نصائح التخطيط لاجتماع عام سنوي

نحن نتجه نحو الموسم الذي تخطط فيه العديد من المنظمات وتستضيف اجتماعاتها العامة السنوية. وفي قلب كل منظمة ناجحة، يكون لاجتماع عام سنوي الذي يجب إدارته بشكل جيد. ويعمل كنقطة اتصال مع الأعضاء، وفرصة للتخطيط للمستقبل وربط الفريق الداخلي بتلك الخطط المستقبلية. ولكن قد يكون من الصعب معرفة الخطوات التي يجب اتخاذها للتخطيط لاجتماع عام سنوي ناجح.

هل ينضم مدير جديد إلى مجلس الإدارة؟ ابحث عن مكان رائع خارج الموقع لجمع المدعوون جميعاً والاحتفال بعامك. هل تقود الاجتماع العام السنوي لأول مرة؟ أم تريد تحسين استراتيجياتك الحالية من خلال اجتماعك السنوي؟ أياً كانت أسبابك، استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول كيفية التخطيط لاجتماع عام سنوي ناجح.

اقرأ أيضاً: كيفية تنظيم الاجتماع السنوي للموظفين

الدعوة إلى الاجتماع/ الحدث

مجلس إدارة الشركة مسؤول عن الدعوة إلى الاجتماع السنوي. يجب على المجلس الدعوة إلى اجتماع عام سنوي في غضون ستة أشهر من نهاية السنة المالية. وإرسال إشعار بالاجتماع العام السنوي إلى جميع المساهمين. يجب عليك إرسال إشعار باجتماعك العام السنوي إليهم قبل 21 يومًا على الأقل من انعقاده حتى يتمكنوا من الاستعداد له وحضوره. يمكن القيام بذلك من خلال إشعار في الصحف أو عبر الإنترنت عبر البريد الإلكتروني أو تحديثات الموقع الإلكتروني.

إعداد جدول الأعمال

يجب إعداد جدول الأعمال قبل 2-3 أشهر من الاجتماع. تأكد أن جدول الأعمال قصيرًا ومحددًا. يجب أن يكون من السهل فهمه ويحتوي على مواضيع أساسية تمت مناقشتها أثناء الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يحتوي على مواضيع مهمة تتطلب المناقشة و/أو التصويت من قبل جميع أعضاء الشركة.

إعداد البيانات المالية

تقدم البيانات المالية صورة دقيقة لأداء الكيان التجاري وحالته المالية. عادة ما يتم إعدادها كميزانية عمومية وحساب الأرباح والخسائر وبيان التدفق النقدي. يجب إعداد جميع البيانات المالية وتجهيزها للاجتماع لأنها جزء لا يتجزأ من جدول الأعمال. عادة، تكون هذه بيانات مالية مدققة.

تعيين الأدوار والمسؤوليات

لجعل اجتماع الجمعية العامة السنوي ناجحًا، يجب عليك التأكد من تفويض الأدوار لأعضاء الفريق. يجب أن يكونوا متاحين بسهولة في مكان الاجتماع لجعل العملية تسير بسلاسة دون أي انحرافات. اشرح الوظائف بوضوح لفريقك وأشركهم أثناء جلسات التخطيط.

قم بترتيبات الاجتماع

في بعض الأحيان، يحدد المكان المسرح المثالي للرسائل الرئيسية التي تريد توصيلها في اجتماعك العام السنوي. اختر مكانًا يمكن الوصول إليه لجميع أولئك الذين سيأتون إلى الاجتماع وقم بتوفير ترتيبات جلوس مناسبة. تأكد من أن المكان به مرافق لحمل شاشة للعروض وجميع الجوانب الفنية الأخرى. يجب عليك زيارة المكان قبل حجزه للتأكد من أن المكان يحتوي على كل ما تحتاجه للاجتماع.

نوفر في رعاية الوفود خدمة حجز غرفة الاجتماعات بما يناسب احتياجاتك وبمجموعة كبيرة من المزايا، لا تتردد في الاتصال بنا.

يعد الاجتماع العام السنوي طريقة رائعة لإبقاء المساهمين على اطلاع بأنشطة الشركة وتقدمها. كما يسمح لهم بالتعبير عن مخاوفهم في بيئة رسمية. قد يكون إجراء اجتماع عام سنوي أمرًا شاقًا، ولكن نأمل أن يساعدك هذا الدليل في فهم جميع الخطوات المتضمنة حتى تتمكن من التطلع إليه!

تأجيل الاجتماع

كما يتم تشجيع المجالس على إعداد نص كامل للجمعية العامة السنوية. سيساعد النص في الحفاظ على سير الاجتماع على المسار الصحيح، ويساعد الرئيس في تحديد النغمة والهيكل المناسبين للاجتماع وضمان تناول جميع بروتوكولات الاجتماع المناسبة.

تقارير المديرين

كجزء من الاجتماع العام السنوي، من المعتاد أن يقدم أعضاء مجلس الإدارة المختلفون تقارير عن جوانب مختلفة من المنظمة. قد يكون لدى المجالس الأكبر تقرير من رئيس اللجنة حول عمل لجنة معينة، مثل المالية؛ ومع ذلك، حتى في المجالس الأصغر، من الجيد إعطاء كل عضو في مجلس الإدارة فرصة لتقديم عرض حول بعض المجالات.

تقرير الرئيس/رئيس مجلس الإدارة

عادةً ما يبدأ الرئيس، أو رئيس مجلس الإدارة، الاجتماع العام السنوي بنظرة عامة على العام الماضي. وعادةً ما تكون هذه فرصة جيدة لتسليط الضوء على الإنجازات وتقديم نظرة ثاقبة للعام المقبل. وقد يكون الوقت مناسبًا أيضًا لإبلاغ الأعضاء بالتغييرات الرئيسية – سواء كانت جيدة أو سيئة – التي قد تؤثر على المنظمة. إذا كان الرئيس بحاجة إلى مشاركة بعض التحديات الجديدة الجديدة، فمن الأفضل أيضًا تضمين الخطط المستقبلية للمنظمة. قد يرغب الرئيس أيضًا في التعليق على علاقة العمل بين أعضاء مجلس الإدارة.

من المعتاد أيضًا أن يتحدث الرئيس/رئيس مجلس الإدارة نيابة عن جميع اللجان ويختتم التعليقات في نظرة عامة. عادةً ما تتاح الفرصة للجان لتقديم التقارير في نشرة التقرير السنوي، والتي يمكن للأعضاء قراءتها. لا تضيع وقت الاجتماع العام السنوي لقراءة التقارير المدرجة في التقرير السنوي.

التقرير المالي/تقرير المدقق

يجب على كل شركة غير ربحية تقديم معلومات مالية لأعضائها في الاجتماع العام السنوي. معظم المنظمات لديها مدقق مستقل لفحص شؤونها المالية مرة واحدة في السنة، ويتم تقديم تقرير المدقق إلى الأعضاء كدليل على أن المنظمة تستخدم المبادئ المحاسبية المقبولة عمومًا. تم تصميم التدقيق بحيث يمكن للمحاسب أن يخبر المنظمة ما إذا كانت البيانات المالية تمثل بشكل عادل نتيجة العمليات والتدفقات النقدية للمنظمة. سيقدم المدقق ضمانًا معقولاً بعدم وجود مشاكل كبيرة في دفاتر المنظمة، أو تحديد أي ممارسات محاسبية غير منتظمة ولفت انتباه الأعضاء إليها.

كجزء من التقرير المالي، غالبًا ما تشارك لجنة التدقيق/أمين الصندوق الميزانية العمومية (التي تظهر أصول المنظمة والتزاماتها لمدة لا تزيد عن أربعة أشهر قبل الاجتماع)؛ بيان الدخل والمصروفات (يقدم بيانًا عامًا للإيرادات والمصروفات للسنة المالية المنتهية في أقرب وقت لتاريخ الميزانية العمومية)؛ وتقرير من المدقق؛ ومعلومات مالية شفافة.

تقرير المدير التنفيذي

في حين أن اجتماع مجلس الإدارة هو مسؤولية مجلس الإدارة في المقام الأول، فقد يرغب المجلس في أن يقدم المدير التنفيذي تحديثًا عن عمليات المنظمة. هذه فرصة لبناء علاقة بين الموظفين والأعضاء. قد يتضمن تقرير المدير التنفيذي:

• التغييرات أو التحديات أو النجاحات في الموارد البشرية
• الشراكات التي طورها وحافظ عليها أعضاء الموظفين
• تغييرات أو تطورات البرنامج
• يجب على المدير التنفيذي الالتزام بالعمليات، مع توضيح أن العمل هو تلبية الاتجاهات الاستراتيجية للمجلس.

القرارات الخاصة أو تغييرات النظام الأساسي

غالبًا ما يتم عرض التغييرات على دستور المنظمة أو لوائحها على اجتماع عام سنوي والتصويت عليها من قبل الأعضاء. في هذه المرحلة، يتمتع الأعضاء بسلطة قبول أو رفض التغييرات المقترحة من قبل المجلس، ولكن لا يمكنهم تعديل ما اقترحه المجلس. في كثير من الحالات، يجب الموافقة على التغييرات في الدستور بأغلبية 2/3 في الجمعية العامة.

ترشيحات وانتخابات مجلس الإدارة

إن انتخاب أعضاء مجلس الإدارة عملية ديمقراطية مهمة بالنسبة للمنظمة غير الربحية. وتبدأ هذه العملية بعملية ترشيح يتم تنسيقها غالبًا بواسطة لجنة ترشيحات مجلس الإدارة. وفي حالة المجالس الصغيرة، قد تقع مسؤولية ذلك على عاتق رئيس مجلس الإدارة/الرئيس. وقبل الاجتماع العام السنوي والانتخابات، يجب تقديم المناصب الشاغرة وأسماء المرشحين إلى الأعضاء.

لبدء عملية الانتخاب في الاجتماع العام السنوي، يجب على رئيس مجلس الإدارة أولاً تحديد المناصب التي سيتم شغلها وتقديم المرشحين إلى الأعضاء الحاضرين. تقدم بعض المنظمات معلومات أساسية عن كل مرشح في حزمة الاجتماع العام السنوي، بل وتسمح لكل مرشح بتقديم عرض تقديمي حول سبب كونه مرشحًا جيدًا لمجلس الإدارة. يجب على الأعضاء الذين يتم ترشيحهم عن طريق التغيب عن الاجتماع تقديم بيان مكتوب نيابة عنهم إلى الاجتماع.