كيفية التخطيط لمؤتمر علمي ناجح

التخطيط لمؤتمر علمي ناجح خطوة هامة بعد أن غدت المؤتمرات العلمية من وسائل النشر العلمي الرائدة. أصبح لابد للمجتمعات من دعم هذه الصناعة العلمية فظهرت العديد من المنظومات الاكاديمية التي اختصت في تنظيم وإعداد المؤتمرات العلمية. بما يتوافق ونوع المؤتمر واحتياجاته من حضور وفعاليات وأوراق بحثية وهيئات إشراف وتحكيم وعمليات الدعوة والإعلان واستقبال المشاركين.

حيث صنفت المؤتمرات العلمية إلى عدد من التصنيفات منها حسب النطاق الجغرافي لمكان انعقاد المؤتمر العلمي ونسبة جنسيات الحضور وأماكن إقامتهم. مثل المؤتمرات العلمية الدولية التي تعقد لسبب يجتمع عليه الرأي الدولي أو اكتشاف سيغير التاريخ والمؤتمرات العلمية الإقليمية. والتي تنعقد غالبا لحل مشكلة على صعيد الدول المجتمعة ضمن إقليم واحد مثل مؤتمرات السلام أو الأمن أو المؤتمرات الطبية لتشارك الخبرات الصحية. والمؤتمرات العلمية المحلية التي تنعقد على نطاق محدد داخل الدولة.

ومنها المؤتمرات العلمية التي تنعقد حسب الهدف والموضوع مثل المؤتمرات الهندسية أو الطبية والسياحية ومثل هذه المؤتمرات العلمية قد تنعقد بشكل مفاجئ واضطراري أحيانا بسبب اكتشاف جديد أو ظهور مشكلة ما. ومنها ما صنف حسب نوع المؤسسة أو المجال الذي قام ضمنه المؤتمر العلمي. مثل المؤتمرات العلمية المنعقدة في الجامعات أو مؤتمرات الجمعيات والبحث العلمي.

خطوات ومراحل تنظيم المؤتمر العلمي الناجح

مرحلة ما قبل المؤتمر – التخطيط:

وفي هذه المرحلة يتم تحديد الأهداف التي سيقوم المؤتمر العلمي عليها والأسباب التي انعقد من أجلها كأن يكون بسبب ظهور اكتشاف علمي أو بهدف رفع المستوى العلمي وتنشيط حركة البحث ورفع تقييم الجامعات أو لحل قضية اجتماعية. كذلك وضع الموضوعات التي سيتناولها والأسس التي ستتبعها. مثل مناقشة أحد جوانب الاختصاص أو فكرة جوهرية دون أخرى في مجال معين مثل مناقشة مرض التوحد في المؤتمرات الطبية.

تحديد المكان الذي سينعقد فيه اللقاء والذي يعتبر أحد أساسيات المؤتمر العلمي الناجح ويتم اعتماد المكان وفقا لعدد من العوامل من أهمها سهولة الوصول وطبيعة المناخ والمواقع الجذابة وتوافر القاعات المطلوبة وحجمها بما يستوفي مقاعد لعدد الحضور من مدعوين ومشاركين وتوافر القاعة الرئيسية وتجهيزاتها الضوئية والصوتية وأجهزة العرض وتوفر وسائل الاتصال واستخدام أفضل الوسائل التكنولوجية الحديثة.

تحديد الجهات الراعية للمؤتمر وقيمة الدعم المالي المقدم ومدى توافقه مع التكاليف المتوقعة وقدرات الترفيه والنشاطات الممكنة. والتي تدعم النهوض وانجاز المؤتمر العلمي الناجح. أيضا دراسة برامج المؤتمر العلمي المُعد لإقامته والفعاليات المصاحبة له وما يتبعها من برامج حسب الميزانية الموضوعة. وتشمل هذه الفعاليات على الافتتاحية وهذا يعني تقديم الخبراء والعلماء المدعوين إلقاء الكلمات.

يمكننا مساعدتك على توفير الجهد والوقت لتنظيم مؤتمر علمي مميز.

إقامة المعارض التعريفية بجوانب الأبحاث المشاركة في المؤتمر العلمي وورش العمل لما تقدمه من توضيحات وتطبيقات واقعية لمحتوى الأبحاث المشاركة ولا نغفل عن الجولات السياحية في المنشآت المرتبطة بموضوع المؤتمر أو السياحة في البلد المستضيف للمؤتمر العلمي وبخاصة في حال المؤتمرات العلمية الدولية.

المشاركة ودعوة الشخصيات الاعتبارية ونشر الإعلانات للتقديم وإرسال الأبحاث والمشاركة لحضور المؤتمر: فعلى المهتمين تقديم طلب المشاركة وإرسال أبحاثهم للإدارة والمسؤولين عن عملية المراجعة والتدقيق. ويتم التقديم بطلب المشاركة بعد الإعلان عنه في وسائل الإعلام المرئية والمكتوبة ووسائل التواصل الاجتماعي وغالبا يتم التواصل مع إدارة المؤتمرات العلمية مباشرة عن طريق البريد الإلكتروني وإرسال كافة المستندات والتعاملات وتلقي الردود. كما يتم دعوة بعض الشخصيات المعروفة في اختصاص موضوع المؤتمر للمشاركة وتعتبر هذه الأمور من أهم عوامل المؤتمر العلمي الناجح. كما أن من أهم الأمور التي تركز عليها لجنة التنظيم للنهوض بمؤتمر علمي ناجح هي تعيين كادر تحكيمي ذو كفاءة عالية وهيئة إشراف لاستقبال الأبحاث المقدمة من المشاركين وتحكيمها ونشرها.

المرحلة الثانية – مرحلة التنفيذ:

ويتم فيها استقبال الحضور وضبط الفعاليات والوقت وتقديم المشاركين ويجب أن يتميز المنظمين وإدارة المؤسسة المعد للمؤتمر بالمهارات العلمية والسلوكية وسبل التعامل والتواصل. ومن مهامهم إدارة كافة جوانب المؤتمر العلمي الداخلية والخارجية. وذلك بما يتعلق بالحضور ومكان إقامتهم وفترات الاستراحة والوجبات وسبل الراحة وتوفير المعدات المطلوبة لبرامج المؤتمر وتدارك المشاكل.

بالإضافة لدعوة الصحافة والإعلام وإمكانية بث وقائع المؤتمر العلمي بشكل مباشر. ووضع جداول معيارية للعمل علليها وعلى المسؤولين عن تنظيم المؤتمرات العلمية تقديم طلب التقييم من قبل الحضور لفعالية التنظيم للمؤتمر العلمي وتلقي الشكاوي وعدم إغفالها.

الأهداف والفوائد المتوقع تحصيلها:

• الخروج بنتائج ودراسات جديدة تقدم تغيير أو تطوير لأحد جوانب المجتمع.
• دعم اللقاء والتشارك بين الخبراء والباحثين المشاركين وما ينعكس من ذلك على عملية التبادل العلمي.
• الانفتاح العلمي والاستفادة من النقاشات التي تجري في خرج الباحثين بمعرفة جديدة تفتح أمامهم سبل للدراسات جديدة.
• بناء العلاقات الاجتماعية بين الاكاديميين.
• توثيق الأبحاث المقدمة للمشاركة وبالتالي حفظ الحقوق الفكرية للباحثين.
• زيادة ثقة الباحثين بأنفسهم من خلال عرضهم للأبحاث أمام الحضور.
• اعتماد المؤتمر كقاعدة بيانات علمية يتم الاستناد إليها وللأبحاث المنشورة فيها مستقبلا.

المرحلة الثالثة – مرحلة ما بعد المؤتمر العلمي:

وتتضمن هذه المرحلة تجميع المراجع وحفظ البرامج وكتابة تقارير التقييم والمشاكل التي واجهة المنظمين للاستفادة المستقبلية منها. ونشر وقائع المؤتمر العلمي بما في ذلك الأبحاث المقدمة والمناقشة في المؤتمر. وتسعى بعض المؤسسات المنظمة لتخفيف العبء عنها للتعاقد مع مجلات علمية محكمة تقوم بعملية تقييم للأبحاث المقدمة في المؤتمرات العلمية ونشرها في موقع المجلة أو طباعتها. كما يتم طرح التوصيات التي جاءت في الأبحاث المنشورة وطرحت في المؤتمر العلمي على المؤسسات المعنية بغاية العمل عليها والاستفادة منها.

عوامل نجاح المؤتمرات العلمية

1. الالتزام بقواعد الأوراق البحثية المقدمة للنشر في المؤتمر العلمي.
2. الالتزام بالحضور في المكان والوقت المناسب والالتزام بتعاليم إدارة تنظيم المؤتمر.
3. تأمين المستلزمات والمعدات وجاهزيتها مما يخلق الراحة النفسية للمشاركين.
4. التعريف بالحضور والشخصيات المهمة في حال لم يسبق اللقاء بينهم.
5. المساوات بين الحضور وإتاحة الفرصة للمشاركة العادلة للجميع.
6. التخاطب من قبل الإدارة لعدم الخروج عن الموضوع وإضاعة الوقت.