تجهيزات غرفة الاجتماعات

ما هي غرفة الاجتماعات؟

هي غرفة كبيرة الحجم تخصصها الكثير من المؤسسات لعقد الاجتماعات. سواء بين الموظفين والإدارة، أو استقبال ضيوف الشركة.
وجود قاعة ليتم عقد الاجتماعات فيها أفضل من عقد الاجتماعات داخل غرف الموظفين، حيث يتوفر الجو المناسب للقيام بالمناقشة والبحث وأماكن مريحة يستطيعون الكتابة فيها وأخذ الملاحظات أثناء الاجتماعات.
أما بخصوص موقع غرفة الاجتماعات من الأفضل أن تكون في موقع منعزل وبعيد عن أماكن الدخول والخروج للموظفين؛ حتى لا يحصل إزعاج للموظفين أثناء الاجتماعات.
تختلف أساليب تأثيث غرفة الاجتماعات حسب حجم الشركة وعدد الموظفين والعديد من العوامل الأخرى. ولكن في بعض الأحيان تحتاج الشركة أو المؤسسة حجز غرفة اجتماع خارجية لتناسب الظروف والأوضاع الجديدة.

مكونات غرفة الاجتماعات

أثاث المكتب

وتتمثل في الطاولة والكراسي، ويجب أن تكون الكراسي مناسبة لعدد المجتمعين والطاولة واسعة، خصوصًا في الاجتماعات الكبيرة.
ومن حيث نوع الطاولة، فالطاولة المصنوعة من الزجاج تعطي شكل فخم للغرفة وأنيق، أمّا الطاولات المصنوعة من الخشب فهي عملية أكثر، والكراسي فيفضّل أن تكون مصنوعة من الجلد أو القماش السميك ليمنح الجالسين الراحة.

الأدوات المكتبية

يجب أن يتوفّر العناصر الأساسية في كل اجتماع، من ورق أبيض وأقلام حبر وأجهزة حاسوب وغيرها. مما يحتاج له الاجتماع، أمّا طرق تجهيزها عن طريق وضعها في ملف جلدي فخم، أو تأمين دفتر يحمل شعار المنظّمة مع قلم حبر تجدد في كل اجتماع.

الإنارة

يجب تكون إنارة غرفة الإجتماعات واضحة، ومن طرق الإنارة القوية هي النوافذ الكبيرة التي يدخل من خلالها أشعة الشمس فتصبح الإضاءة طبيعية، فالإضاءة داخل الغرفة تكون بواسطة نيونات كبيرة معلقة في السقف الغرفة تسمح بتوزيع الضوء على المجتمعين.

تجهيز قاعات الإجتماعات بـالأنظمة الصوتية والمرئية:

وتعدد أنواع تلك الأجهزة حسب احتياج الاجتماع

شاشة لعرض الصور أو الفيديوهات

في كل غرفة اجتماعات يجب أن تتوفر شاشة كبيرة لعرض التقارير المصوَّرة. حيث أن أول شيء يلاحظه أي شخص عند الدخول إلى قاعة المؤتمرات هو شاشة العرض. هذا هو الجزء “المرئي” من قاعة الاجتماعات المرئية والمسموعة ، وهو أحد أدوات التعاون الرئيسية. شاشة العرض هي ما يتيح لك رؤية زملائك في مواقع أخرى، وعرض العروض التقديمية، أو إجراء فيديو كونفرنس Video Conferencing حيث أن عقد المؤتمرات عبر الفيديو هو خيارك الأفضل في العالم الرقمي. ومشاركة الشاشة من أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية وحتى الهواتف الذكية. أو لتوضيح الأفكار المكتوبة وغيرها، وقد تكون شاشة تلفزيون كبيرة ويجب أن تكون شاشة عرض بواسطة الحاسوب.

الميكروفونات والسماعات Microphones & Speakers

تعد الميكروفونات ومكبرات الصوت إضافة مهمة إلى قاعات الاجتماعات. بناءً على الطريقة التي تنوي بها استخدام الغرفة وميزات المساحة.

الاتصال Connectivity

هناك اتصال سلكي و اتصال لا سلكي و اتصال مزيج بين السلكي واللاسلكي. وهي من الأشياء التي يجب توافرها في غرفة الاجتماعات في العصر الحالي.

السبورة التفاعلية Interactive Whiteboard

السبورة التفاعلية هي أداة رائعة لإضافة إلى نظام معدات قاعة الاجتماعات. تتيح لك اللوحات البيضاء التفاعلية الكتابة مباشرةً على السبورة بألوان مختلفة ,وتعليقها على صفحات الويب أو المستندات.

للتعرف على العوامل التي تؤثر على تكلفة حجز غرفة الاجتماعات اقرأ هذا المقال

تواصل معنا الآن لحجز غرفة اجتماعات مناسبة لاحتياجاتك ولغرض اجتماعك من هنا.