توديع الوفود في الفعاليات المختلفة

توديع الوفود بعد انتهاء الفعاليات المختلفة يضيف لمسة من الاحترافية وتطوير العلاقات بينك وبين ضيوفك. لذلك نسعى لتقديم هذه الخدمة بأفضل صورة ممكنة وبأفضل الإمكانيات مع المرونة اللازمة لتناسب ميزانيتك. لذلك نوفر مجموعة مختلفة من الخيارات التي لا يمكنك الاستغناء عنها لتوفير تجربة زيارة مميزة للمملكة.

أنواع الفعاليات

يمكن إطلاق كلمة “فعالية” على أي حدث يحمل طابع جماهيري، سواء على نطاق واسع أو في إطار جماعة محددة وخاصة، فتبدأ من الأحداث الضخمة مثل كأس العالم أو المسابقات الرياضية العالمية، وحتى المؤتمرات العلمية والثقافية (معارض الكتاب الدولية على سبيل المثال)، وكذلك الندوات والبازارات والفعاليات التي تحمل طابع محلي.
لكل فعالية هدف أو عدة أهداف تسعى إلى تحقيقها، فقد تكون من أجل تحقيق مبيعات وأرباح، أو لتروج فكرة أو منتج معين، وقد تكون لتقديم الدعم والمساندة أو محاولة كسب الحشد على موضوع معين، وهناك فعاليات هدفها خلق صورة ذهنية معينة عن شركة أو جهة ما.. وهكذا باختلاف الهدف يتم اختيار نوع الفعالية المناسبة من بين هذه الأنواع:

المؤتمرات

تناقش المؤتمرات، بطابعها الدولي والمحلي، قضية معينة من خلال اختيار المتحدثين المتخصصين بها، والسماح للجمهور بالحضور، وفتح النقاش من خلال الجلسات، وقد يكون المؤتمر ليوم واحد أو مستمر على عدة أيام، تحمل المؤتمرات الطابع العلمي أحيانا أو السياسي أو الثقافي، ويقدم في ختام جلساتها توصيات معينة حول الموضوع الذي تم مناقشته.

المهرجانات

يحمل المهرجان طابع احتفالي، وغالبا ما يكون بسبب مناسبة ثقافية أو دينية- حسب تقاليد كل دولة- ويضم عدد من الأنشطة المختلفة، بداية من التجمعات والعروض الفلكلورية مثلا أو الحفلات الغنائية، وكذلك الأنشطة الترفيهية.

الندوات

تقام أغلب الندوات حول موضوعات لها أهمية لدى الجمهور، وتجمع المتخصصين حول الموضوع لعرض وجهة نظرهم والنقاش حولها، وتفتح مجال لأسئلة الحضور ومداخلاتهم.

المعارض

ترتبط المعارض بالسلع أو الأدوات التي يمكن عرضها لجذب عملاء ومؤيدين أكثر، وميزته الجمع بين أكثر من منافس في قطاع معين، ومحاولة كل جهة أن تحذب انتباه الحضور نحو المنتج الذي تقدمه، وقد تشمل المعارض آخر براءات الاختراع أو أحدث التقنيات في مجال معين.

الحفلات

ليس المقصود بها الحفلات الغنائية والموسيقية فقط، ولكنها تشمل الحفلات الرسمية، كحفلات تكريم الدولة لنماذج ملهمة ومؤثرة، أو حفلات التقاعد لموظفي الشركات، وكذلك الحفلات التخرج، وحفلات جمع التبرعات.. وغيرها.
ويمكن للفعاليات أن تشمل ورش العمل، والمسابقات الرياضية، والحملات الانتخابية، والمزادات، والأسواق، والاجتماعات.

ماذا بعد انتهاء الفعالية

بعد انتهاء الفعاليات غالباً ما ينقسم الوفود إلى قسمين، منهم من يرغب بالعودة مسرعاً إلى موطنه لإكمال أعماله والتزاماته. والقسم الآخر يود إضافة الجانب الترفيهي لرحلته فربما يرغب في التجول أو شراء بعض الهدايا أو الذهاب إلى أداء العمرة أو زيارة بعض الأماكن الجديدة والتي تزخر بها بلادنا.

ونعمل في رعاية الوفود على تقديم مجموعة متكاملة من الخدمات التي يمكن أن تحتاجها الوفود. وفي النهاية والمشترك في جميع الاحتمالات هي رغبتهم في العودة إلى موطنهم وهنا يأتي دورنا في تقديم خدمة توديع الوفود.

الوقت هو الفيصل عند توديع الوفود

أكثر شيء يجب الاهتمام به عند توديع الوفود هو الوقت، خاصة عند الانتقال من الفندق إلى المطار. فلا يمكنك الوصول متأخراً أو مبكراً بوقت قليل لا يكفي إنهاء الإجراءات. أو تصل فتجد نفسك نسيت بعض الوثائق المهمة التي لا يمكنك السفر بدونها.
لذلك يجب عليك التأكد من بعض الأشياء، وهي:

• تحضير حقائبك قبل السفر بليلة والتأكد من عدم نسيان شيء.
• وضع كل الأوراق المهمة في حقيبة منفصلة.
• مراجعة جميع الأدراج للتأكد من عدم نسيان أي شيء.
• عمل مغادرة للفندق قبل موعد الطائرة بوقت كافي أن تراجع إدارة الفندق الغرفة وإنهاء جميع الإجراءات.
• التوجه إلى المطار بواسطة أقصر طريق ممكن حتى تتجنب التعطل في الزحام.
• العمل على أن تصل المطار قبل رحلتك بساعتين لتتمكن من إنهاء جميع الإجراءات.

لماذا رعاية الوفود

كل هذا يعد عبئاً على الشخص خاصة لو كان أول مرة يسافر، ويزداد هذا العبء إذا كان المسافر وفداً وليس فرداً، لذلك ترك هذه المسئولية على عاتق الخبراء يضفي الاحترافية على فعاليتك، ويوفر عليك المجهود والعديد من المواقف الغير مستحبة.
نقوم بتنظيم وتجهيز وتنفيذ فعاليات توديع الضيوف بمختلف أنواعها ودرجاتها. بالتنسيق مع الجهات المختصة في مختلف المطارات وكذلك حفلات الاستقبال وبأعلى مستويات تقديم الخدمة.
وفي نفس الوقت نقدم خدمات التوديع والاستقبال لكافة الوفود السياحية بمختلف الوجهات والمطارات والموانئ مهما كان العدد وباحترافية. مع توفير الخدمات المرتبطة بها وبكافة الوسائل المطلوبة، كما نتولى إدارة متطلبات الاستقبال والتوديع من إجراءات رسمية ونقل الأمتعة وتوفير السيارات المناسبة. بالتنسيق مع أفضل مقدمي الخدمة حول العالم وبأفضل الأسعار.