قواعد إقامة المؤتمرات داخل المملكة
Table of Contents
قواعد إقامة المؤتمرات داخل المملكة
عند التفكير في إقامة المؤتمرات داخل المملكة يجب أولاً الاطلاع على الشروط والضوابط القانونية التي سنها القانون ووضعها لتنظيم عملية إقامة الفاعليات والمؤتمرات بها، وفي هذه السطور نتعرف على القواعد والشروط التي ينبغي الاطلاع عليها والالتزام بها عند التنظيم لإحدى الفاعليات بالمملكة.
الشروط العامة
- يمنع إقامة المؤتمرات في المملكة بجميع انواعها دون ترخيص من البرنامج.
- يجب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر.
- أن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية.
- أن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية.
- يجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن (50) شخص.
- يجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية:
- الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون ترخيصها وسجلها التجاري عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر ساري المفعول.
- الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الاهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة.
- الغرف التجارية الصناعية.
- الجامعات الحكومية أو الأهلية.
- يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج.
- لا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر.
- لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمؤتمرات.
زمان ومكان المؤتمر
- يجب ألا تقل مدة المؤتمر عن أربع ساعات، وألا تزيد عن سبعة أيام.
- اقتصار إقامة المؤتمر في قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل الجامعات، والقاعات داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج.
- لا يجوز لقاعات المؤتمرات أو المناسبات أو صالات الفنادق السماح بانعقاد المؤتمرات فيها مالم تكن مرخصه من البرنامج، ويجب وضع نص في العقود التي تبرم بين هذه الأماكن ومنظمي المؤتمرات لتأجير المكان اشتراط الحصول على الترخيص الرسمي من البرنامج.
- يجوز إقامة المؤتمر في المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني، في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها قاعات للمؤتمرات بعد ترخيص من البرنامج.
برنامج المؤتمر
- يجب تعيين مشرف مسؤول عن البرنامج العلمي له خبرة في موضوع المؤتمر.
- يجب اعداد برنامج المؤتمر بأسس علمية تضمن توصيل الهدف الموضوع لأجله.
- يجب اختيار المتحدثين في المؤتمر بعناية وتسجيل بياناتهم في البرنامج، والتأكد عند اختيار المتحدثين بالتالي:
- ألا يكون عليه سوابق أمنية أو تحفظات معلنة.
- أن يكون حسن السيرة والسلوك.
- أن يكون مختصًا أو ذا خبرة في المجال الذي سيتحدث عنه.
- يمنع أثناء انعقاد المؤتمر الإساءة الى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام.
- يجب الالتزام بكافة أنظمة الحقوق والملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمر.
الفعاليات المصاحبة للمؤتمر
- يجوز إقامة فعاليات اجتماعية أو ثقافية أو ترفيهية مصاحبة للمؤتمر مع مراعاة الأنظمة المعتمدة لترخيص تلك الفعاليات بحسب نوعها.
- يجوز أن يصاحب المؤتمر معرض مخصص للرعاة والداعمين والمتعاونين فقط، وفي حال صاحب المؤتمر معرض تجاري أو معرض سلع استهلاكية، فإنه يتوجب على المنظم أن يحصل على ترخيص مستقل لإقامة المعرض ويسمى في هذه الحالة بـ (ملتقى).
- يجوز إقامة حفل افتتاح وحفل ختام للمؤتمر.
- لا يجوز ان تزيد الفعاليات المصاحبة على المؤتمر المراد تنفيذه.
- يجوز تنظيم برامج سياحية للزوار في المنطقة المقام فيها المؤتمر وداخل مدن المملكة بالتعاون مع مؤسسات تنظيم الرحلات السياحية والمرشدين السياحين المرخصين من الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني.
إدارة المؤتمر
- مراعاة تطبيق أنظمة وزارة العمل والتنمية الاجتماعية ومتطلبات توطين الوظائف المعلنة من قبل الوزارة أو تلك المُعلنة من قبل الجهات الرسمية عند إقامة المؤتمر.
- إيجاد منصة تسجيل أو نظام إلكتروني لتسجيل المشاركين في المؤتمر يشمل تسجيل الاسم والجهة والوظيفة ومعلومات الاتصال، ويمنع المشاركة في المؤتمر بدون تسجيل.
- يجب توثيق جميع الجلسات والمحاضرات المنعقدة في المؤتمر عبر الفيديو، وتزويد البرنامج بنسخة من هذا التوثيق في حال تم طلب ذلك، وذلك خلال فترة لا تتعدى السنتين من تاريخ إقامة المؤتمر.
- يلتزم جميع العاملين والمتحدثين والزوار المشاركين في المؤتمر بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل بها.
- يجب توفير مكتب للإدارة التنفيذية للمؤتمر تتوفر فيه خدمات الهاتف والفاكس والانترنت، وعلى المنظم توفير مسؤول متواجد في هذا المكتب خلال ساعات عمل المؤتمر.
- توفير غرفة اسعاف أولية ومسؤول اسعاف على مدار ساعات العمل في المؤتمر في حال تجاوز عدد حضور المؤتمر الـ 200 شخص.
- تخصيص مكان للمعلومات والإجابة على استفسارات زوار المؤتمر.
- توفير صندوق لاستقبال شكاوى ومقترحات زوار المؤتمر.
- يمنع منعًا باتًا التدخين في جميع مرافق المؤتمر، وتوضع علامات واضحة “ممنوع التدخين”، وتخصص منطقة للمدخنين في الفناء الخارجي للمؤتمر.
- تخصيص منطقة للرجال والنساء لأداء فريضة الصلاة، وإيقاف أنشطة المؤتمر أثناء فترات الصلاة.
- توفير موقع إلكتروني خاص بالمؤتمر.
- أن تكون الهدايا التي توزع في المؤتمر بقدر الامكان من المنتجات الحرفية السعودية.
- أن يوضع رقم الموافقة المبدئية أو ترخيص البرنامج على جميع المواد الإعلانية والتسويقية للمؤتمر.
إقفال وتقييم المؤتمر
يلتزم المنظم بإنهاء المؤتمر في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير خلال شهر من تاريخ انتهاء المؤتمر الي البرنامج، ويرفق بالتقرير البرنامج التفصيلي للمؤتمر، ويشمل التقرير ما يلي:
- تاريخ بدء ونهاية المؤتمر الفعلي.
- عدد المتحدثين في المؤتمر وأسمائهم.
- عدد الأشخاص الذين عملوا في تنظيم المؤتمر.
- عدد العارضين المشاركين في المعرض المصاحب للمؤتمر، قائمة بأسماء الجهات الراعية للمؤتمر.
- إجمالي الحضور للمؤتمر من داخل المملكة وخارجها.
- صور للمؤتمر وملخص إعلامي عن المؤتمر وما تناولته وسائل الإعلام.
- نتائج وتوصيات المؤتمر.
- النتائج المالية للمؤتمر من حيث التكاليف والعوائد.
- إجراءات ترخيص المؤتمرات
شروط اصدار ترخيص المؤتمرات
- يشترط للحصول على الترخيص للمؤتمرات، طلب الموافقة المبدئية من البرنامج والحصول عليها، ومن ثم التقدم لاستكمال المتطلبات وطلب الحصول على الترخيص، ولا تمنح الموافقة المبدئية الحق للمنظم بإقامة المؤتمر.
- الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج يعتبر شرطا أساسيا للتقديم على الترخيص النهائي للمؤتمر، ويجب أن تتطابق المعلومات المقدمة في طلب الموافقة المبدئية للمؤتمر مع المعلومات المقدمة لطلب الترخيص من ناحية اسم المؤتمر، ومكانه، وزمانه، ومواضيعه الرئيسية.
- يجب استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمؤتمر المقر من اللجنة الإشرافية للبرنامج.
- يقوم البرنامج بالتواصل مع الجهة الحكومية ذات العلاقة بتخصص المؤتمر (ان لزم الامر) بعد الموافقة المبدئية وقبل الحصول على الترخيص وذلك في الحالات التي يتناول المؤتمر مواضيع تناقش بشكل مباشر اختصاصات أو مهام تلك الجهة الحكومية، ويتم أخذ مرئياتهم ومدى تأييدهم لإقامة المؤتمر (ان لزم الأمر)، وفي حال عدم تأييد الجهة الحكومية، فسيتم اشعار المنظم بذلك وتتاح له الفرصة بالاتصال المباشر مع الجهة الحكومية لإقناعهم بمدى جدوى المؤتمر.
- يجوز للبرنامج رفض طلب تنظيم المؤتمر بناء على معطيات تتعلق بموضوعات المؤتمر أو خطة تنفيذه أو بجدولة المؤتمرات أو تعارضها مع مؤتمرات أو مناسبات أخرى، أو تعليمات تصدر من الجهات المختصة.
- يجوز للمنظم وضع رسوم لحضور المؤتمر بعد التنسيق مع البرنامج قبل إقامة المؤتمر بثلاثة أشهر على الأقل.
إجراءات الموافقة المبدئية للمؤتمر
- يجب التقديم بطلب الموافقة المبدئية للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (180) يوم على الأقل من اقامته.
- يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للبرنامج. وبعد ذلك يتم اختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو ملتقى من قائمة الخدمات الإلكترونية في بوابة الالكترونية للبرنامج، ثم اختيار تقديم طلب موافقة مبدئية، ثم تعبئة النموذج.
- يرفق مع طلب الموافقة المبدئية ما يلي:
- صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر.
- خطة عمل وتصور تفصيلي للمؤتمر تشمل التالي:
- أهداف المؤتمر، والمحاور العامة للمؤتمر.
- فئة الحضور المستهدفة للمؤتمر.
- عدد الحضور المستهدف للمؤتمر من داخل المملكة ومن خارجها.
- الهيكل التنظيمي للإدارة التنفيذية للمؤتمر مع ذكر أسماء المسؤولين الأساسيين في إدارة المؤتمر.
- ميزانية تقديرية للمؤتمر.
- شعار المؤتمر.
- في حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية، يرسل البرنامج رسالة تأكيد استلام الطلب.
- يدرس البرنامج الطلب، ويرد على المنظم خلال خمسة أيام عمل بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط، ولا تدخل أيام العطل الرسمية والأعياد ضمن هذه المدة.
- في حال وافق البرنامج على الطلب، يدفع المنظم مقابل مالي لخدمة الموافقة المبدئية للمؤتمر.
- يصدر البرنامج الموافقة المبدئية للمؤتمر، ويشعر المنظم بذلك عبر البريد الإلكتروني.
إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر
- يجب التقديم بطلب الترخيص النهائي للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (90) يوما على الأقل من اقامته.
- يتقدم المنظم للترخيص للمؤتمر عبر الدخول الى البوابة الالكترونية للبرنامج، واختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو ملتقى من قائمة الخدمات الالكترونية، ثم اختيار تقديم طلب ترخيص نهائي، ثم تعبئة النموذج.
- في حال اكتمال متطلبات الترخيص النهائي، يرسل البرنامج رسالة للمنظم بتأكيد استلام الطلب.
- يدرس البرنامج الطلب والوثائق مع الجهات المختصة، ويرد على المنظم خلال (30) يوما بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
- يصدر البرنامج شهادة الترخيص النهائي للمؤتمر، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص عبر البريد الالكتروني.
- يزود البرنامج الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المؤتمر كلٌ حسب اختصاصه.
تعديل زمان أو مكان أو موضوع المؤتمر
1. في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المؤتمر أو إلغاءه يتم إبلاغ البرنامج عبر البوابة الالكترونية قبل (60) يوما على الأقل من موعد إقامة المؤتمر، ويتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من البرنامج بذلك.
2. يقوم المنظم بتسديد مقابل خدمات مالي لهذا التعديل أو التغيير.
3. لا يجوز تغيير اسم المؤتمر أو موضوعه أو محاوره بعد حصول الموافقة المبدئية لإقامته أو الترخيص النهائي، ويتطلب تقديم طلب جديد.
المخالفات والعقوبات
في حال الاخلال بالأنظمة واللوائح المنصوص عليها، يعاقب كل من يخالف الأحكام بالالتزام بالضوابط والشروط، بما يلي:
- انذار كتابي وطلب تعديل المخالفة أو المخالفات أثناء إقامة المؤتمر إذا ارتكبت في المرة الأولى، وتوقيع تعهد بعدم تكرار المخالفة مستقبلا.
- يحظر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة ثلاثة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثانية بعد الإنذار الكتابي، وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض للمنظم موافق عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.
- يحظر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة ستة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثالثة، وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض للمنظم موافق عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.
- يعلق السجل الخاص بنشاط إقامة المؤتمرات والمعارض في حالة تكرار المخالفة في المرة الرابعة، وتلغى جميع المؤتمرات والمعارض الموافق عليها مبدئيا أو المرخصة. ولا يجوز إعادة قيد النشاط، إلا بعد مضي سنة على الأقل من تاريخ التعليق، وبناءً على تعهدات خاصة بعدم المخالفة، والوفاء بأي متطلبات تستجد في حينه.
المزيد عن الخدمات التي نقدمها في رعاية الوفود بدايةً من تأمين قاعات الاجتماعات، والخدمات المصاحبة لاستقبال وفود المؤتمرات والمعارض.
التعليقات