نصائح حجز تذاكر السفر الجماعي

ربما مرت عليك تلك اللحظة التي تكون فيها مسؤول عن تنظيم عطلة الشركة القادمة. مما يضطرك إلى التعامل مع حجوزات المجموعات مثل الرحلات الجوية والفنادق لمجموعة كبيرة. نقدم لك نصائح حجز تذاكر السفر الجماعي. حيث قد يكون إدارة حجز السفر الجماعي وسفر العمل أمرًا مرهقًا. فبين متطلبات الإقامة المختلفة لكل شخص، وتحديد تواريخ السفر التي تناسب الجميع، والعثور على أفضل أسعار الفنادق، والتذاكر المرنة، والبحث على الإنترنت عن أفضل عروض حزم السفر أو العروض الخاصة، قد يكون الأمر صعبًا.

ما هو الحجز الجماعي في شركات الطيران؟

تصنف شركات الطيران الحجز الجماعي على أنه أي طلب يأتي للحصول على 10 مقاعد أو أكثر مع نفس الناقل والمسار والتاريخ. ومع ذلك، تختلف كل شركة طيران في ما تعتبره الحد الأدنى للمبلغ الذي تقدمه أسعار المجموعات منه.

يعتمد كل هذا على وقت العام الذي تقرر السفر فيه حيث سيتأثر بظروف السوق والأحداث الكبرى التي تجري – على سبيل المثال، الألعاب الأوليمبية – والطلب الحالي على رحلتك المحددة.

ستكون لدى شركات الطيران المختلفة أسعار وفوائد مختلفة لك اعتمادًا على متطلبات الحجز الجماعي المحددة الخاصة بك.

هل تحصل الحجوزات الجماعية على خصومات خاصة؟

لا تقدم شركات الطيران بالضرورة أسعارًا خاصة عندما يتعلق الأمر بالمجموعات. ما تقدمه هو ضمان حصول الجميع في مجموعتك على نفس الرحلة وسيضمنون نفس الأجرة للمجموعة بأكملها مما يضمن عدم حدوث مفاجآت أو تقلبات في الأسعار.

أحد الأشياء الرئيسية التي يجب معرفتها هو أن معظم شركات الطيران لا تقدم أسعارًا جماعية مباشرة للأفراد، فقط لوكالات السفر. وهذا يعني أنك إذا قمت بالحجز بنفسك لن تستفيد من سعر المجموعة ولن تتمتع بالمرونة عندما يتعلق الأمر بإجراء التغييرات العديدة التي تتطلبها المجموعات غالبًا.

كما أن الحجز بشكل فردي يعني عدم وجود ضمان بأن الجميع سيستقلون نفس الرحلة. بالإضافة إلى ذلك، لا تنفق معظم الشركات الكثير من المال على الإلغاء المجاني، لذا فأنت مقيد بهذه التواريخ والأوقات، والمسافرين المحددين.

من ناحية أخرى، مع الحجز الجماعي الذي تم التفاوض عليه مع شركة الطيران، فإنها تمنحك عادةً الوقت لإجراء التغييرات. يختلف الأمر من شركة إلى أخرى، ولكن عادةً، يُسمح لك بإضافة أو إزالة 10% من الركاب قبل شهر واحد على الأكثر، ولا يتعين عليك إعطاء أسمائهم في وقت الحجز وهو أمر مفيد للغاية.

يمكن أن تصبح عملية حجز الرحلات الجماعية أيضًا عملية شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً لأنها تتطلب وقتًا أطول للتعامل ومعرفة خبير للتأكد من وجود الترتيبات والشروط والأحكام الصحيحة للمجموعة.

لماذا تكون حجوزات الرحلات الجوية الجماعية أكثر تكلفة في بعض الأحيان؟

تأتي حجوزات الرحلات الجوية الجماعية أيضًا مع مجموعة من شروط السفر الخاصة لضمان إمكانية فرز عمليات الإلغاء في اللحظة الأخيرة، أو حتى اضطرابات الحركة الجوية الغريبة عليك، بسلاسة لمجموعتك بأكملها؛ مما يضمن وجود حل لجميع المسافرين في نفس الوقت وبنفس الشروط.

مع التزام شركة الطيران بإحضار مجموعتك بالكامل على متن الطائرة، فإنها تحتاج أيضًا إلى التأكد من أنها تحافظ على تكاليفها تحت السيطرة حيث يمكن أن يترجم إلغاء المجموعة إلى العديد من التذاكر غير المباعة فجأة لرحلة ما، والتي قد تكافح لإعادة بيعها. وبسبب ذلك، ستحسب الشركة متوسط السعر لجميع الأشخاص في مجموعتك، وقد يبدو هذا أكثر تكلفة مما لو قمت بإضافة حجوزات فردية متعددة.

ما الذي تحتاج الشركات إلى معرفته أيضًا عند حجز السفر الجماعي؟

عند تنظيم حجوزات المجموعات للرحلات الجوية، من المهم معرفة معايير الحجز الجماعي لشركات الطيران مسبقًا وما تصنفه على أنه “مجموعة”.
القاعدة الأساسية هي أن عدد الركاب يجب ألا يقل عن عشرة على نفس الرحلة حتى يمكن اعتبار الحجز بمثابة حجز “مجموعة”.

في حالة أن عدد الركاب أقل من عشرة، فلن تنطبق شروط المجموعة، وفي هذه الحالة سيكون خيارك الأفضل هو الحجز بشكل فردي.

كيف تتعامل مع المجموعات القادمة من مواقع انطلاق مختلفة؟

إذا كنت تخطط لعدد كبير من الأشخاص لحضور مؤتمر وكانوا من مواقع مختلفة. يفضل إرسال نموذج يسأل الجميع من أين سيأتوا وكم من الوقت سيبقون. ثم قم بفرز هذه الردود وتجميع الأشخاص معًا بناءً على الموقع والتاريخ.

كم من الوقت يستغرق حجز رحلة جماعية؟

يمكن أن يستغرق الأمر من ثلاثة أيام إلى ثلاثة أشهر. بالطبع، ثلاثة أشهر هي الحد الأقصى، مثل المؤتمرات والأحداث الكبرى مع العديد من الحاضرين والمتحدثين.

كيف يمكنك تبسيط حجز المجموعات؟

أفضل شيء يمكنك فعله هو الحصول على جميع المعلومات مقدمًا – خاصة وأنك ستحصل غالبًا على أسعار أفضل (خاصة مع الفنادق) عند الحجز مقدمًا.
حاول طرح الأسئلة بشكل استباقي. لا تتوقف عند معرفة موقع الفندق. اكتشف بالضبط الحي وأسلوب الفندق المفضل، مثل الحديث أو البوتيك. تذكر، كلما كان حجم المجموعة أكبر، كلما طالت اللوجستيات.

حاول أيضًا الحصول على موافقة مسبقة للحجز، خاصة مع الرحلات القادمة قريبًا.

إذا استغرقت وقتًا طويلاً في الحجز، فقد يؤدي ذلك إلى إهدار المال. لذلك، تأكد دائمًا من الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات والحصول على موافقة على الحجز مسبقًا إذا لزم الأمر. ولكن بالنسبة لمعظم الرحلات، تستطيع أن تعرض عليهم الخيارات واترك لهم القرار قبل الحجز النهائي.

الأخطاء الشائعة في حجوزات المجموعات

من الأخطاء الشائعة التي نراها عندما يحاول الأشخاص إجراء حجوزات جماعية دون مساعدة:

• عدم التخطيط مسبقًا بما يكفي، مما يؤدي إلى توافر محدود وأسعار أعلى
• الفشل في التواصل بشكل فعال مع أعضاء المجموعة وتحديد المواعيد النهائية المناسبة
• تجاهل التفاصيل المهمة مثل تكوينات الغرف أو تفضيلات الوجبات أو احتياجات النقل
• عدم طلب المشورة من المحترفين
• وجود عدد كبير جدًا من الأشخاص الذين ينظمون نفس الحجز/الحدث
• يمكن تجنب كل هذه الأخطاء بسهولة، لكن الأشخاص لا يعرفون أنهم يرتكبونها في المقام الأول.

حجوزات إضافية عند الاستعداد لاستقبال مجموعة كبيرة

إذا كنت تستعد لاستقبال مجموعة كبيرة لمؤتمر أو ندوة، وأنهيت مهمة حجز تذاكر الطيران. سيظل لديك عدد من المهام الأخرى الهامة، مثل:

حجوزات الفنادق

يجب الحرص على تجميع المعلومات الصحيحة لتستطيع حجز الفندق المناسب. كميزانية الشركة، عدد الضيوف ومتطلباتهم الخاصة، مكان إقامة الحدث القادمين لحضوره، مدى الاحتياج لوسائل الانتقال، عدد أيام الإقامة….. إلخ.

تعرف على: خطوات حجز الفنادق للمجموعات الكبيرة

حجز وسائل الانتقال

إذا كان العدد كبير هل تفضل الانتقال بحافلات أم سيارات خاصة والعديد من التفاصيل التي تحددها ميزانية الشركة المقيمة للفعالية.

سيفيدك هذا المقال في اتخاذ قرار استئجار حافلة أم سيارة لمجموعات الوفود الكبيرة

حجز المطاعم

يمكن للمأكولات الشهية والضيافة الرائعة أن تكون إضافة لتجربة الضيوف. وحجز المطاعم المميزة والتي توفر مجموعة مختلفة من الخيارات لتناسب مختلف الأذواق أمر هام. كما يجب الحرص على أن يكون موقعها مناسب للفندق أو مكان إقامة الفعالية. ويعكس الثقافة السعودية ويبرز هويتها وكرم الضيافة المعهود لديها.

تعرف على: كيفية حجز المطاعم لمجموعات كبيرة