أنواع تخطيط غرف الاجتماعات المختلفة من أجل تعاون فريق فعال

التعرف على أنواع تخطيط غرف الاجتماعات المختلفة لاختيار النوع الأفضل لاجتماعك القادم. إذا كنت تستضيف اجتماعًا، فإن أحد أهم الاعتبارات هو تخطيط غرفة الاجتماعات. سيساعد تخطيط غرفة الاجتماعات الأمثل الجميع على رؤية السبورة البيضاء أو مواد الاجتماع الأخرى وسماع المتحدثين. كما سيساعد أي شخص ينضم إلى الاجتماع افتراضيًا على تجربته كما لو كان هناك.

ما هو تخطيط غرفة الاجتماعات؟

تخطيط غرفة الاجتماعات هو ترتيب الكراسي والطاولات في مساحة المؤتمرات. يعتمد تخطيط غرفة الاجتماعات الأكثر فعالية على حجم وأسلوب الاجتماع.

أنواع تخطيط غرف الاجتماعات

أسلوب غرفة الاجتماعات

يعد أسلوب غرفة الاجتماعات أحد أكثر أنماط غرف الاجتماعات شيوعًا. يتكون من مجموعة صغيرة من الأشخاص يجلسون حول طاولة كبيرة. يمكن تركيب لوحة بيضاء تفاعلية أو بديلة، على أي من الجدران. يمكن لأي مشارك افتراضي الانضمام إلى الشاشة التفاعلية. قد يقود الاجتماع شخص أو شخصان، ولكن عادةً ما يشارك كل من في الاجتماع. هذه طريقة فعالة حقًا لإدارة اجتماع إذا كنت تريد مشاركة نشطة من الجميع.

نمط شكل حرف U

نمط شكل حرف U هو تصميم آخر شائع لغرفة الاجتماعات للمناقشات الأصغر. يتضمن مجموعة صغيرة من الأشخاص يجلسون حول الطاولات على شكل حرف U أو شكل حدوة الحصان.

سيقف المتحدث عند الطرف المفتوح لشكل حرف U، ويمكنه تقديم عرض تقديمي هنا. يمكنه تثبيت شاشة تفاعلية على الحائط أعلى شكل حرف U.

نظرًا لأن الأشخاص لديهم عادةً طاولة بها مساحة كبيرة، فإن هذا النمط ممتاز لتدوين الملاحظات. يمكن استخدامه للاجتماعات الرسمية أو مساحات المكاتب التعاونية غير الرسمية.

على الرغم من أن المتحدث يقف تقليديًا في الأعلى، فإن شكل حرف U يعني أن جميع المشاركين يواجهون بعضهم البعض ويمكنهم الدخول بسهولة في مناقشة.

هذا النوع من غرف الاجتماعات ممتاز للشركات التي لديها عمال عن بعد، حيث يمكنهم الانضمام إلى الاجتماع افتراضيًا عبر الشاشة التفاعلية.

نمط الصندوق

يكون ترتيب الاجتماعات على شكل صندوق على شكل حرف U مع طاولة أخرى تمتد على طول الجانب، مما يشكل صندوقًا أو مربعًا مجوفًا. سيقف قائد الاجتماع في المنتصف ويلقي محاضرة على مجموعة صغيرة من هناك.

هذا ليس أفضل تخطيط لغرفة الاجتماعات للعروض التقديمية، حيث سيواجه جميع المشاركين بعيدًا عن الحائط – لذلك لا يوجد مكان لتركيب شاشة تفاعلية.

ومع ذلك، فإن تخطيط نمط الصندوق يعمل بشكل جيد للاجتماعات التي تتضمن جلسات منفصلة، ​​حيث يمكن لمجموعات أصغر من المشاركين في الاجتماع مناقشة جوانب معينة قبل العودة إلى المنتدى الرئيسي.

نمط المحاضرة

عادةً ما يكون إعداد غرفة الاجتماعات هذا مخصصًا للاجتماعات والمؤتمرات الأكبر حجمًا. يتكون من صفوف من الأشخاص يواجهون المقدمة كما هو الحال في المسرح أو قاعة المحاضرات الجامعية.

سيقف المتحدث في مقدمة القاعة مع شاشته التفاعلية. قد لا يساهم الأشخاص في الشركة بشكل مباشر في الاجتماع، على الرغم من أنهم قد يطرحون بعض الأسئلة في النهاية.

يمكن للأشخاص الانضمام إلى هذا الاجتماع افتراضيًا إذا تم بثه مباشرة.

على غرار المأدبة

كما هو الحال في حفل الزفاف أو أي مناسبة أخرى، يتميز اجتماع المأدبة بالعديد من الطاولات المستديرة الكبيرة مع جلوس المشاركين على الكراسي المحيطة بهم.

غالبًا ما يكون هذا النوع من الاجتماعات غير رسمي وجيد بشكل خاص لأحداث التواصل، حيث من المرجح أن يتحدث المشاركون مع الآخرين على طاولتهم. يمكن أن يتضمن اجتماع المأدبة (كما يوحي الاسم) الطعام والشراب!

قد يكون هناك متحدث أو لوحة أو عرض في المقدمة، ولكن الاجتماع ربما يتكون بشكل أساسي من التواصل مع الأشخاص على الطاولة.

الوقوف

في الاجتماعات غير الرسمية للغاية، قد يكون الوقوف خيارًا جيدًا. هذا النمط مناسب عادةً لغرف الاجتماعات أو الاجتماعات الأخرى التي لن تستمر لفترة طويلة. قد تكون اجتماعات غير رسمية لا تتطلب أي نوع من العرض أو العرض بين أعضاء هيئة التدريس الذين يعرفون بعضهم البعض جيدًا.

أسلوب الفصل الدراسي

أسلوب الفصل الدراسي هو في الأساس أسلوب المحاضرة، ولكن مع الطاولات. جميع المشاركين في الاجتماع لديهم طاولات أمامهم لتدوين الملاحظات أو وضع أشياء أخرى. سيقف المتحدث في المقدمة حيث قد يقوم بتقديم عرض.

هذا الأسلوب مثالي للاجتماعات الأكبر حجمًا حيث يحتاج المشاركون إلى تدوين الأشياء أو مناقشة نقاط مختلفة في مجموعات.

أي تخطيط للاجتماعات هو الأنسب لاجتماعات العرض التقديمي؟

عادةً ما تكون اجتماعات العرض التقديمي عبارة عن اجتماعات أكبر مع شاشة تفاعلية في المقدمة وصفوف من الأشخاص يواجهون العرض التقديمي. ومع ذلك، إذا كنت تقدم عرضًا تقديميًا في اجتماع أصغر حجمًا، فقد تستخدم نمط غرفة الاجتماعات أو شكل حرف U، مما يضمن أن يتمكن الجميع من رؤية الشاشة التفاعلية بسهولة.

كيف يمكنك ترتيب غرفة الاجتماعات؟

إليك بعض النصائح لترتيب غرفة الاجتماعات الخاصة بك:

• فكر في عدد الأشخاص الذين سيذهبون إلى الاجتماع. إذا كان عدد الأشخاص أقل، فقد تفضل إعداد عرض تقديمي أكثر حميمية، بينما قد يكون لديك اجتماع على طراز المحاضرة أو حفل الزفاف إذا كان أكبر حجمًا.
• فكر فيما إذا كنت ستحتاج إلى إمكانية الوصول بالكراسي المتحركة أو أي ميزات خاصة أخرى، بما في ذلك الأمان أو المساحة الإضافية.
• خطط لما إذا كان شخص واحد فقط أو عدة أشخاص سيتحدثون في الاجتماع. إذا كان هناك شخص واحد فقط، فقد ترغب في إعداد الغرفة على شكل اجتماع عرض تقديمي، بينما إذا كان كل الحاضرين في المؤتمر سيتحدثون، فقد ترغب في إعدادها بحيث يتمكن الأشخاص من رؤية بعضهم البعض.

الخلاصة

من شكل حرف U إلى نمط المحاضرة، هناك العديد من ترتيبات غرف الاجتماعات المختلفة. يعتمد التصميم المثالي بشكل أساسي على عدد الأشخاص في الاجتماع وحجم الغرفة ومدى رسميتها وما يتم مناقشته. كل اجتماع مختلف، وقد تستخدم شركة واحدة أنماطًا متعددة لغرف الاجتماعات! نساعدك في رعاية الوفود بتوفير عدد لا محدود من أنواع غرف الاجتماعات في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية لاختيار نمط غرفة الاجتماعات الأفضل لك.