أهمية استقبال و توديع الضيوف لشركتك

تعتبر إدارة مراسم الأحداث في العلاقات العامة لأي شركة أو مؤسسة، من الإدارات المهمة التي تلعب دور الوسيط بينك وبين ضيوفك، مما يمثل صورة مشرفة لك إذا تم بيد خبراء على قدر عالي من التعاون والاحترافية. فهي وسيلة لنقل الثقافات، ورسم صورة مميزة لشركتك أو مؤسستك. ومن أهم تلك المراسم استقبال وتوديع الضيوف، حيث أنها أول وآخر المراسم التي تترك دائماً انطباعاً يدوم لوقت طويل.
فالجمهور الخارجي يحتاج إلى تعامل مميز بهدف توفيق وجهات النظر بين الطرفين، وإيجاد السبل الكفيلة بنجاح الحدث.

المراسم

هي مجموعة من العادات والقواعد والإجراءات المتعارف عليها، تنظم أسلوب التصرف السليم، وفن المجاملة، والتعامل، والتعايش في الحياة الاجتماعية والرسمية الوطنية والدبلوماسية.

مهام وأنشطة استقبال وتوديع الضيوف:

1. تنظيم وتنفيذ مراسم استقبال وتوديع الضيوف.
2. الالتزام بالمواعيد المخطط لها لضمان عدم إلغاء أو تأجيل بعض المراسم.
3. التمتع بعقلية متفتحة لحل أي مشاكل أو أزمات غير متوقعة.
4. الانفتاح على التعامل مع العقليات والثقافات المختلفة.
5. القدرة على ترك انطباع إيجابي، وذكرى جيدة للضيف.
6. تنظيم الزيارات.
7. التنسيق مع الجهات والشخصيات ذات العلاقة.
8. تطبيق سلوكيات وآداب اللباقة، والتعامل في عمليات الاتصال الشخصي والثقافي.

وضع تخطيط لسير الزيارة

تختلف نوعية الوفود التي يمكن أن تستقبلها، وفود رسمية، أو أعضاء السلك الدبلوماسي والمنظمات الدولية، ومسؤولوا المؤسسات والجمعيات والمنظمات، والأفراد العاديون.
وكي تصل إلى تقديم أفضل الخدمات لزوار الجهة التي تعمل بها، وعكس صورة حسنة لجهتك، يجب أن ترسم أولا ًخطة مناسبة لسير الزيارة، تتضمن:

1. فكرة وموضوع الزيارة.
2. الهدف من الزيارة.
3. طرفا الزيارة للمنشأة.
4. أهمية الزيارة للمنشأة.
5. قائمة الزوار.
6. أساليب دعوة الزوار وطرق الاتصال بهم.
7. معلومات أخرى عن الزوار والضيوف.
8. خط سير الزيارة وفقاً للهدف منها.
9. الاحتياجات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الزيارة.
10. تحديد نوعية المعلومات المقدمة للزوار.
11. عمل جدول الزيارة حسب المواعيد الرسمية.

أهمية ترتيب وتنفيذ الحفلات والمآدب

وتكمن أهمية الحفلات والمآدب في كونها تسعى إلى تحقيق أغراض تتعلق بأهداف الجهة وبرامجها ومشروعاتها، وعلاوة على أهميتها في توطيد الروابط الاجتماعية والإنسانية وعلاقات العمل المختلفة، فإن أهميتها تتمثل أيضا في التغطية الإعلامية، وما تبثه من أثر على جماهير المنشأة الداخلية والخارجية.

أنواع الحفلات والمآدب

1. الحفلات والمآدب الرسمية.
2. المآدب والحفلات الدبلوماسية بالنسبة لأعضاء السلك الدبلوماسي والمنظمات الدولية.
3. الحفلات والمآدب الاجتماعية الخاصة بالمؤسسات والجمعيات والأفراد.

أهداف إقامة الحفلات والمآدب:

1. تحقيق الهدف الإعلامي، حيث تتيح إقامة الحفلة أو المأدبة فرصة نشر الأخبار والتحقيقات والتقارير والبرامج والرسائل الخاصة دون مقابل.
2. تحسين التفاهم بين المؤسسة وجماهيرها.
3. توثيق العلاقة بين الجهة والمجتمع المحلي.
4. كسب وتأصيل روح الانتماء للجهة.
5. توثيق علاقة الجهة بشخصيات المجتمع.

استقبال وتوديع الضيوف

تتوقف مراسم الاستقبال للوفود على شخصية الزائر أو الضيف، الغرض من الزيارة، عدد الزوار.
وقبل استعراض هذه الخطوات يجب على الوفد المستقبل معرفة البيانات التالية، لضمان سلامة الترتيبات والبرامج التي تتلخص في:

1. تاريخ بدء الزيارة ومدتها.
2. وقت الوصول والوسيلة التي سيصل عليها الزائر أو الضيف.
3. أسماء المرافقين للزائر.
4. شعار دولة الزائر وعلمها ونشيدها الوطني.
5. رغبات الضيف أو الزائر لتضمينها في برنامج الزيارة.
6. ساعة السفر والوسيلة التي سيغادر بها البلاد.
7. تبادل الهدايا.

مراسم وآداب استقبال وتوديع الضيوف في موانئ الوصول:

1. الاتصال بالمختصين في ميناء الوصول لمعرفة ميعاد وصول الضيف أو الزائر أو الوفد، ورقم الرحلة القادم عليها ليتم إبلاغ المستقبلين بموعد الوصول ومكان الاستقبال.
2. تجميع المختصين بنقل الزوار والوفود قبل ميعاد وصول الوفد بوقت كاف.
3. التحرك بالسيارات إلى ميناء الوصول قبل وصول الوفد بوقت كاف.
4. عند وصول الوفد المستقبل إلى ميناء الوصول يتم إكمال التجهيزات والترتيبات اللازمة للاستقبال ووضعها على أهبة الاستعداد.
5. عند وصول الوفد يتم إرشاده إلى السيارة المخصصة له بعد إنهاء مراسم الاستقبال.
6. إتمام الإجراءات الجمركية والجوازات، والتأكد من وجود أمتعة أعضاء الوفد بالسيارات المخصصة لذلك قبل التحرك من محطة الوصول.

أما مراسم التوديع في موانئ المغادرة فيتم توديع الضيف بمثل ما استقبل به من حفاوة وترحيب، وحتى تتم مراسم التوديع دائماً دونما خلل يجب على موظف المراسم المرافق قبل وصول الضيف إلى ميناء المغادرة التأكد من كافة إجراءات السفر، ووصول أمتعته، وتذاكر السفر، وختم الجوازات، والجمارك، والشحن الجوي، ووجود المرافقين.

نفخر في رعاية الوفود بتقديم خدمة استقبال وتوديع ضيوفك على أعلى مستوى.