أهمية تنظيم الفعاليات للمجتمع

تنظيم الفعاليات

أهمية تنظيم الفعاليات للمجتمع

ذكرنا في مقال سابق أهمية تنظيم الفعاليات لشركتك، والفوائد التي تضيفها الفعالية لك. كما يصاحب تنظيم الفعاليات الكثير من الفوائد التي تعود على المجتمع، وخاصة من الناحية الاقتصادية نذكر منها على سبيل المثال:

تنشيط سياحة المؤتمرات

المقصود بسياحة المؤتمرات هو انتقال الشخص من بلده إلى بلد آخر بغرض حضور مؤتمر ما. لذلك حينما تقوم شركتك بتنظيم مؤتمر أو معرض، فهي فعليًا تساهم بشكل كبير في تنشيط قطاع السياحة، وما يصاحبه من خدمات إذ ينتمي إلى هذا القطاع. كذلك تنشيط خدمات الطيران، حجوزات الفنادق، خدمات النقل الخاصة والعامة، شركات السياحة الداخلية، وغيرها من الخدمات التي يستفيد منها الاقتصاد القومي

تنشيط التجارة الداخلية

في العادة لا يأتي الشخص لحضور المؤتمر وينصرف على الفور. بل إنه يعد مسألة حضور المؤتمر أو المعرض كجزء من رحلة ضخمة محملة بالكثير من الأحداث المبهجة إذ يتعامل مع الرحلة على أنها رحلة سياحية في المقام الأول، ورحلة عمل في المقام الثاني. وهذا بالطبع من حيث المنظور الواقعي الذي يخطر ببال معظم من يسافرون للخارج لأجل حضور مؤتمر أو معرض ما أو ندوة.

ففور الانتهاء من الفعاليات، يبدأ الشخص في التفكير بالأماكن التي يرغب في زيارتها، وما هي الأشياء التي يرغب في فعلها. في المملكة العربية السعودية على سبيل المثال يحرص كل من يقوم بزيارتها على أداء العمرة وزيارة المسجد النبوي.

توجه السائح لنشاط آخر مصاحب لحضوره المؤتمر، يعني العديد من التنقلات الداخلية، وشراء الهدايا والتذكارات لأقاربه وأصدقائه، وكذلك التجول في المحلات والمولات المختلفة، وتنشيط حركة البيع بشكل كبير.

التحفيز على الاستثمارات الخارجية

تبحث أي شركة أجنبية عن بيئة عمل مناسبة، تقدم لها كل ما يحتاجه طاقم عملها، وسوق منتجاتها، وإدارتها. تنظيم الفعاليات الداخلية في المملكة العربية السعودية، ودعوة الحضور من جميع أنحاء العالم يمثل فرصة رائعة لمشاهدة كيف تهتم المملكة – حكومةً وشعبًا – بمسألة المعارض والمؤتمرات، وكيف تقدم فيها أرقى خدمة، وأفضل تنظيم.

بل ما هو أكثر من ذلك، إذ يأتي المستثمر الأجنبي ويقترب أكثر من البيئة التي كان يمتلك فكرة مغايرة عنها مسبقًا، فيراها بمنظور واقعي، ويرى حجم السوق، والأعمال، ومدى التطور والتقدم الذي تشهده المملكة.

ومدى احترافية تنسيق وتهيئة البيئة لمجالات الأعمال المختلفة، مما يعد تشجيعاً غير مباشر من اتخاذ قرار فتح فرع شركته الجديد في بلادنا. وزيادة الاستثمارات بدوره ينعكس على تطور مستوى المعيشة، الخدمات، البنية التحتية، والكثير من الجوانب الأخرى التي تشجع على إنشاء الأعمال.

في 2015 وحدها حضر إلى المملكة أكثر من 3.5 مليون سائح أجنبي لحضور معارض ومؤتمرات، بحجم إنفاق داخلي وصل إلى 9 مليار ريال سعودي (مركز المعلومات والأبحاث السياحية).

ربما يكون السؤال التالي هو: هل من الأفضل أن أنظم المناسبة بنفسي توفيرًا للنفقات أم ألجأ إلى شركة تنظيم فعاليات.

يعتبر الاعتماد على المهارات الشخصية فقط في تنظيم الفعاليات المختلفة مغامرة خطيرة، غير مأمونة العواقب.

أنت بالتأكيد ترغب في نجاح المؤتمر أو المعرض الذي تقيمه شركتك، ومن ثم فإن اللجوء للمتخصصين في هذا الأمر أفضل بكثير من الاعتماد كليًا على نفسك أو فريق عملك.

إطلاق الفعاليات جهد تنظيمي شاق، به العديد من التحديات والثغرات التي حتى لو كان الحدث صغيرًا، فمن المفضل الاعتماد على شركة محترفة لتنظيمه أفضل من المغامرة بخسارة الهدف الرئيسي من هذا الحدث.

في هذه الحالة لن تخسر أموال إنشاء وتنظيم الحدث أو الفعالية فقط، وإنما كذلك ستخسر الكثير من سمعة شركتك، ونظرة الجمهور لها، وكفاءتها في إدارة الفعاليات الخاصة بها، وانعكاس ذلك على التصور العام لدى المستخدم عن الشركة.

كيف تختار شركة مناسبة لتنظيم الفعاليات؟

في الواقع، هناك الكثير من العوامل لاختيار الشركة المحترفة، يأتي على رأسها:

خبرة الشركة السابقة

الخبرة هي أهم عامل يجب توافره في الشركة التي تتعامل معها، حتى يمكنك الثقة بشركة تنظيم الفعاليات والتعاقد معها. اطّلع على ملف الشركة Company Portfolio فيما يخص تنظيم الأحداث، وحاول العثور على إجابة هذه الأسئلة:

  • كم فعالية قامت الشركة بتنظيمه سابقًا؟
  • هل قامت بتنظيم فعاليات خارج المملكة أم أن جميع أعمالها داخل المملكة؟
  • هل اتسمت الفعالية التي تنظمها الشركة بسمة دولية؟ أي حضر إليها ضيوف من خارج حدود الدولة؟
  • هل لديهم خطط معدة مسبقًا لدى الطلب؟

اسألهم الكثير من الأسئلة. كلما وجدت إجابات جاهزة لأسئلتك، بل وخطط جاهزة لبنود لم تكن تعلم عنها شيئًا، ففي الغالب ستكون تلك الشركة اختيارًا جيدًا للحدث القادم الذي تنوي إطلاقه.

مرونة الميزانية

وهو خيار في غاية الأهمية. بعض الشركات تلتزم بقوالب محددة في أماكن وطرق تنظيم الفعاليات، ولا تخرج عنها بحزم مبالغ فيه. بدعوى أنها تحرص على الشكل الذي تظهر به شركتك، وكذا على سمعتهم في تنظيم الفعاليات.

قد يبدو هذا جيدًا، ولكن ربما تبحث عن تنظيم حدث ما بميزانية محدودة، مما يتطلب بعض المرونة في الميزانية، ووضع الخطط الجديدة للتصرف في حدودها.

تظهر هذه الميزة عندما تطلب عرضًا ماليًا من شركة تنظيم مؤتمرات، وتقدم لك خطط أسعار مختلفة لتختار فيما بينها.

تحري الدقة في التفاصيل

بعض شركات تنظيم الفعاليات في السعودية تنشغل بالأمور العامة يوم الحدث، من تخطيط وتنظيم وإدارة واستقبال ضيوف. وتهمل بعض الخدمات المساندة، أو التفاصيل الدقيقة التي تهم في تنظيم الحدث. مثل ديانة الضيوف على سبيل المثال. فلو كان الوفد القادم هنديًا هندوسيًا، فربما يجب إعادة النظر فيما يُقدم من طعام. وأن يكون مقتصرًا على الأصناف النباتية فحسب. أو على الأقل تنبيه الضيوف إلى طبيعة ما يُقدم لهم من أصناف.

أو توفير الخدمات المساندة لذوي الهمم، أو نوعية الأطعمة المقدمة المناسبة لأصحاب حالات صحية معينة.

تستطيع معرفة ذلك من اطلاعك على أعمالهم السابقة، وآراء الضيوف، وتقييمات العملاء على الصفحات الاجتماعية لأي شركة.

يمكنك التواصل مع خبراء رعاية الوفود لمزيد من التفاصيل وعروض الأسعار.

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *