خطوات فعالة من أجل التخطيط للفعاليات المختلفة

التخطيط للفعاليات المختلفة من الأمور الهامة التي لا غنى عنها لتضمن أن تنجح فعاليتك. وتجنب حدوث أي أمر غير متوقع يمكنه أن يضر بصورتك لدى عملاؤك أو ضيوفك.

تطوير هدفك وأهداف الحدث قبل التخطيط للفعاليات المختلفة

تتمثل الخطوة الأولى في التخطيط لحدثك في تحديد هدف وأهداف ملموسة.
أولاً، ابدأ بسؤال نفسك: لماذا تنظم هذا الحدث، وما الذي تتمنى تحقيقه؟
إذا كنت تعرف الأهداف الرئيسية لمؤسستك قبل التخطيط، فيمكنك التأكد من تحسين كل جزء من الحدث الخاص بك لتحقيق النجاح.
هل تحاول رفع مستوى الوعي بقضية ما، أو جمع مبلغ محدد مسبقًا من التبرعات لمشروعك القادم؟ هل تأمل في جذب 50 ضيفًا أم 500؟
إن تحديد هدف بمقاييس النجاح القابلة للقياس سيسهل على فريقك ضمان وصولك إليهم.

قد تكون أهدافك الملموسة هي جذب 500 من الحضور، أو بيع 100 منتج في الحدث، أو جمع مليون دولار للأعمال الخيرية.
ستساعد أهدافك غير الملموسة في تحقيق هذه الأهداف الملموسة وقد تشمل زيادة الوعي بمنتج أو سبب أو زيادة عدد المهتمين بالخدمة الخاصة بك.

تنظيم فريقك

يتطلب أي حدث جهد جماعي للتعامل مع جميع التفاصيل. ضع في اعتبارك تحديد مدير حدث رئيسي أو رئيس حدث بالإضافة إلى رؤساء فرديين للجان الفرعية، مثل:

• إدارة المكان
• مكبرات الصوت
• وسائل الترفيه
• الرعاة
• إدارة المتطوعين

يؤدي تعيين الأدوار الفردية لأعضاء الفريق إلى إنشاء نظام للمساءلة، بالإضافة إلى منع المهام من الفشل. بالإضافة إلى ذلك، سيسمح لك بالتفويض ولكن لا تنسَ حساب اجتماعات اللجان في توقيت خطة الحدث الخاص بك.

حدد ميزانيتك

يعد تحديد ميزانية الحدث الخاص بك أحد أهم أجزاء التخطيط لحدث ما. لقد رأيت العديد من الأفكار الرائعة تفشل لأن الفريق الذي ابتكرها في الأصل نسي أن يأخذ ميزانيته في الاعتبار قبل البدء في التخطيط.

بعض النفقات الهامة التي تحتاج إلى تضمينها في ميزانيتك هي:

1. المكان: يجب أن تشمل هذه التكلفة الإيجار بالإضافة إلى أي تأمين تحتاج إلى شرائه.
2. الطعام والشراب: هذا المجال لا يحتاج إلى شرح. ومع ذلك، تذكر أن المبلغ الذي يمكنك تحمله هنا قد يحدد أيضًا عدد التذاكر التي يمكنك بيعها.
3. الترفيه: يمكن تخصيص هذا الحقل كما تريد – سواء تم تخصيصه لمكبرات الصوت أو منسق موسيقى. تأكد من أن لديك مساحة كبيرة للمناورة لتكاليف السفر والإقامة بالإضافة إلى أي تعويض.
4. الموظفون: غالبًا ما يتم نسيان هذه الفئة، ولكن من الضروري حساب تكاليف النقل والإقامة لموظفيك، خاصةً إذا كنت متوجهاً إلى خارج المدينة. حتى تخصيص وقت الموظفين يمكن أن يساعدك في تحديد ما إذا كان هذا الاجتماع الإضافي يستحق ذلك.
5. التسويق: سواء قررت الترويج لحدثك عبر Facebook أو الذهاب إلى الطرق التقليدية عن طريق نشر النشرات في جميع أنحاء المدينة.
6. البرنامج: إذا كنت لا تدفع بالفعل مقابل أي نوع من برامج إدارة الأحداث، ففكر في دمجها في التخطيط لهذا الحدث.

حتى إذا لم تكن بعض هذه العناصر ثابتة التكاليف بعد – على سبيل المثال، إذا لم تكن قد اخترت مكانًا بعد – فمن المهم أن تضع في اعتبارك الحد الأقصى الذي يمكنك تحمله قبل اتخاذ تلك القرارات.

تحديد التاريخ

قد يكون التاريخ محددًا مسبقًا لحدث متكرر، ولكن إذا كان هذا حدثًا جديدًا، فتأكد من مراعاة ما يلي قبل تأكيد تاريخك:
امنح نفسك الوقت الكافي! من الناحية المثالية، يجب أن يكون لديك 4-6 أشهر للتخطيط، إن لم يكن أكثر (اعتمادًا على طبيعة الحدث الخاص بك).

إنشاء خطة رئيسية للحدث

بمجرد أن تكون لديك فكرة جيدة عن جميع التكاليف والجدول الزمني المرتبط بحدثك، فقد حان الوقت لبدء الخطة الحقيقية! سيسمح لك إنشاء الخطة الرئيسية للحدث الخاص بك بضمان بقاء كل جانب على المسار الصحيح، بالإضافة إلى تسهيل التنسيق مع المتطوعين وأعضاء لجنة الحدث.
يجب أن تشمل الخطة الرئيسية للحدث الخاص بك جميع جوانب الحدث، بما في ذلك:

• إدارة المكان والخدمات اللوجستية والتموين (العقود، التصاريح، التأمين، إلخ)
• المتحدثون والمقدمون (التحديد والتأكيد واللوجستيات والإدارة)
• الأنشطة والترفيه
• الدعاية والترويج (عبر الإنترنت وخارجه، مثل صفحة الويب والترويج عبر الإنترنت ؛ البرامج المطبوعة ؛ العلاقات الإعلامية ؛ اللافتات ؛ وسائل التواصل الاجتماعي، إلخ)
• التسجيل (الاشتراك عبر الإنترنت والدفع والتتبع ؛ تسجيل الدخول في الموقع، إلخ).
• الراعي وإدارة الشريك
• إدارة المتطوعين والمسؤوليات
• أثناء التخطيط لحدثك، ضع في اعتبارك أيضًا إنشاء جدول زمني مفصل، بحيث يتحرك كل شيء بسلاسة. قم بتضمين متى يلزم تقديم أي تصاريح أو وثائق تأمين، وعند انتهاء التسجيل، وجدول زمني مفصل ليوم.

احجز مكانك قبل التخطيط للفعاليات المختلفة

بمجرد الانتهاء من التاريخ، من المهم حجز مكانك في أقرب وقت ممكن. يجب أن يكون للحدث الخاص بك تاريخ ومكان قبل أن تتمكن من بدء الإعلان، لذلك يجب إكمال هذه المهمة في وقت مبكر من فترة التخطيط قدر الإمكان.

العلامة التجارية للحدث الخاص بك

إذا كنت تريد أن يبرز حدثك، فأنت بحاجة إلى اختيار موضوع مقنع وفي الوقت المناسب يميزك عن منافسيك. هذا يعني أنك بحاجة إلى ابتكار سمة عامة ديناميكية وتحتاج إلى الاهتمام بالاسم الفعلي لأنه يمكن أن يكون مصدر جذب رئيسي للانتباه، خاصة في وسائل الإعلام عبر الإنترنت.

تحديد وإقامة الشراكات والرعاة

هل هناك منظمات يمكنك الشراكة معها أو طلب رعايتها لتحمل التكاليف وزيادة المشاركة المحتملة؟ بالإضافة إلى ذلك، عندما تقوم بإشراك أشخاص أو مجموعات أخرى في الحدث الخاص بك، فإن لهم مصلحة في المساعدة في نشر الكلمة وتحقيق النجاح للحدث – كلما كان ذلك أكثر مرحًا، أليس كذلك؟
قد ترغب في التفكير في:

• البحث عن رعاة من الشركات لتمويل جزء من الحدث، إلى الشركات المحلية التي قد تكون قادرة على توفير السلع أو الخدمات، مثل الزهور للطاولات، وعناصر أكياس الهدايا، إلخ..
• الشراكة مع المنظمات المجتمعية التي قد تكون قادرة على تقديم مكان أو المساعدة في تنظيم حدث أو توظيفه.
• إذا كنت تبحث عن شركات لرعاية هذا الحدث الخاص بك، فضع في اعتبارك أنه سيكون من المرجح أن تفعل ذلك إذا كان بإمكانهم رؤية الفائدة الواضحة لهم. إذا كان لديك رعاة في الماضي على استعداد للتحدث نيابة عنك، فهذا أفضل كثيرًا – ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك، فكن مستعدًا لصياغة حالة مقنعة للحصول على الدعم.

انشاء خطة دعاية عند التخطيط للفعاليات المختلفة

حتى مع وجود المتحدثين الأكثر روعة أو مجموعة الترفيه، فأنت بحاجة إلى الدعاية لجذب الناس إلى الباب. يبدأ ترويج الحدث بالإشعار الأولي أو الصفحة على موقع الويب الخاص بك، والملاحظة في رسالتك الإخبارية أو بريدك الإلكتروني لحفظ التاريخ، ثم الدعاية عبر الإنترنت وخارجه والعلاقات الإعلامية والتواصل المستمر لتشجيع التسجيل.

بعض المكونات التي قد ترغب في تضمينها في خطتك هي:

• إعلان صفحة الويب
• وسائل التواصل الاجتماعي
• البريد الإلكتروني
• اتصالات الصحافة ووسائل الإعلام
• المواد المطبوعة

الانتهاء من مرحلة التقييم

التقييم هو خطوة أساسية في التخطيط للفعالية وإنه يحدد نجاح الفعالية ويحدد ما يحتاج إلى تحسين ويستخدم العديد من مخططي الفعاليات مرحلة التقييم لجمع ردود فعل إيجابية وبناء سمعتهم ويمكن لمخططي الفعاليات أن يطلبوا من المشاركين ملء الاستبيانات بعد المؤتمرات لتقييم نجاح فعالياتهم ويمكنهم أيضًا تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس نجاح الفعالية وتتوفر عدة أنواع من أدوات التقييم عبر الإنترنت ومن المهم تحديد الأدوات الأكثر فائدة لك
يجب أن تتضمن عملية التقييم نهج الفريق ويجب أن يكون كل عضو في الفريق موضوعيًا عند تقييم الفعالية ويجب على الفريق تقديم أدلة غير متحيزة لتبرير المفاهيم وطمأنة العملاء بأن الفعالية ستكون ناجحة وبمجرد أن يتوصل الفريق إلى تقرير تقييم مفصل، فإن الخطوة التالية هي مشاركة النتائج مع العملاء والجهات الراعية وأصحاب المصلحة الآخرين ويجب أن يُظهر التقرير بوضوح كيف حققت الفعالية أهدافها.

تعتبر مرحلة التقييم لتخطيط الفعالية ضرورية لضمان تحقيق الأهداف ومن خلال دمج عوامل النجاح الحاسمة يمكنك ضمان نجاح الفعالية وتجنب ارتكاب الأخطاء التي قد تؤدي إلى الفشل ويمكن لفريق التقييم الخاص بك التواصل مع العملاء أو جمع التعليقات من أعضاء الفريق ويمكنك إجراء استبيانات لضيوفك وإذا كانت الفعالية ناجحة فيجب عليك استخدام المعلومات التي جمعتها لتحسين الفعالية التالية.

تعرف على المزيد عن خدمة تأمين قاعات الاجتماعات مع رعاية الوفود من هنا.