مفهوم الندوات وأهدافها وآليات تنظيمها

انتشر مفهوم الندوات على أنها التقاء مجموعة من الأشخاص للحديث حول قضية معينة. ويكون المشتركون في الندوة من المختصين في موضوع الندوة. بحيث يوضحون وجهات نظرهم، واقتراحاتهم، وأفكارهم. ويوفروا فرصة للنّقاش مع الجمهور المدعو لحضور المؤتمر. ومن شروط النّدوة دائماً عدم الانتقال إلى مواضيع أخرى، بل البقاء فقط على موضوع النّقاش وما حوله.

أولا- عناصر الندوة:

• موضوع الندوة: ويقصد به طرح مشكلة علمية، أو قضية طبية، أو فلسفية، أو أدبية نقدية بهدف حلها.
• مدير الندوة: هو المقرر الذي يدير فقرات الندوة ويربط بينها، ويجب أن يتمتع بالمعايير التالية:

1. 1. ذو خبرة في تقديم إدارة الندوات
   2. على اطلاع جيد بالموضوع الذي سيديره في الندوة
   3. تحضير الربط بين الفقرات
   4. حريص علي تحقيق أهداف الندوة
   5. إعطاؤه الحرية في إبداء الآراء
   6. رد الحاضرين إلي صلب الموضوع كلما ابتعدوا عنه
   7. القدرة علي التلخيص واستخلاص النتائج
   8. يحسن تجهيز المكان والوسائل المعينة
   9. الترتيب المسبق مع المحاضرين
   10. يتسم بسعة الصدر
   11. متخصص في نوع الندوة

• الأعضاء المشاركون في الندوة: ويقصد بالمشاركين: المختصين والأكاديميين ومن لهم علاقة بموضوع الندوة.
• الجمهور: وهم المهتمون والمتخصصون، ومن لهم علاقة بموضوع الندوة.
• الحوار: وهو ما يتصل بموضوع الندوة، ولا يتعدى حدوده.

ثانياً: مراحل إعداد الندوة:

ينبغي أن نراعي العديد من الأمور والاعتبارات المرتبطة بنشاط الندوة وحـجمها وتوقيتها عند الإعداد لها:

• مستوى الندوة (حدودها): الندوة المحلية، الندوة الإقليمية، الندوة العالمية.
• التوقيت: منها ما تنعقد بصفة دورية، ومنها ما تنعقد بصورة مفاجئة.
• الخبرة: ويعني مدى تمرس الجهة في تنظيم الندوات.
• الحضور: ندوة واسعة الحضور، غير ندوة محـدودة الحـضور.

لذلك تمر الندوة بثلاث مراحل متلاحقة هي:

مرحلة الإعداد “ما قبل الندوة”

وهي المرحلة الأطوال في زمن الندوة، وتعتمد الندوة في نجاحها على التحضير الجيد لهذه المرحلة.

تتضمن مرحلة الإعداد عدة خطوات يمكن إجمالها في مجموعتين هما:

المجموعة الأولى: الإعداد الفني، ويتضمن الخطوات التالية:

• حصر حاجات المجال المرتبط بالندوة
• ترتيب هذه الحاجات ترتيبا منطقيا، تبوبيها حسب المحاور.
• تخصيص الندوة لقضية واحدة أو قضيتين.
• تحديد الأهداف المقصودة من وراء العملية.
• ضبط المحتويات (الموضوعات).

المجموعة الثانية: الإعداد المادي، والذي يتطلب تكوين اللجان الرئيسية والفرعية التالية:

أولا- اللجان الرئيسية وتشمل:

اللجنة العليا للندوة أو لجنة الإشراف على الندوة: وتكون برئاسة المسؤول الأول في الجهة المنظمة الندوة، وأهم أعمالها إقرار خطة المؤتمر واعتماد أهدافه، وتلقى تقارير اللجان الأخرى عن أعمالها، والتنسيق بينها.

اللجنة التحـضيرية: وتتولى إعداد خطة الندوة (وقت انعقادها ومكانها وميزانياتها التقديرية)، ورفع التشكيل المقترح للجان الأخرى إلى اللجنة العليا، وتحـديد مهامها ومتابعة أعمالها، واقتراح ومكافآتها ورفع تقارير دورية للجنة العليا عما تم إنجازه من أعمال، وترشيح رؤساء وأعضاء اللجان.

ثانياً- اللجان الفرعية وتتفرع إلى لجان علمية وفنية وإدارية:

اللجان العلمية وتشمل: لجنة تحـديد المحـاور والموضوعات، لجنة فحـص وتقويم البحـوث، لجنة التوصيات، ولجنة الكتاب الوثائقي والإعلامي.

اللجان الفنية وتشمل: لجنة طباعة البحـوث ومطبوعات الندوة، لجنة تنظيم قاعة-الندوات، لجنة الترجمة، لجنة تسجيل المشاركين، لجنة الإعلام والإنترنت، ولجنة المتابعة.

اللجنة الإدارية وتشمل: لجنة استقبال رؤساء الوفود (للندوات السياسية، والكبيرة)، لجنة العلاقات والمراسم (للندوات العادية)، لجنة الإسكان، لجنة الإعاشة، لجنة التنقلات، لجنة ترتيب الحـجوزات، اللجنة المالية، لجنة السكرتارية والحـفظ، ولجنة الاتصال بمقر الندوة.

ويقصد بلجنة الاتصال بمقر الندوة باللجنة التي تفيد في توحيد الاتصال بإدارة المقر ونقل متطلبات اللجان التي ستنتقل إليه قبل انعقاد الندوة مباشرة، بحـيث تكون حـلقة الوصل بين مختلف اللجان وإدارة مقر الندوة التي سيسهل الحـصول على الرد على استفساراتها من جهة واحـدة بدلاً من عدة لجان.

متطلبات التنسيق بين اللجان:

• تحـديد أهداف ومهام كل لجنة بوضوح تام، ومناقشتها عند إعدادها مع الرئيس المرشح لها.
• يدرس كل رئيس مهام اللجان الأخرى
• التدرج في ساعات العمل خاصة إذا كانت الفترة بين تكوين اللجان وانعقاد الندوة طويلة.
• إجراء اجتماعات دورية لكل لجنة، ولرؤساء اللجان مع لجنة الإشراف أو اللجنة التحـضيرية.
• وضع أسماء احتياطية  – لكل لجنة – لمواجهة احـتمال زيادة أعباء العمل.
• رسم خطة لتوجيه جهود عدد من أعضاء اللجان التي تنتهى أعمالها قبل انعقاد الندوة، مثل لجنة طباعة البحـوث أو لجنة فحـص وتقويم البحـوث.
• توزيع برنامج الندوة علي اللجان قبل فترة مناسبة من تاريخ انعقاده لدراسته وتحـديد ما هو مطلوب منها بشأنه.
• منح كل لجنة عاملة أثناء الندوة مجموعة من مطبوعاته وهداياه ووضع أسس توزيعها عن طريقها.
• أن يتناسب عدد أعضاء كل لجنة مع مهامها.
• وضع ضوابط الاستعانة في لجان الندوة بأفراد من خارج الجهة المنظمة له.
• إيضاح أسس تقويم أداء اللجان مقدماً، وصرف المكافآت لأعضائها.

مرحلة الإنجاز أثناء الندوة

نعني بها مرحلة التنفيذ الفعلي للندوة بحضور كل المعنيين بالندوة.

و يمكن أن نلخص الخطوات التي تمر بها هذه المرحلة، والشروط المصاحبة لها في ما يلي:

• الافتتاح و ما يصاحبه من ترحاب و تقديم للمشاركين.
• التذكير بالبرنامج.
• تقديم العروض و إنجاز الأعمال في المواعيد المحددة لها.
• احترام طرق العمل و عدم الخروج عن المحتويات.
• توزيع الوثائق (نشرات – ملخصات العروض …)
• تعديل البرامج عند الضرورة القصوى.
• تعيين مقرر.

مرحلة التقييم “ما بعد الندوة”

مرحلة التقييم هذه تهدف إلى تحقيق جملة من الأغراض منها:

• تلبية الرغبة التي تتولد عند المتلقين في الإفصاح عن درجة رضاهم في بلوغ الأهداف المنشودة.
• مساعدة المشرف (أو المشرفين) على تعديل أو تحسين أو توجيه العملية لتصبح أكثر فعالية، وذلك بالاعتماد على الملاحظات والاقتراحات التي بقدمها المشاركون كتابيا.
• حصر حاجات المتلقين من حيث ما ينبغي أن يراعى دراسته في الندوات اللاحقة.
• تأكد الهيئات الرسمية من أن الندوة تنتج عنها فعلا بعض التغيرات في سلوكيات المتلقي.

ثالثاً- أنواع الندوات وإدارتها

الندوة المفتوحة (أو الندوة العامة)

وهي التي يشارك الجمهور فيها  بشكل واسع، يسألون ويناقشون، ويطرحون وجهات نظرهم، ويتم ذلك بعد انتهاء الأعضاء من طرح وجهات نظرهم، مثل الندوات التلفزيونية والإذاعية.

وتعد البنود التالية أهم الأمور لإدارتها:

• السيطرة على الموقف
• ضبط الأمور لاتساع دائرة الحوار المحافظة على النظام واللياقة في التخاطب
• إيقاف المتحدثين المسيئين للمشاركين، أو الذين يسخرون، أو يسفّهون أراء المتحدثين

الندوة المغلقة

وهي التي تضم الأعضاء المشاركين، ومدير الندوة فقط؛ وتكون دون جمهور. وهي قسمان:

الندوة البحثية

وهي التي يقدّم كـل عضو فيها  بحثاً يُعَدُّ سلفاً يخضع للمناقشة بعد إلقائه ، وعادةً تكـون الجهة الداعية إلى هذه الندوة علمية، أو مؤسسة ثقافية، أو منظمة دولية متخصصة، وتُنشر الأبحاث بعد انتهاء الندوة.

الندوة الاستجوابية

وهي التي تقوم على طرح الأسئلة والإجابة عنها.

• إدارة الندوة الاستجوابية، وهذه أهم الأمور لإدارتها:
• يختار مدير الندوة الأسئلة ويصوغها بدقة، وبأسلوب لا يحتمل التأويل.
• يشير مدير الندوة إلى المشكلات التي تحتاج إلى إيضاح.
• يكون المدير متخصصاً بموضوع الندوة، وله مهارة في إدارة الحوار والسيطرة عليه.
• إعداد المحاور الأساسية للأسئلة التي ستطرح، وتوزّيعها على الأعضاء المشاركين لكي يهيئوا أنفسهم للإجابة عنها حتى لا يُفاجؤوا، أو يُحرجوا.
• الالتزام بآداب طرح الأسئلة ، وعرضها ، وعدم التعالي أو التعالم، أو الاستئثار بالحديث، أو تعمّد إحراج المشاركين.
• تحديد الوقت وتوزيعه بشكل عادل، وعدم الخروج عن موضوع الندوة، وعدم مقاطعة المتحدثين.

اقرء المزيد عن أنواع الندوات المختلفة