نصائح ذهبية عند حجز أفضل فندق لوفدك

يبقى اختيار الفندق المناسب من الصعوبات التي تواجه الشركات أو المؤسسات التي ترغب باستقبال الوفود. حيث أن التخطيط للرحلة بعناية ودقة، والتأكد من مناسبة جميع التفاصيل للأشخاص من الأمور الهامة والجوهرية والتي تعكس مدى احترافيك واهتمامك بهم. لذلك وفرنا هذا المقال الذي يوضح أهم النصائح التي يجب الاهتمام بها عند حجز أفضل فندق لوفدك.

اعرف المزيد عن خدمة حجز الفنادق مع رعاية الوفود من هنا.

نصائح هامة عند حجز أفضل فندق لوفدك

• معرفة مستوى الفندق الذي تود الحجز به، وتصنيفه بحسب عدد النجوم.
• لا تثق بالحجز مع الفنادق من المواقع المجهولة، واعتمد على المشهورة فقط.
• احجز مبكرًا وكن دقيقاً في تحديد عدد الليالي ومدة الإقامة.
• تعرف على مميزات الفندق وسلبياته وخاصة تعليقات الأشخاص على صفحته.
• اختر فندقاً قريباً من الفعاليات التي تود تنظيمها سواء مؤتمرات أو ندوات أو اجتماعات عمل. أو حتى المعالم السياحية التي تود أن يزوروها.
• حاول قبل الحجز الحصول علي عروض أفضل وأسعار مخفضة.

نصائح هامة قبل تأكيد حجز الفنادق

أماكن وقوف السيارات الخاصة

لا تنطوي رحلات العمل الجماعية دائمًا على أحداث الشركات أو اجتماعات المستثمرين. يلخص سفر الأعمال أي سيناريو يتعين عليك فيه نقل أعضاء وفدك مؤقتًا إلى وجهة أخرى.

الامتيازات الفندقية

لا يجب أن تكون رحلات العمل تجارية بشكل صارم. فتوفير فندق به الكثير من وسائل الراحة سيجعل إقامة وفدك أكثر إمتاعاً.

الاحتياجات الغذائية الخاصة

المطاعم والمقاهي والبوفيهات والصالات في الموقع ليست جديدة في صناعة الفنادق. في كثير من الأحيان على بعد خطوات من غرف الضيوف ، تقدم خيارات تناول الطعام هذه لقمة لذيذة ومكانًا للموظفين للتواصل الاجتماعي بعد ساعات.

ومع ذلك ، مع مرور كل عام ، يتبنى المزيد والمزيد من البالغين أنظمة غذائية خاصة. في الواقع ، في عام 2018 ، لم يتبع 17.1٪ من جميع البالغين نظامًا غذائيًا تقليديًا. إحصائيًا ، بالنسبة للمجموعات الأكبر من ستة ، سيقوم موظف واحد على الأقل بنفس الشيء.

قبل حجز الإقامة ، اسأل أعضاء وفدك عن عاداتهم الغذائية الخاصة. واطلب منهم إخطارك إذا كانوا يتبعون نظامًا غذائيًا معينًا:

• خالي من الغلوتين
• نباتي
• خالي من اللاكتوز
• قليل الصوديوم
• الكيتون
• مريض بالسكر

يجب عند البحث عن الفندق ليشمل أولئك الذين يدرجون هذه الخيارات البديلة في قوائمهم. أو تحقق من أن المطاعم القريبة يمكنها تلبية احتياجاتهم.

غرف وأماكن إقامة لذوي الاحتياجات الخاصة

وفقًا لمراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها ، فإن 26٪ من البالغين يعدون من ذوي الاحتياجات الخاصة.

تتطلب القوانين الدولية من أصحاب العمل توفير تسهيلات معقولة للموظفين ذوي الإعاقة. يحمل ADA الفنادق وغيرها على تخصيص الأماكن العامة بنفس المعايير.

ضع في اعتبارك أن الفنادق التي تم بناؤها قبل عام 1993 قد لا تحتوي على:

• مداخل واسعة
• مصاعد نقل
• منحدرات يمكن الوصول إليها بواسطة الكراسي المتحركة
• مصاعد
• مراحيض مرتفعة
• مقابض رافعة
• علامات وقوف السيارات للمعاقين

اسأل مدير الفندق عن أماكن الإقامة التي يوفرها المرفق أو عدد الغرف التي يمكن الوصول إليها لذوي الاحتياجات الخاصة. ستضمن هذه الأسئلة تلبية احتياجات جميع أعضاء وفدك.

الوصول إلى خدمة الواي فاي المجانية

شبكة Wi-Fi المجانية ليست مريحة فقط – في بعض الصناعات ، فإن كونك “خارج الشبكة” سيجعل العمل شبه مستحيل.

هل يحتاج وفدك إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني أو إنشاء مستندات قانونية أثناء الرحلة؟

هل تستضيف مؤتمرًا في الفندق حيث يمكن للحاضرين عرض شرائح للجمهور؟

إذا كان الأمر كذلك ، فإن خدمة Wi-Fi التي يوفرها الفندق غير قابلة للتفاوض.

بالطبع ، تعد سرعة واتصال Wi-Fi من العوامل الأخرى التي تستحق الدراسة.

على سبيل المثال ، تتطلب مكالمات Zoom سرعات تنزيل تبلغ 1.5 ميجابايت في الثانية لتجنب مقاطع الفيديو المتقطعة أو المكالمات المفقودة. تتطلب بعض البرامج أيضًا اتصالاً غير منقطع بالإنترنت ، وقد يؤدي قطع الاتصال إلى إيقاف الإنتاجية.

لذلك ، إذا كانت وظيفتك تعتمد على اتصال قوي بالإنترنت ، فقد ترغب في طرح بعض الأسئلة على الفندق حول شبكة Wi-Fi الخاصة به:

هل يعمل في جميع الغرف أم في المناطق المشتركة بالفندق فقط؟
ما مدى سرعة الإنترنت لديهم؟
يبلغ متوسط ​​سرعة تنزيل شبكة Wi-Fi المجانية للفندق 8.68 ميجابايت في الثانية. استخدم ذلك كخط أساس عند مقارنة توفر شبكة Wi-Fi في الفندق ، خاصةً إذا كانت شركتك تعتمد على اتصال إنترنت ثابت أثناء التنقل.

أوقات تسجيل الوصول والمغادرة

إحدى المزايا المخفية لبعض الفنادق هي حرية تسجيل الوصول مبكرًا أو تسجيل المغادرة في وقت متأخر عن الأوقات المذكورة.

لا تقوم جميع الفنادق بهذا ، ولكن يمكن أن تكون مكافأة ضخمة إذا كانت الأحداث المجدولة أو الرحلات الجوية خارج ساعات العمل العادية.

هل تهبط الرحلة الأولى الساعة 7 صباحًا؟ هل سيؤثر اجتماع المستثمر أو العمل اليومي على 5 مساءً؟

إذا كان الأمر كذلك ، فاختر حجز مجموعة مع أوقات تسجيل وصول / مغادرة أقل صرامة. خلاف ذلك ، المعتادة من 2 إلى 3 مساءً. تسجيل الوصول و10-11 صباحًا تسجيل المغادرة سيعمل بشكل جيد.

القرب من المواقع الهامة الأخرى

اختر فندقًا قريبًا مما يلي:

المطاعم (أكثر من ذلك إذا كان لدى موظفيك مخاوف غذائية خاصة)
مناطق الترفيه ، مثل الحدائق أو دور السينما أو المتاحف
مناطق التسوق
المتاجر الصغيرة ومطاعم الوجبات السريعة
المستشفيات أو الصيدليات أو مرافق الرعاية العاجلة

سياسات الإلغاء والدفع

لا أحد يحدد موعدًا لرحلة جماعية بنية إلغائها قبل الموعد المقرر لوصول الطاقم.

ومع ذلك ، يحدد الطقس وتيرة المشروع في بعض الصناعات ، وتغير اجتماعات العمل المواقع والأوقات بالساعة. يمكن أيضًا إلغاء الرحلة إذا قامت شركة الطيران بإلغاء الرحلة في الأيام التي سبقت الرحلة.

غالبًا ما تأتي حجوزات الفنادق الجماعية بخصم 15-30٪ على الغرف ، لكنها لا تزال استثمارًا كبيرًا للشركة. لهذا السبب من الضروري أن تتعرف على سياسات الإلغاء والدفع الخاصة بالفندق.

هل سيقوم الفندق بفرض رسوم على بطاقة ائتمان شركتك إذا قمت بالإلغاء في غضون مهلة قصيرة (24-72 ساعة قبل الوصول)؟ أو هل يعتبر الفندق جميع الغرف غير قابلة للاسترداد؟

تقدم بعض الفنادق استردادًا كاملاً إذا قمت بالإلغاء بحلول تاريخ معين. لذلك ، إذا كنت تعتقد أن هناك فرصة للإلغاء أو إعادة الجدولة ، فاختر أحد هذه الفنادق.