية وفائدة. وأفضل طريقة لعقد مثل هذه الاجتماعات الشخصية هي في غرفة اجتماعات أو مؤتمرات.

ما أهمية غرف المؤتمرات؟

ولّى زمن طاولة بسيطة وبعض الكراسي. الآن، أنت بحاجة إلى أنواع مختلفة من إعدادات غرف المؤتمرات التي تلتزم بجدول أعمال الاجتماع الشخصي. قد يحتاج البعض إلى غرفة مُجهزة بأحدث التقنيات، بينما قد يحتاج آخرون إلى بيئة أكثر استرخاءً. إن غرفة المؤتمرات المُصممة جيدًا والتي تُلبي احتياجات اجتماعك لن تعكس قيم شركتك فحسب، بل ستُعزز أيضًا الإبداع والإنتاجية.

مقال هام يوضح الأسباب التي تدفعك إلى عقد الاجتماعات والمؤتمرات في فندق

أنواع غرف المؤتمرات حسب الحجم والوظائف

تحتاج المؤتمرات المُختلفة إلى أنواع مُختلفة من غرف المؤتمرات. يعتمد ذلك على عدد الأشخاص المُنضمين إلى الجلسة، بالإضافة إلى مُتطلبات كل مؤتمر. إليك بعض أنواع غرف المؤتمرات حسب حجمها ووظائفها:

غرف اجتماعات كبيرة

إذا كنت تُخطط لاستضافة اجتماع يضم عددًا كبيرًا من الأشخاص، فأنت بحاجة إلى غرف اجتماعات كبيرة. بحيث تكون غرف اجتماعات مُجهزة بمرافق مؤتمرات الفيديو. هذا يعني أنه يُمكنك بسهولة عقد اجتماع لما يصل إلى 20 شخصًا مع إمكانية الاتصال من مواقع بعيدة أيضًا.

غرف اجتماعات صغيرة

تُعتبر غرف الاجتماعات الصغيرة مثالية إذا كنت تُفضل مساحة خاصة للتحدث مع فريقك المُباشر فقط. تحتوي هذه المساحات على بضعة كراسي وطاولة للجلوس ومناقشة الأعمال دون أي إزعاج.

غرف مزودة بأدوات تعاون

إذا كنت بحاجة إلى غرفة اجتماعات متطورة تقنياً ومجهزة بالكامل بشاشة تلفزيون، ولوح أبيض، ومؤتمرات فيديو، وغيرها الكثير. يمكنك حجز هذه الغرف أثناء تنقلك والاستمتاع بجلسة تعاونية فعّالة مع فريقك.

غرف بدون طاولات

لست بحاجة دائمًا إلى طاولة ولوح أبيض لمناقشة الأمور المهمة. أحيانًا تحتاج إلى بيئة مريحة ومبتكرة حيث يمكنك مناقشة أفكار جديدة بحرية والتوصل إلى حلول.

أنواع غرف المؤتمرات حسب التصميم

بعد أن صنفنا أنواع غرف المؤتمرات حسب الحجم والوظيفة، دعونا نلقي نظرة على أنواع إعدادات غرف المؤتمرات حسب تصميمها:

نمط غرفة المؤتمرات

عادةً ما تحتوي غرف المؤتمرات المصممة على طراز غرفة الاجتماعات على طاولة كبيرة في المنتصف، محاطة بكراسي. وهي مثالية للاجتماعات التي تتطلب نقاشًا مفتوحًا بين المشاركين.

نمط الفصول الدراسية

تتميز قاعات المؤتمرات المصممة على طراز الفصول الدراسية بصفوف متعددة من الكراسي المواجهة للواجهة، على غرار قاعات الدراسة المدرسية. وهذا مثالي لجلسات التدريب.

شكل حرف U

في هذا النمط، ترتب الطاولات على شكل حرف U مع وجود كراسي على طول الجانب الخارجي. يعد هذا التصميم مثاليًا للعروض التقديمية التي تتطلب مشاركة الجمهور.

مربع أجوف

في هذا النمط، ترتب الطاولات على شكل مربع كبير مع مركز مفتوح وكراسي موضوعة على الجانب الخارجي. يعد المربع الأجوف مثاليًا للمناقشات الجماعية والمشاريع التعاونية.

نمط المسرح/قاعة المحاضرات

في هذا النمط، تواجه عدة صفوف من الكراسي منصة مركزية أو منطقة عرض. وهو مثالي للمؤتمرات أو الخطب الكبيرة.

نمط الولائم

تتميز قاعات المؤتمرات المصممة على طراز الولائم بطاولات مستديرة متعددة مع كراسي تحيط بكل طاولة. وهذا مثالي لجلسات بناء الفريق أو فعاليات التواصل الاجتماعي.

نمط التجمع

تستخدم غرف التجمع للاجتماعات السريعة والعفوية مع أعضاء فريقك المباشرين. وهي مثالية لجلسات العصف الذهني أو المناقشات الفردية.

لماذا يعدّ تنوع غرف المؤتمرات أمرًا بالغ الأهمية

تلعب إعدادات غرف المؤتمرات دورًا دقيقًا ولكنه حيوي في الإنتاجية والتعاون. يحتاج المدعون إلى الشعور بالراحة والقدرة على التواصل بسهولة. يعد تصميم الغرفة وأدواتها، مثل السبورات البيضاء وشاشات العرض، أمرًا أساسيًا، ولكن ينصح بالتفكير في كراسي غرف الاجتماعات. قد يؤدي نقص الدعم والراحة إلى انتظار المشاركين حتى نهاية اجتماع طويل بدلًا من التركيز على المهمة المطروحة.

لا يوجد نوع واحد “أفضل” من غرف المؤتمرات. تناسب الإعدادات المختلفة أنواعًا مختلفة من المؤتمرات. يجب عليك دائمًا مطابقة تصميم الغرفة مع نوع المؤتمر. إذا كانت الغرف مريحة ومجهزة بالتصميم والمعدات وكراسي المكتب المناسبة، فسيتمكن المدعون من العمل دون تشتيت ودون إضاعة الوقت في إجراء التعديلات.

اقرأ المزيد عن: طرق تحسين غرف المؤتمرات والاجتماعات عبر الفيديو

قاعات المؤتمرات

تتميز قاعات المؤتمرات بمساحة واسعة مزودة بطاولة وكراسي اجتماعات تتسع لعدد كبير من الحضور. غالبًا ما تستضيف هذه القاعات اجتماعات رسمية. يتيح تصميمها للجميع مشاهدة العرض التقديمي على لوحة أو شاشة والمشاركة في المناقشات.

يمكن أن يشمل الأثاث كراسي مكتب تنفيذية بمسند ظهر مرتفع، وخاصية الإمالة والدوران، وأقمشة عالية الجودة، مثل الجلد. خيار آخر هو كرسي غرفة المؤتمرات، الذي يتميز بتصميم مريح ومساند للذراعين. يعد كلا الكرسيين مثاليين لمزيد من الراحة خلال المؤتمرات الطويلة التي تعقد غالبًا في قاعات المؤتمرات.

قاعات الاجتماعات

قاعات الاجتماعات هي المكان الذي يناقش فيه المديرون التنفيذيون الخطط الاستراتيجية ويشاركون في مناقشات رفيعة المستوى. هذه المساحات أصغر من قاعات المؤتمرات، وغالبًا ما تهيمن عليها طاولة كبيرة محاطة بكراسي مريحة، عادةً ما تكون مقابلة لمعدات العرض الرقمي.

كراسي المكاتب التنفيذية شائعة في كل من قاعات الاجتماعات والمؤتمرات، مع أن كراسي غرف الاجتماعات قد تكون مصممة للجلوس لفترات طويلة. كما أن المظهر الخارجي مهم في قاعات الاجتماعات، حيث توفر الكراسي الجلدية عالية الجودة مظهرًا احترافيًا راقيًا.

غرف الاجتماعات الجانبية

تتميز غرف الاجتماعات الجانبية بطابعها البسيط مقارنةً بالغرفتين السابقتين. وهي مصممة للمناقشات غير الرسمية والتعاون المريح بين أعضاء الفريق والمجموعات الصغيرة.

قد تتضمن هذه الغرف كراسي مريحة للضيوف. فهي تتناسب بشكل أفضل مع البيئة المريحة. حتى أن بعض الشركات تختار كراسي بحشوات أو أثاثًا مريحًا آخر. ومع ذلك، فإن غرف الاجتماعات الجانبية لا تقتصر على الاسترخاء فحسب، بل عادةً ما تحتوي على أدوات إنتاجية مثل السبورات البيضاء.

مساحات إبداعية

الغرض الرئيسي من المساحات الإبداعية هو تجنب تشابهها مع غرف المؤتمرات التقليدية. فهي تتميز بمقاعد غير تقليدية، وتصميمات فريدة، وأدوات متطورة. يهدف هذا التصميم الداخلي الفريد إلى إلهام التفكير الإبداعي والخروج عن المألوف.

قد تشمل المساحات الإبداعية كراسي ذات لمسات ملونة، وكراسي منخفضة الظهر، أو مقاعد بعوارض قابلة للتعديل يمكن لأعضاء الفريق إضافتها بسهولة لاستيعاب المجموعات الكبيرة.

قاعات المؤتمرات الخارجية

توفّر قاعات المؤتمرات الخارجية تغييرًا منعشًا في وتيرة العمل. يمكن أن تكون قاعات المؤتمرات غير الرسمية في الحدائق أو على الشرفات، على سبيل المثال.

عند التخطيط لفعاليات خارجية، عليك مراعاة حالة الطقس. ستحتاج إلى مقاعد خارجية تتحمل تقلبات الطقس وتوفر حلولاً للظل أو المطر.

تعد المواد البلاستيكية أو المعدنية، مثل كراسي المقاهي والمطاعم، خيارًا مثاليًا للأثاث، ويمكنك أيضًا التفكير في استخدام مقاعد طويلة إذا كنت ترغب في استضافة اجتماعات أكبر.

غرف المشاريع

تتميز غرف المشاريع بالمرونة. تحتاج الفرق إلى تعديل عناصرها لتناسب احتياجاتها في كل مرحلة من مراحل المشروع. وعلى عكس العديد من أنواع غرف اجتماعات المجموعات الصغيرة الأخرى، صممت هذه الغرف للاستخدام طويل الأمد، وتتميز بأدوات وعناصر مثل الجدران القابلة للكتابة والشاشات وغيرها من التقنيات المفيدة للتعاون أثناء المشروع.

يعد الأثاث المتحرك والقابل للتعديل ضروريًا للبيئة الديناميكية لغرفة المشروع. فالكراسي الدوارة والمتدحرجة سهلة الحركة في جميع أنحاء الغرفة. وفي الوقت نفسه، توفر الكراسي الشبكية المريحة الدعم والراحة للاستخدام طويل الأمد. وبالنسبة لبعض أنواع المشاريع، توفر المقاعد القابلة للتعديل ارتفاع المقعد المرونة اللازمة لفريق المشروع.

إليك العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار كراسي غرفة المؤتمرات:

• بيئة العمل والراحة: يعد الدعم والراحة أمرًا بالغ الأهمية للغرف التي تستضيف اجتماعات طويلة أو فرق مشاريع.
• المتانة وجودة المواد: يعد أثاث المكاتب استثمارًا هامًا. لذا، اختر دائمًا مواد عالية الجودة تتحمل الاستخدام اليومي.
• الأسلوب والتصميم: يجب أن يتناسب أسلوب كرسي غرفة المؤتمرات مع الديكور الداخلي.
• المرونة وقابلية التعديل: يجب أن تستوعب كراسي المؤتمرات مختلف المستخدمين والاستخدامات.
• وأخيرًا، تعد التكلفة عاملًا مهمًا آخر. حدد نطاق السعر واختر كراسي المؤتمرات التي تناسب ميزانيتك.

تعرف على عشرة أخطاء يقع فيها منظمو المؤتمرات وكيفية تجنبها

الخلاصة

باختصار، هناك أنواع متعددة من قاعات الاجتماعات، واختيار النوع المناسب منها أمرٌ بالغ الأهمية لنجاح اجتماعك. تعتمد أنواع الغرف المجهزة للاجتماعات على عوامل مختلفة، مثل عدد الحضور، وجدول أعمال الاجتماع، وغيرها. لذا، ضع هذه العوامل في الاعتبار، واختر نوع قاعة المؤتمرات المناسبة.