كيف تختار شركة تنظيم فعاليات مناسبة لأعمالك؟

في مقالنا السابق تكلمنا عن عوامل تقييم شركات الحشود وخطوات إدارة وتنظيم الحشود لفعاليتك، يمكن الاطلاع عليه من هنا. خصصنا هذا المقال عن أهم النقاط التي تساعدك حتى تختار شركة تنظيم فعاليات مناسبة لأعمالك. هناك الكثير من العوامل لاختيار شركة تنظيم فعاليات محترفة، يعد أهمها:

خبرة الشركة السابقة

حتى يمكنك الثقة بشركة تنظيم الفعاليات والتعاقد معها، تعد الخبرة هي مفتاح الأمان بالنسبة لك. اطّلع على ملف الشركة فيما يخص تنظيم الأحداث، انظر أيضاً على قائمة العملاء السابقين. وحاول العثور على إجابة هذه الأسئلة:

• كم فعالية قامت الشركة بتنظيمه سابقًا؟ (كلما زاد العدد كلما كان أفضل)
• هل قامت بتنظيم فعاليات خارج المملكة أم أن جميع أعمالها داخل المملكة؟ (النشاط الدولي يعزز الاختيار)
• هل اتسمت الفعاليات التي تنظمها الشركة بسمة دولية؟ أي حضر إليها ضيوف من خارج حدود الدولة؟ (قدرتها على تنظيم الأحداث الدولية يعطيها الأفضلية)
• هل لديهم خطط معدة مسبقًا لدى الطلب؟ (تواجد خطط معدة مسبقًا يعبر عن خبراتهم)

كلما وجدت إجابات جاهزة لأسئلتك، بل وإضافات لم تكن تعلم عنها شيئًا، ففي الغالب ستكون تلك الشركة اختيارًا جيدًا للحدث القادم الذي تنوي إطلاقه.

مرونة الميزانية

هو خيار في غاية الأهمية. بعض الشركات تلتزم بقوالب محددة في أماكن وطرق تنظيم الفعاليات، ولا تخرج عنها بحزم مبالغ فيه، بدعوى أنها تحرص على الشكل الذي تظهر به شركتك، وكذا على سمعتهم في تنظيم الفعاليات.

يبدو هذا جيدًا، ولكن ربما تبحث عن تنظيم حدث ما بميزانية محدودة، تتطلب بعض المرونة في الميزانية، وكيفية التصرف في حدودها.

وربما تحتاج لإضافة بعض المزايا لضيوفك وتحتاج إلى تعلية بعض البنود. لذلك يجب التأكد من مرونة الخطط التي يعدونها وإمكانية التخصيص بما يتناسب مع متطلبات وميزانيتك.

تحري الدقة في التفاصيل

تحري الدقة في كل تفاصيل الفعالية أمر لا يمكن التغاضي عنه. حيث أن انشغال بعض الشركات بالأمور العامة يوم الحدث. من تخطيط وتنظيم وإدارة واستقبال ضيوف، وتهمل بعض الخدمات المساندة، أو التفاصيل الدقيقة التي تهم في تنظيم الحدث. وإهمالها يمكن أن يعطي صورة سلبية. مثل:

مثل جنسيات الضيوف واحتياجهم للترجمة أو معرفة اللغة الأساسية التي سيتم التواصل بها.

إذا كان لبعض الضيوف متطلبات خاصة مثل أماكن للكراسي المتحركة أو يعانون من الحساسية الغذائية لبعض الأصناف.

ديانة الضيوف فلو كان الوفد القادم هنديًا هندوسيًا، فربما يجب إعادة النظر فيما يُقدم من طعام، وأن يكون مقتصرًا على الأصناف النباتية فحسب، أو على الأقل تنبيه الضيوف إلى طبيعة ما يُقدم لهم من أصناف.

لأن الأهم، القدرة على ترك انطباع إيجابي لدى الجمهور. هذا لن يتأتى إلا بالتعامل مع شركة تنظيم فعاليات محترفة لها تاريخ مميز في هذه الصناعة، ومن ثم تستطيع الجمع بين أكثر من هدف في آن واحد.

الالتزام بالجدول الزمني

إذا كانت كل احتياجاتك في الفعالية يتم تلبيتها كما خططت، من اختيار المكان المناسب وتوافر جميع المعدات والأدوات التي يمكن احتياجها، توافر متطلبات الضيافة بصورة احترافية وغيرها من التفاصيل، ولكن يوجد تأخير في تقديم تلك المتطلبات ستجد صعوبة في إرضاء ضيوفك. لذلك الاطلاع على العملاء السابقين والفعاليات السابقة توضح لك مدى التزام الشركة بالجدول الزمني المحدد.

توافر مجموعة متكاملة مع الحلول

من الأمور التي توفر عليك العناء أن تكون الشركة التي ستتعاقد معها توفر مجموعة متكاملة من حلول الضيافة. مما يغنيك من البحث عن عدد من الشركة، شركة ايجار سيارات، شركة حجز فنادق وتذاكر طيران، شركة تنظيم فعاليات. بالتأكيد إذا توافرت شركة توفر كل تلك الخدمات وفرت على نفسك عناء البحث والتنسيق فيما بينهم. حيث ستضمن حجز الفنادق في مكان قريب من مكان الفعالية، وستتأكد من توافر السيارات اللازمة لوصول الضيوف في الوقت المناسب والعديد من المزايا والصلاحيات الأخرى. وهذا هو أساس عملنا في رعاية الوفود أن نقدم مجموعة متكاملة من الخدمات التي يمكن أن تحتاجها.