أهم احتياطات تنظيم الندوات

من الهام الالتزام بتنفيذ احتياطات تنظيم الندوات لعقد الحوار بين مجموعة من الأشخاص حول موضوع معيّن. ويشارك فيها مجموعة من المختصيّن، ويتم الاستماع إلى آراء الحضور من أجل الحصول على معلومات جديدة، وطرح أفكار لم يتم التطرّق لها مسبقاً، وتعدّ الندوة من وسائل التواصل المهمّة، والتي تزيد من نسبة التفاعل بين الحضور، والقائمين عليها، وتُعقد الندوات المختلفة في العديد من الأماكن سواءً التعليميّة، أم قطاعات العمل المختلفة.

عناصر الندوة

يمكنك معرفة عناصر الندوة من خلال النقاط التالية:

• الموضوع: هو المحور الرئيسيّ الذي تدور حوله الندوة، والذي يعدّ أساساً لعقدها.
• المشرف: هو الشخص الذي يتابع الندوة منذ بدايتها، إلى نهايتها، كما له الحق في توزيع الأدوار بين المشاركيّن، والحضور، وإدارة الحوار أثناء انعقاد الندوة.
• المشاركون: هم مجموعة من الأشخاص الذين يمتلكون الخبرة الكافية لطرح أفكارهم، وآرائهم، المعتمدة على مراجع، ومصادر متخصّصة، ومرتبطة بموضوع الندوة.
• الحضور: هم الأشخاص الذين تتمّ دعوتهم لحضور الندوة بالإعلان عمومّاً، أو بتوجيه بطاقة دعوة خاصّة لهم، ويعتمد دورهم على الاستماع للحوار القائم، والمشاركة فيه عندما تسمح الفرصة بذلك.

كيفيّة تنظيم ندوة

لتنظيم ندوة ناجحة يجب إدراك الأمور التالية:

• تحديد هدف الندوة: من المهم توضيح الهدف الذي ستُقام من أجله الندوة، وقياس مدى قبوله في المجتمع، وكيفيّة تحقيق الفائدة المطلوبة منه، وفقاً لخطّة العمل المُعدّة لذلك.
• اختيار الفئة المطلوبة: يجب اختيار فئة الأفراد الذين يرتبطون بشكل مباشر، بهدف الندوة، وموضوعها، مثال: عند عقد ندوة أدبيّة لمناقشة أحدث الروايات التي تم إصدارها من المهم دعوة الكُتّاب، والمفكريّن المثقّفين من ذوي الخبرة الطويلة في مجال الكتابة، واللغة العربيّة، كأعضاء مشاركين، ومناقشين في الحوار.
• الإعلان عن تفاصيل الندوة: بعد العمل على الخطوتَين السابقتَين، تأتي خطوة الإعلان عن الندوة. مع الحرص على ذكر كافّة المعلومات الرئيسيّة المتعلّقة بها. ويجب أيضاً تحديد إذا كان الحضور لعامّة الناس، أو لفئة محدّدة. ويتم الإعلان من خلال الصحف اليوميّة، وتعليق الإعلانات الخاصّة بها على اللوحات الإعلانيّة، والاستعانة بمواقع التواصل الاجتماعيّ. والتي سهّلت العديد من وسائل الإعلان، وساعدت على جعل الخبر يصل بشكل أسرع.
• توجيه الدعوات: تصمّم بطاقات الدعوة، بناءً على المحتوى الخاصّ بالندوة. وتتضمّن كافّة التفاصيل التي يجب أن يعلمها المدعوّ، من مكان، وزمان عقد الندوة. والنّقاط المهمّة التي سيدور حولها النقاش، ويكتب اسم المدعوّ على غلاف بطاقة الدعوة الموجّهة له.
• توثيق الندوة: من خلال التصوير الفوتوغرافيّ، والفيديو، لتظلّ هذه المصادر مراجع محفوظة في حال الرغبة في مشاهدة أحداث الندوة مجدّداً.
• التقييم: يساعد على تحديد مدى نجاح الندوة، والأعضاء المشرفين عليها، بتطبيقها بشكل سليم، وتحقيق الهدف الرئيسيّ الذي عقدت من أجله.

عوامل نجاح الندوة :

الإعداد الجيد من حيث اختيار الموضوع، توزيع الأدوار بين الأعضاء و الرئيس. تحديد الزمن، ومقر الندوة، وجود لجنة للاتصال بمقر الندوة.

الحرص على إبراز النقاط الرئيسية في الندوة وتلخيصها، ضبط الزمن المقرر لكل متحدث.

ينبغي على المشرفين على الندوة اعتماد جملة من الأساليب في العمل، نذكر منها:

• الوضوح: أي أن تكون أهداف الندوة واضحة في أذهان المتلقين .
• الانضباط: و ترتبط باحترام المواعيد، خلال أنشطة الندوة، بحيث  يبدأ النشاط  في حينه، و ينتهي في الوقت المقرر له.
• التنظيم: بحيث يعي كل مشارك المهمة المسندة إليه، و يعمل على تنفيذها في المكان و الزمان المعينين لها.
• الكفاءة: بحيث يشعر المتلقي خلال الندوة، أنه فعلا يكتسب معارف أو مهارات أو مواقف لا خبرة له بها فيما سبق. و هذا بطبيعة الحال لن يحدث  إلا إذا كان المشاركون  من ذوي الكفاءة المطلوبة.
• التنشيط:  إن أسلوب التنشيط التعاوني يمكن المتلقين من الاندماج في نشاطات الندوة عن طواعية.

نفخر بانضمام فريق مميز من خبراء تنظيم الفعاليات المختلفة ضمن عائلة مؤسسة رعاية الوفود، لا تتردد في الاتصال بنا.