كيف نعمل في رعاية الوفود على تنظيم أفضل الفعاليات؟

تطورت آليات تنظيم الفعاليات المختلفة لتصل إلى بروتوكولات وأساسيات مع لمسات جمالية وفنية تحتاج إلى متعهدين ومتخصصين للقيام بتلك التفاصيل والتخطيط لها وتنفيذها على أرض الواقع. حتى تتكلل تلك الفعاليات بالنجاح، وتُحقق الأهداف المرجوة من إقامتها وتنظيمها. لذلك تحرص رعاية الوفود على تنظيم أفضل الفعاليات. بالمتابعة المستمرة لأحدث البروتوكولات والتقنيات. واستخدام أحدث المعدات والتعاون مع أفضل الفنادق والمطاعم لتوفير خدمة متكاملة.

تعرّف على جميع خدمات رعاية الوفود المتكاملة مع تنظيم فعاليات مميزة.

خطوات رعاية الوفود لتنظيم أفضل الفعاليات باحترافية عالية

سواء كان التنظيم لفعالية صغير أو تنظيم مؤتمر كبير، فإن التخطيط للحدث مهمة ضخمة. كل حدث مهما كان بسيطًا أو معقدًا، يتطلب تخطيطًا وتنظيمًا مُفصلًا.

لضمان تنظيم أي فعالية بنجاح هناك عدد من الخطوات التي نبدء بها قبل فترة كافية من موعد الفعالية لجعلها أفضل، وخالية من المشاكل قدر الإمكان. والتي بدورها ترتكز على عوامل مهمة تتمثل بالاحترافية في الأداء وعامل الخبرة للفريق الذي يُدير عملية التنظيم المؤتمرات أو الفعاليات. والذي يظهر أداؤهم ومدى احترافهم وخبرتهم ميدانياً على أرض الواقع. لذلك يتطلب الدقة في اختيار المؤسسات المتعهدة بتنظيم الفعاليات. والبحث عن المؤسسات والشركات ذات السمعة الجيدة والخبرة في السوق ومن لهم تجارب سابقة في تنظيم الفعاليات المختلفة.

ما المقصود بتنظيم الفعاليات؟

يُقصد بها التخطيط للفعاليات والمؤتمرات والأحداث من البداية إلى النهاية، وفقًا لمتطلبات الجمهور المُستهدف وأهداف المُنظمين. تحتاج هذه المهمة إلى فهم أساليب التنظيم والتسويق والترويج، وترتيب المواعيد وقيادة فريق كبير في عدّة تخصصات، بالإضافة إلى مهارات التعامل مع المشكلات الطارئة وابتكار حلول سريعة لمعالجتها.

مقال يوضح المزيد عن خطوات تنظيم الفعاليات.

كيف نعمل في رعاية الوفود على تنظيم أفضل الفعاليات؟

بينما لا يوجد حدثان متماثلان، ولكل حدث أهداف وميزانيات وجماهير مختلفة. هناك العديد من الخطوات التي يجب اتخاذها لبدء عملية التخطيط، والمتابعة، وتحقيق أقصى قدر من نجاح.

التخطيط الجيد قبل الفعالية بوقت كافي

تشمل عملية التخطيط الجيد للفعالية كل الفقرات والتفاصيل التي تُشكل الصورة الكاملة التي ستنتج عنها الفعالية. كما نعمل على وضع السيناريو والمسار الخاص بالنشاط مع طرح سيناريوهات بديلة في حال حدوث مشكلات غير متوقعة. وبالاضافة إلى اختيار الوقت المناسب لتنظيم الفعالية أو المؤتمر. تشمل عملية التخطيط التواصل مع العميل لتحديد بعض النقاط الهامة، مثل: الهدف من الفعالية، الميزانية المحددة، موعد الفعالية، الجمهور المستهدف. التخطيط المسبق أيضاً يتيح الوقت اللازم للتواصل مع الجهات المختصة لاصدار التراخيص اللازمة.

على سبيل المثال ستجد في هذا الرابط القواعد والإجراءات اللازم اتباعها لإقامة المؤتمرات في المملكة.

ما الهدف من الفعالية؟

لماذا تُقيم هذه الفعالية؟ قد يبدو الأمر واضحًا، لكن التركيز على الغرض من الحدث منذ البداية سيساعدك على تحقيق رؤيتك. من الضروري أيضًا تحديد الجمهور الذي ترغب في جذبه والبدء بالتفكير في أفضل الطرق لجذبهم من خلال التسويق والترويج. تحديد المدينة التي ستُنظم فيها الفعالية يترتب على ذلك تحديد الزمان المناسب.

الحجز المبكر للقاعة

تؤدي عملية الحجز المبكر للقاعة التي ستستضيف الفعالية المخطط القيام بها إلى تجنب الوقوع في خيارات قليلة متاحة وغير مناسبة لمتطلبات الفعالية. لذلك نتعاون مع أفضل الفادق لتوفير أفخم قاعات المؤتمرات في جميع مناطق المملكة العربية السعودية.

تحديد جدول الأعمال

الالتزام الصارم بجدول الأعمال حتى تتم عملية الضبط والسيطرة على مسار الفعالية، وتحقيق الأهداف المرجوة منها. حيث نحدد جدول الأعمال ونلتزم به بشكل صارم.

تعيين ميزانية الفعالية

هل تعقد هذه الفعالية لتحقيق ربح أو لمجرّد تغطية تكاليفها. كم عدد الحضور المتوقع، ماذا ستكون احتياجاتك. نوع الفعاليات هل هي سيكون هناك حاجة لمعدات الفعاليات الافتراضية أو الهجينة. هل سيتم توزيع هدايا على الحضور. العديد من الأمور التي يجب التفكير بها وتحديدها ومعرفة تكلفتها لتنفيذ فعالية مميزة وناجحة. مهما كان قرارك، ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في التركيز على الشؤون المالية لحدثك.

تحديد التاريخ والمكان

إن تحديد هذه التفاصيل الرئيسية في وقت مُبكر يعني أنك ستتمكن من مشاركتها مع المُتحدثين المُحتملين أو الضيوف. مما يؤدي إلى إنشاء عرض أكثر وضوحًا وقيمة. حدّد الوقت الأكثر ملاءمة لحدثك، لنستطيع تحديد موقع الفعالية وما يتطلبه من توفير وسائل انتقالات أو حجوزات فنادق.

حدّد جدول الفعالية

حان الوقت الآن للتفكير في التوقيت المناسب لكل مهمة، من خلال صياغة جدول الأحداث. سواء كنت تُرتب مؤتمرًا به عدّة حلقات نقاش وورش عمل أو حفل ترويجي، فإن حساب كل دقيقة من الحدث سيساعدك في التركيز على الحجوزات والترتيبات التي تحتاج إلى إجرائها، وعدد الفقرات اللازمة، وتحديد مهام إدارة الفعاليات الفرعية. يجب طبعا تحديد خطة طواريء للاستعداد لأي موقف يحتمل حدوثه.

تعيين منسقين لمتابعة كافة أعمال الفعالية

تعد عمليات المتابعة أولاً بأول أثناء الفعاليات إحدى أهم ركائز تنظيم الفعاليات الناجحة، والتي يتم من خلالها معالجة المشكلات أولاً بأول، مع المحافظة على تنفيذ مسار الفعالية كما هو مخطط لها.

نوفر أفضل التجهيزات بناء على احتياجاتك

التأكد من تجهيزات الصوت والفيديو والإضاءة. متابعة وفحص تجهيزات الصوت والفيديو والإضاءة بشكلٍ مسبق، عبر فريق مختص. نظراً لأهمية التغطية الاعلامية والتوثيق في الفعاليات والأنشطة المختلفة.

التجهيز الجيد والمكبر لديكور الفعالية

يُشكل الديكور الخاص بالفعاليات الهوية البصرية للفعالية والنشاط، وتعكس الصورة النمطية لأهدافها، لذلك يكون الاهتمام بتفاصيل الديكور وتجهيزه مبكراً من الأمور الأساسية التي تعمل على إنجاح الفعاليات وبلوغها أهدافها.

التجهيز الجيد لفقرات الطعام والضيافة

بخصوص فقرات الطعام والضيافة نحرص على مراعاة الثقافة العامة للجهة الراعية وصاحبة الشأن بالفعالية. مع تقديم الطعام الطازج والصحي.

خطة تدابير الصحة والسلامة

نحرص على تغطية جميع الاحتمالات من خلال إجراء تقييم للمخاطر. ووضع خطة للصحة والسلامة لحماية الموردين والحضور من المشاكل المحتملة.

بالنسبة للأحداث الافتراضية، ضع في اعتبارك مشاركة قائمة قواعد السلوك الخاصة بالفعالية مع الحضور قبل اليوم المُرتقب.

إرسال تذكير

نخصص الوقت في الأيام التي تسبق الحدث مباشرةً؛ لتأكيد موعد الفعالية على الحضور. من خلال إرسال بريد إلكتروني إليهم مع إرشادات حول كيفية العثور على المكان أو كيفية تسجيل الدخول إلى نظام استضافة الفيديو. كما يتم التواصل مع الموردين لتأكيد المواعيد، ونتواصل مع المُتحدثين عما إذا كان لديهم أي طلبات خاصة. لنوفر لك وقتًا ثمينًا في يوم الفعالية.

نضع خطة طوارئ

على الرغم من أن كل العمل الشاق هذا للتأكد من سير  الفعالية بسلاسة. إلا أنه من الأفضل أن نستعد لأي طوارئ. بهذه الطريقة يمكنك وضع خطة لكيفية حل العقبات غير المتوقعة (مثل اعتذار أحد المتحدثين، أو مشكلة في المكان).

قياس نجاح الفعالية

يجب تدوين المقاييس الرئيسية مثل أرقام الحضور، الأرباح، طرق جذب العملاء المُحتملين، واستجابات الاستبيان. من خلال استثمار قدر ضئيل من الوقت بعد كل حدث، يمكنك إجراء تلك التعديلات الصغيرة لجعل الحدث التالي أكبر نجاحًا ليتجاوز أهدافك.

كيف تضمن لك مؤسسة رعاية الوفود تنظيم ناجح لفعاليتك؟

نقوم بتقديم مجموعة مختلفة ومميزة من الخدمات لعملائنا بفضل خبرة فريقنا وأدائه الاحترافي المرتكز على مجموعة تجاربه السابقة في تنظيم وإدارة الفعاليات المختلفة. ونقدم خدماتنا على أعلى مستوى بشأن إدارة وتنظيم الفعاليات المتنوعة. كالمؤتمرات والندوات وحفلات التخرج وإقامة المعارض وغيرها من أنواع الفعاليات المختلفة.