ما هي متطلبات تنظيم المعارض والمؤتمرات

تنظيم المعارض والمؤتمرات سواء كانت تجارية أو فنية فرصة عظيمة للمهتمين بنوعية الحدث الذي تقدمه، فمن ناحية يمكنهم التعرف على كل ما هو جديد في سوق العمل ومن جهة أخرى يمكنهم التعرف على آخر التطورات بالإضافة لتبادل الخبرات وتكوين صداقات هامة وعلاقات تفيدهم فيما بعد، لكن هذا كله يتوقف على مدى نجاح المعرض نفسه لذا على الشركة المسئولة عن تنظيم المعرض أو المؤسسات المختلفة التي ترغب بـ تنظيم معارض الانتباه جيداً لعدد من العوامل التي تلعب دور هام في نجاح المعرض من عدمه.

تنظيم معرض منظم وناجح ليس أمراً سهلاً كما يعتقد البعض ممن ينتهي بهم الأمر بالفشل وهو أمر لا يرغب به أحد بالطبع، فهناك مجموعة من المتطلبات التي يجب الانتباه لها جيداً عند اتخاذ قرار تنظيم معرض والتي تتمثل فيما يلي:

التخطيط

التخطيط هو العامل الرئيسي لنجاح أي حدث بشكل عام ففشل عملية التنظيم يترتب عليه فشل الحدث. ولكما كان المعرض المخطط له كبيراً وهاماً كلما استدعى الاهتمام بعملية التنظيم بشكل أكبر.

ومن العوامل الهامة التي تتعلق بعملية تنظيم المعارض والمؤتمرات سواء كانت تجارية أو فنية فرصة عظيمة للمهتمين بنوعية الحدث الذي تقدمه، فمن ناحية يمكنهم التعرف على كل ما هو جديد في سوق العمل ومن جهة أخرى يمكنهم التعرف على آخر التطورات بالإضافة لتبادل الخبرات وتكوين صداقات هامة وعلاقات تفيدهم فيما بعد هي البدء المبكر بها خاصةً إن كان الحدث سيضم العديد من المشاركين وسيحضره عدد كبير من الأشخاص، لذا لابد من التخطيط المبكر لكل شيء تحسباً لوقوع أية أمر طارئ في أي لحظة، من النقاط الأخرى الهامة المتعلقة بعملية التخطيط المبكر هي إمكانية تفادي وقوع الكثير من المشكلات المتوقعة عن طريق إيجاد حلول ملائمة لها بعيداً عن أية ضغط.

تتضمن عملية التخطيط تحدي الأهداف التي يسعى صاحب المعرض لتحقيقها والتي تختلف تبعاً لطبيعة الحدث الذي يستضيفه المعرض بالطبع، فعلى سبيل المثال أهداف معرض تجاري أو صناعي قد تكون:

• تعريف المشاركين بما تقدمه من عروض.
• إحداث ضجة حول المعرض لجذب أكبر عدد من المشاركين.
• تسهيل عملية التفاعل المباشر مع العملاء سواء المحتملين أو الحاليين.
• زيادة المبيعات.
• تعزيز فرص التعرف على سوق العمل.
• تكوين تعاونات جديدة مع شركاء مهمين.

أما إن كان المعرض يستضيف حدث يتعلق بالموضة والأزياء، فقد تتمثل أهدافه الرئيسية فيما يلي:

• الترويج للأزياء الخاصة بصاحب المعرض.
• تسليط الضوء على العروض المتميزة.
• توليد خط موضة جديدة والترويج له.
• زيادة المبيعات.
• زيادة القاعدة الجماهيرية للشركة.

التخطيط للأهداف سيجعل عملية استبعاد كل ما لا يخدم تحقيقها أكثر سهولة بالتالي سيصبح من السهل التعرف على الأمور الهامة من تلك التي لن تضيف جديداً، لذا خطوة التخطيط وتحديد الأهداف بعناية هي أهم خطوات المعرض الناجح.

الميزانية

تنظيم المعارض بالطبع عملية مكلفة لذا عند إعداد الميزانية هناك العديد من الأمور التي يجب وضعها في الحسبان عند تحديد الميزانية وعلى رأسها ألا تتخطى تكاليف الإعداد للمعرض القدرة المالية للمؤسسة كي لا يشكل المعرض ضغطاً عليها بدلاً من أن يكون سبباً في تحقيق مزيد من النجاح. ومن الأمور الرئيسية التي ستغطيها الميزانية هي:

• مكان إقامة المعرض.
• عملية التسويق للمعرض.
• الديكور الخاص بالمعرض.
• الأثاث المستخدم في المعرض.

بعد التعرف على قدر الميزانية المطلوب لتغطية النقاط السابقة يجب التأكد من أن المبالغ المالية التي يتوقع للمعرض تحقيقها ستغطي هذه التكاليف، لذا لابد من العثور على أفضل العروض لتغطية احتياجات المعرض بأقل تكاليف وتحديد رسوم مشاركة عادلة لتحصيلها من المشاركين لضمان تغطية الميزانية وتحقيق ربح. وهنا يجب التنويه لنقطة هامة للغاية هو تحديد أسعار المشاركة في المعرض بناءً على ميزانيتك منذ وقت مبكر وإبلاغ المشاركين بها فلن يرحب أي ضيف بزيادة ولو طفيفة بعد الاتفاق الأول.

المكان

اختيار المكان يساهم بشكل كبير في نجاح المعرض لذا لابد من اختيار مكان مثالي يلائم نوع الحدث الذي يستضيفه المعرض. ومن الهام الحرص على أن يلائم الميزانية الخاصة بتنظيمه بالانطباع الأول الذي سيكونه المشاركين والحضور سيكون عن المكان نفسه. فعلى سبيل المثال إن كان المعرض يستضيف حدثاً فنياً فلابد من اختيار مكان ملائم يعبر عن الحدث من حيث التصميمات الخارجية أو الداخلية فلابد أن تتمتع بلمسة فنية. أم إن كان الحدث الذي يستضيفه المعرض تجارياً أو صناعياً فلابد أن يكون المكان عملي بشكل أكبر، وإن كان الحدث تكنولوجياً أو يخص الموضة والأزياء فلابد أن يكون المكان ساحراً ويلفت الأنظار.

عملية اختيار المكان لا تتم بناءً على الشكل فقط فهناك عدة نقاط لابد من وضعها في الحسبان عند اختيار مكان المعرض، والتي تتمثل فيما يلي:

• موقع المكان نفسه، فلابد من اختيار موقع يسهل الوصول إليه سواء من المشاركين في المعرض أو الحضور والمدعوين.
• مساحة المكان، يجب تحديد مساحة المكان بناءً على العدد المتوقع حضوره فإن كان العدد كبير لابد من اختيار مكان بمساحة واسعة تجنباً لحدوث زحام، وإن كان عدد الأشخاص صغير لابد من اختيار مكان صغير كي لا يبدو الأمر وكأنه لم يحضر أحد للمعرض.
• الانطباع الذي يتركه المكان، يجب تحديد الانطباع الذي ترغب بتركه لدى الحضور، فإن كنت ترغب بإدهاشهم وخطف الأنظار يجب اختيار مكان راقي، وإن كان الأمر لا يتطلب هذا الضجيج يمكن اختيار مكان أكثر بساطة.
• تكلفة المكان، يجب أن تكون تكلفة المكان ملائمة للميزانية التي تم وضعها مسبقاً وفي هذا الصدد يمكن العثور على العديد من العروض من أماكن مختلفة واختيار الأنسب منها.

الديكور

الديكور الداخلي الخاص بالمعرض يترك انطباعاً كبيراً لدى جميع الحضور لذا لابد من الاعتناء به بشكل خاص. كي يلائم الحدث وطبيعته ويخدم الأهداف المرجوة من المعرض. وهناك مجموعة من النقاط التي يجب وضعها بالحسبان عند اختيار ديكور المعرض هي:

• الأثاث، والذي يشمل الطاولات والكراسي فيجب أن يكون كافياً ليغطي عدد الحضور بأكملهم. أيضاً يجب أن يكون حجمه ملائم للمكان فيسمح بسهولة التنقل والحركة في الأرجاء دون أن يشكل عائقاً، بالإضافة لأن يكون مريح وجذاب.
• اللوحات، سواء كان اللافتات التي ترشد الحضور أو لوحات مستخدمة في تزيين المكان. لابد من اختيارها بعناية لتعبر عن طبيعة الحدث وتكون ملائمة للأثاث.
• الإضاءة، والإضاءة تتوقف أيضاً على طبيعية الحدث إن كان يتطلب إضاءة خافتة أو إضاءة قوية. إضاءة بلون أبيض أو أصفر أو غيره من الألوان، والعناية بالإضاءة خطوة هامة كونها تترك انطباعاً إمام بالحميمة أو بالوضوح لذا لا بد أن تلائم ما ترغب في تركه من انطباع.

الترويج

وهي واحدة من أهم الخطوات التي قد تتسبب في إفشال جميع الخطوات السابقة أو نجاحها. وتنقسم عملية التخطيط للمعرض لمرحلتين مرحلة سابقة لبدء تنفيذه بشكل فعلي لمعرفة ردود الأفعال والإقبال. ومن ثم مرحلة الترويج النهائي لتشجيع الجميع على الحضور. وكلما كانت حملة الترويج كبيرة ومخطط لها بعناية كلما ساهمت في نجاح المعرض.

الحملة الإعلانية للترويج عن المعرض هامة للغاية فأنت بحاجة لإقناع المشاركين بجدوى مشاركتهم. وإقناع الحضور بوجود ما يستحق في المعرض لزيارتهم. والحملة الترويجية الناجحة هي الحملة المتكاملة التي تغطي الشركات والمؤسسات التابعة لمجال المعرض. والمهتمين بما يقدمه المعرض، والتي تستغل جميع منصات الإعلان للوصول للجمهور المستهدف مثل مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة مثل الفيسبوك وتويتر وإنستغرام وغيرها. والأهم أن تسلط الضوء على مميزات المعرض وأهم المشاركين لجذب أكبر عدد من الأشخاص لحضوره.

ما تتوقعه من شركة تنظيم المعارض والمؤتمرات

• أن تقدم الشركة التي تتعاقد معها أرقى الخدمات في مجال تنظيـم وتجهيز وتنفيذ وإدارة المعارض والمؤتمـرات.
• خبرة في التعامل مع جمـيع الفعاليات والمنـاسبات.
• توفير جميع المتطلبات من أجنحة عرض ومنصات وأجهزة الصوتيات والإضاءات والشاشات بجميع أنواعها وأحجامها وخدمات التسجيل وإدارة الحشود.
• تقديم خدمة الترجمة الفورية بكوادر متميزة بكفـاءة عـالية.
• توفير الطريق الأمـثل في خدمـتك بطاقم مدرب ويعملون بإتـقـان وبحلـول مبتكرة وذلك لـتحقيق رغبـات وتطلعات عملائـها.